Dokumentenmanagementsystem mit Workflowkomponente

Universität Potsdam, Dezernat für Haushalt und Beschaffung

Gegenstand der Vergabe ist ein DMS- bzw. ECM-System, welches der Universität ein Höchstmaß an Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit bietet. Die ersten Stufen der Einführung eines DMS an der Universität Potsdam befassen sich mit der Abbildung der s. g. E-Rechnung, dem Vertragsmanagement und der Studierendenverwaltung.
Im späteren Ausbau sollen auch standardisierte Fachverfahren der nachfolgend genannten Schwerpunkte digital umgesetzt werden:
— Beschaffungsprozess,
— Vertragsverwaltung/Vertragsmanagement,
— HISinOne APP Anbindung,
— e-Akte Bau,
— Ressourcenverwaltung,
— eAkte Student,
— eAkte Mitarbeiter,
— Veranstaltungs- und Gremienverwaltung,
— Verwaltung von Abschlussarbeiten,
— Projektmanagement,
— Reisekostenverwaltung.
Diese sind nicht Bestandstandteil dieses Verfahrens. Mit der Abgabe eines Angebotes muss jedoch sichergestellt sein, dass das angebotene System diesen Modulcharakter abbilden kann.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-11-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-10-11.

Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2019-10-11 Auftragsbekanntmachung
2019-11-25 Ergänzende Angaben
2020-04-06 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2019-10-11)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universität Potsdam, Dezernat für Haushalt und Beschaffung
Postanschrift: Am Neuen Palais 10
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14469
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung
Telefon: +49 331977-1379 📞
E-Mail: pascal.barnofsky@uni-potsdam.de 📧
Fax: +49 331977-1773 📠
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: www.uni-potsdam.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YYVDL7M/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YYVDL7M 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagementsystem mit Workflowkomponente 4.B.DVD42019191_O
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenerstellungssoftwarepaket 📦
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der Vergabe ist ein DMS- bzw. ECM-System, welches der Universität ein Höchstmaß an Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit...”    Mehr anzeigen

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Programmierung von Softwarepaketen 📦
Ort der Leistung: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Universität Potsdam Am Neuen Palais 10 14469 Potsdam
Beschreibung der Beschaffung:
“Gegenstand der Vergabe ist ein DMS- bzw. ECM-System, welches der Universität ein Höchstmaß an Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 120
Informationen über Optionen
Optionen
Beschreibung der Optionen:
“Abruf von ca. 12-13 Personentagen pro Jahr über den Vertragszeitraum für z. B. Anpassung Fachverfahren (gesetzlich, organisatorisch), weitere Fachverfahren...”    Mehr anzeigen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“1) Nachweis über aktuell gültige Eintragung in ein Berufsregister und/oder Handelsregister, soweit nach der Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der...”    Mehr anzeigen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1) Erklärung über den Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1) Erklärung, dass der Bieter in den letzten 3 Geschäftsjahren vergleichbare Leistungen ausgeführt hat, mit Abgabe einer Referenzliste der wesentlichen in...”    Mehr anzeigen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Mindestentgeltanforderungen nach Brandenburgischem Vergabegesetz (s. Ergänzende Vereinbarung BbgVergG sowie Nachunternehmererklärung BbgVergG im Bereich...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-11-29 12:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-02-17 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2019-11-29 13:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Potsdam
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Keine.

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Zusätzliche Informationen

“1) Alle Bieter, die ein wertbares Angebot abgegeben haben, werden bereits hiermit zu einer Präsentation aufgefordert. In dieser Präsentation, die mit Ihnen...”    Mehr anzeigen
Körper überprüfen
Name:
“Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie”
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 331-8661719 📞
Fax: +49 331-8661652 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. 2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2019/S 199-483875 (2019-10-11)
Ergänzende Angaben (2019-11-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der Vergabe ist ein DMS- bzw. ECM- System, welches der Universität ein Höchstmaß an Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit...”    Mehr anzeigen

Ergänzende Informationen
Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2019/S 199-483875

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.2)
Ort des zu ändernden Textes: Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Alter Wert
Datum: 2019-11-29 📅
Zeit: 12:00
Neuer Wert
Datum: 2020-01-09 📅
Zeit: 12:00
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Ort des zu ändernden Textes: Bindefrist des Angebots
Alter Wert
Datum: 2020-02-17 📅
Neuer Wert
Datum: 2020-03-30 📅
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.7)
Ort des zu ändernden Textes: Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Alter Wert
Datum: 2019-11-29 📅
Zeit: 13:00
Neuer Wert
Datum: 2020-01-09 📅
Zeit: 13:00
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: VI.3)
Ort des zu ändernden Textes: Zusätzliche Angaben
Alter Wert
Text:
“1. Alle Bieter, die ein wertbares Angebot abgegeben haben, werden bereits hiermit zu einer Präsentation aufgefordert. In dieser Präsentation, die mit Ihnen...”    Mehr anzeigen
Neuer Wert
Text:
“1. Alle Bieter, die ein wertbares Angebot abgegeben haben, werden bereits hiermit zu einer Präsentation aufgefordert. In dieser Präsentation, die mit Ihnen...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2019/S 230-564929 (2019-11-25)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-04-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der Vergabe ist ein DMS- bzw. ECM-System, welches der Universität ein Höchstmaß an Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit...”    Mehr anzeigen
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Gegenstand der Vergabe ist ein DMS- bzw. ECM- System, welches der Universität ein Höchstmaß an Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Basisanforderungen des Systems
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Organisatorische Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Systemtechnische Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 45
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Angebotspräsentation
Kostenkriterium (Name): Preis (Anwendung der einfache Richtwertmethode)
Kostenkriterium (Gewichtung): 100

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 199-483875

Auftragsvergabe

1️⃣
Vertragsnummer: 1
Los-Identifikationsnummer: 1
Titel: Dokumentenmanagementsystem mit Workflowkomponente
Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Andere Gründe (Abbruch des Verfahrens)

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“1. Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zur Auftragsbekanntmachung desselben Auftrags in anderen Bekanntmachungsmedien gelten einzig die Erklärungen der...”    Mehr anzeigen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“1. Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. 2. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2020/S 071-169123 (2020-04-06)