Beschreibung der Beschaffung
Deutschland übernimmt im 2. Halbjahr 2020 den Vorsitz des Rates der Europäischen Union. Zeitgleich wird der Beginn der Triopräsidentschaft Deutschland-Portugal-Slowenien eingeleitet. Von November 2020 bis Mai 2021 übernimmt Deutschland zudem den Vorsitz im Ministerkomitee des Europarats. In diesem Rahmen ist das Auswärtige Amt (AA) für die organisatorisch-protokollarische Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltungen auf Staats- und Regierungschefebene sowie auf Außenministerebene und der damit im Zusammenhang stehenden Sonderveranstaltungen verantwortlich..
Das AA hat die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH mit der Vorbereitung und Durchführung von einer hochrangigen Veranstaltungsserie im Rahmen der EU-Ratspräsidentschaft (EU-RP) sowie des Europaratsvorsitzes beauftragt. Die GIZ beauftragt in diesem Rahmen weitere Dienstleistungen.
Die hier zu beauftragende Leistung bezieht sich auf umfassende Liaison-Aufgaben zur Betreuung internationaler Delegationen.
Bezeichnung des Auftrags:
Vorbereitung und Betreuung von Besuchen nationaler und internationaler hochrangiger Gäste und Delegationen anlässlich mehrtägiger Veranstaltungen.
Auftragsziel:
Das Auftragsziel betrifft die Vorbereitung und Betreuung von Besuchen nationaler und internationaler hochrangiger Gäste und Delegationen anlässlich 1-1,5-tägiger Veranstaltungen. Auch die Vorbereitung und Betreuung anlässlich von Besuchen von Staats- und Regierungschefs, Außenministern vergleichbaren Ranges und hochrangigen EU-Vertretern zählen zu diesem Aufgabenportfolio. Auftragsziel ist die Unterstützung des AA bei der Konzeption und Umsetzung der protokollarischen Betreuung der hochrangigen Gäste im Rahmen der EU-RP.
Geplante Veranstaltungen:
— für die vorliegende Ausschreibung stehen 6 hochrangige Veranstaltungen im Mittelpunkt, vorrangig im Zeitraum Juli bis Dezember 2020 sowie Mai 2021,
— Vier weitere noch nicht spezifizierte Veranstaltungen kommen hinzu,
— Pro Veranstaltung wird mit einer Anzahl von ca. 35 Delegationen bzw. bei einer Veranstaltung mit ca. 65 Delegationen gerechnet. Zum jetzigen Zeitpunkt kann noch keine verbindliche Anzahl von Veranstaltungen genannt werden, bei denen Betreuung durch Liaison Officer benötigt wird. Im Laufe der Vertragslaufzeit kann es jederzeit zu Änderungen der Anzahl, der Größe und des Ortes der Veranstaltungen kommen,
— Flexibilität der Auftragnehmerin hinsichtlich Anzahl, Umfang und Ort der Veranstaltungen wird vorausgesetzt.
Rahmenbedingungen der Veranstaltungen:
— Die Veranstaltungen bewegen sich stets in einem sensiblen politischen Umfeld, genießen höchste Medienaufmerksamkeit im In- und Ausland und finden zumeist unter hohen Sicherheitsvorkehrungen statt,
— Planung und Umsetzung finden oft unter extremem Zeitdruck statt; Änderungen – oft in letzter Minute – sind die Regel, aber kaum vorhersehbar,
— Jeder Fehler bei der Tätigkeit kann dem Ansehen der Bundesrepublik Deutschland schaden und ist geeignet, ihre Beziehungen zu anderen Staaten zu schädigen. Fehler, Ungenauigkeiten, Verspätungen etc. bei der Tätigkeit dürfen daher unter keinen Umständen eintreten,
— Die Konferenzen bzw. Teile davon können im öffentlichen Raum wie auch in großen Konferenzzentren oder in historischen Gebäuden an verschiedenen Orten in Deutschland stattfinden.