CAFM Software und zugehörige Dienstleistungen

regio iT gesellschaft für Informationstechnologie mbH, vertreten durch die E.V.A. Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft m

Die regio iT GmbH beabsichtigt den Erwerb einer vollintegrierten, mandantenfähigen CAFM-Standard-Software mit einheitlicher moderner Benutzeroberfläche und die entsprechende Beauftragung von Implementierungs- und Dienstleistungen über den gesamten Einführungszyklus.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-03-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-02-21.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Loy & Hutz Solutions GmbH

Wer?

• regio iT gesellschaft für Informationstechnologie mbH, vertreten durch die E.V.A. Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft m

Wie?

Wo?

• Köln › Städteregion Aachen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-02-21	Auftragsbekanntmachung
2019-12-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-02-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Referenznummer: 2019-02-20 KBB-MA
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Städteregion Aachen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: regio iT gesellschaft für Informationstechnologie mbH, vertreten durch die E.V.A. Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH Aachen
Postanschrift: Lombardenstraße 12-22
Postleitzahl: 52070
Postort: Aachen
Kontakt
Internetadresse: http://www.eva-aachen.de 🌏
E-Mail: eu-beschaffung@eva-aachen.de 📧
URL der Dokumente: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YDLYE1W/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YDLYE1W 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-02-21 📅
Einreichungsfrist: 2019-03-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-02-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 040-089853
ABl. S-Ausgabe: 40
Zusätzliche Informationen

Rückfragen zum Teilnahmeantrag sind ausschließlich über das in Ziffer I.3 genannte Vergabetool einzureichen. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer I.3 genannten Website anonymisiert zur Verfügung stellen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 1 500 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Das Vergabeverfahren umfasst den Kauf von CAFM Software Lizenzen, Beratung zur Systemintegration in die vorhandene IT-Landschaft, Datenübernahme aus Altsystemen, Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Gebäudemanagements der Stadt Aachen, Implementierung von notwendigen Schnittstellen und ggf. deren Anpassung, Durchführung von Schulungen, Einführung und fortlaufende Wartung des implementierten CAFM-Systems.

Die bestehenden Access-Datenbanklösungen sollen durch eine marktgängige CAFM-Software ersetzt werden. Gesucht wird eine anwenderfreundliche Software-Lösung, die modular aufgebaut ist und die bereits heute bei größeren kommunalen und/oder sonstigen öffentlichen Gebäudewirtschaften produktiv im Einsatz ist. Wichtig sind vor allem weitgehend standardisierte Schnittstellen zu benachbarten Systemen, beispielsweise SAP (weitere Schnittstellen finden sich in der Leistungsbeschreibung) sowie die Unterstützung zur Dokumentation im Hinblick auf die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung.

Dauer: 48 Monate
Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Regio iT gmbH

Lombardenstraße 24

52070 Aachen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied):

a) Formlose, unterschriebene Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass

— keine Ausschlussgründe im Sinne des §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne von § 125 GWB durchgeführt worden sind,

— der Bewerber in das einschlägige Berufsregister oder ein vergleichbares Register (Standeskammern etc.) des Herkunftslandes eingetragen ist sowie für seine Berufshaftpflichtversicherung, seine Krankenkasse(n) und seine Berufsgenossenschaft rückstandslos Beiträge entrichtet hat (Vordruck 1).

b) Bewerbergemeinschaften sollen zusätzlich eine Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen Kartellrecht vorliegt (z. B. durch Angabe der Gründe, die zur Bildung der Bewerbergemeinschaft geführt haben) und, dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden. Die Bildung von Bewerbergemeinschaften ist bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Abgabe von Angeboten durch Bietergemeinschaften ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter zulässig. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer Bewerbergemeinschaftserklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen (Vordruck 2).

Bei der Eignungsprüfung wird die Bewerbergemeinschaft als Ganzes beurteilt. Bewerbergemeinschaften müssen eine(n) einzige(n) Ansprechpartner(in) benennen.

Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen oder im Rahmen einer Bewerbergemeinschaft), ist darzulegen, dass die Bewerbergemeinschaft als Ganzes sowie die Mitgliedschaft der einzelnen Unternehmen in der Bewerbergemeinschaft zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft ist zu begründen, inwiefern sein Entschluss zur Beteiligung an der Bewerbergemeinschaft eine im Rahmen zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handels liegende Entscheidung ist, z. B. weil das jeweilige Mitglied zur Zeit der Bildung der Bewerbergemeinschaft überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Zusammenarbeit der Bewerbergemeinschaft das jeweilige Mitglied in die Lage versetzt, ein erfolgversprechendes Angebot abzugeben.

c) unterzeichnete Vertraulichkeitserklärung (Vordruck 3);

d) unterzeichneten und ausgefüllten AV-Vertrag (Vordruck 4);

e) unterzeichnete und ausgefüllte Verpflichtungserklärung (Vordruck 5).

Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied):

a) Angabe der Gesamtumsätze der letzten bis zu 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, möglichst durch Jahresabschlüsse und Prüfberichte belegt, sowie die Angabe der Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand (Lieferung und Implementierung einer CAFM Software) vergleichbar sind (Vordruck 6);

b) Kopie einer Bonitätsauskunft der Creditreform oder eines vergleichbaren Institutes (Bankauskunft genügt nicht), die nicht älter als ein Jahr ist;

c) Geforderte Eignungsnachweise (gem. § 23 Abs. 4 VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig. Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) Angabe, welche Teile des Auftrages der Bewerber unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt;

2) Darstellung des Unternehmens mit Leistungs- und Produktspektrum;

3) Nachweis Erfahrungen anhand von Referenzprojekten mit einer vergleichbaren Aufgabenstellung (Vordruck 7);

4) Angaben zum Projektleiter und zum stellvertretenden Projektleiter;

5) Nachweis von Erfahrung des Projektleiters anhand von mindestens 2 Projektreferenzen für vergleichbare Projekte;

6) Angaben zu den Mindeststandards (Vordruck 8);

7) Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung oder Nachweis über eine dementsprechende Zertifizierung, z. B. nach ISO 9001.

Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind die Nrn. 2, 3 und 7 von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erklären. Bei den Nrn. 1, 4, 5 und 6 ist die Vorlage durch ein Mitglied einer Bewerbergemeinschaft ausreichend.

Fehlende geforderte Nachweise, Erklärungen und Angaben werden mit einer angemessenen Frist nachgefordert. Werden die geforderten Nachweise, Erklärungen und Angaben nicht innerhalb dieser gesetzten Frist vorgelegt, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.

Stützt sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung auf ein „anderes Unternehmen“ (Eignungsleihe), so sind die in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweise und Erklärungen in Bezug auf die durch die Eignungsleihe betroffenen Eignungskriterien auch für diese „andere Unternehmen“ vorzulegen. Darüber hinaus ist die Eignung des „anderen Unternehmens“ in Bezug auf die unter III.1.1) genannten Eignungskriterien mit dem Teilnahmeantrag nachzuweisen. Vom Begriff der „anderen Unternehmen“ sind nicht nur Drittunternehmen umfasst. Auch konzernangehörige Unternehmen können „andere Unternehmen“ im Sinne des § 47 Abs. 1 VgV sein. Im Falle der Eignungsleihe nach § 47 VgV ist eine Erklärung oder ein anderer geeigneter Verfügbarkeitsnachweis im Hinblick auf die Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen vorzulegen aus dem hervorgeht, dass die erforderlichen Mittel auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Dieser Verfügbarkeitsnachweis ist vom Unternehmen, welches die erforderliche Eignung/Kapazität dem Bewerber „leiht“, zu unterschreiben.

Mindeststandards:

Folgende Mindestangaben sind gefordert:

Zu 2): Die Darstellung soll das Leistungs- und Produktspektrum des Bewerbers im Bereich des CAFM umfassen und neben der Nennung der Leistung / des Produkts eine Kurzbeschreibung beinhalten sowie weitere folgende Punkte umfassen:

Name des Unternehmens, Geschäftsführer, Geschäftssitz, Gesellschaftsform, Gründungsdatum, Geschäftsfokus, Angaben zu Struktur und Organisation, Angaben zum Konzept der Kundenbetreuung, Angaben zu Werte und Ziele des Unternehmens.

Zu 3): Die geeigneten Referenzen über vergleichbare Aufgabenstellungen sollen Projekte im Bereich der Implementierung einer CAFM-Standardlösung abbilden mit folgenden Voraussetzungen:

— mindestens 1 Referenz bei einer deutschen Kommune mit einer vergleichbaren Größenordnung von über 100 000 Einwohnern,

— mindestens 2 weitere Referenzen mit vergleichbarem Mengengerüst.

Dabei ist auf folgende Punkte näher einzugehen:

— Angabe, ob es sich um einen kommunalen oder privatrechtlichen Auftraggeber handelt,

— Ansprechpartner des Referenzgebers mit Angabe Telefon, E-Mail, Funktion,

— Leistungszeitraum (Projektbeginn, Projektende),

— Kurzbeschreibung (eingeführte Lösung, Module, etc.),

— Projektschritte der Implementierung.

