Beschaffung von Beratungsdienstleistungen im Rahmen des Grantor-Rollouts

Beschreibung der Beschaffung

Im Zuge der Einführung eines Fördermittelkatasters für die Hessische Landesverwaltung wurde in 2016 die Fördermittelbewirtschaftung mittels SAP CRM Grantor als neues SAP-Landesreferenzmodell (LRM) GM eingeführt. In dieser neuen 3-System-Landschaft wurden nur die Funktionalitäten der Fördermittelvergabe (Grantor Management) aktiviert.
Es bestehen Schnittstellen von diesem CRM-System zu den SAP-Systemen des LRM RW und der Systemplattform für Berichtswesen (SAP BW).
Zunächst ist vorgesehen, dass alle Berater für die Dauer von ca. 3 Monaten eine in 2 Blöcke aufgeteilte Qualifizierungsmaßnahme erhalten, in der folgende Inhalte vermittelt werden:
Teil 1: Allgemeiner Teil
— SAP (mit dem Fokus auf das LRM Hessen):
—— SAP Rechnungswesen – Einführung und Anwendungsgrundlagen,
—— Kreditorenbuchhaltung – Überblick über die Finanzbuchhaltung und die Kreditorenbuchhaltung,
—— PSM – Grundwissen zu Zahlungs- und Verpflichtungsbudget sowie Budgetierung,
—— Grantor/BI – Grundwissen für die Bearbeitung von Fördermitteln über Grantor.
— Sonstige wie:
—— Grundlagen Doppelte Buchführung,
—— Zuwendungsrecht,
—— Wissenstransfers über hausintere Vorgänge.
Teil 2: Spezieller Teil Vermittlung der für die Einführung notwendigen Kenntnisse über:
— Grantor Management,
— Cutover/Meilensteinplan,
— Delta-Analyse,
— Bescheide,
— Berechtigungen,
— Migration,
— Testvorgehen,
— Produktivunterstützung,
— Betriebsvorgänge.
Es ist die staffelweise Einführung des LRM GM in allen Fördermittelbuchungskreisen des Landes vorgesehen.
Die einzusetzenden Berater sollen nach der Einführungsschulung in den vorgesehenen Dienststellen den Rollout der Fördermittelbewirtschaftung über Grantor selbständig vornehmen.
Zu den Aufgaben für die Einführung der Fördermittelbewirtschaftung in SAP CRM Grantor gehören:
— die Durchführung der Erstworkshops (mit Systemdemos) und Delta-Analyse,
— Abstimmung der Prozessabläufe und Berechtigungsvergabe zur Vorgangsbearbeitung mittels SAP CRM Grantor,
— Unterstützung der Fachverwaltung bei der Erhebung der Stamm- und Bewegungsdaten inkl. der verfahrensspezifischen Daten und (Bescheid-) Vorlagen,
— Vorbereitung und Betreuung bei der Durchführung des Produktivtests,
— Vorbereitung und Betreuung bei den Migrationstests und der Produktivmigration sowie
— nach erfolgter Produktivsetzung Betreuung der Anwender im Rahmen der Produktivunterstützung bei der produktiven Nutzung von SAP CRM Grantor und des Berichtswesens.
Die Berater müssen über folgende Qualifikationen und Erfahrungen verfügen:
— Gute Kenntnisse im Bereich der Doppelten Buchführung oder der Kameralistik,
— Erfahrung im Umgang mit SAP, vorzugsweise den Modulen SAP FI oder SAP PSM,
— Sicherer Umgang mit den MS Office Produkten Excel, Word und Outlook, gerne auch MS Office PowerPoint sowie der Share Point-Anwendung MOSS,
— Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu erkennen und zu verstehen,
— Kommunikations- und Präsentationsfähigkeit,
— Angenehmes und sicheres Auftreten bei qualitäts- und kundenorientierter Arbeitsweise,
— Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in grammatikalisch korrekter deutscher Sprache,
— Bereitschaft, sich gemäß des Hessischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes (HSÜG) nach Sicherheitsstufe Ü2 überprüfen zu lassen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Erklärung betr. Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen
Der Bieter hat die Eigenerklärung gemäß dem Gemeinsamen Runderlass über den „Ausschluss von Bewerbern und Bieter wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen“ in der Fassung vom 12.12.2017 (StAnz. 1/2018 S. 15 ff) ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Bei elektronischem Versand ist die Eigenerklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.
