Die Howoge Wohnungsbaugesellschaft mbH (nachfolgend Howoge) ist ein städtisches Berliner Wohnungsunternehmen mit einem Bestand von rd. 60 000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Bis 2025 will die Howoge ihr Portfolio deutlich erweitern. Derzeit sind mehr als 700 Mitarbeiter bei der Howoge angestellt. Die Digitalisierungsstrategie beinhaltet die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (nachfolgend DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen in mehreren Phasen; dies ist Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-12-13.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-11-12.
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagementsystem
VG-118-19
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme📦
Kurze Beschreibung:
“Die Howoge Wohnungsbaugesellschaft mbH (nachfolgend Howoge) ist ein städtisches Berliner Wohnungsunternehmen mit einem Bestand von rd. 60 000 Wohn- und...”
Kurze Beschreibung
Die Howoge Wohnungsbaugesellschaft mbH (nachfolgend Howoge) ist ein städtisches Berliner Wohnungsunternehmen mit einem Bestand von rd. 60 000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Bis 2025 will die Howoge ihr Portfolio deutlich erweitern. Derzeit sind mehr als 700 Mitarbeiter bei der Howoge angestellt. Die Digitalisierungsstrategie beinhaltet die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (nachfolgend DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen in mehreren Phasen; dies ist Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datenbanksysteme📦
Ort der Leistung: Berlin🏙️
Beschreibung der Beschaffung:
“Gegenstand der Beschaffung ist ein DMS inklusive aller notwendigen Komponenten für die Howoge. In der ersten Projektphase ist die Umsetzung folgender...”
Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand der Beschaffung ist ein DMS inklusive aller notwendigen Komponenten für die Howoge. In der ersten Projektphase ist die Umsetzung folgender Teilprojekte vorgesehen:
1) Implementierung des DMS-Basissystems;
2) Anbindung von SAP HCM zur Ablage und Recherche der Personalakten;
3) Entwicklung eines Projektaktensystems für den Fachbereich Schulbau;
4) Freigabeworkflow für Geschäftsführungsvorlagen.
Die DMS-Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch externen Mitarbeitern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen. Der Auftraggeber verfügt bereits über ein Archivsystem „MFD Win“, welches jedoch den Anforderungen nicht voll entspricht. Unter anderem fehlt eine Integration in SAP über Archive Link. Die Migration soll bei der Einführung des DMS vollzogen werden. Es gibt ebenfalls bereits einige Workflows, die beispielsweise mit EasySquare (Firma Promos) oder SAP Fiori abgebildet wurden. Es soll im Rahmen des Projekts geprüft werden, welche weiteren Workflows künftig über die Workflowkomponente des DMS umgesetzt werden können.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 60
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 60 Monate, beginnt mit Inbetriebnahme des DMS-Basissystems und verlängert sich sodann automatisch jeweils um 12...”
Beschreibung der Verlängerungen
Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 60 Monate, beginnt mit Inbetriebnahme des DMS-Basissystems und verlängert sich sodann automatisch jeweils um 12 Monate, wenn die Parteien von ihrem Kündigungsrecht keinen Gebrauch machen.
Mehr anzeigen Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Soweit mehr als 5 Bewerber die Mindestanforderungen zur Eignung erfüllen, wird der Auftraggeber maximal 5 Bewerber anhand von Auswahlkriterien bestimmen,...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Soweit mehr als 5 Bewerber die Mindestanforderungen zur Eignung erfüllen, wird der Auftraggeber maximal 5 Bewerber anhand von Auswahlkriterien bestimmen, die im Eignungskatalog aufgeführt sind, der den Bewerbungsunterlagen beiliegt.
Mehr anzeigen Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“1) Option des Auftraggebers, den Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit mit zusätzlichen Leistungen, insbesondere bei technologischen Neuerungen...”
Beschreibung der Optionen
1) Option des Auftraggebers, den Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit mit zusätzlichen Leistungen, insbesondere bei technologischen Neuerungen und/oder Änderungen, die sich auf das DMS auswirken, zu beauftragen;
2) Option zur Anpassung der Vertragspreise;
3) Option zur Anpassung der Service Level Agreements (SLA);
4) Option zur Beauftragung von weiteren Teilprojekten.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare:
1) Erklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB und MiLoG;
2) Infoblatt „Angaben zum Bieter“;
3) Kurzprofil des Bewerbers mit Gründungsjahr, Angaben zu Geschäftsfeldern und Standorten (insbes. Standort der Softwareentwicklung).
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
4) Angaben zum Umsatz mit...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
4) Angaben zum Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Dokumentenmanagement) in den Bereichen (a) Softwarelizenzen ohne Pflege und (b) Projektimplementierung.
