Ausschreibung der Projektsteuerung/ Programmanagement/ Nachhaltigkeit im Rahmen der Planung und Durchführung der Special Olympics World Games 2023

Special Olympics Deutschland e. V.

Bei den Special Olympics Weltspielen messen sich Menschen mit und ohne geistige Behinderung verschiedener Nationen, Kulturen, politischer Anschauungen und Religionen. Es handelt sich um die größte inklusive Sportveranstaltung der Welt. Bei den Special Olympics World Summer Games 2023 werden an 9 Wettkampftagen etwa 7 000 Athletinnen und Athleten (inkl. Unified Partner) in 25 verschiedenen Sommersportarten teilnehmen. Die Special Olympics World Games (SOWG) wurden für das Jahr 2023 nach Berlin vergeben.
Der Auftragnehmer wird als Dienstleister die Steuerung und Überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses, das Schnittstellenmanagement sowie die Steuerung der Nachhaltigkeitsthemen der Special Olympics World Games 2023 übernehmen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-11-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-10-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Proprojekt Planungsmanagement & Projektberatung GmbH

Wer?

• Special Olympics Deutschland e. V.

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-10-28	Auftragsbekanntmachung
2020-02-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-10-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Organisation von Sportveranstaltungen
Referenznummer: 09/2019
Kurze Beschreibung:

Bei den Special Olympics Weltspielen messen sich Menschen mit und ohne geistige Behinderung verschiedener Nationen, Kulturen, politischer Anschauungen und Religionen. Es handelt sich um die größte inklusive Sportveranstaltung der Welt. Bei den Special Olympics World Summer Games 2023 werden an 9 Wettkampftagen etwa 7 000 Athletinnen und Athleten (inkl. Unified Partner) in 25 verschiedenen Sommersportarten teilnehmen. Die Special Olympics World Games (SOWG) wurden für das Jahr 2023 nach Berlin vergeben. Der Auftragnehmer wird als Dienstleister die Steuerung und Überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses, das Schnittstellenmanagement sowie die Steuerung der Nachhaltigkeitsthemen der Special Olympics World Games 2023 übernehmen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Organisation von Sportveranstaltungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Organisation von Sportveranstaltungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Special Olympics Deutschland e. V.
Postanschrift: Invalidenstraße 124
Postleitzahl: 10115
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.specialolympics.de 🌏
E-Mail: stephan.holtz@kkp-halle.de 📧
Telefon: +49 3455256347 📞
Fax: +49 3455256300 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.de/unterlagen/2147523/zustellweg-auswaehlen 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-10-28 📅
Einreichungsfrist: 2019-11-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-10-31 📅
Datum des Beginns: 2020-01-01 📅
Datum des Endes: 2023-10-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 211-516805
ABl. S-Ausgabe: 211
Zusätzliche Informationen

Der Special Olympics Deutschland e. V. beschafft die Leistungen für die noch zu gründende Special Olympics Deutschland gGmbH, die im Auftragsfall Auftraggeber wird.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftragnehmer wird als Dienstleister die…

… Steuerung und Überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses, das Schnittstellenmanagement sowie die Steuerung der Nachhaltigkeitsthemen der Special Olympics World Games 2023 übernehmen.

… Projektsteuerung und -überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses, das Schnittstellenmanagement sowie die Steuerung der Nachhaltigkeitsthemen der Special Olympics World Games 2023 übernehmen. Dazu wird er:

— konzeptionell tätig, indem er das Nachhaltigkeit- und das Veranstaltungskonzept mit entwickelt, Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Meilensteine definiert;

— koordinierend tätig, indem er die Planungs- und Umsetzungsprozesse steuert und überwacht und die Meilenstein- und Schnittstellenkoordination übernimmt;

— beratend tätig, in dem er fachlich unterstützt und ein Reporting erstellt;

— berichtend tätig, indem er SOD fortlaufend unterrichtet und den Abschlussbericht, der insbesondere auch dem Wissenstransfer für zukünftige Veranstaltungen dient, erstellt.

Ferner wird der Auftragnehmer die Ergebnisse seiner Arbeit in geeigneter Weise dokumentieren und dazu in grafisch ansprechender Weise aufarbeiten.

Alle Materialien sind sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zu erstellen. SOD benennt eine ständige Ansprechperson für den Auftragnehmer.

