Baustellen- und Ereignismanagement (BAU-ER)

Kurze Beschreibung

Auftragsgegenstand: die Lieferung einer Standardsoftware zur Genehmigung und Verwaltung von Sondernutzungen. Zum Leistungsgegenstand gehört zudem: eine Stadtlizenz (= eine unlimitierte Lizenz, Anpassungen der Anwendung an die Anforderungen der LHM, die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems (Installation, Konfiguration u. Integration in die IT-Infrastruktur d. LHM inkl. Inbetriebnahme des Gesamtsystems u. d. Schnittstellen), die Migration von Daten, die Dokumentation des angepassten Systems, die Schulung/Einweisung der entsprechenden Mitarbeiter, Unterstützungsleistungen (bis zur Abnahme), insbesondere für die fachliche Anpassung des Systems an die Anforderungen des AG, Service und Wartung/Support über 6 Jahren mit der Möglichkeit der optionalen Verlängerung um weitere 6 Jahre, Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme).

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand ist die Lieferung einer Standardsoftware für die Landeshauptstadt München zur Genehmigung und Verwaltung von Sondernutzungen. Der Leistungsgegenstand beinhaltet:
A) Lieferung einer Standardsoftware zur Genehmigung und Verwaltung von Sondernutzungen bei der LHM. Es wird eine Stadtlizenz (= unlimitierte Lizenz) unbefristet gegen Einmalvergütung dauerhaft überlassen;
B) Anpassung der Software an die Anforderungen des AGs inklusive der Schnittstellen;
C) Herbeiführen der Betriebsbereitschaft des Systems:
— die Installation und Konfiguration der Anwendung in der Infrastruktur des AGs,
— Integration in die vorhandene Systemlandschaft, Inbetriebnahme der Schnittstellen,
— Durchführung von Performance, Last- und Entwicklertest, Early -Live -Support.
D) Datenmigration: Der AN übernimmt die Migration der kompletten Daten aus 6 Altanwendungen. Hierfür ist ein Migrationskonzept zu erstellen;
E) Dokumentation des angepassten Systems;
F) Schulung Durchführung von Schulungen für die entsprechenden Mitarbeiter;
G) Unterstützungsleistungen bis zur Abnahme:
(Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme) Weiterentwicklung und Projektmanagement bis zur Abnahme des Systems, insbesondere für die fachliche Anpassung an die Anforderungen des AGs, insbesondere:
Spezifikation, Implementierung, Entwicklertest, Dokumentation und Produktivsetzung der Business Requirements, Unterstützung bei Test, Abnahme und der Inbetriebnahme;
H) Service und Wartung/Support
Ab Abnahme der Stufe 1 durch den AG über 6 Jahre mit der Möglichkeit einer optionalen Verlängerung um weitere 6 Jahre;
I) Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit nach der Abnahme (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): Optimierung und Erweiterung zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse (ca.100 Personentage pro Jahr).

Beschreibung der Optionen

a) Verlängerung der Systemserviceleistungen, nach Ablauf der sechsjährigen Laufzeit, um einmalig weitere 6 Jahre;
b) Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse im Umfang von ca. 100 Personentagen pro Jahr;
c) Schulungsleistungen für die entsprechenden Mitarbeiter über die Vertragslaufzeit.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

