Bundesstadt Bonn: SGB-293244 – Beschaffung einer CAFM-Software

Bundesstadt Bonn, Referat Vergabedienste

SGB-293244
— Lieferung, Anpassung, Implementierung, Datenübernahme und Wartung einer CAFM-Software.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-07-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-06-27.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2019-06-27 Auftragsbekanntmachung
2019-07-26 Ergänzende Angaben
2020-01-13 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2025-05-27 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2019-06-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Referenznummer: SGB-293244
Kurze Beschreibung:
SGB-293244 — Lieferung, Anpassung, Implementierung, Datenübernahme und Wartung einer CAFM-Software.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesstadt Bonn, Referat Vergabedienste
Postanschrift: Berliner Platz 2
Postleitzahl: 53111
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.bonn.de 🌏
E-Mail: referatvergabedienste@bonn.de 📧
Telefon: +49 22877-4343 📞
Fax: +49 22877-3602 📠
URL der Dokumente: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYYFYG89/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYYFYG89 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-06-27 📅
Einreichungsfrist: 2019-07-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-07-02 📅
Datum des Beginns: 2019-11-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 125-304847
ABl. S-Ausgabe: 125
Zusätzliche Informationen
Mit dem Teilnahmeantrag sind neben den schon an anderer Stelle geforderten Unterlagen auch vorzulegen: — 010_Teilnahmeantrag (beigefügtes Excel-Dokument), — 020_Kurzlastenheft (beigefügtes Excel-Dokument). Sollten Sie Fragen zur elektronischen Angebotsabgabe oder zum Bietertool haben, können Sie sich unter folgendem Link entsprechend informieren: https://support.cosinex.de/unternehmen/pages/viewpage.action?pageId=28115023 Bekanntmachungs-ID: CXPTYYFYG89
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
SGB-293244
— Lieferung, Anpassung, Implementierung, Datenübernahme und Wartung einer CAFM-Software.
SGB-293244:
Das Städtische Gebäudemanagement Bonn ist eine eigenbetriebliche Einrichtung und hat die Aufgabe, Gebäude zu planen, zu bauen und zu unterhalten.
Zweck des Städtischen Gebäudemanagements Bonn ist die bedarfsgerechte Versorgung der Stadt Bonn mit Gebäuden, Räumen und bebauter Grundbesitz der Stadt Bonn unter betriebswirtschaftlichen optimierten Bedingungen. Insgesamt verfügt das Städtische Gebäudemanagement Bonn über 522 Liegenschaften mit 1035 Objekten.
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In diesem Rahmen ist das Städtische Gebäudemanagement Bonn in folgenden Bereichen tätig:
— Planung, Erstellung, Instandhaltung, Umbau, Ausbau,
— Modernisierung und Unterhalt von Gebäuden,
— Energiemanagement,
— An- und Vermietung,
— Reinigungsmanagement,
— Hausmeisterdienste.
Seit 2006 verwendet das Städtische Gebäudemanagement Bonn die CAFM-Software BUISY der Firma Conject. Die Software wird bis heute ausschließlich im kaufmännischen Bereich des Maßnahmen-/Auftragsmanagements eingesetzt.
Im Zuge einer Organisationsuntersuchung des Städtischen Gebäudemanagements Bonn wurde u. a. festgestellt, dass das jetzige CAFM-System nicht zukunftsfähig ist, um allumfassend die Aufgaben des SGB informationstechnisch abzubilden. Daraus resultierend sehen sowohl das Städtische Gebäudemanagement Bonn als auch die politischen Entscheider einen Systemwechsel sowie eine Neuausrichtung als unerlässlich an.
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Künftig sollen alle wichtigen Prozesse des Städtischen Gebäudemanagements Bonn datenverarbeitungsgestützt und (teil-)automatisiert durch eine neue CAFM-Software unterstützt werden. Aufgrund der eigenen Komplexität und der zu berücksichtigenden Schnittstellen zu Drittsystemen (z. B. SAP, DOXIS, cosinex VMS/VMP), ist die Komplexität enorm groß.
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Das Städtische Gebäudemanagement Bonn plant vor diesem Hintergrund die Ablösung des bestehenden CAFM-Systems durch die Implementierung eines neuen CAFM-Systems.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bonn