Zusätzlich weist die Vergabestelle an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der zentralen Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren (MIS) bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung angefordert.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB.
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB.
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.
Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen
Darstellung von mindestens 5 geeigneten Referenzen aus den letzten 5 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist“), die nach Art und Umfang den nachfolgend beschriebenen Anforderungen entsprechen.
Die Vergabestelle berücksichtigt in diesem Verfahren auch länger als 3 Jahre zurückliegende Referenzen, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen.
Bitte weisen Sie unter Nennung der/des Unternehmen(s) bzw. der Verwaltung(en), eines Ansprechpartners des Unternehmens bzw. der Verwaltung sowie dessen Kontaktdaten in einer oder mehreren Referenzen nach, dass Sie mindestens fünf SAP-Projekte in den letzten 5 Jahren durchgeführt haben, wobei
— hiervon mindestens 2 Projekte in der öffentlichen Verwaltung/des öffentlichen Dienstes nachzuweisen sind. Bei einem Projekt in der öffentlichen Verwaltung muss eine Dauer von mindestens 100 Personeneinsatztagen nachgewiesen werden, bei dem zweiten Projekt in der öffentlichen Verwaltung sind mindestens 50 Personeneinsatztage nachzuweisen,
— die restlichen (mindestens 3) SAP-Projekte werden nur dann gewertet, wenn jeweils mindestens 100 Personeneinsatztage nachgewiesen werden.
Alle Nachweise sind in der Datei „Referenzen“ einzutragen. In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei „Verpflichtungserklaerung_oeff_AG“) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe-und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014, (GVBl. S. 354) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Den Zuschlag erhält der Bieter mit der höchsten Punktzahl, die nach der folgenden Formel berechnet wird: Gesamtpunkte = Preispunkte x 70 + Leistungspunkte x 30
Der Preis setzt sich zu 10 % für den Tagessatz in der Qualifizierungsphase und zu 90 % für den normalen Tagessatz während des jeweiligen Einsatzes in den Dienststellen zusammen. Aus diesen Tagessätzen wird ein durchschnittlicher Angebotspreis ermittelt. Die Punkteberechnung erfolgt nach der logarithmischen Interpolationsmethode. Dabei erhält der günstigste durchschnittliche Angebotspreis die maximale Punktzahl (100), die Angebote mit den nächst folgenden, höheren Preisen erhalten eine entsprechend geringere Punktzahl, wobei der Angebotspreis mit dem Zweifachen des günstigsten Angebotspreises stets noch die Hälfte der maximalen Punktzahl erhält. Durch die logarithmische Interpolation erhält jeder Angebotspreis einen relativen Punktwert. Die Nachkommastellen werden ab- bzw. aufgerundet.
Die Leistungspunkte (maximal 100) ergeben sich aus der Erstellung einer schriftlichen Ausarbeitung (Konzept) zu dem Thema „Rekrutierung und Qualifikation von neuen Mitarbeitern/-innen für Rollout-Aktivitäten im Umsetzungsprojekt Förderkataster inkl. Fördermittelbearbeitung. Das Konzept ist in die Unterkriterien „Beschreibung der Rekrutierungsmöglichkeiten“ (Gewichtung 40 %), „Darstellung, wie die Vorbereitung der Berater/-innen erfolgt“ (Gewichtung 30 %) und „Beschreibung der Herausforderungen und entsprechender Gegenmaßnahmen“ (Gewichtung 30 %) gegliedert.
