Dokumentenmanagementsystem mit Workflowkomponente

Universität Potsdam, Dezernat für Haushalt und Beschaffung

Gegenstand der Vergabe ist ein DMS- bzw. ECM-System, welches der Universität ein Höchstmaß an Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit bietet. Die ersten Stufen der Einführung eines DMS an der Universität Potsdam befassen sich mit der Abbildung der s. g. E-Rechnung, dem Vertragsmanagement und der Studierendenverwaltung.
Im späteren Ausbau sollen auch standardisierte Fachverfahren der nachfolgend genannten Schwerpunkte digital umgesetzt werden:
— Beschaffungsprozess,
— Vertragsverwaltung/Vertragsmanagement,
— HISinOne APP Anbindung,
— e-Akte Bau,
— Ressourcenverwaltung,
— eAkte Student,
— eAkte Mitarbeiter,
— Veranstaltungs- und Gremienverwaltung,
— Verwaltung von Abschlussarbeiten,
— Projektmanagement,
— Reisekostenverwaltung.
Diese sind nicht Bestandstandteil dieses Verfahrens. Mit der Abgabe eines Angebotes muss jedoch sichergestellt sein, dass das angebotene System diesen Modulcharakter abbilden kann.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-11-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-10-11.

Wer?

• Universität Potsdam, Dezernat für Haushalt und Beschaffung

Wie?

Wo?

• Brandenburg › Potsdam, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-10-11	Auftragsbekanntmachung
2019-11-25	Ergänzende Angaben
2020-04-06	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-10-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenerstellungssoftwarepaket
Referenznummer: 4.B.DVD42019191_O
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Vergabe ist ein DMS- bzw. ECM-System, welches der Universität ein Höchstmaß an Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit bietet. Die ersten Stufen der Einführung eines DMS an der Universität Potsdam befassen sich mit der Abbildung der s. g. E-Rechnung, dem Vertragsmanagement und der Studierendenverwaltung. Im späteren Ausbau sollen auch standardisierte Fachverfahren der nachfolgend genannten Schwerpunkte digital umgesetzt werden: — Beschaffungsprozess, — Vertragsverwaltung/Vertragsmanagement, — HISinOne APP Anbindung, — e-Akte Bau, — Ressourcenverwaltung, — eAkte Student, — eAkte Mitarbeiter, — Veranstaltungs- und Gremienverwaltung, — Verwaltung von Abschlussarbeiten, — Projektmanagement, — Reisekostenverwaltung. Diese sind nicht Bestandstandteil dieses Verfahrens. Mit der Abgabe eines Angebotes muss jedoch sichergestellt sein, dass das angebotene System diesen Modulcharakter abbilden kann.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenerstellungssoftwarepaket 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universität Potsdam, Dezernat für Haushalt und Beschaffung
Postanschrift: Am Neuen Palais 10
Postleitzahl: 14469
Postort: Potsdam
Kontakt
Internetadresse: http://www.uni-potsdam.de 🌏
E-Mail: pascal.barnofsky@uni-potsdam.de 📧
Telefon: +49 331977-1379 📞
Fax: +49 331977-1773 📠
URL der Dokumente: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YYVDL7M/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YYVDL7M 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-10-11 📅
Einreichungsfrist: 2019-11-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-10-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 199-483875
ABl. S-Ausgabe: 199
Zusätzliche Informationen
Keine.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im späteren Ausbau sollen auch standardisierte Fachverfahren der nachfolgend genannten Schwerpunkte digital umgesetzt werden:

— Beschaffungsprozess,

— Vertragsverwaltung/Vertragsmanagement,

— HISinOne APP Anbindung,

— e-Akte Bau,

— Ressourcenverwaltung,

— eAkte Student,

— eAkte Mitarbeiter,

— Veranstaltungs- und Gremienverwaltung,

— Verwaltung von Abschlussarbeiten,

— Projektmanagement,

— Reisekostenverwaltung.

