Ausschreibung der Projektsteuerung/ Programmanagement/ Nachhaltigkeit im Rahmen der Planung und Durchführung der Special Olympics World Games 2023

Special Olympics Deutschland e. V.

Bei den Special Olympics Weltspielen messen sich Menschen mit und ohne geistige Behinderung verschiedener Nationen, Kulturen, politischer Anschauungen und Religionen. Es handelt sich um die größte inklusive Sportveranstaltung der Welt. Bei den Special Olympics World Summer Games 2023 werden an 9 Wettkampftagen etwa 7 000 Athletinnen und Athleten (inkl. Unified Partner) in 25 verschiedenen Sommersportarten teilnehmen. Die Special Olympics World Games (SOWG) wurden für das Jahr 2023 nach Berlin vergeben.
Der Auftragnehmer wird als Dienstleister die Steuerung und Überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses, das Schnittstellenmanagement sowie die Steuerung der Nachhaltigkeitsthemen der Special Olympics World Games 2023 übernehmen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-11-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-10-28.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Proprojekt Planungsmanagement & Projektberatung GmbH

Wer?

• Special Olympics Deutschland e. V.

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-10-28	Auftragsbekanntmachung
2020-02-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-10-28)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Special Olympics Deutschland e. V.
Postanschrift: Invalidenstraße 124
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10115
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: KKP Köning und Partner, Franckestraße 02 in 06110 Halle
Telefon: +49 3455256347 📞
E-Mail: stephan.holtz@kkp-halle.de 📧
Fax: +49 3455256300 📠
Region: Berlin 🏙️
URL: www.specialolympics.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.de/unterlagen/2147523/zustellweg-auswaehlen 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung (gGmbH)

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Ausschreibung der Projektsteuerung/ Programmanagement/ Nachhaltigkeit im Rahmen der Planung und Durchführung der Special Olympics World Games 2023 09/2019”
Produkte/Dienstleistungen: Organisation von Sportveranstaltungen 📦
Kurze Beschreibung:
“Bei den Special Olympics Weltspielen messen sich Menschen mit und ohne geistige Behinderung verschiedener Nationen, Kulturen, politischer Anschauungen und...”

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Organisation von Sportveranstaltungen 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten 📦
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin DEUTSCHLAND
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Auftragnehmer wird als Dienstleister die Projektsteuerung und -überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses, das Schnittstellenmanagement sowie die...”

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer wird als Dienstleister die Projektsteuerung und -überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses, das Schnittstellenmanagement sowie die Steuerung der Nachhaltigkeitsthemen der Special Olympics World Games 2023 übernehmen. Dazu wird er:
— konzeptionell tätig, indem er das Nachhaltigkeit- und das Veranstaltungskonzept mit entwickelt, Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Meilensteine definiert;
— koordinierend tätig, indem er die Planungs- und Umsetzungsprozesse steuert und überwacht und die Meilenstein- und Schnittstellenkoordination übernimmt;
— beratend tätig, in dem er fachlich unterstützt und ein Reporting erstellt;
— berichtend tätig, indem er SOD fortlaufend unterrichtet und den Abschlussbericht, der insbesondere auch dem Wissenstransfer für zukünftige Veranstaltungen dient, erstellt.
Ferner wird der Auftragnehmer die Ergebnisse seiner Arbeit in geeigneter Weise dokumentieren und dazu in grafisch ansprechender Weise aufarbeiten.
Alle Materialien sind sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zu erstellen. SOD benennt eine ständige Ansprechperson für den Auftragnehmer.
Das eingesetzte Personal (ca. 3 Personen) hat seine Tätigkeit insbesondere im Büro des LOC in Berlin und an den Veranstaltungsorten auszuüben. Nationale und internationale Einsätze können, unter anderem beim Nachhaltigkeitsmanagement, erforderlich werden. Nachhaltigkeitsmanagement bedeutet dabei, dass die bundesweite Ausstrahlungswirkung der SOWG 2023 durch geeignete Maßnahmen genutzt wird, um die gesellschaftliche Teilhabe und Integration von Menschen mit geistiger Behinderung zu fördern und den strategischen Zielen des SOD e. V. im Hinblick auf Inklusion und die Umsetzung der UN-Konvention über die Rechte von Menschen mit Behinderungen eine hohe Akzeptanz zu verhelfen.
Der Auftraggeber behält sich zu jedem Zeitpunkt vor, inhaltliche und konzeptionelle Anpassungen bezüglich der einzelnen Arbeitsschritte oder dem Projekt als solchen vorzunehmen. Der Auftragnehmer ist bereit für gegebenenfalls notwendige Abstimmungsprozesse ins Ausland zu reisen.
Der Auftraggeber sieht folgende Leistungen zur Umsetzung des Auftrags als erforderlich an:
— Steuerung und Überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses,
— übergreifende Meilenstein- und Schnittstellenkoordination,
— Schnittstellenmanagement zum Verband SOD e. V.,
— Koordination bei der Umsetzung der strategischen Ausrichtung (Soll-Ist Vergleich),
— Qualitätssicherung und Einhaltung der Vorgaben,
— Reporting und KPI Überprüfung,
— Aufsetzen eines Readiness Prozesses,
— Koordination Rahmenzeitplan Veranstaltung.
Die Auflistung der Tätigkeiten ist, da es sich um ein dynamisches, fortentwickelndes Projekt handelt, nicht abschließend. Vertraglich geschuldet sind alle Projektsteuerungs- und Programmmanagementmaßnahmen, die Voraussetzung dafür sind, dass die SOWG 2023 bestmöglich vorbereitet und durchgeführt werden können und im Rahmen des Nachhaltigkeitsmanagements die Ziele des SOD e. V. bestmöglich verbreitet und anschaulich gemacht werden.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kosten-, Termin- und Qualitätsmanagement
Qualitätskriterium (Gewichtung): 24 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Personaleinsatz
Qualitätskriterium (Gewichtung): 8 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Organisation
Preis (Gewichtung): 60 %
Dauer
Datum des Beginns: 2020-01-01 📅
Datum des Endes: 2023-10-31 📅
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“— Referenzen für Projektsteuerung/ Programmanagement/ Nachhaltigkeitsmanagement für Sportveranstaltungen, Mindestgröße 1 000 aktive Teilnehmer, 30 %, —...”
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Der Special Olympics Deutschland e. V. beschafft die Leistungen für die noch zu gründende Special Olympics Deutschland gGmbH, die im Auftragsfall Auftraggeber wird.”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen: Aktueller Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als 3 Monate)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Jeder Bewerber darf sich nur einmal bewerben. Das gilt auch für Niederlassungen des Bewerbers, auch wenn sie wirtschaftlich unabhängig sind. Jedes Mitglied...”

