Dokumentenmanagementsystem und e-Akte

Stadt Rosenheim

Es wird die Erstellung eines Dokumentenmanagementsystems auf der Grundlage einer Standardsoftware inklusive Konfiguration, Beratung, Einführungsunterstützung, und kundenspezifischer Anpassung dieser Standardsoftware an die Anforderungen der Stadt Rosenheim inklusive Systemservice nach der Abnahme ausgeschrieben. Zu letzterem Punkt gehören z. B. das Erstellen von Schnittstellen für die Anbindung von Fachsystemen, die Migration des alten Archivsystems der Firma Comarch usw., das Erstellen diverser Scripte für die kundenspezifische Anpassung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-04-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-03-21.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Stadt Rosenheim

Wie?

• Dokumentenverwaltungssoftwarepaket › Dokumentenverwaltungssystem

Wo?

• Oberbayern › Rosenheim, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-03-21	Auftragsbekanntmachung
2020-02-26	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-03-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Referenznummer: 0287
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Rosenheim, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Rosenheim
Postanschrift: Königstraße 24
Postleitzahl: 83022
Postort: Rosenheim
Kontakt
Internetadresse: https://my.vergabe.bayern.de 🌏
E-Mail: vvs@rosenheim.de 📧
Telefon: +49 8031-365-8302 📞
Fax: +49 8031-365-889-8302 📠
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/163482 🌏
URL der Teilnahme: https://my.vergabe.bayern.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-03-21 📅
Einreichungsfrist: 2019-04-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-03-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 060-138363
ABl. S-Ausgabe: 60
Zusätzliche Informationen

Die Teilnahmeunterlagen werden ausschließlich in elektronischer Form bereitgestellt. Sie sind unter dem in Ziffer I.3 genannten Link unmittelbar einsehbar (diese pdf-Dateien dienen nicht zur Erstellung des Teilnahmeantrages). Dort erfolgt auch die Information über Bewerberfragen und –antworten sowie über Änderungen/Konkretisierungen der Teilnahmeunterlagen. Zur Erstellung des Teilnahmeantrages ist das Paket der Teilnahmeunterlagen zu verwenden, das auf der Vergabeplattform www.vergabe.bayern.de (iTWO tender) zum download bereitsteht. Dafür ist eine Bewerbung bei dem Teilnahmewettbewerb notwendig; diese ist kostenfrei möglich unter dem in Ziffer I.3 genannten Link, setzt jedoch voraus, dass der Bieter bereits Zugangsdaten für iTWO tender hat. Für die Erstellung und Abgabe von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten ist eine (kostenlose) Registrierung auf www.vergabe.bayern.de über ITWO tender https://www.meinauftrag.rib.de/public/ register Company erforderlich, soweit diese noch nicht erfolgt ist. Da unter iTWO tender verschiedene E-Vergabe-Plattformen betrieben werden, ist von dort eine Verknüpfung mit der Vergabeplattform Bayern erforderlich. Erst mit der Verknüpfung hat der iTWO tender Zugang den Zugriff auf alle Funktionen der Vergabeplattform Bayern und nur dann ist die Teilnahme bei dem Teilnahmewettbewerb möglich. Unter „Alle Ausschreibungen“ ist die Bewerbung auf die gewünschte Ausschreibung möglich. Dort können die bearbeitbaren Teilnahmeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb in digitaler Form von der Vergabeplattform auf den eigenen Rechner heruntergeladen und nach Bearbeitung wieder hochgeladen werden. Mögliche Unklarheiten in den Teilnahmeunterlagen sind dem Auftraggeber als Bewerberfragen unverzüglich vor Ende der Teilnahmefrist mitzuteilen. Bewerberfragen sind vorrangig über das Fragen-Antworten-Tool bei dem Teilnahmewettbewerb auf www.vergabe.bayern.de zustellen. Bewerberfragen, die nach dem 23.4.2019, 12.00 Uhr eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Die Teilnahmeanträge sind elektronisch in Textform gemäß § 126 b BGB oder mit fortgeschrittener elektronischer oder qualifizierter elektronischer Signatur über die e-Vergabeplattform www.vergabe.bayern.de abzugeben. Die Zusendung von Angeboten per Fax oder E-Mail ist nicht zulässig. Ebeno ist eine schriftliche Abgabe unzulässig. Weitere Teilnahmebedingungen ergeben sich aus der Datei „0287 Teilnahmebedingungen" der Teilnahmeunterlagen, unmittelbar unter dem in Ziffer I.3 genannten Link einsehbar. Hinweise für die spätere Abgabe eines Angebotes: Im Falle der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes können die bearbeitbaren Vergabeunterlagen in digitaler Form über den Bieterclient ava-sign von der Vergabeplattform auf den eigenen Rechner heruntergeladen werden. Die gesamten Vergabeunterlagen sind in einer Paket-Datei gespeichert und werden beim Öffnen mit ava-sign in einer übersichtlichen Baumstruktur dargestellt. Die elektronische Übermittlung des Angebotes erfolgt ausschließlich über ava-sign. ava-sign ermöglicht eine einfache und komfortable Bearbeitung der Vertragsunterlagen (Angebot) und eine vergaberechtskonforme Abgabe (elektronisch signiert oder in Textform und danach verschlüsselt) von digitalen Angeboten bei Ausschreibungen. Beabsichtigt der Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen.

