Digitalisierung von Posteingangsdokumenten

WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH

Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes physische Posteingangsdokumente (Briefe,) digitalisieren. Die digitalisierten Posteingangsdokumente sollen anschließend weiteren Anwendungen zur Verfügung stehen, wie dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches parallel zu diesem Projekt umgesetzt wird. Zudem sollen postalische Rechnung durch den Anbieter in ein allgemeingültiges ZUGPFeRD) umgewandelt werden. Ziel des Projekts ist es, dass:
— der Großteil der Post digitalisiert wird,
— die digitalisierte Post mit Metadaten an nachfolgende Systeme weitergegeben werden,
— ein Prozess aufgebaut wird, welcher den Austausch von Dokumenten zwischen WBM und Anbieter ermöglicht.
Hier soll ein Dienstleister gebunden werden, der die Leistungen der Postöffnung, Vorbereitung und Vorindizierung übernimmt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-07-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-06-13.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2019-06-13 Auftragsbekanntmachung
2020-03-09 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2019-06-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Referenznummer: OV 2681-05-2019
Kurze Beschreibung:
Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes physische Posteingangsdokumente (Briefe,) digitalisieren. Die digitalisierten Posteingangsdokumente sollen anschließend weiteren Anwendungen zur Verfügung stehen, wie dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches parallel zu diesem Projekt umgesetzt wird. Zudem sollen postalische Rechnung durch den Anbieter in ein allgemeingültiges ZUGPFeRD) umgewandelt werden. Ziel des Projekts ist es, dass: — der Großteil der Post digitalisiert wird, — die digitalisierte Post mit Metadaten an nachfolgende Systeme weitergegeben werden, — ein Prozess aufgebaut wird, welcher den Austausch von Dokumenten zwischen WBM und Anbieter ermöglicht. Hier soll ein Dienstleister gebunden werden, der die Leistungen der Postöffnung, Vorbereitung und Vorindizierung übernimmt.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Postanschrift: Dircksenstr. 38
Postleitzahl: 10178
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.wbm.de 🌏
E-Mail: vergabe@wbm.de 📧
Telefon: +49 3024714256 📞
Fax: +49 3024713670 📠
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/115738 🌏
URL der Teilnahme: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-06-13 📅
Einreichungsfrist: 2019-07-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-06-18 📅
Datum des Beginns: 2020-01-01 📅
Datum des Endes: 2022-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 115-281631
ABl. S-Ausgabe: 115
Zusätzliche Informationen
1) Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen; 2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 8.7.2019, 10.00 Uhr, schriftlich ausschließlich per E-Mail an vergabe@wbm.de oder über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten, zum Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren täglich folgenden Link zu nutzen. http://output67.rssinclude.com/output?type=direct&id=384132&hash=89b205ac71b8f3f09c871188ae9fc68f 3) Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind spätestens zur Angebotsabgabe einzureichen; 4) Der Bewerber muss sämtliche Angaben zwingend auf dem Bewerberbogen machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen; 5) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen (Bewerberbogen_Eignungsleihe); 6) Die Angaben zum Umsatz und Referenzen von Bewerbern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft können addiert werden; 7) Die Angebote (einschließlich aller Unterlagen und Dokumente) sind in deutscher Sprache einzureichen; 8) Bieter, die ihren Sitz nicht in Deutschland haben, können die abgeforderten Nachweise, Erklärungen und Qualifikationen für natürliche und juristische Personen in vergleichbarer Form nach den Erfordernissen ihres Herkunftslandes nachweisen. Der Nachweis hat in deutscher Sprache zu erfolgen, ggf. sind Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist zu beglaubigen; 9) Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den Eigenerklärungen einzureichen.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes physische Posteingangsdokumente (Briefe,) digitalisieren. Die digitalisierten Posteingangsdokumente sollen anschließend weiteren Anwendungen zur Verfügung stehen, wie dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches parallel zu diesem Projekt umgesetzt wird. Zudem sollen postalische Rechnung durch den Anbieter in ein allgemeingültiges ZUGPFeRD) umgewandelt werden. Ziel des Projekts ist es, dass:
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— der Großteil der Post digitalisiert wird,
— die digitalisierte Post mit Metadaten an nachfolgende Systeme weitergegeben werden,
— ein Prozess aufgebaut wird, welcher den Austausch von Dokumenten zwischen WBM und Anbieter ermöglicht.
Hier soll ein Dienstleister gebunden werden, der die Leistungen der Postöffnung, Vorbereitung und Vorindizierung übernimmt.
Siehe Punkt II.1.4
Beschreibung der Optionen: Verlängerungsoption um 2 x 2 Jahre
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
1) Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.
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Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
2) Nachweis einer gültigen Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung;
3) Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Geschäftsjahren. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;
4) Erklärung zu Verknüpfungen (Durch den Bieter ist zu erklären, ob wirtschaftliche Verknüpfungen zu anderen Unternehmen bestehen. Wenn ja, sind diese im Bewerberbogen anzugeben).
Mindeststandards:
Zu 3. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft für vergleichbare Leistungen der letzten 3 Geschäftsjahre in Höhe von 250 000 EUR
Technische und berufliche Fähigkeiten:
5) Erklärung über geeignete Referenzen für die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und einem durchschnittlich täglichen Scanbedarf von mehr als 1.000 Dokumenten aus den letzten 3 Jahren mit Angabe des Wertes, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes (Leistungszeitraum) sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;
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6) Der Anbieter verfügt über Zertifikate, die ihm einen qualitativhochwertigen und datenschutzkonformen Scanprozess bescheinigen. Zusätzlich ist durch den Bieter nachzuweisen, dass die Anforderungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) TR-03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan) erfüllt werden. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;