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Jeder Bewerber darf sich nur einmal bewerben. Das gilt auch für Niederlassungen des Bewerbers, auch wenn sie wirtschaftlich unabhängig sind. Jedes Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft muss erklären, dass es sich am Vergabeverfahren ausschließlich als Mitglied dieser Bewerbergemeinschaft beteiligt und in keiner anderen Weise als Bewerber an dem Vergabeverfahren beteiligt ist. Der Bewerber bzw. Arbeitsgemeinschaft muss mit der Bewerbung folgende Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vorlegen.
1) Angabe der Gesamtumsätze und Umsätze vergleichbarer Leistungen des Bewerbers bzw. der Arbeits-/ Planungsgemeinschaft in den letzten 3 Geschäftsjahren gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV (siehe Formblatt C)
2) Angabe der Anzahl der insgesamt beschäftigten Mitarbeiter des Bewerbers bzw. der Arbeitsgemeinschaft in den letzten 3 Geschäftsjahren (siehe Formblatt C)
3) Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung, mit Nennung der Deckungssumme gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV mit einer mind. Deckungssumme von 5 000 000,00 EUR für Vermögensschäden. Falls derzeit keine Berufshaftpflichtversicherung in der Höhe der geforderten Deckungssumme besteht, ist die Erklärung eines Versicherers beizufügen, wonach dieser bereit ist, im Auftragsfall eine Berufshaftpflichtversicherung zu den o. g. Bedingungen mit dem Bewerber abzuschließen. Die Versicherung muss mind. für die Dauer der Ausführungszeit z. b. unbefristet, sich automatisch verlängernd o. ä. abgeschlossen sein oder in Aussicht gestellt sein.
4) Im Falle einer Arbeitsgemeinschaft ist von jedem Mitglied der Arbeitsgemeinschaft eine Versicherung zu den o. g. Bedingungen nachzuweisen bzw. eine entsprechende Absichtserklärung eines Versicherers beizubringen.
5) Der Bewerber bzw. die Arbeitsgemeinschaft muss erklären, dass weder beim Bewerber noch bei einem Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Ausschlussgründe im Sinne von §§ 123, 124 GWB vorliegen (siehe Formblatt Eigenerklärung Eignung). Diese Erklärung muss auch jeder Nachunternehmer jeweils für sich abgeben.
6) Unbedenklichkeitserklärung des Finanzamtes, die nicht älter als 6 Monate ist. Die Frist wird ab dem Tag des Ablaufs der in der Vergabebekanntmachung genannten Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge zurückberechnet; dies gilt auch für den Fall einer Fristverlängerung zur Einreichung der Teilnahmeanträge. Diese ist von jedem Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft einzureichen.

