Beratungs- und Entwicklungsdienstleistungen für zentrale SAP-Systeme des Landes Hessen (2 Lose)

Beschreibung der Beschaffung

Das LRM RW ist als klassische 3-System-Landschaft ausgeprägt. Zur Abbildung seiner Geschäftsprozesse werden im Land Hessen alle relevanten Komponenten des SAP Rechnungswesens eingesetzt. Dies sind im Einzelnen:
— Controlling (CO),
— Projektsteuerung (PS),
— Finanzbuchhaltung (SAP FI),
— Haushaltsmanagement (SAP PSM),
— Anlagenbuchhaltung (SAP FI-AA),
— Investitionsmanagement (SAP IM),
— Materialwirtschaft (SAP MM),
— Vertrieb (SAP SD),
— Formularentwicklung (SAP PO aBPM),
— Process Orchestration (SAP PO) – im Aufbau.
Zur Abbildung der Besonderheiten des Förderwesens wurde in einem eigenen Finanzkreis auch das SAP PSM Budgetverwaltungssystem eingeführt.
Zwischen den einzelnen Komponenten der Systeme sowie zwischen den verschiedenen SAP-Systemen (ERP, CRM, SRM, BI, PO und HCM) bestehen Schnittstellen auf Basis unterschiedlicher Technologien (RFC, ALE, File-Transfer, Uploads).
Das Land Hessen verwendet zur Archivierung seiner Stamm- und Bewegungsdaten das Archivierungs Add On der Firma PBS. Für die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist das SAP Invoice Management by Open Text produktiv. Die Pflege von Umlagezyklen in CO erfolgt im Add On Kern Design der Firma Kern.
Das ERP-Umfeld gliedert sich im Land Hessen in 3 große Blöcke: Den Bereich Financials mit den SAP-Komponenten FI, FI-AA, PSM (sowohl Klassische Budgetierung, als auch Budgetverwaltungssystem).
Darin eingeschlossen ist auch die Integration der Fördermittelbewirtschaftung mittels PSM GM. Der zweite Bereich ist der Bereich Controlling mit den SAP-Komponenten CO, PS und IM. Im dritten Bereich Logistik werden die Komponenten SD und MM eingesetzt.
Während der Vertragslaufzeit sind u. a. Projekte in den folgenden Themengebieten denkbar:
— Vorbereitungsprojekte zur Einführung bzw. Umstellung auf S/4 HANA,
— Kontenplanumstellung im SAP ERP,
— Umsetzung der Vorgaben aus der Umstellung des bundeseinheitlichen Gruppierungsplans,
— Einführung der neuen Landeshaushaltsordnung unter Aktivierung eines zusätzlichen Kontierungselements in Plan und ist,
— Folgeprojekt zur Optimierung des automatisierten Kreditorischen Rechnungs- und Gutschriftsworkflows,
Im Folgenden sind die zu beschaffenden Leistungen mit kurzer Beschreibung dargestellt:
— Beratung und Unterstützung bei der fachlichen und technischen Konzeption von Geschäftsprozessen im SAP Rechnungswesen sowie bei der Optimierung der bereits Ausgeprägten Geschäftsprozesse, zum Beispiel bei der Überführung in Portal-Anwendungen,
— Unterstützung bei der Analyse und Konzeption übergreifender Prozesse unter Berücksichtigung von SAP CRM, SAP SRM, SAP HCM, SAP PO und SAP-BI Funktionalitäten,
— Programmier- und Customizingarbeiten (prozedurale, objektorientierte sowie Web-Dynpro Programmiermethoden),
— Entwicklung und Realisierung programmtechnischer kundeneigener Lösungen im SAP ERP (Programmierung in ABAP/ABAP OO, Web Dynpro for ABAP (WD4A)) sowie Nutzung von Erweiterungsmöglichkeiten (BAdI, User Exit, Customer Exit) sowie Programmierung im SAP-Java-Umfeld (NWDS),
— Know-how-Transfer im Rahmen von Workshops und Dokumentationen,
— Unterstützung bei Konzeption und Umsetzung von Entwicklungsprojekten einschließlich Projektmanagementaufgaben,
— Technische und fachliche Beratung bei der Sollkonzeption,
— Mitarbeit bei der Produktivsetzung und Betriebsunterstützung (Support)Präsentation von Konzepten und Projektergebnissen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft und hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Er verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht vom Auftraggeber spätestens 2 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird. Der Vertrag endet automatisch 48 Monate nach Zuschlagserteilug, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Beschreibung der Beschaffung

Im Zuge der Einführung eines Fördermittelkatasters für die Hessische Landesverwaltung wurde in 2016 die Fördermittelbewirtschaftung mittels SAP CRM Grantor als neues SAP-Landesreferenzmodell (LRM) GM eingeführt. In dieser neuen 3-System-Landschaft (SAP CRM 7.0, EHP 4) wurden nur die Funktionalitäten der Fördermittelvergabe (Grantor Management) aktiviert und werden seither sukzessive in der Landesverwaltung ausgerollt.
