Beschreibung der Beschaffung
Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages mit einer Laufzeit von 4 Jahren.
Das Gesamtvolumen für die nächsten 4 Jahre, das sich aus der Beschaffung von Hochleistungs- und Midrangescannern ergibt, wird mit der Beschaffung von jährlich jeweils einem Hochleistungs- und einem Midrangescanner mitsamt deren Wartung kalkuliert.
Scanner:
Für beide Scannertypen gilt folgende Bedingung: Die vorhandene Software, DpuScan Gold Color und eigenentwickelte Applikationen wie
— 2D Datatmatrix Code (Lesbarkeit),
— ZBS Standard (mehrseitiges unstrukturiertes Scangut),
— ZBS Standard sortiert (einseitig unstrukturiertes Scangut),
— ZBS Unfallanzeigen scannen (Auslesen eines vordefinierten Barcodes),
— ZBS Datamatrix mehrseitig (mehrseitige Schriftgut mit Datamatrixcode zusätzliche Trennung durch vordefinierte Patchblätter),
— ZBS Sicherheitsleistungen scannen (selbstständiges Hochrechnen des Scanners in Bezug auf eine vorgegebene Aktenzeichenreihe),
— Scannen von Datenermittlungsbelegen (selbstständiges Hochzählen des Scanners anhand einer vorgegebenen Aktenzeichenreihenfolge ohne jegliche Trennung der Original-Einzeldokumente),
— ZBS Anzeigenscannen (Scangut wird vorsortiert, Applikation muss so eingestellt werden, dass das vorsortierte Scangut mit frei wählbaren Dokumententypen automatisch belegt werden kann),
— ZBS Verkehrszentralregister (Scangut muss mittels einer OCR bestimmt vordefinierte Felder des Scanguts automatisiert auslesen können).
Müssen problemlos und in vollem Funktionsumfang weiter nutzbar sein.
Die Dateiausgaben werden in einem vordefinierten und strukturierten XML- Format erwartet.
Die Vorgaben dafür setzt das eigens für die ZBS entwickelte Klassifizierungsvorsystem HEDOCS.
Es muss eine Möglichkeit eröffnet werden, Lizenzen und Applikationen auf einem virtuellen Server unter VM Ware Version mind. 6.0 verwalten zu können.
Die genauen Anforderungen an die Scanner sind der Leistungsbeschreibung unter Ziffer 3.1 bzw. 3.2 zu entnehmen.
Dienstleistungen:
Vereinbarung eines 4-Jahres-Supports für Scanner und PC/Server Hardware ab Abnahme mit den folgenden Leistungsmerkmalen:
— Vor-Ort-Dienstleistung am jeweiligen Aufstellort des Regierungspräsidiums Kassel des Scanners/Servers durch den Servicegeber,
— Anforderung der Servicedienstleistung durch den Auftraggeber via Telefon, Fax, E-Mail,
— Reaktion des Auftragnehmers innerhalb einer Stunde nach Anforderung, beginnend mit einem Telefonsupport zur Fehlerbehebung. Bei erfolglosem Fehlerbehebungsversuch folgt die Fehlerbehebung vor Ort,
— Beginn der Vor-Ort-Fehlerbehebung am Aufstellort des Scanner/Server innerhalb von 4 Stunden nach der erstmaligen Anforderung durch den Auftraggeber. Bei der Vor-Ort-Fehlerbehebung müssen die notwendigen Ersatzteile bereits mitgeführt werden,
— Bei erfolglosem Reparaturversuch ist ein Ersatzgerät gleichen Typs bis um 6:00 Uhr des folgenden Arbeitstages betriebsbereit am Aufstellort des Scanners/Servers bereit zu stellen.
Dabei sind eventuelle Anpassungsarbeiten des Scanners/Servers und zwischen Scanner und Scanserver eingeschlossen. Nach erfolgter Reparatur und nach Absprache mit dem Auftraggeber, wird der reparierte Scanner/Server wieder betriebsbereit aufgestellt und angeschlossen.
— Mit den Kosten des Wartungsvertrags werden alle Arbeitskosten und Spesen (Reisekosten, Übernachtung, Verpflegung u. ä.) abgegolten,
— Dienstleistungszeiträume: Mo.-Fr. 6:00 - 19:00 Uhr, ausgenommen lokale Feiertage in Hessen,
— Monatliches Wartungsintervall inklusive Dienstleistung für Austausch von Verschleißteilen, Reinigung des Scanner/Server (Papierstaub und sonstige Fremdkörper), die auch vom Endanwender vorgenommen werden können.