19 E 080 – Rahmenvereinbarung für begleitende Öffentlichkeitsarbeit und Öffentlichkeitsbeteiligung

Kurze Beschreibung

Für die Öffentlichkeitsarbeit zum Gesamtprojekt „Neugestaltung Bahnhofsumfeld“ und die einzelnen Projektbausteine sind eine Kommunikationsstrategie/ein Kommunikationskonzept zu erarbeiten. Aufbauend
Auf einer in dem Rahmen zu entwickelnden Leitidee (Vision/Philosophie) sind ferner ein Slogan und ein Logo zu entwickeln, die einen hohen Wiedererkennungswert schaffen.
Die Neugestaltung des Bahnhofsumfelds soll unter der Berücksichtigung der Bedürfnisse und Anforderungen der Öffentlichkeit erfolgen.
An der Weiterentwicklung des Gesamtprojekts sowie der einzelnen Projektbausteine sind frühzeitig fachliche Akteure, Interessensvertretungen und die breite Öffentlichkeit in angemessener Form zu beteiligen (Öffentlichkeitsbeteiligung). Die Öffentlichkeit ist regelmäßig über den Planungsstand und anstehende Maßnahmen zu informieren. Es soll eine konsensfähige und damit erfolgreiche zukunftsorientierte Entwicklung gewährleistet werden.
Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Beschreibung der Beschaffung

Es handelt sich um ein zweistufiges europaweites Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb.
In der Phase 1 ist folgendes einzureichen:
— Zunächst ist die Einreichung von personen- und firmenbezogenen Referenzen (jeweils mit Arbeitsergebnissen belegt, z. B. Broschüren, Homepage etc.) gefordert, welche mittels einer Wertungsmatrix mit Punkten bewertet werden (siehe Punkt II.2.9). Aus allen Bewerbungen, die die Mindestpunktzahl von 30 Punkten erreicht haben, werden die 5 Bewerber mit den höchsten Punktzahlen für die Phase 2 ausgewählt. Bei Punktegleichstandentscheidet das Los,
— Neben den personen- und firmenbezogenen Referenzen ist außerdem noch die berufliche Qualifikation der vorgesehenen Projektleitung und der Vertretung kurz darzustellen und mit jeweils mindestens einem Nachweis (Kopie des Abschlusszeugnisses o. ä.) zu belegen,
— Die geforderte Bürogröße von mindestens sechs Mitarbeitern ist durch Benennung der Personen mit deren Qualifikation (ohne Nachweis) zu erklären,
— Es ist plausibel darzulegen, dass die geforderte Reaktionszeit von max. sechs Stunden sichergestellt werden kann,
— Die gesamte Auftragsabwicklung durch die Projektleitung und deren Vertretung ist in deutscher Sprache auf Muttersprachniveau zu gewährleisten (z. B. durch Sprachnachweis).
In der Phase 2 ist folgendes einzureichen:
— Es ist eine Kommunikationsstrategie/Grobkonzept zur Öffentlichkeitsarbeit und Öffentlichkeitsbeteiligung einzureichen (max. 20 DIN A4-Seiten einschließlich Bebilderung). Für das Grobkonzept sind maximal 50 Punkte zu erzielen,
— Ferner ist die Leistungsbeschreibung mit Preisen zu versehen. Für den Preisteil sind maximal 30 Punkte zu erzielen,
— Außerdem erfolgt eine Präsentation jedes Bieters, bei der das Unternehmen und das eingereichte Grobkonzept durch die vorgesehene Projektleitung und ihrer Vertretung vorgestellt werden. Die Präsentationen finden am 10.3.2020 statt.. Eine Terminverschiebung ist nicht möglich. Für die Präsentation sind maximal 20 Punkte zu erzielen,
— Die Bewertung der eingereichten Angebote erfolgt nach Wertungsmatrizen, die sowohl für den Preisteil als auch für die Kommunikationsstrategie/Grobkonzept Öffentlichkeitsarbeit und Öffentlichkeitsbeteiligung und für die Präsentation erstellt worden sind. Der Bieter mit der höchsten Punktzahlerhält den Auftrag.
Bei Punktegleichstand entscheidet das Los.
Für dieses Projekt hat die Stadt Regensburg vor, einen Mediator und Schlichter zu beauftragen, um bei auftretenden Streitigkeiten auf baufachliche und rechtliche Unterstützung zurückgreifen zu können. Dieser soll die Interessen der Stadt Regensburg, aber auch die der beteiligten Planer und Firmen vertreten.