Für jedes Unterkriterium werden Punkte nach der folgenden Bewertungsskala vergeben:
Sehr gute Lösung der Aufgabenstellung = 100
Gute Lösung der Aufgabenstellung = 70
Befriedigende Lösung der Aufgabenstellung = 40
Unzureichende Lösung der Aufgabenstellung = 0
Falls das Konzept keine Gesamtpunktzahl von mindestens 60 Punkten erreicht, wird das Angebot vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
Zu den Einzelheiten der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird auf Ziffer 5 der Ausschreibungsbestimmungen verwiesen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Beschreibung der Beschaffung

Im Zuge der Einführung eines Fördermittelkatasters für die Hessische Landesverwaltung wurde in 2016 die Fördermittelbewirtschaftung mittels SAP CRM Grantor als neues SAP-Landesreferenzmodell (LRM) GM eingeführt. In dieser neuen 3-System-Landschaft wurden nur die Funktionalitäten der Fördermittelvergabe(Grantor Management) aktiviert.
Es bestehen Schnittstellen von diesem CRM-System zu den SAP-Systemen des LRM RW und der Systemplattform für Berichtswesen (SAP BW).
Zunächst ist vorgesehen, dass alle Berater für die Dauer von ca. 3 Monaten eine in 2 Blöcke aufgeteilte Qualifizierungsmaßnahme erhalten, in der folgende Inhalte vermittelt werden:
Teil 1: Allgemeiner Teil
— SAP (mit dem Fokus auf das LRM Hessen):
—— SAP Rechnungswesen – Einführung und Anwendungsgrundlagen,
—— Kreditorenbuchhaltung – Überblick über die Finanzbuchhaltung und die Kreditorenbuchhaltung,
—— PSM – Grundwissen zu Zahlungs- und Verpflichtungsbudget sowie Budgetierung,
—— Grantor/BI – Grundwissen für die Bearbeitung von Fördermitteln über Grantor.
— Sonstige wie:
—— Grundlagen Doppelte Buchführung,
—— Zuwendungsrecht,
—— Wissenstransfers über hausintere Vorgänge.
Teil 2: Spezieller Teil Vermittlung der für die Einführung notwendigen Kenntnisse über:
— Grantor Management,
— Cutover/Meilensteinplan,
— Delta-Analyse,
— Bescheide,
— Berechtigungen,
— Migration,
— Testvorgehen,
— Produktivunterstützung,
— Betriebsvorgänge.
Es ist die staffelweise Einführung des LRM GM in allen Fördermittelbuchungskreisen des Landes vorgesehen.
Die einzusetzenden Berater sollen nach der Einführungsschulung in den vorgesehenen Dienststellen den Rollout der Fördermittelbewirtschaftung über Grantor selbständig vornehmen.
Zu den Aufgaben für die Einführung der Fördermittelbewirtschaftung in SAP CRM Grantor gehören:
— die Durchführung der Erstworkshops (mit Systemdemos) und Delta-Analyse,
— Abstimmung der Prozessabläufe und Berechtigungsvergabe zur Vorgangsbearbeitung mittels SAP CRM Grantor,
— Unterstützung der Fachverwaltung bei der Erhebung der Stamm- und Bewegungsdaten inkl. der verfahrensspezifischen Daten und (Bescheid-) Vorlagen,
— Vorbereitung und Betreuung bei der Durchführung des Produktivtests,
— Vorbereitung und Betreuung bei den Migrationstests und der Produktivmigration sowie
— nach erfolgter Produktivsetzung Betreuung der Anwender im Rahmen der Produktivunterstützung bei der produktiven Nutzung von SAP CRM Grantor und des Berichtswesens.
Die Berater müssen über folgende Qualifikationen und Erfahrungen verfügen:
— Gute Kenntnisse im Bereich der Doppelten Buchführung oder der Kameralistik,
— Erfahrung im Umgang mit SAP, vorzugsweise den Modulen SAP FI oder SAP PSM,
— Sicherer Umgang mit den MS Office Produkten Excel, Word und Outlook, gerne auch MS Office PowerPoint sowie der Share Point-Anwendung MOSS,
— Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu erkennen und zu verstehen,
— Kommunikations- und Präsentationsfähigkeit,
— Angenehmes und sicheres Auftreten bei qualitäts- und kundenorientierter Arbeitsweise,
— Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in grammatikalisch korrekter deutscher Sprache,
— Bereitschaft, sich gemäß des Hessischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes (HSÜG) nach Sicherheitsstufe Ü2 überprüfen zu lassen.