„Hinweis: Nachfolgend sind die Eignungsanforderungen gem. § 48 VgV aufgeführt. Die Bestätigung bzw. die Zusicherung der Erfüllung der A-Kriterien erfolgt mittels Eigenerklärung durch Unterschrift in der „Erklärung zum Teilnahmeantrag". Kriterien mit notwendiger textueller Erläuterung sind mit dem Wort „Text" kenntlich gemacht. Nähere Details sowie die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen und Vordrucke etc. finden sich in dem Dokument „Eignungsanforderungen". Dieses wird – wie die übrigen Vergabeunterlagen – unter dem in I.3) genannten Zugang zur Vergabeplattform zum Download zur Verfügung gestellt. Vorliegend handelt sich lediglich um einen Extrakt der Eignungsanforderungen, da eine Zeichenlimitierung auf 4 000 Zeichen besteht. Es gilt ausschließlich der Wortlaut aus dem Dokument „Eignungsanforderungen". Bitte berücksichtigen Sie, dass dieser Hinweis unverändert auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gilt. Dieser wird aus Platzgründen durch den Auftraggeber nur einmalig unter III.1.1) aufgenommen.“
Die in der folgenden Auflistung genannten Eigenerklärungen, welche ebenfalls aufgrund der Zeichenlimitierung ausschließlich unter III.1.1) aufgenommen werden, jedoch auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gelten, sind dem Teilnahmeantrag beizufügen, soweit sie einschlägig sind und sich aus den Eigenerklärungen selbst nichts anderes ergibt. Diese werden ebenfalls über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt:
3.1) Bewerber-/Bieterkonstellation;
3.2) Bevollmächtigung der Bewerber-/Bietergemeinschaft;
3.3) Unterauftragsvergabe;
3.4) Eignungsleihe;
3.5) Verpflichtungserklärung und Erklärung zur gemeinsamen Haftung;
3.6) Berufshaftpflichtversicherung;
3.7) Ausschlussgründe;
3.8) Verschwiegenheit;
3.9) Zustimmung zum Einsatz externer Unterstützung;
3.10) Scientology Schutzerklärung;
3.11) Vertraulichkeitserklärung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A2.1) Jahresumsatz (gesamt)
Die finanzielle Leistungsfähigkeit ist bei Ihnen auf Grundlage des geforderten Jahresumsatzes von mindestens 1 000 000 EUR in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre gegeben.
Geben Sie jeweils getrennt den Jahresumsatz (gesamt) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro an.
A2.2) Jahresumsatz (auftragsbezogen)
Die finanzielle Leistungsfähigkeit ist bei Ihnen auf Grundlage des Jahresumsatzes bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre gegeben.
Geben Sie jeweils getrennt den Jahresumsatz (auftragsbezogen) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro an.