Es bestehen Schnittstellen von diesem CRM-System zu den SAP-Systemen des LRM RW und der Systemplattform für Berichtswesen (SAP BI) sowie für einen Teil der Förderprogramme zum Online-Antragsverfahren mittels SAP PO (aBPM).
Für die Folgejahre ist die Fortsetzung des staffelweisen Roll-Outs des LRM GM in allen Fördermittelbuchungskreisen des Landes unter paralleler Anbindung an das Online-Antragsverfahren vorgesehen. Daneben sollen Anwendungsoptimierungen und zusätzliche Prozesse und Vorgänge eingeführt werden.
Zu den wichtigsten und zu unterstützenden Schwerpunkten des CRM-Grantor-Teams im HCC zählen Prüfung und Realisierung (bei Bedarf in Form von Einzelprojekten) der bislang identifizierten Weiterentwicklungs- und Optimierungsansätze und die Unterstützung des Betriebsteams in Programmiertätigkeiten. Nachfolgend werden einige der Themen zur Weiterentwicklung und Optimierung beispielhaft aufgeführt:
Bislang wurden nur jene Zahlungs- und Positionstypen ausgeprägt, die durch die angebundenen Buchungskreise benötigt werden. Die übrigen Zahlungs- und Positionstypen sollen sukzessive in den LRM Standard aufgenommen und in den bestehenden Workflow eingebunden werden. Dabei sind insbesondere deren Auswirkungen auf das Statusschema und Bescheidänderungen zu berücksichtigen.
Bei Bewilligungen unter Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen handelt es sich häufig um komplexe Sachverhalte, die mit einer Vielzahl von Bewilligungspositionen zu erfassen sind. Um die Abbildung sowohl im Bewilligungszeitpunkt, als auch beim späteren Mittelabruf für die Anwender zu verbessern und das Fehlerpotenzial im Gegenzug zu verringern, sollen verschiedene Optimierungsansätze im Hinblick auf ihre technische Machbarkeit geprüft werden. Ziel ist es, zu einer einfacheren Erfassung unter z. T. automatischer Generierung von Eingabeinformationen zu kommen, die dann auch entsprechend zu realisieren ist.
Neben der Abbildung von Geschäftsvorfällen, die auf Einzelsachverhaltsebene geprüft und bearbeitet werden, sollen auch Möglichkeiten geprüft werden, Massenverfahren/ Sammelbescheide maschinell zu generieren. Diese sollen anschließend technisch verifiziert und umgesetzt werden.
Mit der sukzessiven Einführung von SAP CRM Grantor in der Hessischen Landesverwaltung muss zudem eine technische Möglichkeit geschaffen werden, Geschäftsvorfalldaten, die in der Fördermittelbewirtschaftung verarbeitet wurden, zu archivieren. Hierzu sind Abbildungsmöglichkeiten zu erarbeiten, technisch zu verifizieren und anschließend umzusetzen.
Im Rahmen der aufgeführten und ggf. auch weiteren Projekt- und Betriebsaufgaben im SAP CRM-Umfeld werden folgende Beratungs- und Entwicklungsleistungen benötigt:
— Beratung und Unterstützung bei der technischen Konzeption von Geschäftsprozessen in der Fördermittelbewirtschaftung mit SAP CRM Grantor, insbesondere bei der Optimierung der bereits in SAP CRM abgebildeten Vorgänge,
— Unterstützung bei der Anbindung von SAP CRM an SAP ERP, SAP BI sowie an SAP PO (aBPM),
— Unterstützung bei Programmierarbeiten seitens/mittels:
—— WEB UI,
—— ABAP/ABAP OO und BAdIs,
—— Application Enhancement Tool (AET) und Easy Enhancement Workbench (EEWB),
—— One Order Frameworks,
—— Erweiterungen von Vorgängen im Business Object Layer (BOL) und dem Generischen Interaction Layer (Genil),
—— BSP WD Workbench,
—— Erweiterungen mittels SAP CRM Workflow-Management, der Business Rule Framework (BRF), dem Post Processing Framework (PPF), dem Email Response Management System (ERMS) und der Groupware Integration,
— Know-how-Transfer im Rahmen von Workshops und Dokum.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Erklärung betr. Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen
Der Bieter hat die Eigenerklärung gemäß dem Gemeinsamen Runderlass über den „Ausschluss von Bewerbern und Bieter wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen“ in der Fassung vom 12.12.2017 (StAnz. 1/2018 S. 15 ff) ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Bei elektronischem Versand ist die Eigenerklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen. Zusätzlich weist die Vergabestelle an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der zentralen Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren (MIS) bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäߧ 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung angefordert.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen. Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Los 1:
Der Bieter weist zu den unten genannten Themen entsprechende Projekte aus den letzten 3 Jahren nach. Ein Projekt wird anerkannt, wenn es eine Mindestdauer von 6 Monaten hatte und 90 Projekteinsatztage nachgewiesen werden. Zum Bereich Public Sector Management (PSM) sind 2 Projekte nachzuweisen, von denen eines zwingend aus der öffentlichen Verwaltung erfolgen muss. Einzelne Projekte können zum Nachweis der Referenzen für mehrere der unten unter lit. a) bis m) genannten Anforderungen benannt werden. Soweit in einem Bereich gem. lit. a) bis m) mehrere Projekte gefordert werden, sind die Kriterien (fachlichen Anforderungen) in jedem genannten Projekt zu erfüllen. Projekte können auch im Rahmen eines Auftrags erfolgt sein.