Zu 4): Die Angaben zum Projektleiter und dessen Vertreter müssen jeweils folgende Angaben umfassen: Name, Ausbildung, Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Rolle, Zertifizierungen, Weiterbildungen

Zu 5): Die mindestens 2 Projektreferenzen des Projektleiters über vergleichbare Projekte sollten Projekte im Bereich der CAFM-Implementierung abbilden und müssen folgende Punkte beinhalten:

— Verantwortung des Projektleiters,

— Projektschritte der Implementierung,

— Ziel und Erreichung.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Vergabestelle wird vor Zuschlagserteilung von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter einen Gewerbezentralregisterauszug gemäß GewO fordern und Abfragen bei Korruptions- und Vergaberegister vornehmen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 1
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-02-21 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: kommunales IT-Unternehmen
Kontakt
Kontaktperson: E.V.A. Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH Aachen, Lombardenstraße 12-22, 52070 Aachen, über den in Ziffer I.3 genannten Link
Internetadresse: www.eva-aachen.de 🌏
Dokumente URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YDLYE1W/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1) Die Teilnahmeanträge sind elektronisch über das in Ziffer I.3) genannte Vergabeportal einzureichen. Eine eingescannte Unterschrift ist ausreichend. Bieter werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen;

2) Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern (auch Rückfragen zum Teilnahmeantrag) findet ausschließlich über das in Ziffer I.3) genannte Vergabeportal statt. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf dem in Ziffer I.3) genannten Vergabeportal anonymisiert zur Verfügung stellen;

3) Mehrfachbewerbungen, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften sind nicht zulässig. Die Angaben zur Zusammensetzung der Bewerbergemeinschaften sind grundsätzlich bindend. Ein Austausch einzelner Mitglieder der Bewerbergemeinschaft vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers;

4) Beabsichtigt ein Bieter bereits bei Angebotsabgabe, für wesentliche Hauptleistungen Drittunternehmen (z. B. Nachunternehmer, verbundene Unternehmen oder sonstige Dritte) vorzusehen, so ist das Drittunternehmen im Angebot zu benennen und Art und Umfang der für den Dritten vorgesehenen Leistungen zu bezeichnen (Vordruck 9) und eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers (Vordruck 10) vorzulegen. Auf Verlangen des Auftraggebers sind für die Drittunternehmen die in der Vergabebekanntmachung geforderten Nachweise, Erklärungen und Angaben einzureichen. Der Auftraggeber kann dieses Verlangen auf bestimmte Nachweise, Erklärungen und Angaben sowie auf einzelne Drittunternehmen beschränken;

5) Der Auftraggeber vergibt die Leistungen im Wege des Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Der Auftraggeber wird zwischen den Bewerbern anhand der unter Ziffer II.2.9) der Bekanntmachung genannten Kriterien eine Auswahl treffen und die ausgewählten Bewerber im Anschluss zur Abgabe indikativer Angebote sowie von Optimierungsvorschlägen auffordern. Die indikativen Angebote wird der Auftraggeber nicht werten. Die Angebote und Optimierungsvorschläge dienen dem Auftraggeber vielmehr dazu, mit den Bietern Verhandlungsgespräche zu führen und die Vergabeunterlagen weiter zu konkretisieren. Bieter haben über Optimierungsvorschläge die Möglichkeit, das Verfahren aktiv mitzugestalten. Nach Abschluss der Verhandlungsgespräche stellt der Auftraggeber den Bietern aktualisierte Vergabeunterlagen zur Verfügung und fordert die Bieter auf Grundlage der aktualisierten und konkretisierten Vergabeunterlagen zur Abgabe eines letztverbindlichen Angebotes auf. Der Auftraggeber beabsichtigt, den Zuschlag im 4. Quartal 2019 zu erteilen.

Bekanntmachungs-ID: CXQ1YDLYE1W

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln, Spruchkörper Köln
Postanschrift: c/o Bezirksregierung Köln
Postort: Köln
Postleitzahl: 50606
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211472954 📞
E-Mail: vkrhld-k@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 2211472889 📠
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzesgegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen.

Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, bei dem Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist nach Ziffer IV.2.2 bei dem Auftraggeber zu rügen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2019/S 040-089853 (2019-02-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-12-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 500 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-12-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-12-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 250-620488
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 040-089853
ABl. S-Ausgabe: 250

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllung der Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung gemäß Bewertungsmatrix
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bedien-/Nutzerfreundlichkeit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-12-08 📅
Name: Loy & Hutz Solutions GmbH
Postort: Freiburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Freiburg im Breisgau, Stadtkreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 200 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Referenz
Zusätzliche Informationen

4) Beabsichtigt ein Bieter bereits bei Angebotsabgabe, für wesentliche Hauptleistungen Drittunternehmen (z.B. Nachunternehmer, verbundene Unternehmen oder sonstige Dritte) vorzusehen, so ist das Drittunternehmen im Angebot zu benennen und Art und Umfang der für den Dritten vorgesehenen Leistungen zu bezeichnen (Vordruck 9) und eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers (Vordruck 10) vorzulegen. Auf Verlangen des Auftraggebers sind für die Drittunternehmen die in der Vergabebekanntmachung geforderten Nachweise, Erklärungen und Angaben einzureichen. Der Auftraggeber kann dieses Verlangen auf bestimmte Nachweise, Erklärungen und Angaben sowie auf einzelne Drittunternehmen beschränken.

Bekanntmachungs-ID: CXQ1YDLY970

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen.

Quelle: OJS 2019/S 250-620488 (2019-12-27)

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