Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes physische Posteingangsdokumente (Briefe,) digitalisieren. Die digitalisierten Posteingangsdokumente sollen anschließend weiteren Anwendungen zur Verfügung stehen, wie dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches parallel zu diesem Projekt umgesetzt wird. Zudem sollen postalische Rechnung durch den Anbieter in ein allgemeingültiges ZUGPFeRD) umgewandelt werden. Ziel des Projekts ist es, dass:
— der Großteil der Post digitalisiert wird,
— die digitalisierte Post mit Metadaten an nachfolgende Systeme weitergegeben werden,
— ein Prozess aufgebaut wird, welcher den Austausch von Dokumenten zwischen WBM und Anbieter ermöglicht.
Hier soll ein Dienstleister gebunden werden, der die Leistungen der Postöffnung, Vorbereitung und Vorindizierung übernimmt.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-07-15.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-06-13.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung von Posteingangsdokumenten
OV 2681-05-2019
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket📦
Kurze Beschreibung:
“Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes physische Posteingangsdokumente (Briefe,) digitalisieren. Die digitalisierten Posteingangsdokumente sollen...”
Kurze Beschreibung
Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes physische Posteingangsdokumente (Briefe,) digitalisieren. Die digitalisierten Posteingangsdokumente sollen anschließend weiteren Anwendungen zur Verfügung stehen, wie dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches parallel zu diesem Projekt umgesetzt wird. Zudem sollen postalische Rechnung durch den Anbieter in ein allgemeingültiges ZUGPFeRD) umgewandelt werden. Ziel des Projekts ist es, dass:
— der Großteil der Post digitalisiert wird,
— die digitalisierte Post mit Metadaten an nachfolgende Systeme weitergegeben werden,
— ein Prozess aufgebaut wird, welcher den Austausch von Dokumenten zwischen WBM und Anbieter ermöglicht.
Hier soll ein Dienstleister gebunden werden, der die Leistungen der Postöffnung, Vorbereitung und Vorindizierung übernimmt.
1️⃣
Ort der Leistung: Berlin🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin
Beschreibung der Beschaffung: Siehe Punkt II.1.4
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2020-01-01 📅
Datum des Endes: 2022-12-31 📅
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Auf Grundlage der Teilnahmeanträge wird die Eignung aller Bewerber geprüft und die Auswertung dokumentiert. Damit werden die Bewerber, die geeignet sind und...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Auf Grundlage der Teilnahmeanträge wird die Eignung aller Bewerber geprüft und die Auswertung dokumentiert. Damit werden die Bewerber, die geeignet sind und in der Reihenfolge der Wertung auf den ersten 5 Plätzen im Teilnahmewettbewerb als erste Verfahrensstufe des Ausschreibungsverfahrens liegen, ermittelt. Wenn mehrere Bewerber geeignet sind und die gleiche Punktzahl haben, wird gelost.
Mehr anzeigen Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: Verlängerungsoption um 2 x 2 Jahre
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“1) Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
1) Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“2) Nachweis einer gültigen Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung;
3) Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare Leistungen aus den...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
2) Nachweis einer gültigen Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung;
3) Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Geschäftsjahren. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;
4) Erklärung zu Verknüpfungen (Durch den Bieter ist zu erklären, ob wirtschaftliche Verknüpfungen zu anderen Unternehmen bestehen. Wenn ja, sind diese im Bewerberbogen anzugeben).
“Zu 3. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft für vergleichbare Leistungen der letzten 3...”
Zu 3. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft für vergleichbare Leistungen der letzten 3 Geschäftsjahre in Höhe von 250 000 EUR
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“5) Erklärung über geeignete Referenzen für die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und einem durchschnittlich täglichen Scanbedarf von mehr als 1.000...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
5) Erklärung über geeignete Referenzen für die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und einem durchschnittlich täglichen Scanbedarf von mehr als 1.000 Dokumenten aus den letzten 3 Jahren mit Angabe des Wertes, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes (Leistungszeitraum) sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;
6) Der Anbieter verfügt über Zertifikate, die ihm einen qualitativhochwertigen und datenschutzkonformen Scanprozess bescheinigen. Zusätzlich ist durch den Bieter nachzuweisen, dass die Anforderungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) TR-03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan) erfüllt werden. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;
7) Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche und aktuelle Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren ersichtlich ist. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;
8) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt;
9) Erklärung zur Anwendung der deutschen Sprache.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Zu 5. Als Mindestbedingungen gilt der Nachweis von mindestens 3 Referenzprojekten, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind. Zwingend erfüllt...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Zu 5. Als Mindestbedingungen gilt der Nachweis von mindestens 3 Referenzprojekten, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind. Zwingend erfüllt sein müssen:
1) Bei den Auftraggebern (Referenzen) muss es sich um Unternehmen handeln, die eine Mitarbeitergröße von mindestens durchschnittlich 40 aufweist;
2) Der täglich Scannbedarf der angegebenen Referenz an einem Wochentag muss bei mindestens 750 Dokumenten liegen (Die Angabe bezieht sich auf Dokumente und nicht Seiten, ein Dokument kann aus mehreren Seiten bestehen.).