Darstellung von mindestens 23 geeigneten Referenzen (dies stellt keine Obergrenze dar) aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist“), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.
a) SAP-Archivierung (2 Projekte);
b) SAP ERP Externes Rechnungswesen (2 Projekte);
c) SAP ERP Externes Rechnungswesen (1 Projekt);
d) SAP ERP Externes Rechnungswesen (1 Projekt);
e) SAP ERP Externes Rechnungswesen (1 Projekt);
f) SAP ERP Internes Rechnungswesen (2 Projekte);
g) SAP ERP Internes Rechnungswesen (2 Projekte);
h) SAP ERP Logistik (2 Projekte);
i) SAP XI/PI/PO (2 Projekte);
j) Projektmanagement (2 Projekte);
k) Projektmanagement (2 Projekte);
l) SAP ERP Public Sector Management (PSM) (2 Projekte, davon
m) Expertenrolle (2 Projekte);
Bei Bietergemeinschaften sind ebenfalls mindestens 23 Referenzen anzugeben (dies stellt keine Obergrenze dar), aus denen die Leistungsfähigkeit der Bietergemeinschaft hervorgeht (entweder durch Angabe von Referenzen einzelner Mitglieder der Bietergemeinschaft oder der Bietergemeinschaft als solcher). Bei dem Einsatz von Unterauftragnehmern können auch Referenzen des Unterauftragnehmers angegeben werden. Dies gilt jedoch nur im Falle der Eignungsleihe gemäß § 47 VgV.
Los 2:
Der Bieter weist mindestens 3 Projekte aus den letzten 3 Jahren im Bereich SAP CRM nach, wovon 2 Projekte zwingend in der öffentlichen Verwaltung durchgeführt worden sein müssen. Definition eines Projektes: Mindestdauer eines Projektes: 6 Monate und mindestens 90 Einsatztage in diesem Projekt.
Die folgenden Themen müssen in den beschriebenen Projekten nachgewiesen werden. Einzelne Projekte können zum Nachweis der Referenzen für mehrere der genannten Anforderungen benannt werden.
1) Entwicklung und Programmierung von CRM-Fördermittelmanagement (Grantor);
2) Entwicklung und Programmierung von SAP CRM unter Nutzung ABAP, ABAP OO, BAdI's, One Order Framework, WEB UI und BSP WD Workbench;
3) Entwicklung und Programmierung mit dem Business Object Layer (BOL) und dem Generischen Interaction Layer (Genil).
Zu allen 3 Anforderungen sind Erfahrungen zum CRM-Grantor zwingend.
Zur Klarstellung: Zum Thema 1, 2 und 3 müssen jeweils 3 Projekte wie oben beschrieben nachgewiesen werden. Das bedeutet, das mind. 3 Projekte (wenn alle 3 Themen in einem Projekt abgedeckt sind) und maximal 9 Projekte (wenn nur ein Themenfeld pro Projekt abgebildet ist), nachzuweisen sind. Dies stellt jedoch keine Obergrenze dar.
Bei Bietergemeinschaften sind ebenfalls mindestens 3 Referenzen anzugeben, aus denen die Leistungsfähigkeit der Bietergemeinschaft hervorgeht (entweder durch Angabe von Referenzen einzelner Mitglieder der Bietergemeinschaft oder der Bietergemeinschaft als solcher). Bei dem Einsatz von Unterauftragnehmern können auch Referenzen des Unterauftragnehmers angegeben werden. Dies gilt jedoch nur im Falle der Eignungsleihe gemäß § 47 VgV.
Hinweis der Vergabestelle:
Um einen ausreichenden Wettbewerb im Vergabeverfahren sicherzustellen, wird die Vergabestelle auch einschlägige Referenzaufträge berücksichtigen, die mehr als 3 Jahre zurückliegen (gilt nur für Los 2).