Bedingungen für die Teilnahme

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Vorlage der nachstehenden Referenzen: — Leistungen für Projektsteuerung/ Programmanagement für Sportveranstaltungen, Mindestgröße 1 000 aktive Teilnehmer...”
Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Mindestens eine Referenz für: — Leistungen für Projektsteuerung/ Programmanagement für Sportveranstaltungen, Mindestgröße 1 000 aktive Teilnehmer, —...”
Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter

Verfahren
Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-11-27 10:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2019-12-02 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-02-29 📅

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: post@senweb.berlin.de 📧
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Erkannte Vergabeverstöße sind gemäß § 160 III Nr. 1 GWB innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die...”
Quelle: OJS 2019/S 211-516805 (2019-10-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-02-27)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Special Olympics World Games Berlin 2023 gGmbH

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Ausschreibung der Projektsteuerung/ Programmanagement/Nachhaltigkeit im Rahmen der Planung und Durchführung der Special Olympics World Games 2023 09/2019”
Kurze Beschreibung:
“Bei den Special Olympics Weltspielen messen sich Menschen mit und ohne geistige Behinderung verschiedener Nationen, Kulturen, politischer Anschauungen und...”
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 600 000 💰
Beschreibung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin Deutschland
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Auftragnehmer wird als Dienstleister die Projektsteuerung und -überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses, das Schnittstellenmanagement sowie die...”

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer wird als Dienstleister die Projektsteuerung und -überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses, das Schnittstellenmanagement sowie die Steuerung der Nachhaltigkeitsthemen der Special Olympics World Games 2023 übernehmen. Dazu wird er
— konzeptionell tätig, indem er das Nachhaltigkeit- und das Veranstaltungskonzept mit entwickelt, Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Meilensteine definiert,
— koordinierend tätig, indem er die Planungs- und Umsetzungsprozesse steuert und überwacht und die Meilenstein- und Schnittstellenkoordination übernimmt,
— beratend tätig, in dem er fachlich unterstützt und ein Reporting erstellt,
— berichtend tätig, indem er SOD fortlaufend unterrichtet und den Abschlussbericht, der insbesondere auch dem Wissenstransfer für zukünftige Veranstaltungen dient, erstellt.
Ferner wird der Auftragnehmer die Ergebnisse seiner Arbeit in geeigneter Weise dokumentieren und dazu in grafisch ansprechender Weise aufarbeiten. Alle Materialien sind sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zu erstellen. SOD benennt eine ständige Ansprechperson für den Auftragnehmer. Das eingesetzte Personal (ca. 3 Personen) hat seine Tätigkeit insbesondere im Büro des LOC in Berlin und an den Veranstaltungsorten auszuüben. Nationale und internationale Einsätze können, unter anderem beim Nachhaltigkeitsmanagement, erforderlich werden. Nachhaltigkeitsmanagement bedeutet dabei, dass die bundesweite Ausstrahlungswirkung der SOWG 2023 durch geeignete Maßnahmen genutzt wird, um die gesellschaftliche Teilhabe und Integration von Menschen mit geistiger Behinderung zu fördern und den strategischen Zielen des SOD e.V. im Hinblick auf Inklusion und die Umsetzung der UN-Konvention über die Rechte von Menschen mit Behinderungen eine hohe Akzeptanz zu verhelfen. Der Auftraggeber behält sich zu jedem Zeitpunkt vor, inhaltliche und konzeptionelle Anpassungen bezüglich der einzelnen Arbeitsschritte oder dem Projekt als solchen vorzunehmen. Der Auftragnehmer ist bereit für gegebenenfalls notwendige Abstimmungsprozesse ins Ausland zu reisen. Der Auftraggeber sieht folgende Leistungen zur Umsetzung des Auftrags als erforderlich an:
— Steuerung und Überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses,
— übergreifende Meilenstein- und Schnittstellenkoordination,
— Schnittstellenmanagement zum Verband SOD e. V.
— Koordination bei der Umsetzung der strategischen Ausrichtung (Soll-Ist Vergleich),
— Qualitätssicherung und Einhaltung der Vorgaben,
— Reporting und KPI Überprüfung,
— Aufsetzen eines Readiness Prozesses,
— Koordination Rahmenzeitplan Veranstaltung.
Die Auflistung der Tätigkeiten ist, da es sich um ein dynamisches, fortentwickelndes Projekt handelt, nicht abschließend. Vertraglich geschuldet sind alle Projektsteuerungs- und Programmmanagementmaßnahmen, die Voraussetzung dafür sind, dass die SOWG 2023 bestmöglich vorbereitet und durchgeführt werden können und im Rahmen des Nachhaltigkeitsmanagements die Ziele des SOD e.V. bestmöglich verbreitet und anschaulich gemacht werden.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projektmanagement Nachhaltigkeit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Termin- und Qualitätsmanagement

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 211-516805

Auftragsvergabe

1️⃣
Titel:
“Ausschreibung der Projektsteuerung/Programmanagement/Nachhaltigkeit im Rahmen der Planung und Durchführung der Special Olympics World Games 2023”
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-02-17 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 2
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Proprojekt Planungsmanagement & Projektberatung GmbH
Postanschrift: Hedderichstraße 108-110
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60596
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: mail@proprojekt.de 📧
Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 630 000 💰
Quelle: OJS 2020/S 044-104562 (2020-02-27)

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