Das eingesetzte Personal (ca. 3 Personen) hat seine Tätigkeit insbesondere im Büro des LOC in Berlin und an den Veranstaltungsorten auszuüben. Nationale und internationale Einsätze können, unter anderem beim Nachhaltigkeitsmanagement, erforderlich werden. Nachhaltigkeitsmanagement bedeutet dabei, dass die bundesweite Ausstrahlungswirkung der SOWG 2023 durch geeignete Maßnahmen genutzt wird, um die gesellschaftliche Teilhabe und Integration von Menschen mit geistiger Behinderung zu fördern und den strategischen Zielen des SOD e. V. im Hinblick auf Inklusion und die Umsetzung der UN-Konvention über die Rechte von Menschen mit Behinderungen eine hohe Akzeptanz zu verhelfen.

Der Auftraggeber behält sich zu jedem Zeitpunkt vor, inhaltliche und konzeptionelle Anpassungen bezüglich der einzelnen Arbeitsschritte oder dem Projekt als solchen vorzunehmen. Der Auftragnehmer ist bereit für gegebenenfalls notwendige Abstimmungsprozesse ins Ausland zu reisen.

Der Auftraggeber sieht folgende Leistungen zur Umsetzung des Auftrags als erforderlich an:

— Steuerung und Überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses,

— übergreifende Meilenstein- und Schnittstellenkoordination,

— Schnittstellenmanagement zum Verband SOD e. V.,

— Koordination bei der Umsetzung der strategischen Ausrichtung (Soll-Ist Vergleich),

— Qualitätssicherung und Einhaltung der Vorgaben,

— Reporting und KPI Überprüfung,

— Aufsetzen eines Readiness Prozesses,

— Koordination Rahmenzeitplan Veranstaltung.

Die Auflistung der Tätigkeiten ist, da es sich um ein dynamisches, fortentwickelndes Projekt handelt, nicht abschließend. Vertraglich geschuldet sind alle Projektsteuerungs- und Programmmanagementmaßnahmen, die Voraussetzung dafür sind, dass die SOWG 2023 bestmöglich vorbereitet und durchgeführt werden können und im Rahmen des Nachhaltigkeitsmanagements die Ziele des SOD e. V. bestmöglich verbreitet und anschaulich gemacht werden.

Zusätzliche Informationen:

Der Special Olympics Deutschland e. V. beschafft die Leistungen für die noch zu gründende Special Olympics Deutschland gGmbH, die im Auftragsfall Auftraggeber wird.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Berlin

DEUTSCHLAND

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Aktueller Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als 3 Monate)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Jeder Bewerber darf sich nur einmal bewerben. Das gilt auch für Niederlassungen des Bewerbers, auch wenn sie wirtschaftlich unabhängig sind. Jedes Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft muss erklären, dass es sich am Vergabeverfahren ausschließlich als Mitglied dieser Bewerbergemeinschaft beteiligt und in keiner anderen Weise als Bewerber an dem Vergabeverfahren beteiligt ist. Der Bewerber bzw. Arbeitsgemeinschaft muss mit der Bewerbung folgende Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vorlegen.

1) Angabe der Gesamtumsätze und Umsätze vergleichbarer Leistungen des Bewerbers bzw. der Arbeits-/ Planungsgemeinschaft in den letzten 3 Geschäftsjahren gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV (siehe Formblatt C)

2) Angabe der Anzahl der insgesamt beschäftigten Mitarbeiter des Bewerbers bzw. der Arbeitsgemeinschaft in den letzten 3 Geschäftsjahren (siehe Formblatt C)

3) Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung, mit Nennung der Deckungssumme gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV mit einer mind. Deckungssumme von 5 000 000,00 EUR für Vermögensschäden. Falls derzeit keine Berufshaftpflichtversicherung in der Höhe der geforderten Deckungssumme besteht, ist die Erklärung eines Versicherers beizufügen, wonach dieser bereit ist, im Auftragsfall eine Berufshaftpflichtversicherung zu den o. g. Bedingungen mit dem Bewerber abzuschließen. Die Versicherung muss mind. für die Dauer der Ausführungszeit z. b. unbefristet, sich automatisch verlängernd o. ä. abgeschlossen sein oder in Aussicht gestellt sein.

