Beratungs- und Projektsteuerungsleistung im Zuge der Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung

WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH

Es ist beabsichtigt eine digitale Dokumentenverwaltung inkl. Schnittstelle zum ERP System Wodis Sigma der Aareon AG (vom Posteingang über die Vorgangsbearbeitung bis hin zum Postausgang) im Unternehmen einzuführen. Dafür sollen externe Beratungsleistungen in Anspruch genommen werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-07-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-06-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DATAGROUP Business Solutions GmbH

Wer?

• WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Mecklenburg-Vorpommern › Rostock, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-06-14	Auftragsbekanntmachung
2019-11-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-06-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: SC-136-SL-2019
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Rostock, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH
Postanschrift: Lange Str. 38
Postleitzahl: 18055
Postort: Rostock
Kontakt
Internetadresse: http://www.WIRO.de 🌏
E-Mail: vergabe@wiro.de 📧
URL der Dokumente: https://portal.evergabemv.de/E85229915 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-06-14 📅
Einreichungsfrist: 2019-07-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-06-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 114-280280
ABl. S-Ausgabe: 114
Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen finden Sie auf der folgenden Internetseite unter: Siehe I.3) Hier sind die Bewerbungsunterlagen für die ausgeschriebene Leistung zum Download kostenfrei hinterlegt. Es erfolgt kein Versand der Bewerbungsunterlagen per Post oder E-Mail. Mehrfachbeteiligungen in personell identischer Form werden nicht zugelassen. Bewerbungen per E-Mail sind nicht zulässig. Die Bewerbungsfrist ist zwingend einzuhalten. Es sind nur Bewerbungen mit vollständig ausgefülltem und unterzeichnetem (Textform) Teilnahmeantrag sowie der beigefügten Formulare und den darin geforderten Angaben und Anlagen einzureichen. Nachforderungen in der Bewerbungs- und Angebotsphase, die nicht firstgerecht eingehen, führen zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. „Fragen und Antworten“ während der Bewerbungsphase werden nur in anonymisierter Form auf der Vergabeplattform veröffentlicht. „Fragen und Antworten“ während der Angebotsphase werden Bietern ebenfalls auf der vorgenannten Vergabeplattform bereitgestellt. Ein Versand der Fragen und Antworten während der Bewerbungsphase per E-Mail erfolgt nicht. Weitere vorläufige Termine des dem Teilnahmewettbewerb anschließenden Verhandlungsverfahrens sind geplant: Versand der Angebotsaufforderung 31. KW 2019; Einreichung der Erstangebote 37. KW 2019; Verhandlungsgespräche 39. KW 2019.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

3 Leistungsphasen:

1. LPh:

a) Analyse der aktuellen Post- bzw. Dokumenteneingangs- und -ausgangsprozesse und des Dokumentendurchlaufs in den einzelnen Bereichen des Unternehmens;

b) Erarbeitung einer Konzeption hinsichtlich der zukünftigen Umsetzung der digitalen Dokumentenverwaltung.

2. LPh:

a) Erarbeitung des Anforderungskataloges bzw. der Leistungsbeschreibung für die Beschaffung des Dokumentenmanagement-Systems;

b) Erarbeitung der Ausschreibungsunterlagen inkl Vertragsentwurf;

c) Begleitung der Ausschreibung; die Ausschreibung selbst wird von der Vergabestelle der WIRO durchgeführt 3. LPh: Projektsteuerung im Zuge der Implementierung des neuen Dokumentenmanagement-Systems.

Dauer: 22 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Rostock

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Für die geforderten Angaben sind die Formulare des Teilnahmeantrags, die die Vergabestelle zur Verfügung stellt, zwingend zu verwenden und auszufüllen. Diese Unterlagen sind unter der folgenden Adresse herunterzuladen: siehe I.3). Die Vergabestelle behält sich vor, die jeweils geforderten bzw. von den Eigenerklärungen erfassten Unterlagen und Nachweise jederzeit nachzufordern.

Ausländische Bewerber können anstelle der geforderten Eignungsnachweise auch vergleichbare Nachweise vorlegen. Sie werden anerkannt, wenn sie nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, indem das Unternehmen ansässig ist, erstellt wurden. Bestätigungen in anderen als der deutschen Sprache sind in Übersetzung in die deutsche Sprache vorzulegen.

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen und Erklärungen elektronisch abzugeben:

— Eigenerklärung zur Eignung (Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB),

— Bietererklärung – Ergänzung des Angebotsschreibens,

— Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (nur sofern anwendbar).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Eigenerklärung gem. Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ über:

— Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsfahren,

— Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung,

— Berufshaftpflichtversicherung mit ausreichender Mindestdeckungssumme für Personen- und Sachschäden in Höhe von 3 Mio € (2-fach maximiert) und Vermögensschäden in Höhe von 1 Mio EUR,

— Angabe zur wirtschaftl. Verknüpfung/Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen.