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7) Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche und aktuelle Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren ersichtlich ist. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;
8) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt;
9) Erklärung zur Anwendung der deutschen Sprache.
Mindeststandards:
Zu 5. Als Mindestbedingungen gilt der Nachweis von mindestens 3 Referenzprojekten, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind. Zwingend erfüllt sein müssen:
1) Bei den Auftraggebern (Referenzen) muss es sich um Unternehmen handeln, die eine Mitarbeitergröße von mindestens durchschnittlich 40 aufweist;
2) Der täglich Scannbedarf der angegebenen Referenz an einem Wochentag muss bei mindestens 750 Dokumenten liegen (Die Angabe bezieht sich auf Dokumente und nicht Seiten, ein Dokument kann aus mehreren Seiten bestehen.).
Zu 6. Der Anbieter verfügt über gütige Zertifizierungen nach ISO 9001:2000 (Qualitätsmanagement) und 27001 (Informationssicherheit) oder gleichwertige Zertifizierungen und verpflichtet sich diese Zertifizierungen über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten.
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Zu 7. Angabe von durchschnittlich mindestens 5 festangestellten Beschäftigten in den letzten 3 Jahren.
Zu 9. Erklärung einer deutschsprachigen Anwenderbetreuung und Dokumentation inkl. Support
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden abdeckt, mit einer Deckungssumme je Schaden von mindestens 3 000 000 EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung sowie eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20 000 EUR und der Versicherungsschutz nachdem Umweltschadensgesetz zu erbringen.
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Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Auf Grundlage der Teilnahmeanträge wird die Eignung aller Bewerber geprüft und die Auswertung dokumentiert. Damit werden die Bewerber, die geeignet sind und in der Reihenfolge der Wertung auf den ersten 5 Plätzen im Teilnahmewettbewerb als erste Verfahrensstufe des Ausschreibungsverfahrens liegen, ermittelt. Wenn mehrere Bewerber geeignet sind und die gleiche Punktzahl haben, wird gelost.
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-11-01 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: landeseigenes wohnungswirtschaftliches Unternehmen
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/115738 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
1) Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen;
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2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 8.7.2019, 10.00 Uhr, schriftlich ausschließlich per E-Mail an vergabe@wbm.de oder über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten, zum Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren täglich folgenden Link zu nutzen.
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3) Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind spätestens zur Angebotsabgabe einzureichen;
4) Der Bewerber muss sämtliche Angaben zwingend auf dem Bewerberbogen machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen;
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5) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen (Bewerberbogen_Eignungsleihe);
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6) Die Angaben zum Umsatz und Referenzen von Bewerbern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft können addiert werden;
7) Die Angebote (einschließlich aller Unterlagen und Dokumente) sind in deutscher Sprache einzureichen;
8) Bieter, die ihren Sitz nicht in Deutschland haben, können die abgeforderten Nachweise, Erklärungen und Qualifikationen für natürliche und juristische Personen in vergleichbarer Form nach den Erfordernissen ihres Herkunftslandes nachweisen. Der Nachweis hat in deutscher Sprache zu erfolgen, ggf. sind Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist zu beglaubigen;
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9) Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den Eigenerklärungen einzureichen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
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Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2019/S 115-281631 (2019-06-13)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-03-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Kurze Beschreibung:
Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes physische Posteingangsdokumente (Briefe,) digitalisieren. Diedigitalisierten Posteingangsdokumente sollen anschließend weiteren Anwendungen zur Verfügung stehen, wie dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches parallel zu diesem Projekt umgesetzt wird. Zudem sollenpostalische Rechnung durch den Anbieter in ein allgemeingültiges ZUGPFeRD) umgewandelt werden. Ziel des Projekts ist es, dass: — der Großteil der Post digitalisiert wird; — die digitalisierte Post mit Metadaten an nachfolgende Systeme weitergegeben werden; — ein Prozess aufgebaut wird, welcher den Austausch von Dokumenten zwischen WBM und Anbieterermöglicht. Hier soll ein Dienstleister gebunden werden, der die Leistungen der Postöffnung, Vorbereitung und Vorindizierung übernimmt.
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Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 051-120689
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 115-281631
ABl. S-Ausgabe: 51

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes physische Posteingangsdokumente (Briefe,) digitalisieren. Diedigitalisierten Posteingangsdokumente sollen anschließend weiteren Anwendungen zur Verfügung stehen, wie dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches parallel zu diesem Projekt umgesetzt wird. Zudem sollenpostalische Rechnung durch den Anbieter in ein allgemeingültiges ZUGPFeRD) umgewandelt werden. Ziel des Projekts ist es, dass:
Mehr anzeigen
— der Großteil der Post digitalisiert wird;
— die digitalisierte Post mit Metadaten an nachfolgende Systeme weitergegeben werden;
— ein Prozess aufgebaut wird, welcher den Austausch von Dokumenten zwischen WBM und Anbieterermöglicht.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kriterienkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept und Präsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 45
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-03-06 📅
Name: Satz-Rechen-Zentrum Hartmann + Heenemann GmbH & Co. KG
Postanschrift: Bessemerstraße 83-91
Postort: Berlin
Postleitzahl: 12103
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagenergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2020/S 051-120689 (2020-03-09)