A2.1) Jahresumsatz (gesamt)
Die finanzielle Leistungsfähigkeit ist bei Ihnen auf Grundlage des geforderten Jahresumsatzes von mindestens 1 000 000 EUR in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre gegeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A3.1) Unternehmenskonst.
Sämtl. beschr. Leistg werden v. Ihnen i. d. gen Unternehmenskonst. erbracht.
Stellen Sie Ihr Untern u. d. Konst dar, in d Sie anbieten. Gehen Sie dabei auf sämtl. beteiligt. Untern. (Bieter, Bietergem., Unterauftragn. bzw. i. Rahmen d. Eigngsleihe verbundenen Untern.) ein.
Stellen Sie dar. hin. dar, i. welcher Konst. d. Aufgabengeb. abgedeckt werden, d. h. wer welche Aufgabengeb. konkr. übernimmt (Überschneid., Doppel. u. Mehrfachnenn. sind mögl.).
A3.2) Personal (ges.)
Die techn. Leistgsfähigk. ist bei Ihnen auf Grundl. d. Gesamtz. d. fest angest. MA d. letzt. 3 abgeschl. Geschäftsj. gegeben.
Geben Sie jew. getr. d. MAZahl (ges.) Ihres, sow. sämtl. beteiligt. Untern., jew. getr. f. d letzt. 3 abgeschl. Geschäftsj. in Pers. an.
A3.3) Personal (auftragsb.)
Die techn. Leistungsgsfähigk. ist bei Ihnen auf Grundl. d Gesamtz. d. fest angest. MA. bez. auf d. Ausschreibgsgegenst. d. letzt. 3 abgeschl. Geschäftsj. gegeben.
Geben Sie jew. getr. d MAZahl (auftragsb.) Ihres, sow. sämtl. beteiligt. Unt., jew. getr. f. d letzt. 3 abgeschl. Geschäftsj. in Pers. an.
A3.4) Personalqualifikation
Von Ihnen wird zugesichert, d. Sie i. d. Lage sind, MA z. Verf. zu stellen, d. d. dt. Sprache i. Wort u. Schrift fließ. beherrschen, diese i. Projekt anw. u. i. sämtl., d. Auftragg. z Verf. gest. Dokum. verwenden.
Dar. hin. wird von Ihnen zugesichert, dass Sie i. d. Lage sind, MA m. folg. Kenntn. bzw Fähigk. (Skills) z. Verf. zu stellen:
Ansprechp. f. d. AG i Bez. auf:vertragl.,fachl. u. techn. Belange
PL.:Steuerung d MA d AN
Fachl. Berat.: Analyse; fachl. u techn. Architektur; Produktspezialist
Entwickl.: Customiz. d. angebot. Anwend.; Programmierkenntn. z. Anpassen d. angebot. Anwend.
Techn. Berat. u. Umsetz.: Kenntn. z. Integrat. v. techn. Schnittst. wie z. B. LDAP, Active Directory, eGoV-Portale, relation. Datenb., Geodaten/GIS;Install., Konfig. (Server u. Clients) sow. SWvert. auf Clients; Datenmigr. m. Schwerp. Import v. struktur. u. unstruktur. Daten Schulg:Schulgskomp.; Produktspezialist; Prozess-Kenntn.
Alle MA verfügen üb fachl. Komp. i. Bereich d. Verwaltgsproz., insb zu d. Thema Baust.- u. Ereignismanagem.
Geben Sie je Skill d. MAZahl (auftragsb.) an (Mehrfachnenn. mögl).
A3.5) Profile f Personalqualif.
Von Ihnen wird zugesichert, dass Sie i. d. Lage sind, mind 2 MA z Verf. z. stellen, d. i. Summe d. i. A3.4 gen. Personalqual. haben.
Z Verifizier. reichen Sie entspr Profile ein.
A3.6) Referenzprojekte/Referenzkunden
Nennen u beschr. Sie mind 3 vergleichb. Referenzpr. bez. auf d. Ausschreibgsgegenst. D Referenzpr. sind vergl., wenn sie d. folg. Merkm. erfüllen: D Anz. d. Anwender d. IT-Syst. ist größer als 50 Pers. D Anz. d Flächensondernutz., d. in d IT-System verwaltet werden, ist >5 000 pro J..D Referenzk. ist eine Stadt >150 000 Einw.
Folg. Leist. bez. auf d Auftragsgegenst. müssen i. d. Referenzpr. erbracht worden sein:
Lief. u Konfig. einer StandardSW. z. Genehm. u. Verw. v Flächensondernutz.
Anpass. d. StandardSW einschl. Integr. v. Schnittst.
Unterstützg bei d. Einführg d. angep. Anwendg durch:Projektmanagem.; Anfordergsmanagem.; Dokum. (z. B. Fachkonz., Systemspezifik., Anwenderhandb.); Customiz. bzw Implement.; Migr. v. Daten; Test u. Abnahme; Schulg Fachl. u. techn. Support
Sollte i. einem Referenzpr. nur Teile d. gen. Leistg erbracht worden sein, so nennen u. beschr. Sie bitte weit. Referenzpr., i. welchen d. übr. Teile bez. auf d jew. Ausschreibgsgegenst. erbracht worden sind. I. Summe muss über alle Referenzpr. nachgew. werden, dass d. kompl. o. g. Leistg abgebildet wurden.
Hinw: Gewertet werden nur Ref., d. innerh. v. 5 J. v. d. Ablauf d. Teilnahmefr. abgeschl. worden sind. Lauf. Referenzpr. werden nur gewertet, wenn sie mind. 0,5 J. Laufzeit aufweisen. Bei mehr. Referenzk. kann es sich auch um unterschiedl. organisator. Einh. eines Auftragg. handeln. Referenzk. können f verschied. Ref. mehrf. benannt werden.
Die Ref. sind einzeln u nachein. mit allen geford. Angaben darzust. Vermischg d Ref., unkl. Verweise u. ähnl sind zu vermeiden. Können Ang. nicht eind. zugeordnet werden, kann d Ref. nicht gewertet werden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

