Beschreibung der Beschaffung
Die Verwaltungsbehörde EFRE als Auftraggeber (AG) – angesiedelt im Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft (TMWWDG) – benötigt für den Zeitraum vom 1.6.2019 bis 31.12.2023 die Unterstützung bei der Umsetzung der Kommunikationsstrategie für den Bereich EFRE. Das TMWWDG beabsichtigt dafür eine Agentur mit der Aufgabe zu beauftragen.
Die Grundlage für die Öffentlichkeitsarbeit sind folgende Vorgaben (in der jeweils aktuellen Fassung):
— Omnibus-Verordnung 2017/2393,
— Verordnung (EU) Nr. 1303/2013,
— Durchführungsverordnung (EU) Nr. 821/2014 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EU) Nr. 1303/2013,
— Kommunikationsstrategie zum Operationellen Programm des Freistaates Thüringen für den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) in der Förderperiode 2014-2020
(siehe
www.efre-thueringen.de/efre_2017/downloads/kommunikation/index.aspx).
Zur Umsetzung dieser Publizitätsverpflichtungen, insbesondere zur Konzeption und Umsetzung der wichtigsten Informations- und Kommunikationsmaßnahmen werden insbesondere folgende Leistungen benötigt:
— konzeptionelle Untersetzung der Kommunikationsstrategie über den gesamten Förderzeitraum,
— Fachberatung bei dem jährlich zu erstellenden Maßnahmenplan der Kommunikationsstrategie sowie Kreation und Begleitung von Werbeaktionen,
— Design und Layout von Informationsmaterialien (Anzeigen, Plakate, Funkspots, Broschüren, Flyer, Ausstellungs- bzw. Informationstafeln, Kalender, Plakate, Werbematerialien, Filme, DVD, CDs),
— Auswahl und Beschaffung von Werbe- und Informationsmittel in Abstimmung mit der EFRE-Verwaltungsbehörde,
— Begleitung der jährlichen EFRE-Jahresveranstaltung (konzeptionell, personell und Dokumentation in Bild- und Filmformat),
— konzeptionelle Begleitung von sonstigen Veranstaltungen zur Erhöhung des Bekanntheitsgrades des EFRE in Thüringen,
— Pflege und Weiterentwicklung der
www.efre-thueringen.de Webseite, insbesondere die Implementierung des Förder-o-Mat, Aktualisierung der Interaktiven Karte,
— regelmäßige und eigenständige Überprüfung der Website auf Aktualität,
— Verfassen von Texte und Grafiken für die Webseite in einer Amtssprache der EU,
— bei den Informations- und Kommunikationsmaßnahmen ist sicherzustellen, dass die Informationen in barrierefreier Form zur Verfügung gestellt werden und Belange der Chancengleichheit berücksichtigt und weiterentwickelt werden,
— Entwicklung und Pflege des EFRE-Extranets.
Bei der Ausführung des Vertrags wird besonderer Wert auf die örtliche und zeitliche Flexibilität des Auftragnehmers gelegt. Zudem ist geplant, dass in regelmäßigen Abständen Meetings zu anstehenden Projekten bzw. zur Auswertung bereits erfolgter Projekte durchgeführt werden.