Beschaffung und Nutzung einer DMS-Lösung mit Archivfunktion

Landratsamt Mittelsachsen, Abteilung Interner Service, Zentrale Dienste

Das Landratsamt Mittelsachsen plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung welche nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen schrittweise in der gesamten Landkreisverwaltung ausgerollt werden soll.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-05-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-04-02.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Ceyoniq Technology GmbH

Wer?

• Landratsamt Mittelsachsen, Abteilung Interner Service, Zentrale Dienste

Wie?

Wo?

• Chemnitz › Mittelsachsen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-04-02	Auftragsbekanntmachung
2019-10-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-04-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: ZD 2019/11
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Mittelsachsen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landratsamt Mittelsachsen, Abteilung Interner Service, Zentrale Dienste
Postanschrift: Frauensteiner Str. 43
Postleitzahl: 09599
Postort: Freiberg
Kontakt
Internetadresse: http://www.landkreis-mittelsachsen.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@landkreis-mittelsachsen.de 📧
Telefon: +49 37317993339 📞
Fax: +49 37317993363 📠
URL der Dokumente: http://www.evergabe.de/unterlagen 🌏
URL der Teilnahme: http://www.evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-04-02 📅
Einreichungsfrist: 2019-05-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-04-05 📅
Datum des Beginns: 2020-01-01 📅
Datum des Endes: 2024-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 068-159109
ABl. S-Ausgabe: 68
Zusätzliche Informationen

Fragen und/oder Hinweise zu den Vergabeunterlagen sind nach Erhalt dieser unverzüglich und bis spätestens 23.4.2019 für den Teilnahmewettbewerb bzw. bis spätestens 31.5.2019 für die Angebotsabgabe ausschließlich elektronisch (E-Mail, Telefax oder genannte Vergabeplattform) zulässig. Verwenden Sie hierzu die entsprechend angegebenen Kontaktdaten in der Auftragsbekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen. Die Bekanntmachung auf der TED-Website: http://ted.europa.eu ist die einzig amtliche Bekanntmachung. DieVergabeunterlagen stehen frühestens ab 5.4.2019 auf der Plattform eVergabe.de zur Verfügung (§40 Abs. 3 VgV).

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die DMS-Gesamtlösung mit allen seinen Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentenarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen. Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Landkreisverwaltung. Zudem ist beabsichtigt die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung) und Auskünfte schneller und einfacher geben zu können.

Mit der DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden:

— Verwendung moderner Technologien und die Umsetzung der modularen Rahmenarchitektur des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit,

— Dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Dokumente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen,

— Effizienzsteigerung in den Verwaltungsprozessen durch Unterstützung der Fachverfahren,

— Unmittelbare Einbindung in einzelne Fachverfahren, z. B. in H&H proDoppik und P&I LOGA, perspektivisch vorzugsweise über den zentralen Integrationsdienst der SAKD,

— Breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit abgelegter Dokumente und Daten in der gesamten Verwaltung,

— Entlastung klassischer Dateiablagen und der Mail-Umgebung,

— Unterstützung der fall- und sachaktenorientierten Bearbeitung,

— Nutzung möglichst einheitlicher Verfahren und Ablagen mit möglichst einfach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen,

— Umsetzung einer ergonomischen Bedienoberfläche und starke Ausrichtung auf die Benutzerakzeptanz,

— Schrittweise Einführung – zunächst in den zuvor genannten Pilotbereichen. In späteren Projektschritten auch in weiteren Referaten.

— Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung/Arbeitsplatzsoftware für Aufgaben der Archivierung (wie Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumenten Managements (z. B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der Postkorb-/Vorgangsbearbeitung (z. B. Genehmigungsworkflows)

— Rechtssichere Archivierung von Dokumenten aus bestehenden Fachsystemen,

— perspektivisch der Ausbau der elektronischen Verwaltungsarbeit über die reine elektronische Akte hinaus - E-Zusammenarbeit, Unterstützung der Voraktenphasen, Mobiles Arbeiten.

Der weitere DMS-Ausbau ist vom Erfolg der o.g. ersten Pilotprojekte abhängig. Erst nach Erreichung der Ziele wird über die weitere Fortführung des DMS-Projekts und die Anbindung weiterer Abteilungen bzw. Referate entschieden. Der Auftraggeber ist daher nicht verpflichtet, die Lizenzen aus den Lizenzerhöhungen in der abgefragten Höhe abzunehmen. Dieses erfolgt je nach Projektfortschritt.