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Mit dem Teilnahmeantrag sind vorzulegen
— Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes oder Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf anderer Weise
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Bitte laden Sie sich zur Teilnahme den vorbereiteten Teilnahmeantrag herunter. Mit dem Teilnahmeantrag sind vorzulegen:
— Machen Sie Angaben zu Ihren betriebswirtschaftlichen Kennzahlen.
Zusätzlich vorzulegen sind Bilanzen oder Bilanzauszüge der letzten beiden Jahre, falls deren Veröffentlichung im Herkunftsland des Unternehmens vorgeschrieben ist.
Sollte die Bilanz des letzten Jahres noch nicht zur Verfügung stehen, reicht ein Auszug aus dem Prüfungsbericht des Wirtschaftsprüfers aus.
Bei nicht bilanzierungspflichtigen Unternehmen ist eine Gewinn- und Verlustrechnung einzureichen. Eine Eigenerklärung ist hier nicht ausreichend.
— Vorlage einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in bestimmter geeigneter Höhe
Höhe: Personenschäden: min. 2 Mio. EUR,
Sachschäden: min. 1 Mio. EUR und
Sonstige Schäden & Vermögensschäden: min. 500 000 EUR.
(wenn abweichend von Ziffer 20.5 der Zusätzlichen
Vertragsbedingungen)
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Bitte laden Sie sich zur Teilnahme den Teilnahmeantrag herunter.
Mit dem Teilnahmeantrag sind vorzulegen:
— Von einem leistungsfähigen Bewerber wird erwartet, dass mindestens 3 nachprüfbare Referenzprojekte (nicht älter als 36 Monate bei Abgabe des Teilnahmeantrags) über Implementierungs- und Entwicklungsleistungen im CAFM mit jeweils mind. 100 000,00 EUR Projektsumme pro Jahr abgewickelt wurden.
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Die eingereichten Referenzen müssen vergleichbar mit der ausgeschriebenen Leistung sein.
— Beschreiben Sie Ihre Maßnahmen für die Qualtitätssicherung und Ihre erworbenen Zertifizierungen, u. a. nach DIN ISO 9001 und GEFMA 444,
— Machen Sie Aussagen zu Ihrem Angebotsspektrum und Kerngeschäft, Strategischer Ausrichtung/Positionierung am Markt, Strategische Partnerschaften mit Herstellern/Softwareanbietern und der vertrieblichen und fachlichen Unterstützung.
Machen Sie weitere Angaben, ob in den Jahren seit 2016 weitere Verträge mit dem Städtischen Gebäudemanagement der Stadt Bonn bestehen oder bestanden. Für diesen Fall sollten eine Kurzbeschreibung und die Dauer des Engagements und gegebenenfalls der Zeitpunkt angegeben werden.
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— Erklärung zur Zusammenarbeit mit Anderen,
— Erklärung Nachunternehmer,
— Vorlage von Mustern, Beschreibungen oder Fotografien der zu liefernden Güter, wobei die Echtheit auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers nachzuweisen ist oder Bescheinigungen von als zuständig anerkannten Instituten oder amtlichen Stellen für Qualitätskontrolle ausgestellt wurden, mit denen bestätigt wird, dass die durch entsprechende Bezugnahmen genau bezeichneten Güter bestimmten technischen Anforderungen oder Normen entsprechen (nur bei Lieferleistungen)
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Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Bitte laden Sie sich zur Teilnahme den Teilnahmeantrag herunter.
Mit dem Teilnahmeantrag sind vorzulegen:
— Erklärung Ausschlusskriterien

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-08-22 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 3 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.bonn.de 🌏
Dokumente URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYYFYG89/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Mit dem Teilnahmeantrag sind neben den schon an anderer Stelle geforderten Unterlagen auch vorzulegen:
— 010_Teilnahmeantrag (beigefügtes Excel-Dokument),
— 020_Kurzlastenheft (beigefügtes Excel-Dokument).
Sollten Sie Fragen zur elektronischen Angebotsabgabe oder zum Bietertool haben, können Sie sich unter folgendem Link entsprechend informieren:
Bekanntmachungs-ID: CXPTYYFYG89

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211473116 📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 2211472889 📠
Internetadresse: www.bezreg-koeln.nrw.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Hinsichtlich der Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)verwiesen.
§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
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(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
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2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
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Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2019/S 125-304847 (2019-06-27)
Ergänzende Angaben (2019-07-26)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-07-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-07-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 146-359567
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 125-304847
ABl. S-Ausgabe: 146
Quelle: OJS 2019/S 146-359567 (2019-07-26)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-01-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesstadt Bonn, Städtisches Gebäudemanagement

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-01-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-01-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 011-021220
ABl. S-Ausgabe: 11
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPTYYFY8GM

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lastenheft
Qualitätskriterium (Gewichtung): 45 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Systempräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Implementierungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Preis (Gewichtung): 30 %

