Die Bestandsarchive der Patientenakten der OSK sollen aufgelöst und mithilfe eines externen Archivierungsdienstleisters als Auftragnehmer rechts- und revisionssicher ausgelagert werden (Auslagerung Bestandsarchiv). Neben der Revisions- und Rechtssicherheit der Auslagerung soll mithilfe des Auftragnehmers gewährleistet werden, dass bei Bedarf, bereits ausgelagerte Patientenakten mittels Transport den betreffenden Stellen in der OSK in angemessener Zeit datenschutzkonform zur Verfügung gestellt werden (Bereitstellung angeforderter Akten). Darüber hinaus soll eine datenschutzkonforme Vernichtung der Patientenakten nach Auslaufen der Aufbewahrungsfristen erfolgen (Aktenvernichtung). Alle Leistungen haben der DSGVO und den einschlägigen Rahmenbedingungen des LKHG Baden-Württemberg, insbesondere der Bestimmung in § 48 LKHG Baden-Württemberg, zu entsprechen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-05-23.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-04-05.
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Ausschreibung Archivlogistik für die Oberschwabenklinik gGmbH
BANF 3286 ÄI01
Produkte/Dienstleistungen: Systeme zur Verwaltung von Patientenakten📦
Kurze Beschreibung:
“Die Bestandsarchive der Patientenakten der OSK sollen aufgelöst und mithilfe eines externen Archivierungsdienstleisters als Auftragnehmer rechts- und...”
Kurze Beschreibung
Die Bestandsarchive der Patientenakten der OSK sollen aufgelöst und mithilfe eines externen Archivierungsdienstleisters als Auftragnehmer rechts- und revisionssicher ausgelagert werden (Auslagerung Bestandsarchiv). Neben der Revisions- und Rechtssicherheit der Auslagerung soll mithilfe des Auftragnehmers gewährleistet werden, dass bei Bedarf, bereits ausgelagerte Patientenakten mittels Transport den betreffenden Stellen in der OSK in angemessener Zeit datenschutzkonform zur Verfügung gestellt werden (Bereitstellung angeforderter Akten). Darüber hinaus soll eine datenschutzkonforme Vernichtung der Patientenakten nach Auslaufen der Aufbewahrungsfristen erfolgen (Aktenvernichtung). Alle Leistungen haben der DSGVO und den einschlägigen Rahmenbedingungen des LKHG Baden-Württemberg, insbesondere der Bestimmung in § 48 LKHG Baden-Württemberg, zu entsprechen.
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Lagerhaltung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Überlassung von Personal einschließlich Zeitarbeitskräfte📦
Ort der Leistung: Ravensburg🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: In den Vergabeunterlagen aufgeführt.
Beschreibung der Beschaffung:
“Ausgangslage in den verschiedenen Einrichtungen der OSK werden jährlich rund 176 000 Patienten (davon ca. 48 000 stationäre Patienten) von über 2 700...”
Beschreibung der Beschaffung
Ausgangslage in den verschiedenen Einrichtungen der OSK werden jährlich rund 176 000 Patienten (davon ca. 48 000 stationäre Patienten) von über 2 700 Mitarbeitern versorgt. Die dabei noch zu einem guten Teil papiergeführten Patientenakten werden seit 2018 rechtskonform digitalisiert und elektronisch revisionssicher gespeichert. Die bis dahin im Rahmen der Patientenbehandlung geführten Papierakten werden in einem Zentrallager am Archivstandort der OSK in Weingarten archiviert und füllen ca. 4080 lfd. Meter Patientenakten und ca. 2664 lfd. Meter Röntgenakten, wobei die Ablage der Akten (Patienten- und Röntgenakten) nach Geburtsdatum und Geburtsmonat, z. B. 01.01. – 02.01., erfolgt. Ab 2017 wurden Fall-Barcodes verwendet. Aufgabenstellung die Bestandsarchive der Patientenakten der OSK sollen aufgelöst und mithilfe eines externen Archivierungsdienstleisters als Auftragnehmer rechts- und revisionssicher ausgelagert werden (Auslagerung Bestandsarchiv). Neben der Revisions- und Rechtssicherheit der Auslagerung soll mithilfe des Auftragnehmers gewährleistet werden, dass bei Bedarf, bereits ausgelagerte Patientenakten mittels Transport den betreffenden Stellen in der OSK in angemessener Zeit datenschutzkonform zur Verfügung gestellt werden (Bereitstellung angeforderter Kartons). Darüber hinaus soll eine datenschutzkonforme Vernichtung der Patientenakten nach Auslaufen der Aufbewahrungsfristen erfolgen (Aktenvernichtung). Alle Leistungen haben der DSGVO und den einschlägigen Rahmenbedingungen des LKHG Baden-Württemberg, insbesondere der Bestimmung in § 48 LKHG Baden-Württemberg, zu entsprechen. Allgemeine Zielsetzung die Vergabe der nachfolgend beschriebenen Leistung verfolgt das Ziel, die Patientenakten bestmöglich gesetzes- und datenschutzkonform sowie unter wirtschaftlich optimalen Konditionen handzuhaben. Im Rahmen der Auftragsausführung wird zum einen erwartet, dass der Auftragnehmer Räumlichkeiten zur Verfügung stellt, die sich für eine Nutzung als Archiv der OSK eignen. Zum anderen hat der Auftragnehmer der OSK ausreichende personelle Kapazitäten dergestalt zur Verfügung zu stellen, dass die betreffenden Personen unter dem ausschließlichen Weisungsrecht der OSK erforderlich werdende Tätigkeiten, wie etwa Erfassung, Lagerarbeiten und Vernichtung ausführen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Die Qualität hat eine Gewichtung von
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 120
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Eine weiterführende Verlängerung des Vertrages ist grundsätzlich möglich. Wir sehen hierfür einen Zeitraum von weiteren 60 Monaten vor. Der Zeitpunkt für...”
Beschreibung der Verlängerungen
Eine weiterführende Verlängerung des Vertrages ist grundsätzlich möglich. Wir sehen hierfür einen Zeitraum von weiteren 60 Monaten vor. Der Zeitpunkt für die Kontrahierung zur Vertragsverlängerung wird stattfinden bis zum 31.12.2028.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen: Siehe Vergabeunterlagen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Bedingungen für die Teilnahme
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-05-23
12:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2019-06-30 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2019-05-23
12:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren)
“Die Abrechnung erfolgt monatlich bis spätestens zum 10. des Folgemonats für die im jeweiligen Vormonat erbrachten Leistungen. Die Rechnung enthält eine...”
Die Abrechnung erfolgt monatlich bis spätestens zum 10. des Folgemonats für die im jeweiligen Vormonat erbrachten Leistungen. Die Rechnung enthält eine detaillierte Auflistung der tatsächlich erbrachten Leistungen in der jeweiligen Menge unter Bezugnahme auf entsprechende Lieferscheine. Die Leistungsnachweise sind der OSK auf deren Verlangen in Papierform sowie die Daten als Excel-Datei zu übergeben. Die Zahlung erfolgt nach Leistungserbringung und Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung innerhalb von 30 Kalendertagen netto.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Karl-Friedrich-Straße 17
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 7219264049📞
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de📧
Fax: +49 7219263985 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen,
(2) Verstöße gegen...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen,
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen,
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen,
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
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Quelle: OJS 2019/S 071-168021 (2019-04-05)