Hinweis: Das Landratsamt Mittelsachsen behält sich vor, vom Vertragsverhältnis mit dem DMS-Lösungsanbieter zurückzutreten, sollten die o. g. Pilotprojekte nicht erfolgreich umgesetzt werden und sollte dies nachweislich auf die DMS-Lösung selbst bzw. auf die Projektbetreuung des Lösungsanbieters zurückzuführen sein.

Beschreibung der Verlängerungen:

Abweichend von Ziffer II.2.7 wird der sich an die Abnahme des Gesamtsystems anschließende Servicevertrag für die Dauer von mindestens 48 Monaten geschlossen. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn dieser nicht vom Auftraggeber gekündigt wird. Abweichend von Ziffer 16.1.1 EVB-IT System-AGB beträgt die Kündigungsfrist 12 Monat(e) zum Ablauf eines Kalenderjahres.

Beschreibung der Optionen: Siehe oben Ziffer II.2.4
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Landratsamt Mittelsachsen

Abteilung 1 – Organisation und Personal

Frauensteiner Str. 43

09599 Freiberg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Folgende Angaben zur persönlichen Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister sind abzugeben:

Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien):

— Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen bei oder aber eine Eigenerklärung (formlos) des Bewerbers mit dem Inhalt, dass eine Versicherung im Zuschlagsfall abgeschlossen wird,

— Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER),

— Eigenerklärung des Bieters gemäß § 48 Abs. 4 und 5 VgV über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründennach den §§ 123 und 124 GWB (Anlage A),

— Eigenerklärung des inländischen Bieters zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister oder desausländischen Bieters zur Eintragung in ein vergleichbares Register (Anlage B),

— Erklärung Bietergemeinschaft (Anlage C),

— Erklärung des Bieters bzw. der Bevollmächtigten der Bietergemeinschaft zum Einsatz von Nach- bzw.Subunternehmen (Anlage D).

Bei vorgesehenem Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen sind auf Verlangen der Vergabestelle die Eigenerklärung Anlage E (Verpflichtungserklärung) sowie die Anlagen A und B auch für die Nach- bzw.Subunternehmen vorzulegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers festzustellen, sind (Bewertungskriterien):

— Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.

Bei vorgesehenem Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen sind auf Verlangen der Vergabestelle diese Erklärungen auch für Nach- bzw. Subunternehmen vorzulegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Die technische Leistungsfähigkeit wird anhand folgender Kriterien überprüft (Bewertungskriterien):

— Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren

— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben. Wenn mehr als 15 Kunden angekreuzt wurde, ist vom Bewerber eine Liste mit mindestens 10 Kunden den Bewerbungsunterlagen beizufügen

— Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers

Des Weiteren werden zur technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers Referenzen abgefragt, die ab dem 1.1.2014 die angebotene DMS-Lösung produktiv betreiben.

Mindestens eine Referenz muss aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände sowie Behörden, Ministerien und, bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) stammen. Diese Referenz muss mindestens 1 Fachverfahren mit einer DMS-Lösung auf Basis Oracle oder MS-SQL-Server einsetzen.

Verwaltungsreferenz (Ausschlusskriterien):

— Name der Referenz,

— Ansprechpartner bei der Referenz,

— Referenz seit,

— Die Anwender der Referenz nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen,

— Mindestens ein Fachverfahren ist in die DMS-Lösung der Referenz integriert.

Verwaltungsreferenz (Bewertungskriterien):

— Art der Behörde/Verwaltung,

— Behörden-/Verwaltungsgröße,

— Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten,

— Ob die DMS-Lösung auf virtuellen Clients und Server betrieben wird,

— Integration des DMS in spezielle Fachverfahren, welche bei der genannten Referenz eingesetzt werden,

— Ob weitere Fachverfahren mit der angebotenen DMS-Lösung integriert wurden.

Weitere branchenunabhängige Referenzen sollen ebenfalls genannt werden, wobei die 2 höchstbewerteten Referenzen in die Bewertung mit einfließen.

Branchenunabhängige Referenzen (Ausschlusskriterien):

— Die Anwender der Referenz nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen.

Branchenunabhängige Referenz (Bewertungskriterien):

— Branche der Referenz,

— Anzahl der Beschäftigten,

— Gibt es eine Integration der angebotenen DMS-Lösung mit Fachverfahren.

Um die Eignung des Bieters festzustellen, müssen alle Ausschlusskriterien erfüllt werden.