Die Vergabestelle behält sich vor, die jeweils geforderten bzw. von den Eigenerklärungen erfassten Unterlagen und Nachweise jederzeit nachzufordern.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Eigenerklärung gem. Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung":

— Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft,

— 2 Referenzen zum Nachweis der Erfahrung mit der Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung (alle 3 Phasen der Leistungsbeschreibung) (Mindestanforderung),

— mind. 1 Referenz zum Nachweis der Erfahrung mit der Durchführung…

… vergleichbarer Beratungsprojekte im Bereich der digitalen Dokumentenverwaltung in kommunalen Unternehmen (Auswahlkriterium),

… von Projekten im Umfeld von Software- Ausschreibungen für kommunale Unternehmen oder Kommunen (Auswahlkriterium),

— mind. ein festangestellter eigener Mitarbeiter, der für die Realisierung des ausgeschriebenen Projektes vorgesehen ist, war in den letzten 5 Jahren im Bereich der Beratung zur „digitalen Dokumentenverwaltung“ tätig,

— mind. 1 Referenz zum Nachweis der Erfahrung mit der Durchführung von Beratungsprojekten…

… im Zuge der Einführung von Software (>50 Projekttage) für vergleichbare Unternehmen der Wohnungswirtschaft (Auswahlkriterium),

… in Verbindung mit dem ERP System Wodis Sigma der Aareon AG (Auswahlkriterium)

Die angeführten Projekte müssen innerhalb der vergangenen 5 Jahre (Stichtag: 1.1.2014) realisiert worden sein.

Die Vergabestelle behält sich vor, die jeweils geforderten bzw. von den Eigenerklärungen erfassten Unterlagen und Nachweise jederzeit nachzufordern.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Bietererklärung – Ergänzung des Angebotsschreibens (nach VgV M-V)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Auswahlmatrix:

— Anzahl der durchgeführten vergleichbaren Beratungsprojekte im Bereich der digitalen Dokumentenverwaltung in kommunalen Unternehmen,

— Anzahl der durchgeführten Projekte im Vorfeld von Software-Ausschreibungen für kommunale Unternehmen oder Kommunen,

— Anzahl der durchgeführten Beratungsprojekte im Zuge der Einführung von Software (>50 Projekttage) für vergleichbare Unternehmen der Wohnungswirtschaft,

— Anzahl der Beratungsprojekte in Verbindung mit dem ERP System Wodis Sigma der Aareon AG.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2 Monate
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projektteam
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Gesamteindruck der Präsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5 %
Preis (Gewichtung): 60 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Städtische Wohnungsgesellschaft
Kontakt
Internetadresse: www.WIRO.de 🌏
Dokumente URL: https://portal.evergabemv.de/E85229915 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Mehrfachbeteiligungen in personell identischer Form werden nicht zugelassen. Bewerbungen per E-Mail sind nicht zulässig. Die Bewerbungsfrist ist zwingend einzuhalten.

Es sind nur Bewerbungen mit vollständig ausgefülltem und unterzeichnetem (Textform) Teilnahmeantrag sowie der beigefügten Formulare und den darin geforderten Angaben und Anlagen einzureichen. Nachforderungen in der Bewerbungs- und Angebotsphase, die nicht firstgerecht eingehen, führen zum Ausschluss vom weiteren Verfahren.

„Fragen und Antworten“ während der Bewerbungsphase werden nur in anonymisierter Form auf der Vergabeplattform veröffentlicht.

„Fragen und Antworten“ während der Angebotsphase werden Bietern ebenfalls auf der vorgenannten Vergabeplattform bereitgestellt.

Ein Versand der Fragen und Antworten während der Bewerbungsphase per E-Mail erfolgt nicht.

Weitere vorläufige Termine des dem Teilnahmewettbewerb anschließenden Verhandlungsverfahrens sind geplant:

Versand der Angebotsaufforderung 31. KW 2019; Einreichung der Erstangebote 37. KW 2019; Verhandlungsgespräche 39. KW 2019.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Landes Mecklenburg-Vorpommern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Gesundheit
Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3855885160 📞
E-Mail: vergabekammer@wm.mv-regierung.de 📧
Fax: +49 3855884855817 📠
Internetadresse: http://www.regierung-mv.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Auftraggeberin nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Weitere Einzelheiten können § 160 GWB entnommen werden.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postanschrift: Johannes Stelling-Straße 14
Quelle: OJS 2019/S 114-280280 (2019-06-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-11-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 159 360 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-11-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-11-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 221-542764
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 114-280280
ABl. S-Ausgabe: 221

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

c) Begleitung der Ausschreibung; die Ausschreibung selbst wird von der Vergabestelle der WIRO durchgeführt.

3. LPh: Projektsteuerung im Zuge der Implementierung des neuen Dokumentenmanagement-Systems.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-11-11 📅
Name: DATAGROUP Business Solutions GmbH
Postanschrift: Lange Straße 1a
Postort: Rostock
Postleitzahl: 18055
Land: Deutschland 🇩🇪
Rostock, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 159 360 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Landes Mecklenburg- Vorpommern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Gesundheit
Quelle: OJS 2019/S 221-542764 (2019-11-13)

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