Beschreibung der Beschaffung
Das Institut für Brand- und Katastrophenschutz (IBK) Heyrothsberge vergibt die Lieferung, die Einführung und den Betrieb eines IT-Fachverfahrens zur Organisation und Durchführung der Aus- und Fortbildung am IBK Heyrothsberge und beschafft dazu unter der Bezeichnung
„Aus- und Fortbildungsmanagementsystem IBK Heyrothsberge“ (AuF-IBK):
Eine Bildungsmanagementsoftware, um die organisatorischen Prozesse der Aus- und Fortbildung am IBK Heyrothsberge zukünftig einheitlich und komplex abbilden zu können.
— Bereitstellung und Betrieb einer Systemumgebung (Hosting),
— Erstellung eines Gesamtsystems,
— Software Standard mit Customizing,
— Software Individualanpassung mit Customizing,
— Installation und Integration aller Systemkomponenten in die Systemumgebung,
— Herstellung der Teilbetriebsbereitschaft Standard,
— Herstellung der Gesamtbetriebsbereitschaft mit Anpassungen,
— Schulungen,
— Erstellung eines Datenschutzkonzepts,
— Systemservice.
Das AuF-IBK gliedert sich in 5 Aufgabenkomplexe, die sich wie folgt darstellen:
— Veranstaltungsverwaltung,
— Ressourcenverwaltung,
— Teilnehmerverwaltung,
— Informationsaustausch,
— Rechnungswesen.
Die einzelnen Aufgabenkomplexe gliedern sich weiterhin in insgesamt 26 Funktionsbereiche, in denen die abzubildenden Prozesse dargestellt und detailliert beschrieben sind.
Die Bildungsmanagementsoftware muss u. a. abbilden:
— Unterstützung der wesentlichen Bildungsprozesse samt Bildungsmanagement am IBK, von der Bedarfserhebung, der Veranstaltungsneu- und –weiterentwicklung, der Veranstaltungsplanung, der Anmeldung zu den Veranstaltungen, der Durchführung und der Evaluation,
— Bereitstellung umfassender Auswertungen,
— Unterstützung von wesentlichen IT-Schnittstellen,
— anwenderfreundliche und intuitiv zu bedienende Nutzeroberfläche,
— Abbildung prozessualer Besonderheiten auf Grund rechtlicher Rahmenbedingungen und Vorgaben,
— zentrale Datenhaltung und –archivierung,
— Erfüllung der Anforderungen an den Datenschutz,
— Zugriffs- und Nutzerrechte nach Rollenkonzept,
— integriertes Aufgabenmanagement.
Für die Einführung des Gesamtsystems sind folgende Fristen einzuhalten:
— Abnahme der Teilbetriebsbereitschaft Standard bis zum 30.11.2019,
— Abnahme der Gesamtbetriebsbereitschaft mit Anpassungen bis zum 14.8.2020.
Vorgesehene Zwischenschritte:
— Bereitstellung und Betrieb der Systemumgebung (Hosting) mit Installation und Integration aller Systemkomponenten in die Systemumgebung bis zum 30.9.2019
Customizing der Software Standard bis zum 18.10.2019,
— Herstellung der Teilbetriebsbereitschaft Standard sowie die erste Schulung bis zum 15.11.2019,
— Anpassung der Software mit Customizing entsprechend der Priorisierung sowie die Herstellung der Gesamtbetriebsbereitschaft bis zum 31.5.2020,
— zweite Schulung bis zum 31.5.2020,
— Testbetrieb mit Optimierungen bis zum 31.7.2020.