Bei vorgesehenem Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen sind auf Verlangen der Vergabestelle diese Erklärungen auch für Nach- bzw. Subunternehmen vorzulegen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Der Auftrag wird auf der Grundlage eines EVB-IT Systemvertrages erteilt. Details ergeben sich aus denzusammen mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes versandten Vergabeunterlagen.

— Eigenerklärung des Bieters nach Mindestlohngesetz sowie nach Arbeitnehmer-Entsendegesetz (Anlage F).

Bei vorgesehenem Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen ist auf Verlangen der Vergabestelle diese Eigenerklärung auch für Nach- bzw. Subunternehmen vorzulegen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 8
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Von den nach Prüfung der Eignung geeignetsten Unternehmen werden diejenigen, die auf Rang 1 bis 8 liegen,zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Rangfolge ergibt sich aus den erreichten Eignungspunktzahlen aus der Bewertungsmatrix (siehe Anlage Bewertungsmatrix Teilnahmeantrag) und den vollständig eingereichten Eigenerklärungen (siehe Anlage A bis F), unmittelbar zugänglich unter dem in Ziffer I.3 (Kommunikation) angegebenen Link). Bei Punktgleichheit auf Rang 8 entscheidet das Los welcher Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert wird.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-05-15 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-11-15 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.landkreis-mittelsachsen.de 🌏
Dokumente URL: www.evergabe.de/unterlagen 🌏
URL der Teilnahme: www.evergabe.de 🌏
URL der Dokumente: www.evergabe.de/unterlagen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen, DS Leipzig
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 341977-3800 📞
E-Mail: post@lds.sachsen.de 📧
Fax: +49 341977-1049 📠
Internetadresse: www.lds.sachsen.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der.

Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2019/S 068-159109 (2019-04-02)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-10-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-10-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-10-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 194-471374
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 068-159109
ABl. S-Ausgabe: 194
Zusätzliche Informationen

Die Gesamtbewertung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes soll Preis, Lösungskonzept und Leistungskatalog unterschiedlich gewichten und wird mit folgenden Wertigkeitsfaktoren berechnet: a) Lösungskonzept und Vorgehensweise 30 %; b) Leistungskatalog/Anforderungskatalog 40 %; c) Preis 30 %.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Dokumente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen,

— unmittelbare Einbindung in einzelne Fachverfahren, z. B. in H&H proDoppik und P&I LOGA, perspektivisch vorzugsweise über den zentralen Integrationsdienst der SAKD,

— schrittweise Einführung – zunächst in den zuvor genannten Pilotbereichen. In späteren Projektschritten auch in weiteren Referaten,

— Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung / Arbeitsplatzsoftware für Aufgaben der Archivierung (wie Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumenten Managements (z. B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der Postkorb-/Vorgangsbearbeitung (z. B. Genehmigungsworkflows),

— perspektivisch der Ausbau der elektronischen Verwaltungsarbeit über die reine elektronische Akte hinaus – E-Zusammenarbeit, Unterstützung der Voraktenphasen, Mobiles Arbeiten. Der weitere DMS-Ausbau ist vom Erfolg der o. g. ersten Pilotprojekte abhängig. Erst nach Erreichung der Ziele wird über die weitere Fortführung des DMS-Projekts und die Anbindung weiterer Abteilungen bzw. Referate entschieden. Der Auftraggeber ist daher nicht verpflichtet, die Lizenzen aus den Lizenzerhöhungen in der abgefragten Höhe abzunehmen. Dieses erfolgt je nach Projektfortschritt. Hinweis: Das Landratsamt Mittelsachsen behält sich vor, vom Vertragsverhältnis mit dem DMS-Lösungsanbieter zurückzutreten, sollten die o. g. Pilotprojekte nicht erfolgreich umgesetzt werden und sollte dies nachweislich auf die DMS-Lösung selbst bzw. auf die Projektbetreuung des Lösungsanbieters zurückzuführen sein.

Zusätzliche Informationen:

Die Gesamtbewertung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes soll Preis, Lösungskonzept und Leistungskatalog unterschiedlich gewichten und wird mit folgenden Wertigkeitsfaktoren berechnet:

a) Lösungskonzept und Vorgehensweise 30 %;

b) Leistungskatalog/Anforderungskatalog 40 %;

c) Preis 30 %.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-10-07 📅
Name: Ceyoniq Technology GmbH
Postanschrift: Boulevard 9
Postort: Bielefeld
Postleitzahl: 33613
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 52193181000 📞
E-Mail: b.bigga@ceyoniq.com 📧
Land: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2019/S 194-471374 (2019-10-07)

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