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Zuschlags-/ Leistungskriterien Los 1
Es werden die folgenden Zuschlagskriterien mit der jeweiligen Gewichtung festgelegt: 60 % Leistung (Konzept), 40 % Preis
Bei der Preisermittlung ist der Tagessatz (in EUR) eines Beraters unter Berücksichtigung der Gewichtung maßgeblich. Der Preis ist ohne die gesetzliche Mehrwertsteuer anzugeben. Bei der gesetzlichen Mehrwertsteuer ist von 19 % auszugehen (Datei „Preisblatt_Los1“ auf der Vergabeplattform). Ein davon abweichender Mehrwertsteuersatz ist im Preisblatt anzugeben. Im Rahmen des Preisangebotes können unterschiedliche Preise für die Themenbereiche „Projektmanagement“, „Programmierung“, „ERP-Beratung inkl. Archivierung“ sowie „Expertenrolle“ angegeben werden. Es fließen die Tagessätze brutto in die Bewertung ein. Die Bewertung des Preises erfolgt durch Punktevergabe. Es werden insgesamt maximal 100 Punkte vergeben.
Die verschiedenen Tagessätze werden entsprechend der nachfolgenden Tabelle gewichtet:
Projektmanagement 15 %, ERP-Beratung inkl. Archivierung 50 %, Programmierung 20 %, Expertenrolle 15 %
Der niedrigste Angebotspreis (Tagessatz, brutto) erhält mit 15 Punkten bei Projektmanagement, 50 Punkten bei ERP-Beratung inkl. Archivierung, 20 Punkten bei Programmierung und 15 Punkte für die Expertenrolle die höchste Punktzahl (P). Bei Angeboten mit den höheren Tagessätzen werden relativ zu ihrer Abweichung vom günstigsten Angebot entsprechende Punkte vergeben.
Diese Rechnung wird sodann für alle 4 Tagessätze (Projektmanagement, ERP-Beratung inkl. Archivierung, Programmierung und Expertenrolle) durchgeführt und anschließend die erreichten Punktzahlen addiert.
Aufgabenstellung: „Erarbeitung eines Konzeptes“
Für das Zuschlagskriterium Leistung werden 2 Konzeptproben mit jeweils 50 % Gewichtung festgelegt.
— Konzept 1: Einführung Geschäftspartner-Verwaltung 50 %,
— Konzept 2: Umstellung auf das Budgetverwaltungssystem 50 %.
Konzept 1: Einführung der Geschäftspartner-Verwaltung:
a) Darstellung der technischen Möglichkeiten für die Abbildung der Geschäftspartner-Verwaltung in einem produktiven ERP-System. 40 %;
b) Darstellung der Folgen der Abbildungsmöglichkeiten für den Datenbestand im ERP. 30 %;
c) Darstellung der Vor- und Nachteile der verschiedenen Abbildungsmöglichkeiten. 15 %;
d)Darstellung der erforderlichen Vorarbeiten je Abbildungsmöglichkeit. 15 %.
Konzept 2: Einführung der Geschäftspartner-Verwaltung:
a) Darstellung der Vorgehensweise zur Umstellung von FBS auf BCS. 50 %;
b) Darstellung der Folgen der Umstellung auf den Datenbestand im ERP. 30 %;
c) Darstellung der Abhängigkeiten zu weiteren S4/HANA-Vorarbeiten. 20 %.
Die Bewertung der Angebote erfolgt durch Addition der gewichteten Punktzahlen für Preis und Leistung. Dabei wird die Kennzahl der Angebots-Bewertung (Z) unter Berücksichtigung der Gewichtungen nach folgender Formel aus den Punkten (P) und den Leistungspunkten (L) ermittelt:
Z = L x 60 % + P x 40 %
Wobei:
— Z – Kennzahl für die Angebots-Bewertung (4 Nachkommastellen),
— L – in der Bewertung der Leistung (Konzept) erreichte Leistungspunkte (maximal 100 Punkte),
— P – auf Basis der Summe der jeweils niedrigsten Angebotspreise (Tagessatz) ermittelte Preispunkte (maximal 100 Punkte).
Zuschlagskriterien für Los 2:
— Leistung (Konzept) 60%,
— Preis 40 %.
Die Preisermittlung erfolgt analog zu Los 1.
a) Darstellung der technischen Möglichkeiten für die Abbildung beider Fallvariationen von Massenverfahren, 40 %;
b) Einbindung der vorgesehenen Lösungsmöglichkeiten in die entsprechenden Prozessschritte, 20 %;
c) Darstellung der Vor- und Nachteile der verschiedenen Vorgehensweisen, 30 %;
d) Plausibilität der Ansätze zur Generalisierung, 10 %.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.