4) Im Falle einer Arbeitsgemeinschaft ist von jedem Mitglied der Arbeitsgemeinschaft eine Versicherung zu den o. g. Bedingungen nachzuweisen bzw. eine entsprechende Absichtserklärung eines Versicherers beizubringen.

5) Der Bewerber bzw. die Arbeitsgemeinschaft muss erklären, dass weder beim Bewerber noch bei einem Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Ausschlussgründe im Sinne von §§ 123, 124 GWB vorliegen (siehe Formblatt Eigenerklärung Eignung). Diese Erklärung muss auch jeder Nachunternehmer jeweils für sich abgeben.

6) Unbedenklichkeitserklärung des Finanzamtes, die nicht älter als 6 Monate ist. Die Frist wird ab dem Tag des Ablaufs der in der Vergabebekanntmachung genannten Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge zurückberechnet; dies gilt auch für den Fall einer Fristverlängerung zur Einreichung der Teilnahmeanträge. Diese ist von jedem Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft einzureichen.

Technische und berufliche Fähigkeiten: Vorlage der nachstehenden Referenzen:

— Leistungen für Projektsteuerung/ Programmanagement für…

… Sportveranstaltungen, Mindestgröße 1 000 aktive Teilnehmer (max. 30 Punkte),

… Sportveranstaltungen aus den letzten 5 Jahren mit Einbindung von öffentlichen Mitteln (Bund, Land, Kommunen o. ä.) (max. 15 — Punkte),

— Leistung Nachhaltigkeitsmanagement (Organisation und Steuerung von Inklusionsprojekten, Kampagnen o. ä.) (max. 20 Punkte),

— Leistungen für Projektsteuerung/ Programmanagement für Sportveranstaltungen aus den letzten 5 Jahren im non-profit-Bereich mit Inklusionsschwerpunkt (max. 15 Punkte),

— Fachliche Begleitung von Stadtentwicklungsmaßnahmen mit Schwerpunkt Sportstättenkonzeption und/ oder integrativer Maßnahmen (max. 20 Punkte).

Mindeststandards:

Mindestens eine Referenz für:

— Leistungen für Projektsteuerung/ Programmanagement für Sportveranstaltungen, Mindestgröße 1 000 aktive Teilnehmer,

— Fachliche Begleitung von Stadtentwicklungsmaßnahmen o.ä. mit Schwerpunkt Sportstättenkonzeption und/ oder integrativer Maßnahmen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

— Referenzen für Projektsteuerung/ Programmanagement/ Nachhaltigkeitsmanagement für…

… Sportveranstaltungen, Mindestgröße 1 000 aktive Teilnehmer, 30 %,

… Sportveranstaltungen aus den letzten 5 Jahren mit Einbindung von öffentlichen Mitteln (Bund, Land, Kommunen o. ä.), 15 %,

— Referenzen Nachhaltigkeitsmanagement, 20 %,

— Referenzen Projektsteuerung/Programmanagement für Sportveranstaltungen aus den letzten 5 Jahren im non-profit-Bereich mit Inklusionsschwerpunkt, 15 %,

— Referenzen fachliche Begleitung von Stadtentwicklungsmaßnahmen mit Schwerpunkt Sportstättenkonzeption und/oder integrativer Maßnahmen, 20 %.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-12-02 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-02-29 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kosten-, Termin- und Qualitätsmanagement
Qualitätskriterium (Gewichtung): 24 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Personaleinsatz
Qualitätskriterium (Gewichtung): 8 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Organisation
Preis (Gewichtung): 60 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung (gGmbH)
Kontakt
Kontaktperson: KKP Köning und Partner, Franckestraße 02 in 06110 Halle
Internetadresse: www.specialolympics.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.de/unterlagen/2147523/zustellweg-auswaehlen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: post@senweb.berlin.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Erkannte Vergabeverstöße sind gemäß § 160 III Nr. 1 GWB innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zu der in dieser Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrages bei der unter Punkt VI.4.1) benannten Stelle zu rügen. Frist für die Beantragung eines Nachprüfungsverfahrens nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB (bei Ablehnung einer Rüge): spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mittelung des Auftraggebers, einer Vergaberüge des Unternehmens, welches eine Verletzung seiner Rechte nach den §§ 97 ff GWB geltend macht, nicht abhelfen zu wollen.