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-12-19 📅
Name: Loy & Hutz Solutions GmbH
Postanschrift: Emmy-Noether-Straße 2
Postort: Freiburg
Postleitzahl: 79110
Land: Deutschland 🇩🇪
Freiburg im Breisgau, Stadtkreis 🏙️
Internetadresse: www.loyhutz.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
§ 160 Einleitung, Antrag:
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach
§ 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
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4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
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Quelle: OJS 2020/S 011-021220 (2020-01-13)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-05-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer CAFM-Software
Referenznummer: SGB-293244
Kurze Beschreibung:
Das Städtische Gebäudemanagement Bonn ist eine eigenbetriebliche Einrichtung und hat die Aufgabe, Gebäude zu planen, zu bauen und zu unterhalten. Zweck des Städtischen Gebäudemanagements Bonn ist die bedarfsgerechte Versorgung der Stadt Bonn mit Gebäuden, Räumen und bebauter Grundbesitz der Stadt Bonn unter betriebswirtschaftlichen optimierten Bedingungen. Insgesamt verfügt das Städtische Gebäudemanagement Bonn über 522 Liegenschaften mit 1035 Objekten. In diesem Rahmen ist das Städtische Gebäudemanagement Bonn in folgenden Bereichen tätig: - Planung, Erstellung, Instandhaltung, Umbau, Ausbau, - Modernisierung und Unterhalt von Gebäuden, - Energiemanagement, - An- und Vermietung, - Reinigungsmanagement, - Hausmeisterdienste. Seit 2006 verwendet das Städtische Gebäudemanagement Bonn die CAFM-Software BUISY der Firma Conject. Die Software wird bis heute ausschließlich im kaufmännischen Bereich des Maßnahmen- / Auftragsmanagements eingesetzt. Im Zuge einer Organisationsuntersuchung des Städtischen Gebäudemanagements Bonn wurde u.a. festgestellt, dass das jetzige CAFM-System nicht zukunftsfähig ist, um allumfassend die Aufgaben des SGB informationstechnisch abzubilden. Daraus resultierend sehen sowohl das Städtische Gebäudemanagement Bonn als auch die politischen Entscheider einen Systemwechsel sowie eine Neuausrichtung als unerlässlich an. Künftig sollen alle wichtigen Prozesse des Städtischen Gebäudemanagements Bonn datenverarbeitungsgestützt und (teil-)automatisiert durch eine neue CAFM-Software unterstützt werden. Aufgrund der eigenen Komplexität und der zu berücksichtigenden Schnittstellen zu Drittsystemen (z.B. SAP, DOXIS, cosinex VMS/VMP), ist die Komplexität enorm groß. Das Städtische Gebäudemanagement Bonn plant vor diesem Hintergrund die Ablösung des bestehenden CAFM-Systems durch die Implementierung eines neuen CAFM-Systems.
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Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Beschreibung
Interne Kennung: SGB-293244
Land: Deutschland 🇩🇪
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Auftragsvergabe
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Vertragsnummer: 1
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-12-19 📅
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 119 040 EUR 💰
Kennung des Angebots: 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Informationen über Ausschreibungen
Name der anbietenden Partei: Loy & Hutz Solutions GmbH
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Loy & Hutz Solutions GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE 249 260 258
Postanschrift: Emmy-Noether-Straße 2
Postleitzahl: Freiburg
Postort: 79110
Region: Freiburg im Breisgau, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: 000 📞
URL: www.loyhutz.de 🌏

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bundesstadt Bonn
Nationale Registrierungsnummer: 05314-31001-65
Abteilung: Städtisches Gebäudemanagement
Postanschrift: Berliner Platz 2
Postleitzahl: Bonn
Postort: 53111
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: referatvergabedienste@bonn.de 📧
Telefon: +49 228772600 📞
URL: www.bonn.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Nationale Registrierungsnummer: DE812110859
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: www.bezreg-koeln.nrw.de 🌏
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-05-27+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
Bei dem Nachtrag handelt es sich um erweiterte Customizing-Dienstleistungen im Bereich des Mietmanagements mit einem Umfang von 93 Tagessätze, welche in der ursprünglichen Vergabe nicht beinhaltet waren. Diese Dienstleistungen können nur durch den Softwarehersteller selbst umgesetzt werden.
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Hauptgrund für die Änderung: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer.
Neuer Wert
Text:
Bei dem Nachtrag handelt es sich um erweiterte Customizing-Dienstleistungen im Bereich des Mietmanagements mit einem Umfang von 93 Tagessätze, welche in der ursprünglichen Vergabe nicht beinhaltet waren. Diese Dienstleistungen können nur durch den Softwarehersteller selbst umgesetzt werden.
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Quelle: OJS 2025/S 102-344410 (2025-05-27)
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Region:
Deutschland Nordrhein-Westfalen Köln Bonn, Kreisfreie Stadt
Produkte/Dienstleistungen:
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