Beschreibung der Beschaffung
Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall beabsichtigt die Durchführung von Betriebsärztetagung für Betriebsärztinnen und Betriebsärzte, die die Mitgliedsbetriebe der Auftraggeberin betreuen. Diese Veranstaltung dient der Fortbildung und dem Erfahrungsaustausch.
Für die Durchführung der Veranstaltung kommen die Bundesländer Nordrhein-Westfalen, Baden-Württemberg (Regierungsbezirke Karlsruhe und Stuttgart), Nord-Bayern (Regierungsbezirke Oberfranken, Mittelfranken, Unterfranken) oder Rheinland-Pfalz in Frage.
Die Tagung soll im Januar/Februar des jeweiligen Jahres stattfinden. Dazu sind jeweils 3 Termine unter Punkt 1.2 im Leistungsverzeichnis angegeben.
Mindestens ein Termin pro Jahr ist jeweils im Angebotsformblatt (Dokument 05 der Vergabe-unterlagen) formal und verbindlich zu bestätigen. Die Auftraggeberin stimmt im März des Vorjahres den nächsten Termin mit dem Auftragnehmer ab. Zur detaillierten Planung setzt sie sich rechtzeitig, mind. jedoch 3 Monate vor dem jeweils nächsten Veranstaltungstermin, mit dem Auftragnehmer in Verbindung.
Es ist vorgesehen, eine Rahmenvereinbarung zur Durchführung der Betriebsärztetagung mit einem Auftragnehmer abzuschließen. Die erste Vertragslaufzeit beginnt zum 1.4.2020 und endet zum 31.3.2021. Die Auftraggeberin ist berechtigt, dreimal eine Option zur Verlängerung dieser Rahmenvereinbarung um jeweils 12 Monate auszuüben.
Bei Ausübung der Verlängerungsoption ist der Auftragnehmer bis spätestens 31. März vor dem jeweils nächsten, im Angebotsformblatt (Dokument 05 der Vergabeunterlagen) angegebenen Termin schriftlich in Kenntnis zu setzen und der nächste Termin zur Erbringung der Leistung abzustimmen.
Der Leistungsumfang umfasst insbesondere Übernachtungsmöglichkeiten für rund 220 Personen im Einzelzimmer, Veranstaltungsräumlichkeiten (ca. 300 Teilnehmer, parlamentarische Bestuhlung, Zusatzraum, Veranstaltungstechnik u. A.), Cateringleistungen sowie ausreichende Parkmöglichkeiten.
Das Auftragsvolumen beträgt schätzungsweise pro Veranstaltung. 59 000,00 EUR. Für 4 Jahre wird ein Auftragsvolumen von 240 000,00 EUR netto geschätzt. Die Laufzeit beträgt bei Ausübung aller Optionen 4 Jahre.
Folgende Termine sind geplant:
— 2021
—— 19.-20.1.2021 alternativ,
—— 26.-27.1.2021 alternativ,
—— 09.-10.2.2021.
— 2022
—— 18.-19.1.2022 alternativ,
—— 25.-26.1.2022 alternativ,
—— 01.-2.2.2022.
— 2023
—— 17.-18.1.2023 alternativ,
—— 24.-25.1.2023 alternativ,
—— 07.-08.2.2023.
— 2024
—— 23.-24.1.2024 alternativ,
—— 30.-31.1.2024 alternativ,
—— 06.-7.2.2024.