Diese sind nicht Bestandstandteil dieses Verfahrens. Mit der Abgabe eines Angebotes muss jedoch sichergestellt sein, dass das angebotene System diesen Modulcharakter abbilden kann.

— Raum- und Gebäudeverwaltung,

Dauer: 120 Monate
Beschreibung der Optionen:

Abruf von ca. 12-13 Personentagen pro Jahr über den Vertragszeitraum für z. B. Anpassung Fachverfahren (gesetzlich, organisatorisch), weitere Fachverfahren (inkl. Lizenzen und Pflege), Schnittstellenentwicklung. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Beauftragung dieser Leistungen besteht nicht.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Universität Potsdam

Am Neuen Palais 10

14469 Potsdam

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Nachweis über aktuell gültige Eintragung in ein Berufsregister und/oder Handelsregister, soweit nach der Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens Entsprechendes verpflichtend vorgesehen ist.

2) Unterauftragsnehmerverhältnisse und Bietergemeinschaften (BG) sind zugelassen. Es ist eine von allen Mitgliedern der BG unterschriebene Erklärung vorzulegen, dass die Mitglieder der BG gesamt schuldnerisch haften. Darüber hinaus muss ein bevollmächtigter Vertreter benannt werden, der durch eine unterschriebene Erklärung aller Mitglieder der BG legitimiert ist, diese im Vergabeverfahren und darüber hinaus zu vertreten.

3) Soweit eine Beteiligung als Bieter-/BG vorgesehen ist, ist durch jedes Mitglied der unter Ziffer 1 genannten Nachweis vorzulegen.

4) Der Auftraggeber erkennt als Nachweise/Erklärungen im jeweils dort geprüften Umfang auch die Eintragung in die allgemein zugänglichen Präqualifizierungsdatenbanken an, soweit diese mit den geforderten Nachweisen/Erklärungen inhaltlich identisch sind. Weitergehend oder ergänzend geforderte Nachweise/Erklärungen müssenauch von präqualifizierten Unternehmen beigebracht werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1) Erklärung über den Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen.

2) Nachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 18.1 EVB-IT Erstellungs-AGB.

3) Soweit eine Beteiligung als Bieter-/BG vorgesehen ist, ist durch jedes Mitglied die unter Ziffer 1 genannte Erklärung, unter Berücksichtigung des jeweils zu erbringenden Leistungsanteils innerhalb der Bietergemeinschaft, der grob zu beschreiben ist, vorzulegen.

4) Der Auftraggeber erkennt als Nachweise/Erklärungen im jeweils dort geprüften Umfang auch die Eintragung in die allgemein zugänglichen Präqualifizierungsdatenbanken an, soweit diese mit den geforderten Nachweisen/Erklärungen inhaltlich identisch sind. Weitergehend oder ergänzend geforderte Nachweise/Erklärungen müssen auch von präqualifizierten Unternehmen beigebracht werden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) Erklärung, dass der Bieter in den letzten 3 Geschäftsjahren vergleichbare Leistungen ausgeführt hat, mit Abgabe einer Referenzliste der wesentlichen in den letzten 3 Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen (mindestens 2) und mit Angaben zum Auftraggeber, des Auftragsvolumens in Euro, der Leistungszeit (Jahr), des Leistungsumfangs und Kommunikationsdaten zum Auftraggeber (Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse). Die Referenzen müssen folgende Mindestvoraussetzungen erfüllen:

Einführung eines Dokumentenmanagementsystem mit Workflowkomponente an einer Hochschule vergleichbarer Art und Größenordnung, d. h.

— >10 000 Studierende und >1 000 Mitarbeiter,

— Realisierung einer Schnittstelle zum führenden ERP-System (vorzugsweise HIS – Hochschulinformationssystem),

— vorzugsweise mehrere Standorte und

— vorzugsweise dezentrale Wareneingänge.

