Beschaffung einer softwaregestützten Lösung zur Prozessoptimierung im Bereich des Arbeitsschutzes in der Stadtverwaltung Münster

Kurze Beschreibung

Für die Stadt Münster soll eine Software basierte Cloud-Lösung zur Unterstützung, Organisation, Optimierung und Umsetzung aller relevanten Aufgaben im Bereich des Arbeitsschutzes beschafft werden. Ziel ist es, über die Nutzung von standardisierten Verfahren (Module) die erforderliche Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Aufgabenwahrnehmung im Bereich des Arbeitsschutzes zu gewährleisten und insbesondere eine größtmögliche Rechtssicherheit herzustellen. Die Software muss folgende Themen im Bereich des Arbeitsschutzes abdecken:
1) Gefährdungsbeurteilungen;
2) Betriebsanweisungen;
3) Zentrale Koordination von Unterweisungen;
4) Unfall Management;
5) Gefahrstoffmanagement;
6) Rechtsregister und Rechtspflichten;
7) Online-Unterweisungen;
8) Prüfbuch;
9) Arbeitsmedizinische Vorsorge (Vorsorgekartei).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Einzureichende Unterlagen:
— Berufshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Bestand einer Haftpflichtversicherung (Betriebshaftpflicht und/oder Berufshaftpflicht). („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei).
Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Versicherungsnachweis einschließlich Angabe der versicherten Risiken und Deckungssumme) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— Gesamtumsatz (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre. („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei).
Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.
— Insolvenzverfahren, Liquidation (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Es liegt keine Insolvenz, keine Liquidation vor. („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei),
— Steuern, Abgaben, Beiträge (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung ist erfüllt.
Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (soweit mein Betrieb Beitragspflichtig ist), sowie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt)) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen. („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— A1 Das vom Bewerber genutzte Rechenzentrum für die Verarbeitung und Speicherung der Daten muss nach ISO 27.001 zertifiziert sein. (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen),
— A2 Firmenprofil mit Aussagen (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung,
— A3 Organisationsstruktur des Unternehmens (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Organisationsstruktur des Unternehmens,
— A5 Profilanforderung Projektpersonal (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Profilanforderungen Projektpersonal.
Die vom künftigen Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen sind durch entsprechend qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erbringen. Hinsichtlich der Fachkunde und Leistungsfähigkeit werden Mindestanforderungen an Mitarbeiterzahl und Qualifikationsgrad gestellt. Der Bewerber weist mittels Personalprofilen nach, dass er entsprechende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projekt einsetzen kann.
Die geforderten Kenntnisse und Vertiefungsgrade müssen anhand von Beschreibung der Aus- und Weiterbildung sowie des methodischen Umfelds, der bearbeiteten Projekte, in denen diese Kenntnisse erworben wurden, nachgewiesen werden.
2 x Profilanforderungen – technische und fachliche Architektur/Beratung
2 x Profilanforderungen – IT-Projektmanagement
1 x Profilanforderungen – Fachkraft für Arbeitssicherheit
Weitere Inforamtionen zu den Profilanforderungen Projektpersonal können den Vergabeunterlagen entnommen werden.
— A4 Vertriebliche und fachliche Unterstützung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen),
— Beschreibung der Vertriebsorganisation und der möglichen fachlichen und logistischen Betreuung,
— Benennen Sie die Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand jeweils für die Geschäftsjahre 2017, 2018 und zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags. Erwartet wird hierbei eine Mitarbeiterzahl bezogen auf den Auftragsgegenstand von jeweils mindestens 20 Personen. Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert,
— Bitte benennen Sie die Funktionen der Mitarbeiter (z. B. Management, Vertrieb, Programmierung, Consulting usw.) oder fügen Sie ein Organigramm anbei,
— A6 Stellen Sie 3 Referenzprojekte bezogen auf den Auftragsgegenstand dar (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen):
Stellen Sie 3 Referenzprojekte bezogen auf den Auftragsgegenstand dar.
Wichtig sind dabei folgende Schwerpunkte:
— Lieferung einer Standardsoftware für den Arbeitsschutz,
— Unterstützung von folgenden Bereichen: Gefährdungsbeurteilungen, Zentrale Koordination von Unterweisungen, Unfall Management, Gefahrstoffmanagement, Rechtsregister und Rechtspflichten, Online-Unterweisungen, Prüfbuch und Arbeitsmedizinische Vorsorge (Vorsorgekartei).
Hierbei muss als erstgenannte Referenz ein Projekt mit einem Unternehmen ab einer Größenordnung von mindestens 7 000 Beschäftigten dargestellt werden. Erfüllt dieses Referenzprojekt nicht diese Größenordnung, wird die erst genannte Referenz mit 0 Punkten bewertet.
Als zweit- und drittgenanntes Referenzprojekt muss ein Projekt mit einem Unternehmen ab einer Größenordnung von mindestens 2 000 Beschäftigten genannt werden. Erfüllen diese Referenzprojekte nicht diese Größenordnung, werden diese mit 0 Punkten bewertet.
Gehen Sie dabei auf die angewandten Methoden und das spezifische Vorgehen ein. Es muss nachvollziehbar sein, wie der Know-how-Transfer erfolgte.
Bitte beschreiben Sie die von Ihnen aufgeführten Referenzen ausführlich. Von den Referenzgebern muss eine den Vergabeunterlagen beiliegende Erklärung ausgefüllt und unterzeichnet werden.