“Zu 4.a) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im Mittel der letzten 3 Jahre (2018, 2017, 2016) einen Umsatz in Höhe von mindestens 750...”
Zu 4.a) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im Mittel der letzten 3 Jahre (2018, 2017, 2016) einen Umsatz in Höhe von mindestens 750 000 EUR netto erzielt hat.
Zu 4.b) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im Mittel der letzten 3 Jahre (2018, 2017, 2016) einen Umsatz in Höhe von mindestens 1 000 000 EUR netto erzielt hat.
Bei Bewerbergemeinschaften wird der Umsatz addiert. Entsprechendes gilt für Nachunternehmer, auf deren Ressourcen der Bewerber zum Nachweis der Eignung zurückgreifen will. Die Vergabestelle behält sich vor, zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit weitere Nachweise zu fordern.
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
5) Angaben zu Referenzprojekten für...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
5) Angaben zu Referenzprojekten für vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren (2018, 2017, 2016) mit Angaben zu: Referenzkunde, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, wesentliche Leistungsinhalte, Userzahl, wesentliche technische Parameter, Schnittstellen, Leistungszeit. Die Vergabestelle wird auch Referenzprojekte berücksichtigen, die bis zu 5 Jahre zurück liegen. Für die Beschreibung der Referenzprojekte stellt die Vergabestelle u.a. Formblätter zur Verfügung, die zwingend zu verwenden sind;
6) Angaben zu personellen Kapazitäten in der Projektimplementierung insgesamt und in den Bereichen Projektkoordination, Konzeption/Lösungsarchitektur und technische Projektumsetzung;
7) Angaben zur Auftragsausführung in deutscher Sprache;
8) Angaben zu einem zertifizierten Informationssicherheitsmanagementsystems nach ISO/IEC 27001 oder vglb.;
9) Angaben zu einem zertifizieren Qualitätsmanagementsystem nach DIN ISO 9001 oder vglb.;
10) Angaben zum zeitlichen Produktsupport;
11) Angaben zu Referenzschreiben.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Zu 5) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis von mindestens 3 vergleichbaren Referenzprojekten für DMS-Implementierungen, die jeweils seit mindestens einem...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Zu 5) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis von mindestens 3 vergleichbaren Referenzprojekten für DMS-Implementierungen, die jeweils seit mindestens einem Jahr im operativen Betrieb sind.
Zu Nr. 6)
a) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber über mindestens 2 Mitarbeiter verfügt, die für die Projektkoordination eingesetzt werden könnten. Dies wird unterstellt, wenn die benannten Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren die Implementierung einer DMS-Lösung des Bewerbers im Bereich der Projektkoordination betreut haben;
b) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber über mindestens 2 Mitarbeiter verfügt, die für die Konzeption/Lösungsarchitektur eingesetzt werden könnten. Dies wird unterstellt, wenn die benannten Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren die Implementierung einer DMS-Lösung des Bewerbers im Bereich der Konzeption/Lösungsarchitektur betreut haben;
c) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber über mindestens 2 Mitarbeiter verfügt, die für die technische Projektumsetzung eingesetzt werden könnten. Dies wird unterstellt, wenn die benannten Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren die Implementierung einer DMS-Lösung des Bewerbers im Bereich der technischen Projektumsetzung betreut haben.
Zu Nr. 7) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im Auftragsfall die Projektdurchführung in deutscher Sprache einschl. Kommunikation mit dem Auftraggeber, Support, Projektdokumentation etc. sicherstellen kann. Dies beinhaltet auch den Nachweis, dass der Bewerber in der Lage ist, die Bedienoberfläche sowie eine Online-Hilfe in deutscher Sprache zur Verfügung zu stellen.
Zu Nr. 10) Die Vergabestelle erwartet, dass der Bewerber einen Produktsupport in den Zeiten Montag bis Freitag jeweils von 8:00 bis 17:00 Uhr gewährleisten kann.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare:
1) Bietererklärung gem. Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz;
2) Erklärung zur Frauenförderung;
3) Verpflichtung Vertraulichkeit (Datenschutz).
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-12-13
12:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
“1) Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle die Bewerbungsunterlagen (inkl. Teilnahmeantragsformular) elektronisch auf der Vergabeplattform des Landes...”
1) Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle die Bewerbungsunterlagen (inkl. Teilnahmeantragsformular) elektronisch auf der Vergabeplattform des Landes Berlin unter https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/121222 zum Download zur Verfügung. Der darin enthaltene Teilnahmeantrag ist zwingend zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, Bewerbungen andernfalls nicht zu berücksichtigen. In jedem Falle werden interessierte Bewerber gebeten, sich auf der Vergabeplattform als Bewerber mit ihren Kontaktdaten registrieren zu lassen, damit sie gegebenenfalls über Antworten zu Bewerberfragen und Klarstellungen informiert werden können. Die Registrierung ist kostenfrei möglich;
2) Bewerberfragen sind über die Vergabeplattform zu stellen und werden dort im Wege von Bewerberinformationen beantwortet;
3) Der Teilnahmeantrag ist vollständig auszufüllen, die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vollständig abzugeben bzw. beizufügen. Die Vergabestelle behält sich vor, unvollständige Teilnahmeanträge nicht zu berücksichtigen, wenn fehlende Erklärungen und/oder Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht nachgereicht werden;
4) Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich in elektronischer Form auf der Vergabeplattform unter https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/121222 einzureichen. Die Vergabestelle wird Teilnahmeanträge nicht berücksichtigen, die nicht form- und/oder fristgerecht eingereicht werden;
5) Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft abzugeben, wonach diese im Auftragsfalle eine Arbeitsgemeinschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung gründen. Die Erklärung hat zudem ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft zur Durchführung des Vergabeverfahrens zu bevollmächtigen. Zudem ist zu begründen, weshalb die Bildung einer Bewerbergemeinschaft nach den strengen Anforderungen der Rechtsprechung in diesem Falle zulässig ist;
6) Beruft sich der Bewerber hinsichtlich seiner Leistungsfähigkeit auf die Ressourcen von Drittunternehmen, so ist dem Teilnahmeantrag eine Erklärung der Drittunternehmen beizufügen, wonach diese dem Bewerber im Auftragsfalle ihre Ressourcen zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für verbundene Unternehmen.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316📞
Fax: +49 3090137613 📠
URL: http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB. Bei Verstößen, die...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB. Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr.4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§134 Abs. 2 GWB).
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-05-22) Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die Howoge Wohnungsbaugesellschaft mbH (nachfolgend Howoge) ist ein städtisches BerlinerWohnungsunternehmen mit einem Bestand von rd. 60 000 Wohn- und...”
Kurze Beschreibung
Die Howoge Wohnungsbaugesellschaft mbH (nachfolgend Howoge) ist ein städtisches BerlinerWohnungsunternehmen mit einem Bestand von rd. 60 000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Bis 2025 will dieHowoge ihr Portfolio deutlich erweitern. Derzeit sind mehr als 700 Mitarbeiter bei der Howoge angestellt.Die Digitalisierungsstrategie beinhaltet die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems(nachfolgend DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigenInformationen in mehreren Phasen; dies ist Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.
Mehr anzeigen Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Gegenstand der Beschaffung ist ein DMS inklusive aller notwendigen Komponenten für die Howoge. In derersten Projektphase ist die Umsetzung folgender...”
Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand der Beschaffung ist ein DMS inklusive aller notwendigen Komponenten für die Howoge. In derersten Projektphase ist die Umsetzung folgender Teilprojekte vorgesehen:
1. Implementierung des DMS-Basissystems,
2. Anbindung von SAP HCM zur Ablage und Recherche der Personalakten,
3. Entwicklung eines Projektaktensystems für den Fachbereich Schulbau,
4. Freigabeworkflow für Geschäftsführungsvorlagen.
Die DMS-Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch externen Mitarbeitern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen. Der Auftraggeber verfügt bereits über ein Archivsystem „MFD Win“, welches jedoch den Anforderungen nicht voll entspricht. Unter anderem fehlt eine Integration in SAP über Archive Link.Die Migration soll bei der Einführung des DMS vollzogen werden. Es gibt ebenfalls bereits einige Workflows, die beispielsweise mit EasySquare (Firma Promos) oder SAP Fiori abgebildet wurden. Es soll im Rahmen des Projekts geprüft werden, welche weiteren Workflows künftig über die Workflowkomponente des DMS umgesetzt werden können.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Preis
Informationen über Optionen
Beschreibung der Optionen:
“1. Option des Auftraggebers, den Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit mit zusätzlichen Leistungen,insbesondere bei technologischen Neuerungen und/oder...”
Beschreibung der Optionen
1. Option des Auftraggebers, den Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit mit zusätzlichen Leistungen,insbesondere bei technologischen Neuerungen und/oder Änderungen, die sich auf das DMS auswirken, zubeauftragen,
2. Option zur Anpassung der Vertragspreise,
3. Option zur Anpassung der Service Level Agreements (SLA),
4. Option zur Beauftragung von weiteren Teilprojekten.
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 220-539917
Auftragsvergabe
1️⃣ Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Andere Gründe (Abbruch des Verfahrens)
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
URL: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB. Bei Verstößen, die...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB. Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagenerkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr.4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung(§134 Abs. 2 GWB).