Aus diesem Grund müssen sich alle an der Planung und Ausführung des Projekts „Bahnhofsumfeld" Beteiligten dazu bereit erklären, sich einer solchen vorgerichtlichen Streitbeilegung zu stellen.
Der Hauptgrund dafür ist, das Projekt nicht durch möglicherweise langwierige Gerichtsverfahren zu behindern.
Mit Ihrer Bewerbung/Ihrem Angebot erklären Sie sich mit diesem Prozedere einverstanden und verzichten auf die Anrufung gerichtlicher Instanzen vor Abschluss dieser vorgerichtlichen Streitbeilegung.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftrag wird zunächst für die Jahre 2020 und 2021 vergeben. Er verlängert sich automatisch um ein Jahr, sofern der Auftraggeber oder Auftragnehmer nicht bis spätestens vier Monate (spätestens zum 31. August) vor Jahresablauf des Kalendervorjahres kündigt. Die Vertragslaufzeit endet spätestens am 31.12.2023.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

— Mit dem Teilnahmeantrag ist die Einreichung von personen- und firmenbezogenen Referenzen (jeweils mit Arbeitsergebnissen, z. B. Broschüren, Homepage etc., belegt) gefordert, welche mittels einer Wertungsmatrix mit Punkten bewertet werden. Ein Angebot kann maximal 65 Punkte erreichen. Diese setzen sich aus maximal 30 Punkten für die Firmenreferenzen und maximal 35 Punkten für die personenbezogenen Referenzen zusammen. Aus allen Bewerbungen, die die Mindestpunktzahl von 30 Punkten erreicht haben, werden die 5 Bewerber mit den höchsten Punktzahlen für die Phase 2 ausgewählt. Bei Punktegleichstand entscheidet das Los,
— Wertungsmatrix Firmenreferenzen:
Referenzen für Beteiligungs- und Moderationsprozesse bei öffentlichkeitsrelevanten Großprojekten im Bereich Städtebau in Kommunen mit mindestens 100.000 Einwohnerinnen und Einwohnern (Auftragsvolumen jeweils mindestens 50 000 EUR netto oder Projektlaufzeit mindestens 1 Jahr): 1 Referenz: 3 Punkte, 2 Referenzen: 7 Punkte, 3 Referenzen: 15 Punkte.
Referenzen für breit angelegte PR-Kampagnen für die öffentliche Hand mit mindestens 3 verschiedenen Elementen, z. B. Logo, Flyer, Social Media (Auftragsvolumen jeweils mindestens 50 000 EUR netto oder Projektlaufzeit mindestens 2 Jahre): 1 Referenz: 3 Punkte, 2 Referenzen: 7 Punkte, 3 Referenzen: 15 Punkte.
— Wertungsmatrix personenbezogene Referenzen:
Personenbezogene Referenzen der Projektleitung aus dem Bereich Beteiligung und Moderationsprozesse bei öffentlichkeitsrelevanten Großprojekten im Bereich Städtebau (Objektplanung) (Auftragsvolumen jeweils mindestens 50 000 EUR netto oder Projektlaufzeit mindestens 1 Jahr): 1 Referenz: 5 Punkte, 2 Referenzen: 10 Punkte.
Personenbezogene Referenzen der Projektleitung aus dem Bereich PR-Kampagnen (Auftragsvolumen jeweils mindestens 35 000 EUR netto oder Projektlaufzeit mindestens 2 Jahre): 1 Referenz: 5 Punkte, 2 Referenzen: 10 Punkte.
Personenbezogene Referenzen der Stellvertretung gemischt aus den Bereichen Beteiligungs- und Moderationsprozesse und PR-Kampagnen (Auftragsvolumen/Projektlaufzeit vergleichbar Projektleitung): 1 Referenz: 5 Punkte, 2 Referenzen: 10 Punkte, 3 Referenzen: 15 Punkte.
