Beschreibung der Beschaffung
Hinweis: Details zu den nachfolgend aufgeführten Leistungsanforderungen sind in dem Dokument „Leist.beschr. Begleitung VgV – Verhandlungsverfahren.pdf“ nachzulesen.
Ziel ist eine rechtssichere, fachlich fundierte und fristgemäße Durchführung eines VgV-Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (VV m. TW) in Form einer umfassenden Begleitung des AG´s bei den genannten Leistungsinhalten. Erwartet wird eine eigenständige und den AG unterstützende Begleitung des VV m. TW durch den AN. Die Aufgabe des AN besteht dann in der Begleitung bei der Durchführung des entsprechenden Verfahrens mit dem Ziel einen geeigneten Bieter mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis zu erhalten. Dazu sind die Vergabeunterlagen entsprechend vorzubereiten und die Teilnahmeanträge/Angebote auszuwerten.
Im Wesentlichen handelt es sich um organisatorische und fachliche Unterstützungsleistungen für nachfolgende Verfahrensstufen:
Stufe 1 – Auswahlphase/Teilnahmewettbewerb
1.1) Vorbereitung
— Projektanlaufberatung,
— Einarbeitung in Projektunterlagen,
— Zeitplan aufstellen,
— Teilnahmebedingungen, Ausschluss-, Auswahlkriterien, insbesondere fachliche Eignung, Bewertungsmatrix entsprechend der im LHW vorhandenen Unterlagen,
— Ausarbeitung, sachliche und vergaberechtliche Prüfung Vergabebekanntmachung. Vorbereitung mit Standalone-Editor der eVergabe,
— Bewerbungsunterlagen entsprechend der im LHW vorhandenen Unterlagen für die elektronische Vergabe inkl. ggf. Einarbeiten von Signaturfeldern.
1.2) Durchführung Auswahlverfahren:
— Bewerberanfragen, Vorbereitung Antwort, Rückfragenkatalog,
— Prüfung Teilnahmeanträge auf das Vorliegen von Ausschlusskriterien,
— Auswertung Teilnahmeanträge (LHW – Bewertungsmatrix),
— Nachforderungsschreiben,
— Ausschluss- und Informationsschreiben gemäß § 62 VgV,
— Zuarbeit Rückfragen, Einsprüche, Rügen,
— Dokumentation und EU-Vergabevermerk für Stufe 1, einschl. Zusammenstellung aller Unterlagen für die Dokumentation § 8 VgV.
Stufe 2 – Verhandlungsphase
2.1) Vorbereitung Verhandlungsverfahren:
— Nachfolgende Mustervergabeunterlagen sind zum Zeitpunkt der Bekanntmachung fertigzustellen:
— Ziel- und Aufgabenstellung,
— Bewertungsmatrix für Verhandlungsverfahren (entsprechend LHW vorhandenen Unterlagen),
— Honorarermittlungsbögen bzw. -tabellen,
— Individueller Vertragsentwurf für Planungsleistungen auf Grundlage des Muster-LHW-Ingenieurvertrages, einschl. Anlagen.
2.2) Durchführung/Dokumentation Verhandlungsverfahren:
— Organisation, Begleitung, Unterstützung bei der Durchführung der Verhandlungen, Moderation, Protokollierung (dafür sind 2 Mitarbeiter vorzusehen),
— Einladungen (LHW Kopfbögen),
— Rückfragen Bieter,
— Prüfung Angebote, insbesondere Auskömmlichkeit Honorare, Erstellung Preisspiegel,
— Vorbereitung inhaltliche Verhandlungsgrundlagen, insbesondere Honorare zur Verbesserung der Angebote gemäß § 17 (10) VgV,
— Bewertungsmatrix, Zusammenführen Bewertungen des Bewertungsgremiums, Mitwirkung bei der Formulierung von Begründungen,
— Auswertung Verhandlungsergebnisse, Niederschrift,
— Beratung bei Auswahl, Vergabevorschlag erstellen,
— Absage-, Informationsschreiben (LHW Kopfbögen),
— Anfragen, Einsprüchen nicht berücksichtigter Bieter/Teilnehmer,
— EU-Vergabevermerk Stufe 2, einschl. Zusammenstellung aller Unterlagen für die Dokumentation § 8 VgV.
Zusätzliche Leistungen, die zunächst nicht Leistungsgegenstand sind, aber optional anzubieten sind:
— Losentscheid (im Falle von mehr als 3-4 Bewerbungen),
— Finale Angebote (analog Erstangebote),
Zusätzliche Leistungen, die zunächst nicht Leistungsgegenstand sind:
— Vergaberügen,
— Nachprüfungsverfahren.
Hinweis zu den o. g. Leistungen:
— Unterlagen sind ggf. fortzuschreiben und nach Abschluss des Verfahrens dem LHW in den Gestehungsformaten zur Verfügung zu stellen,
— Kommunikation mit Teilnehmern oder Bietern obliegt ausschließlich dem AG. Ausgenommen sind Verhandlungsgespräche im Rahmen der Moderation, Angebotsaufklärung und Protokollführung.