Zu 6. Der Anbieter verfügt über gütige Zertifizierungen nach ISO 9001:2000 (Qualitätsmanagement) und 27001 (Informationssicherheit) oder gleichwertige Zertifizierungen und verpflichtet sich diese Zertifizierungen über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten.
Zu 7. Angabe von durchschnittlich mindestens 5 festangestellten Beschäftigten in den letzten 3 Jahren.
Zu 9. Erklärung einer deutschsprachigen Anwenderbetreuung und Dokumentation inkl. Support
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden abdeckt, mit...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden abdeckt, mit einer Deckungssumme je Schaden von mindestens 3 000 000 EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung sowie eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20 000 EUR und der Versicherungsschutz nachdem Umweltschadensgesetz zu erbringen.
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-07-15
10:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2019-11-01 📅
“1) Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in...”
1) Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen;
2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 8.7.2019, 10.00 Uhr, schriftlich ausschließlich per E-Mail an vergabe@wbm.de oder über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten, zum Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren täglich folgenden Link zu nutzen.
http://output67.rssinclude.com/output?type=direct&id=384132&hash=89b205ac71b8f3f09c871188ae9fc68f
3) Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind spätestens zur Angebotsabgabe einzureichen;
4) Der Bewerber muss sämtliche Angaben zwingend auf dem Bewerberbogen machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen;
5) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen (Bewerberbogen_Eignungsleihe);
6) Die Angaben zum Umsatz und Referenzen von Bewerbern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft können addiert werden;
7) Die Angebote (einschließlich aller Unterlagen und Dokumente) sind in deutscher Sprache einzureichen;
8) Bieter, die ihren Sitz nicht in Deutschland haben, können die abgeforderten Nachweise, Erklärungen und Qualifikationen für natürliche und juristische Personen in vergleichbarer Form nach den Erfordernissen ihres Herkunftslandes nachweisen. Der Nachweis hat in deutscher Sprache zu erfolgen, ggf. sind Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist zu beglaubigen;
9) Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den Eigenerklärungen einzureichen.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
Mehr anzeigen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2019/S 115-281631 (2019-06-13)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-03-09) Objekt Umfang der Beschaffung
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦
Kurze Beschreibung:
“Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes physische Posteingangsdokumente (Briefe,) digitalisieren. Diedigitalisierten Posteingangsdokumente sollen...”
Kurze Beschreibung
Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes physische Posteingangsdokumente (Briefe,) digitalisieren. Diedigitalisierten Posteingangsdokumente sollen anschließend weiteren Anwendungen zur Verfügung stehen, wie dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches parallel zu diesem Projekt umgesetzt wird. Zudem sollenpostalische Rechnung durch den Anbieter in ein allgemeingültiges ZUGPFeRD) umgewandelt werden. Ziel des Projekts ist es, dass:
— der Großteil der Post digitalisiert wird;
— die digitalisierte Post mit Metadaten an nachfolgende Systeme weitergegeben werden;
— ein Prozess aufgebaut wird, welcher den Austausch von Dokumenten zwischen WBM und Anbieterermöglicht.
Hier soll ein Dienstleister gebunden werden, der die Leistungen der Postöffnung, Vorbereitung und Vorindizierung übernimmt.
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 115-281631
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: 1
Titel: Digitalisierung von Posteingangsdokumenten
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-03-06 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Satz-Rechen-Zentrum Hartmann + Heenemann GmbH & Co. KG
Postanschrift: Bessemerstraße 83-91
Postort: Berlin
Postleitzahl: 12103
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Berlin🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰
Ergänzende Informationen Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagenergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2020/S 051-120689 (2020-03-09)