Quelle: OJS 2019/S 211-516805 (2019-10-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-02-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Bei den Special Olympics Weltspielen messen sich Menschen mit und ohne geistige Behinderung verschiedener Nationen, Kulturen, politischer Anschauungen und Religionen. Es handelt sich um die größte inklusive Sportveranstaltung der Welt. Bei den Special Olympics World Summer Games 2023 werden an neun Wettkampftagen etwa 7 000 Athletinnen und Athleten (inkl. Unified Partner) in 25 verschiedenen Sommersportarten teilnehmen. Die Special Olympics World Games (SOWG) wurden für das Jahr 2023 nach Berlin vergeben. Der Auftragnehmer wird als Dienstleister die Steuerung und Überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses, das Schnittstellenmanagement sowie die Steuerung der Nachhaltigkeitsthemen der Special Olympics World Games 2023 übernehmen.

Gesamtwert des Auftrags: 1 600 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Special Olympics World Games Berlin 2023 gGmbH

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-02-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 044-104562
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 211-516805
ABl. S-Ausgabe: 44

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftragnehmer wird als Dienstleister die Projektsteuerung und -überwachung des Planungs- und Umsetzungsprozesses, das Schnittstellenmanagement sowie die Steuerung der Nachhaltigkeitsthemen der Special Olympics World Games 2023 übernehmen. Dazu wird er

— konzeptionell tätig, indem er das Nachhaltigkeit- und das Veranstaltungskonzept mit entwickelt, Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Meilensteine definiert,

— koordinierend tätig, indem er die Planungs- und Umsetzungsprozesse steuert und überwacht und die Meilenstein- und Schnittstellenkoordination übernimmt,

— beratend tätig, in dem er fachlich unterstützt und ein Reporting erstellt,

Ferner wird der Auftragnehmer die Ergebnisse seiner Arbeit in geeigneter Weise dokumentieren und dazu in grafisch ansprechender Weise aufarbeiten. Alle Materialien sind sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zu erstellen. SOD benennt eine ständige Ansprechperson für den Auftragnehmer. Das eingesetzte Personal (ca. 3 Personen) hat seine Tätigkeit insbesondere im Büro des LOC in Berlin und an den Veranstaltungsorten auszuüben. Nationale und internationale Einsätze können, unter anderem beim Nachhaltigkeitsmanagement, erforderlich werden. Nachhaltigkeitsmanagement bedeutet dabei, dass die bundesweite Ausstrahlungswirkung der SOWG 2023 durch geeignete Maßnahmen genutzt wird, um die gesellschaftliche Teilhabe und Integration von Menschen mit geistiger Behinderung zu fördern und den strategischen Zielen des SOD e.V. im Hinblick auf Inklusion und die Umsetzung der UN-Konvention über die Rechte von Menschen mit Behinderungen eine hohe Akzeptanz zu verhelfen. Der Auftraggeber behält sich zu jedem Zeitpunkt vor, inhaltliche und konzeptionelle Anpassungen bezüglich der einzelnen Arbeitsschritte oder dem Projekt als solchen vorzunehmen. Der Auftragnehmer ist bereit für gegebenenfalls notwendige Abstimmungsprozesse ins Ausland zu reisen. Der Auftraggeber sieht folgende Leistungen zur Umsetzung des Auftrags als erforderlich an:

— Schnittstellenmanagement zum Verband SOD e. V.

Die Auflistung der Tätigkeiten ist, da es sich um ein dynamisches, fortentwickelndes Projekt handelt, nicht abschließend. Vertraglich geschuldet sind alle Projektsteuerungs- und Programmmanagementmaßnahmen, die Voraussetzung dafür sind, dass die SOWG 2023 bestmöglich vorbereitet und durchgeführt werden können und im Rahmen des Nachhaltigkeitsmanagements die Ziele des SOD e.V. bestmöglich verbreitet und anschaulich gemacht werden.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Deutschland

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projektmanagement Nachhaltigkeit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Termin- und Qualitätsmanagement

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-02-17 📅
Name: Proprojekt Planungsmanagement & Projektberatung GmbH
Postanschrift: Hedderichstraße 108-110
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60596
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: mail@proprojekt.de 📧
Land: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 630 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2020/S 044-104562 (2020-02-27)

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