2) Angabe des im Auftragsfall für die Umsetzung verantwortlichen Projektleiters und seines Stellvertreters. Die Mindestanforderungen an den Projektleiter und seinen Stellvertreters lauten:

— Mehrjährige Erfahrung bei der Einführung von Dokumentenmanagementsysteme mit Workflowkomponenten an Hochschulen

— Mehrjährige Consultanterfahrung

Die Erfüllung der gestellten Mindestanforderungen sind durch eine Vita zu erklären und durch eine Beschreibung der Referenzprojekte zu untersetzen. Der Auftraggeber behält sich bei Zweifeln vor, entsprechende Nachweise zu verlangen.

3) Ich/Wir erklären, über ein nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziertes Qualitätsmanagement, oder vergleichbare Zertifizierung zum Qualitätsmanagement, zu verfügen.

4) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.

5) Erklärung, dass dem Vertrieb und dem Inverkehrbringen des angebotenen Produkts durch den Bieter/die Bietergemeinschaft keine Rechte Dritter oder Rechtsvorschriften entgegenstehen.

6) Soweit eine Beteiligung als Bieter-/BG vorgesehen ist, sind durch jedes Mitglied die unter Ziffer 1 bis 5 genannten Erklärungen, unter Berücksichtigung des jeweils zu erbringenden Leistungsanteils innerhalb der Bietergemeinschaft, der grob zu beschreiben ist, vorzulegen.

7) Der Auftraggeber erkennt als Nachweise/Erklärungen im jeweils dort geprüften Umfang auch die Eintragung in die allgemein zugänglichen Präqualifizierungsdatenbanken an, soweit diese mit den geforderten Nachweisen/Erklärungen inhaltlich identisch sind. Weitergehend oder ergänzend geforderte Nachweise/Erklärungen müssen auch von präqualifizierten Unternehmen beigebracht werden.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Mindestentgeltanforderungen nach Brandenburgischem Vergabegesetz (s. Ergänzende Vereinbarung BbgVergG sowie Nachunternehmererklärung BbgVergG im Bereich „Vergabeunterlagen" im Projektraum (Identifikationsnummer: CXP9YYVDL7M) auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-02-17 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-11-29 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:00
Ort des Eröffnungstermins: Potsdam
Zusätzliche Informationen: Keine.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung
Internetadresse: www.uni-potsdam.de 🌏
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YYVDL7M/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1) Alle Bieter, die ein wertbares Angebot abgegeben haben, werden bereits hiermit zu einer Präsentation aufgefordert. In dieser Präsentation, die mit Ihnen voraussichtlich zwischen dem 8.1.2020 und 10.1.2020 in den Räumen der Universität Potsdam durchgeführt wird, erhält jeder Bieter Gelegenheit, sein operatives Team, seine Projektorganisation und seine Herangehensweise vorzustellen. Erwartet werden dabei eine Darstellung der Systemfunktionalität im Allgemeinen und im Speziellen in Bezug auf die Anforderungen aus Empfang und Verarbeitung von e-Rechnung. Zur Darstellung der allgemeinen Funktionalität sollen Aspekte der Nutzer- und Rechtesteuerung, der Workflow-Konfiguration und dem Anlegen, Suchen und Aufrufen einer unspezifischen e-Akte mit Beifügen verschiedener Dokumente gezeigt werden. Für die Darstellung der e-Rechnungsfunktionalität soll der zentrale und dezentrale Rechnungseingang simuliert, die regelungsbasierte Freizeichnung mit und ohne Bestellbezug, die Datenübergabe an HIS sowie die Dokumentenarchivierung simuliert werden. Anschließend wird der Bieter zu inhaltlichen Aspekten seines Angebots und seines Konzeptes befragt. Für das Gespräch wurde ein Zeitrahmen von maximal 90 Minuten angesetzt.

2) Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zur Auftragsbekanntmachung desselben Auftrags in anderen Bekanntmachungsmedien gelten einzig die Erklärungen der unionsweit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachung.