— Neben den personen- und firmenbezogenen Referenzen ist außerdem noch die berufliche Qualifikation der vorgesehenen Projektleitung und deren Vertretung kurz darzustellen und mit jeweils mindestens einen Nachweis (Kopie des Abschlusszeugnisses o. ä.) zu belegen,
— Die geforderte Bürogröße von mindestens sechs Mitarbeitern ist durch Benennung der Personen mit deren Qualifikation (ohne Nachweis) zu erklären,
— Es ist plausibel darzulegen, dass die geforderte Reaktionszeit von max. sechs Stunden sichergestellt werden kann,
— Die gesamte Auftragsabwicklung durch die Projektleitung und deren Vertretung ist in deutscher Sprache auf Muttersprachniveau zu gewährleisten (z. B. durch Sprachnachweis).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Für die Erfüllung der Eignungskriterien ist mit dem Angebot das Formblatt 124 Eigenerklärungen zur Eignung (VHL Bayern) oder die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE, § 50 VgV) einzureichen.
Auf Verlangen sind die Nachweise zu den Eigenerklärungen gemäß § 56 Abs. 2 und 4 VgV innerhalb einer angemessenen Frist vorzulegen.
Bei Nachunternehmerleistungen ist mit dem Angebot anzugeben, welche Teile des Auftrags unter Umständen als Unteraufträge vergeben werden sollen, § 36 VgV.
Im Falle einer Eignungsleihe werden entsprechende Nachweise von Unternehmen, deren Kapazitäten der Bewerber oder Bieter für die Erfüllung bestimmter Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, gefordert, § 47 VgV.
Für Bietergemeinschaften gelten die §§ 43 und 47 Abs. 4 VgV.
Bietergemeinschaften haben im Angebot jeweils die Mitglieder zu benennen, sowie ein Mitglied als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen.
Dieser ist der Ansprechpartner für das Vergabeverfahren bis zur Beendigung des Verfahrens = rechtswirksame Auftragsvergabe.
Er ist Ansprechpartner für etwaige Nachprüfungsverfahren und Teilwiederholungen von Verfahrensschritten.
Davon unberührt ist die Befugnis zur Antragstellung auf Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer.
Mit dem Angebot ist eine gemeinsame Erklärung abzugeben, dass alle Mitglieder für die Vertragserfüllung und etwaige Schadenersatzansprüche gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch haften. Diese Erklärung ist von allen Mitgliedern der Gemeinschaft rechtsverbindlich zu unterschreiben.
Es ist unzulässig, als Mitglied einer Bietergemeinschaft und gleichzeitig als einzelner Bieter ein Angebot abzugeben.
Bietergemeinschaften von Unternehmen, die in potentiellem Wettbewerb miteinander stehen, müssen auf Verlangen eine kartellrechtliche Unbedenklichkeitsbescheinigung abgeben.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet Änderungen z. B. i. d. Zusammensetzung einer AG anzuzeigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende personen- und firmenbezogenen Referenzen einzureichen, anhand derer 5 Bewerber (gemäß Punkt II.2.9) ausgewählt werden:
Als Firmenreferenzen sind einzureichen:
— 3 Referenzen für Beteiligungs- und Moderationsprozesse bei öffentlichkeitsrelevanten Großprojekten im Bereich Städtebau in Kommunen mit mindestens 100 000 Einwohnerinnen und Einwohnern (Auftragsvolumen jeweils mindestens 50 000 EUR netto oder Projektlaufzeit mindestens 1 Jahr),
— 3 Referenzen für breit angelegte PR-Kampagnen für die öffentliche Hand mit mindestens 3 verschiedenen Elementen, z. B. Logo, Flyer, Social Media (Auftragsvolumen jeweils mindestens 50 000 EUR netto oder Projektlaufzeit mindestens 2 Jahre).
Firmenreferenzen, die die Kriterien mehrerer Bereiche erfüllen, dürfen mehrfach angeführt werden. Referenzen, die sowohl der Firma des Bieters als auch den jeweils projektleitenden Mitarbeiter/-innen oder deren Vertretung zugeordnet werden können, dürfen sowohl als firmen- als auch als personenbezogene Referenzen angeführt werden.
Die eingereichten Firmenreferenzen müssen alle der 2 genannten Bereiche abdecken. Insgesamt sind somit maximal sechs Firmenreferenzen einzureichen.
Als personenbezogene Referenzen für Projektleitung und deren Vertretung sind einzureichen:
Für die Projektleitung sind insgesamt 4 Referenzen aus den folgenden Bereichen einzureichen, die ihm/ihr direkt zugeordnet werden können. Dabei ist anzugeben, welche Aufgabe bei dem jeweiligen Projekt wahrgenommen wurde. Die eingereichten personenbezogenen Referenzen der Projektleitung müssen beide folgende Bereiche abdecken.
