Beschaffung einer Software für das Vergabemanagement inklusive einer Veröffentlichungsplattform sowie 4 Jahre Softwarepflege, Leistungen für das Customizing und Anpassungen der Software

Stadt Köln – 30/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen

Beschaffung einer Software für das Vergabemanagement inklusive einer Veröffentlichungsplattform sowie 4 Jahre Softwarepflege, Leistungen für das Customizing und Anpassungen der Software, Einführungsbetreuung und Schulung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-11-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-10-08.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Administration Intelligence AG

Wer?

• Stadt Köln – 30/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen

Wie?

• Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Softwarepaket für das Beschaffungswesen

Wo?

• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-10-08	Auftragsbekanntmachung
2019-12-20	Ergänzende Angaben
2021-03-15	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-10-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Beschaffungswesen
Referenznummer: 2019-0098-12-1
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Beschaffungswesen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Köln – 30/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Postanschrift: Willy-Brandt-Platz 2
Postleitzahl: 50679
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: https://www-stadt-koeln.de 🌏
E-Mail: alexandra.billig@stadt-koeln.de 📧
Telefon: +49 22122126-889 📞
Fax: +49 22122126-272 📠
URL der Dokumente: https://vergabe.stadt-koeln.de/VMPSatellite/notice/CXQ0YYRY4SM/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabe.stadt-koeln.de/VMPSatellite/notice/CXQ0YYRY4SM 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-10-08 📅
Einreichungsfrist: 2019-11-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-10-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 196-475485
ABl. S-Ausgabe: 196
Zusätzliche Informationen

Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 12 a EU Absatz 3 VOB/A beziehungsweise § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet. Bei Verhandlungverfahren mit Vergabebekanntmachung behält sich die Auftraggeberin vor, den Zuschlag gemäß § 3 b EU Absatz 3 Ziffer 7 VOB/A beziehungsweise § 17 Absatz 11 VgV auf der Grundlage des Erstangebotes zu erteilen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 1 380 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Um den Bedarfen an einer dem aktuellen Standard entsprechenden IT-Unterstützung im Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen und den Fachämtern nachzukommen, soll ein modernes medienbruchfreies IT-gestütztes Verfahren zur Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung von Vergabe- und Nachtragsvorgängen bei der Stadt Köln eingeführt werden. Hierbei sollen folgende Ziele realisiert werden:

— Optimierung des Vergabeverfahrens von der Bedarfsprüfung bis zur Auftragsvergabe,

— Steigerung der Korruptionsprävention durch die Trennung der Auftragsvergabe und der formellen Durchführung des Vergabeverfahrens,

— Einheitliche, umfassende und ganzheitliche Steuerung aller Vergabeverfahren der Stadt Köln in einem System,

— Kostenersparnis,

— Verfahrensbeschleunigung.

Um die Ziele zu verwirklichen, ist die Anschaffung eines entsprechenden Softwareproduktes notwendig. Darüber hinaus sind vom Anbieter Softwarepflege, Leistungen für Customizing und Anpassungen der Software, Einführungsbetreuung und Schulung anzubieten. Die Anwendung soll sukzessive (ämterweise) bei der Stadt Köln eingeführt werden. Die Beschaffung erfolgt im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 380 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Optionen:

Ein Modul zur Bedarfsprüfung wird optional gefordert. Alle Optionen werden in den Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung zur Zeit im Entwurfsstadium) zu Beginn der Angebotsphase genannt.

Zusätzliche Informationen:

Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 12 a EU Absatz 3 VOB/A beziehungsweise § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.

Bei Verhandlungverfahren mit Vergabebekanntmachung behält sich die Auftraggeberin vor, den Zuschlag gemäß § 3 b EU Absatz 3 Ziffer 7 VOB/A beziehungsweise § 17 Absatz 11 VgV auf der Grundlage des Erstangebotes zu erteilen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Beschaffung einer Software für das Vergabemanagementsystem

50679 Köln

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.3.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen.

Nachweis der Eintragung des Unternehmens im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein. Die Vorlage des Nachweises in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig. Im Fall des Einsatzes dritter Unternehmen hat der Bieter diese anderen Unternehmen (Dritte) in seiner Bewerbung zu benennen und den Nachweis jeweils auch von diesen benannten Dritten beizubringen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

A) Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens und – sofern verfügbar – den Umsatz für den Bereich, der Gegenstand der Ausschreibung ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre;

B) Bankauskunft, die Aufschluss über die gegenwärtige Finanz- und Liquiditätslage des Unternehmens unter Berücksichtigung des zu erwartenden Auftragsvolumens gibt. Die Auskunft darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein. Die Vorlage der Auskunft in nicht beglaubigter Kopie ist zulässig;

C) Vorzulegen sind Bilanzen oder Bilanzauszüge der letzten beiden Jahre, falls deren Veröffentlichung im Herkunftsland des Unternehmens vorgeschrieben ist. Sollte die Bilanz des letzten Jahres noch nicht zur Verfügung stehen, reicht ein Auszug aus dem Prüfungsbericht des/der Wirtschaftsprüfers/in aus, bei nicht bilanzierungspflichtigen Unternehmen ist eine Gewinn- und Verlustrechnung vorzulegen;