A3.5) Profile für Personalqualifikation
Von Ihnen wird zugesichert, dass Sie in der Lage sind, mindestens 2 Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen, die in Summe die in A 3.4 genannten Personalqualifikationen haben.
Allgemeine Erläuterungen:
Alle eingereichten Profile müssen folgende Angaben enthalten:
Firmenzugehörigkeit (Seit wann ist die Person bei Ihnen beschäftigt?)
Art des Beschäftigungsverhältnisses (festangestelltes/freies Personal)
Ausbildung, Studium, Titel
Kurzprofil (beruflicher Werdegang und Projekterfahrung – mit Zeitangaben)
Referenzprojekte (Dauer, Umfang, Kurzbeschreibung der Tätigkeiten bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand; es muss erkennbar sein, welche Leistungen der/die Mitarbeiter/in selbst erbracht hat)
A3.6) Referenzprojekte Referenzkunden
Nennen und beschreiben Sie mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand.
Allgemeine Erläuterungen:
Alle eingereichten Referenzprojekte/Referenzkunden müssen folgende Angaben enthalten:
Name des Referenzprojektes/Referenzkunden
Zeitraum der Aufgabenerfüllung (innerhalb der letzten 5 Jahre, jeweils Monat und Jahr angeben)
Ansprechpartner des Referenzkunden mit Tel.-Nr. und E-Mail-Adresse
Inhaltliche Darstellung der von Ihnen erbrachten Leistungen mit Umfang bzw. Mengenangaben, dies ggf. getrennt nach den beteiligten Unternehmen:
Liefergegenstand (Software/Modul/Dienstleistung)
Anzahl betreute Einwohner
Anzahl Anwender des IT-Systems
Anzahl Flächensondernutzungen
Berücksichtigte Flächensondernutzungsarten (gemäß Leistungsbeschreibung, Abschnitt 3.1.2.2)
Beschreibung (gemäß Aufgabengebiete/Aufgabenkategorien und Projektumfeld)
Hinweise:
Gewertet werden nur Referenzen, die innerhalb von 5 Jahren vor dem Ablauf der Teilnahmefrist abgeschlossen worden sind. Laufende Referenzprojekte werden nur gewertet, wenn sie mindestens ein halbes Jahr Laufzeit aufweisen.

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
1) Bewerber-/Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum 6.6.2019, 12.00 Uhr über das eVergabe-System zu stellen. Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
2) Unterstützung des Auftraggebers:
Hier wird insbesondere auf den Abschnitt 1.13. der Bewerbungsbedingungen hingewiesen.
– Abweichung von der Regelvergabe:
Der AG ist lt. §98 i. V. m. §99 Nr. 1 GWB, § 115 i. V. m. §119 Abs. 2 GWB grundsätzlich an die Anwendung der Verfahrensarten „Offenes und nicht offenes Verfahren" gebunden, es sei denn es liegen begründete Ausnahmefälle lt. §119 Abs. 2 GWB i. V. m. §14 Abs. 2, 3, 4 VgV vor, die die Wahl eines der nachrangigen Verfahren rechtfertigen. Vorliegend basiert die auszuschreibende Leistung auf einer Standardsoftware. Jedoch bestehen aufgrund der Größe des AG eine Vielzahl von spezifischen Anforderungen, die ggf. einen entsprechenden Anpassungsaufwand erfordern. Die genauen Vertragsinhalte hierzu können durch den AG deshalb noch nicht mit ausreichender Genauigkeit beschrieben werden. Die notwendigen technischen Änderungen müssen mit den Bietern erörtert und verhandelt werden. Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. §14 Abs. 3 Nr. 1 und Nr. 3 VgV zu.
– Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:
Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. §97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§97 Abs. 4 Satz 3 GWB). Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die zu beschaffende Software zwingend mit den weiteren Leistungen des Auftragsgegenstands (Customizing, Schulungen, Systemservice) kompatibel sein muss und potentielle Bewerber/Bieter somit das gesamte Aufgabenspektrum übernehmen müssen. Zudem müssen die einzelnen Schritte nahtlos ohne Verzögerung fortgesetzt werden. Außerdem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Anbieter, die eine Erbringung von Customizing- und Pflegeleistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengen abhängigen Teillosen ist daher nicht möglich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).