— 2 Referenzen aus dem Bereich Beteiligungs- und Moderationsprozesse bei öffentlichkeitsrelevanten Großprojekten im Bereich Städtebau (Objektplanung) (Auftragsvolumen jeweils mindestens 50 000 EUR netto oder Projektlaufzeit mindestens 1 Jahr),
— 2 Referenzen aus dem Bereich PR-Kampagnen (Auftragsvolumen jeweils mindestens 35 000 EUR netto oder Projektlaufzeit mindestens 2 Jahre).
Für die Vertretung der Projektleitung sind insgesamt 3 Referenzen gemischt aus den Bereichen Beteiligungs- und Moderationsprozesse und PR-Kampagnen (Auftragsvolumen/Projektlaufzeit vgl. Projektleitung) einzureichen, die ihm/ihr direkt zugeordnet werden können. Dabei ist anzugeben, welche Aufgabe er/sie bei dem jeweiligen Auftrag erfüllt hat. Die eingereichten Referenzen der Vertretung müssen beide vorgenannte Bereiche abdecken.
Referenzen, die sowohl der Firma des Bieters als auch den jeweiligen Mitarbeiter/-innen zugeordnet werden können, dürfen sowohl als firmen- als auch als personenbezogene Referenzen aufgeführt werden.
Alle eingereichten Referenzen müssen sich auf Projekte beziehen, die bereits abgeschlossen sind. Der Abschluss eines Referenzprojektes darf frühestens am 1.1.14 und spätestens am 24.10.19 erfolgt sein.
Die berufliche Qualifikation der vorgesehenen Projektleitung und der Vertretung ist auf den Formblättern kurzdarzustellen und mit jeweils mindestens einem Nachweis (Kopie des Abschlusszeugnisses o. ä.) zu belegen.
Die Bürogröße des Bewerbers muss mindestens sechs Personen umfassen. Dabei können Bietergemeinschaften diese Anforderungen entsprechend ergänzen. Die Benennung der Personen mit deren Qualifikation (ohne Nachweis) ist ausreichend.
Es kann zu Ereignissen kommen, die kurzfristig eine Anwesenheit vor Ort erfordern. Es ist daher unerlässlich, dass der Auftragnehmer auch kurzfristig, d. h. innerhalb eines halben Tages (6 Stunden) vor Ort in Regensburg ist, um an Besprechungen teilzunehmen und/oder die notwendigen Schritte einleiten zu können. In der Teilnahmebewerbung ist plausibel darzulegen, wie diese geforderte Reaktionszeit sichergestellt werden kann.
Die Amtssprache ist deutsch. Die gesamte Auftragsabwicklung durch die Projektleitung und die Vertretung ist in deutscher Sprache auf Muttersprachniveau zu gewährleisten (z. B. durch Nachweis).

Die Bewerber sind verpflichtet, mögliche Unklarheiten bzw. Widersprüche in den Vergabeunterlagen sofort nach Bekanntwerden beim Vergabeamt elektronisch über www.vergabe.bayern.de anzuzeigen. Geschieht dies nicht, ist ein Einwand unklarer oder missverständlicher Vergabeunterlagen in einem Nachprüfungsverfahren ausgeschlossen.
Falls Bewerberfragen notwendig werden, müssen diese digital über www.vergabe.bayern.de eingereicht werden. Wir erbitten diese – wenn möglich – bis 7 Kalendertage vor dem Ende der Angebotsfrist einzureichen. Bewerberfragen in Papierform, per Telefax oder E-Mail sind nicht zugelassen.
Die Angebote müssen digital über www.vergabe.bayern.de eingereicht werden. Angebote in Papierform, per Telefax oder E-Mail sind nicht zugelassen.
Wir empfehlen den Bewerbern, sich freiwillig auf der Startseite der Vergabeplattform mit ihrem Passwortanzumelden, da wir nur registrierte Bewerber aktiv über die Einstellung von Änderungen oder Ergänzungen informieren können.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Antrag auf Nachprüfung des Vergabeverfahrens und der Vergabeentscheidung ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB),
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB),
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB),
4) mehr als 15 Kalendertage nach Absendung der vorläufigen Absagen in Briefform, beziehungsweise mehr als 10 Kalendertage bei Absendung per Fax oder E-Mail vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB),
5) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).