3) Bekanntmachungs-ID auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg (vergabemarktplatz.brandenburg.de):

Bekanntmachungs-ID: CXP9YYVDL7M

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 331-8661719 📞
Fax: +49 331-8661652 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung der Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

3) Der Antrag ist unzulässsig, soweit:

a) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

d) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2019/S 199-483875 (2019-10-11)

Ergänzende Angaben (2019-11-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Vergabe ist ein DMS- bzw. ECM- System, welches der Universität ein Höchstmaß an Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit bietet. Die ersten Stufen der Einführung eines DMS an der Universität Potsdam befassen sich mit der Abbildung der s.g. E-Rechnung, dem Vertragsmanagement und der Studierendenverwaltung. Im späteren Ausbau sollen auch standardisierte Fachverfahren der nachfolgend genannten Schwerpunkte digital umgesetzt werden: — Beschaffungsprozess, — Vertragsverwaltung/Vertragsmanagement, — HISinOne APP Anbindung, — e-Akte Bau, — Ressourcenverwaltung, — eAkte Student, — eAkte Mitarbeiter, — Veranstaltungs- und Gremienverwaltung, — Verwaltung von Abschlussarbeiten, — Projektmanagement, — Reisekostenverwaltung. Diese sind nicht Bestandstandteil dieses Verfahrens. Mit der Abgabe eines Angebotes muss jedoch sichergestellt sein, dass das angebotene System diesen Modulcharakter abbilden kann.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-11-25 📅
Einreichungsfrist: 2020-01-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-11-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 230-564929
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 199-483875
ABl. S-Ausgabe: 230

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Quelle: OJS 2019/S 230-564929 (2019-11-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-04-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Vergabe ist ein DMS- bzw. ECM-System, welches der Universität ein Höchstmaß an Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit bietet. Die ersten Stufen der Einführung eines DMS an der Universität Potsdam befassen sich mit der Abbildung der s. g. E-Rechnung, dem Vertragsmanagement und der Studierendenverwaltung. Im späteren Ausbau sollen auch standardisierte Fachverfahren der nachfolgend genannten Schwerpunkte digital umgesetzt werden: — Beschaffungsprozess; — Vertragsverwaltung/Vertragsmanagement; — HISinOne APP Anbindung; — e-Akte Bau; — Ressourcenverwaltung; — eAkte Student; — eAkte Mitarbeiter; — Veranstaltungs- und Gremienverwaltung; — Verwaltung von Abschlussarbeiten; — Projektmanagement; — Reisekostenverwaltung. Diese sind nicht Bestandstandteil dieses Verfahrens. Mit der Abgabe eines Angebotes muss jedoch sichergestellt sein, dass das angebotene System diesen Modulcharakter abbilden kann.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-04-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-04-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 071-169123
ABl. S-Ausgabe: 71
Zusätzliche Informationen

1. Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zur Auftragsbekanntmachung desselben Auftrags in anderen Bekanntmachungsmedien gelten einzig die Erklärungen der unionsweit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachung. 3. Bekanntmachungs-ID auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg (vergabemarktplatz.brandenburg.de): Bekanntmachungs-ID: CXP9YYVDPNP

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Beschaffungsprozess;

— Vertragsverwaltung/Vertragsmanagement;

— HISinOne APP Anbindung;

— e-Akte Bau;

— Ressourcenverwaltung;

— eAkte Student;

— eAkte Mitarbeiter;

— Veranstaltungs- und Gremienverwaltung;

— Verwaltung von Abschlussarbeiten;

— Projektmanagement;

— Raum- und Gebäudeverwaltung;

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Basisanforderungen des Systems
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Organisatorische Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Systemtechnische Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 45
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Angebotspräsentation
Kostenkriterium (Name): Preis (Anwendung der einfache Richtwertmethode)
Kostenkriterium (Gewichtung): 100

Referenz
Zusätzliche Informationen

3. Bekanntmachungs-ID auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg (vergabemarktplatz.brandenburg.de):

Bekanntmachungs-ID: CXP9YYVDPNP

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

1. Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

2. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung der Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

3. Der Antrag ist unzulässig, soweit:

Quelle: OJS 2020/S 071-169123 (2020-04-06)

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