Rückfragen werden durch Bieterinformationsschreiben für alle Interessenten beantwortet. Diese Bieterinformationsschreiben werden unaufgefordert per E-Mail nur an die Interessenten verschickt, die sich freiwillig registrieren lassen. Alle übrigen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig die in Abschnitt I.1) dieser Bekanntmachung angegebene Internetseite für das Herunterladen der Vergabeunterlagen aufzusuchen, um dort eventuelle Bieterinformationsschreiben abzurufen.
Elektronische Angebote:
Bei diesem Ausschreibungsverfahren ist nur die elektronische Angebotsabgabe zulässig.
Zahlreiche Firmen geben schon heute ausschließlich elektronische Angebote ab. Firmen die erstmals elektronisch abgegeben haben, sind bei diesem Verfahren geblieben.
Mit dem Vergabemarktplatz NRW hat die Stadt Münster eine Plattform gewählt, die von vielen Auftraggebern genutzt wird, und sich somit die Angebotseinreichung bei vielen Auftraggebern einheitlich darstellt.
Auf dieser Internetseite, die wir dringend empfehlen, sind zahlreiche Tipps und Hinweise nachzulesen: https://support.cosinex.de/unternehmen/
Für das Hochladen Ihres ersten elektronischen Angebotes ist die Installation eines „Bietertools“ auf Ihrem Computer notwendig. Das Bietertool wird Ihnen im Zuge Ihrer Angebotslegung auf dem Vergabemarktplatz automatisch bereitgestellt. Je nach Einstellung Ihres Firmennetzwerks kann es sein, dass Sie bei der Erstinstallation Unterstützung Ihres Systemadministrators benötigen. Wir empfehlen daher die Installation des Bietertools bereits einige Tage vor der Angebotsabgabe durchzuführen. Darüber hinaus empfehlen wir bei erstmaliger Angebotsabgabe einen Tag vor Ablauf der Frist das Angebot einzustellen.
Sie benötigen keine elektronische Signatur, die Angebotsabgabe ist in sogenannter Textform möglich (Name des Unternehmens, Name der abgebenden Person). Wenn Sie die bereitgestellten Dokumente elektronisch ausgefüllt und hochgeladen haben, fügen Sie bitte keine Dokumente ein zweites Mal in eingescannter Version mit Originalunterschrift hinzu.
Übrigens: Haben Sie Ihr Angebot bereits eingestellt, können Sie es jederzeit bis zum genannten Abgabetermin wieder zurückziehen und bei Bedarf auch wieder neu einstellen.
Ihr elektronisches Angebot wird beim Hochladen auf einem Hochsicherheitsserver des Landes NRW mit einem Zeitschloss, verschlüsselt hinterlegt. Es ist dort von niemandem, selbst von den Softwareadministratoren einsehbar. Erst bei der Angebotsöffnung kann es entschlüsselt und geöffnet werden. Die Vertraulichkeit Ihres Angebotes ist also gewährleistet.
Und: Wir stehen Ihnen gerne für Ihre Fragen zur Verfügung. Schreiben Sie uns eine Kommunikationsnachricht und wir rufen Sie möglichst direkt aber spätestens binnen eines Werktages zurück.
Bekanntmachungs-ID: CXTDYYDYDMW

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der unter VI.4.1) genannten Vergabekammer kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind.
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
— Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in IV.2.2) genannten Frist gerügt werden, oder
— Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden.
Teilt der Auftraggeber einem Bewerber oder Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bewerber oder Bieter wegen dieser Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.