D) Nachweis der Einstufung der Bonität des Unternehmens (Rating/Grading) durch eine Wirtschaftsauskunftei (zum Beispiel Hermes, Creditreform oder vergleichbare Anbieter). Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein. Die Vorlage des Nachweises in nicht beglaubigter Kopie ist zulässig. Sollte der Bieter keine Bonitätseinstufung einer europäischen Wirtschaftsauskunftei beibringen können, hat er einen vergleichbaren Nachweis oder eine entsprechende Eigenerklärung zur Bonität einzureichen;

E) Nachweis des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungshöhe von mindestens 1 000 000 EUR je Schadensfall. Die Gesamtleistung aller Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das 2-fache dieser Deckungssumme betragen. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein; aus ihm muss hervorgehen, dass der Versicherungsschutz aktuell besteht. Die Vorlage in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig. Falls eine Versicherung mit diesen Deckungshöhen derzeit nicht besteht, reicht eine unterschriebene schriftliche, unwiderrufliche und unbedingte Eigenerklärung des Bieters, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern der Vergabestelle abzuschließen, verbunden mit der Erklärung eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Versicherungsnehmer/Bieter bereit ist. Die Vorlage der Erklärung in unbeglaubigter Kopie ist zulässig.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

A) Eigenerklärung, dass der Bewerber im Falle einer Auftragsverarbeitung im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hinreichend Garantien dafür bietet, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen dieser Verordnung erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet ist. Das Verarbeitungsverzeichnis der Software, die bei den Referenzmandanten im Einsatz ist, ist mit der Eigenerklärung vorzulegen;

B) Erklärung zur Entwicklung des Personalbestands bezogen auf das Gesamtunternehmen und auf die für die ausgeschriebene Leistung zuständige Geschäftssparte (Entwicklung und Support) jeweils in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren;

C) Es ist eine Referenzliste mit mindestens 3 vergleichbaren Projekten innerhalb der letzten 3 Jahre mit den folgenden Angaben vorzulegen: Auftraggeber mit Ansprechpartner, (Name, Telefon, Fax, E-Mail), Projektbezeichnung, Projektzeitraum, finanzielles Projektvolumen. Der Auftraggeber behält sich eine Aufklärung der zu den Referenzprojekten gemachten Angaben vor.

Die Referenzen sind vergleichbar, wenn sie folgende Mindestvoraussetzungen erfüllen:

— Leistungsinhalt ist eine Software für das Vergabemanagement inklusive Veröffentlichungsplattform sowie Softwarepflege, Leistungen für Customizing und Anpassungen der Software, Einführungsbetreuung und Schulung,

— Von den 3 Referenzen muss sich mindestens eine auf eine Institution…

… mit mindestens 600 Usern beziehen, und mindestens zwei weitere Referenzen auf Institutionen mit mindestens 50 Usern,

… beziehen, die mindestens 800 Vergaben im Jahr durchgeführt hat und mindestens zwei weitere Referenzen auf Institutionen, die mindestens 100 Vergaben im Jahr durchgeführt haben,

… mit folgenden beteiligten Organisationen im Beschaffungsprozess beziehen: Dezentrale Vorbereitung der Vergabe, zentrales Ausschreibungsverfahren, dezentrale Beauftragung,

… der Größenklasse 1 der KGST (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) oder vergleichbaren Organisationsstrukturen beziehen und mindestens zwei weitere Referenzen auf Institutionen der Größenklasse 3 der KGST oder vergleichbaren Organisationsstrukturen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60 %
Preis (Gewichtung): 40 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: 302/12 – Submissionsdienst
Dokumente URL: https://vergabe.stadt-koeln.de/VMPSatellite/notice/CXQ0YYRY4SM/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXQ0YYRY4SM

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221147-2120 📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221147-2889 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Siehe § 160 Absatz 3 GWB

— innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung,

— spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die…

… aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind,

… in den Vergabeunterlagen erkennbar sind,

— innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen,

Siehe § 135 Absatz 2 GWB

— 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch 6 Monate nach Vertragsschluss.

Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU

Quelle: OJS 2019/S 196-475485 (2019-10-08)

Ergänzende Angaben (2019-12-20)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-12-20 📅
Einreichungsfrist: 2020-01-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-12-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 248-613684
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 196-475485
ABl. S-Ausgabe: 248
Quelle: OJS 2019/S 248-613684 (2019-12-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-03-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 2019-0098-12
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Köln, 27/Zentrales Vergabeamt
Kontakt
Internetadresse: http://www.stadt-koeln.de 🌏
E-Mail: zentrales-vergabeamt@stadt-koeln.de 📧
Telefon: +49 221 / 221-23647 📞
Fax: +49 221 / 221-26272 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-03-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-03-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 055-136652
ABl. S-Ausgabe: 55

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-02-15 📅
Name: Administration Intelligence AG
Postanschrift: Steinbachtal 2b
Postort: Würzburg
Postleitzahl: 97082
Land: Deutschland 🇩🇪
Würzburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Köln/Nachprüfungsstelle für behauptete Vergabeverstöße
Quelle: OJS 2021/S 055-136652 (2021-03-15)

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