Zusätzliche Informationen

Die Teilnahmeunterlagen werden ausschließlich in elektronischer Form bereitgestellt. Sie sind unter dem in Ziffer I.3 genannten Link unmittelbar einsehbar (diese pdf-Dateien dienen nicht zur Erstellung des Teilnahmeantrages). Dort erfolgt auch die Information über Bewerberfragen und –antworten sowie über Änderungen/Konkretisierungen der Teilnahmeunterlagen.

Zur Erstellung des Teilnahmeantrages ist das Paket der Teilnahmeunterlagen zu verwenden, das auf der Vergabeplattform www.vergabe.bayern.de (iTWO tender) zum download bereitsteht. Dafür ist eine Bewerbung bei dem Teilnahmewettbewerb notwendig; diese ist kostenfrei möglich unter dem in Ziffer I.3 genannten Link, setzt jedoch voraus, dass der Bieter bereits Zugangsdaten für iTWO tender hat.

Für die Erstellung und Abgabe von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten ist eine (kostenlose) Registrierung auf www.vergabe.bayern.de über ITWO tender https://www.meinauftrag.rib.de/public/ register Company erforderlich, soweit diese noch nicht erfolgt ist. Da unter iTWO tender verschiedene E-Vergabe-Plattformen betrieben werden, ist von dort eine Verknüpfung mit der Vergabeplattform Bayern erforderlich. Erst mit der Verknüpfung hat der iTWO tender Zugang den Zugriff auf alle Funktionen der Vergabeplattform Bayern und nur dann ist die Teilnahme bei dem Teilnahmewettbewerb möglich. Unter „Alle Ausschreibungen“ ist die Bewerbung auf die gewünschte Ausschreibung möglich. Dort können die bearbeitbaren Teilnahmeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb in digitaler Form von der Vergabeplattform auf den eigenen Rechner heruntergeladen und nach Bearbeitung wieder hochgeladen werden.

Mögliche Unklarheiten in den Teilnahmeunterlagen sind dem Auftraggeber als Bewerberfragen unverzüglich vor Ende der Teilnahmefrist mitzuteilen. Bewerberfragen sind vorrangig über das Fragen-Antworten-Tool bei dem Teilnahmewettbewerb auf www.vergabe.bayern.de zustellen. Bewerberfragen, die nach dem 23.4.2019, 12.00 Uhr eingehen, werden nicht mehr beantwortet.

Die Teilnahmeanträge sind elektronisch in Textform gemäß § 126 b BGB oder mit fortgeschrittener elektronischer oder qualifizierter elektronischer Signatur über die e-Vergabeplattform www.vergabe.bayern.de abzugeben. Die Zusendung von Angeboten per Fax oder E-Mail ist nicht zulässig. Ebeno ist eine schriftliche Abgabe unzulässig.

Weitere Teilnahmebedingungen ergeben sich aus der Datei „0287 Teilnahmebedingungen" der Teilnahmeunterlagen, unmittelbar unter dem in Ziffer I.3 genannten Link einsehbar.

Hinweise für die spätere Abgabe eines Angebotes:

Im Falle der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes können die bearbeitbaren Vergabeunterlagen in digitaler Form über den Bieterclient ava-sign von der Vergabeplattform auf den eigenen Rechner heruntergeladen werden. Die gesamten Vergabeunterlagen sind in einer Paket-Datei gespeichert und werden beim Öffnen mit ava-sign in einer übersichtlichen Baumstruktur dargestellt. Die elektronische Übermittlung des Angebotes erfolgt ausschließlich über ava-sign. ava-sign ermöglicht eine einfache und komfortable Bearbeitung der Vertragsunterlagen (Angebot) und eine vergaberechtskonforme Abgabe (elektronisch signiert oder in Textform und danach verschlüsselt) von digitalen Angeboten bei Ausschreibungen.

Beabsichtigt der Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Stadtverwaltung Rosenheim beabsichtigt die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit E-Akte und hat hierfür im Namen und für Rechnung der Stadt Rosenheim, Hauptamt I/10, Königstr. 24, 83022 Rosenheim, folgende Leistungen zu vergeben:

Erstellung des nachfolgend beschriebenen Gesamtsystems, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer auf der Grundlage eines Werkvertrages (EVB-IT Systemvertrag).

Erstellung eines Dokumentenmanagementsystems mit elektronischer Archivierung, Postkorb- /Workflowfunktionen, elektronischer Akte, sowie Migration eines Altarchivs und Systemservice nach der Abnahme.

— Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung auf Dauer (Verkauf) für ein DMS inklusive der Komponenten E-Akte, elektronischem Archiv, Workflow, Schnittstellen zu diversen Fachverfahren,

— ggf. Erstellung und Überlassung von Individualsoftware auf Dauer,

— Übernahme von Dokumenten aus dem vorhandenen elektronischen Archivs „Comarch Infostore“ und Migration der Dokumente in das neue DMS,

— Erstellung des Gesamtsystems inklusive Beratung, Konzeption, Implementierung, Konfiguration, Erstellung einer Dokumentation und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft,

— Schulung,

— Projektmanagement,

— Aufbau eines Testsystems,

— Erbringung von Systemservice und optional Weiterentwicklung des Gesamtsystems nach der Abnahme.

Die Projektsprache ist Deutsch.

Die Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und daraus resultierend, die Optimierung der Verwaltungsabläufe innerhalb der gesamten Stadtverwaltung sowie die Möglichkeit zu schnelleren Auskünften für Bürger und Unternehmen (Stichwort eGovernment).

Es ist eine schrittweise Einführung des Gesamtsystems beim Auftraggeber vorgesehen. Es sind folgende erste Umsetzungsprojekte durchzuführen:

Phase 1: Einrichtung Basis-DMS samt Projektraum, Ablöse & Migration Comarch Infostore,

Phase 2: Elektronische Steuerakte für die Kämmerei, Elektronische Personalakte für das Personalamt, Elektronische „Journal- & Belegablage“ für die Stadtkasse, Elektronische Sozialamtsakten, Ablage von Beschlüssen und Ämterakte beim Hauptamt.

In einer Phase 3, die aktuell bis 2025 geplant ist, sollen optional weitere kleinere und größere Projekte auf Basis des EVB-IT-Systemvertrages zur Erweiterung des Gesamtsystems umgesetzt werden.

Dauer: 72 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Abweichend von Ziffer II.2.7 wird der sich an die Abnahme des Gesamtsystems anschließende Servicevertrag lediglich mit einer Mindestvertragsdauer von 72 Monaten und ansonsten unbefristet geschlossen.

Der AG hat in der Mindestvertragslaufzeit ein Sonderkündigungsrecht, den Servicevertrag mit einer Kündigungsfrist von 12 Monaten zum Ablauf eines Kalendermonats zu kündigen.

Beschreibung der Optionen: Siehe oben Ziffer II.2.4.
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: JA15
JA02
DA26

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Der Auftrag wird an ein fachkundiges und leistungsfähiges (geeignetes) Unternehmen vergeben, das nicht wegen Vorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB ausgeschlossen worden ist, § 122 GWB. Die Kriterien der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Ausschlussgründe sind von dem Bewerber – bei Bewerbergemeinschaften von jedem seiner Mitglieder gesondert – sowie von gegebenenfalls Unterauftragnehmern/Eignungsleihern anhand von Erklärungen und Nachweisen in den Dateien „0287 Erklärungen des Bewerbers", 20287 Erklärungen Eignungsverleiher", „0287 Erklärungen Mitglied Bewerbergemeinschaft" darzulegen. Die Teilnahmebedingungen ergeben sich aus der Datei „0287 Teilnahmebedingungen". Die Dateien sind Bestandteile der Teilnahmeunterlagen. Diese sind unmittelbar unter dem in Ziffer I.3 genannten Link einsehbar (diese pdf-Dateien dienen nicht zur Erstellung des Angebotes, vgl. Hinweis unter Ziffer VI.3 Zusätzliche Angaben).

Es sind darin Eigenerklärungen zum Vorliegen von in §§ 123, 124 GWB genannten Ausschlusskriterien, zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung, zu Insolvenzverfahren und Liquidation, zu Eintragung in das Berufs-/Handelsregister, zu machen.

Ist beabsichtigt, Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen, ohne dass sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung auf das andere Unternehmen beruft, muss der Bewerber diese Teilleistungen zweifelsfrei benennen. Die Namen der Unterauftragnehmer und ihre Eignung (Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB) sind im Falle der beabsichtigten Zuschlagserteilung erst auf gesonderte Anforderung der Vergabestelle vor Erteilung des Zuschlages vorzulegen.

Möchte der Bewerber sich bei der Erfüllung der Eignungsanforderungen der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe), muss er bereits bei Abgabe des Teilnahmeantrags die überlassene Eignung und die Unternehmen mit Name, gesetzlichem Vertreter und Anschrift benennen und den Nachweis führen, dass er auf die Mittel des anderen Unternehmens tatsächlich zugreifen kann. Dieser Nachweis erfolgt durch die Vorlage der Verpflichtungserklärung, in welcher sich das andere Unternehmen für den Fall der Erteilung des Zuschlags verpflichtet, mit den erforderlichen Kapazitäten seines Unternehmens für den/die darin genannten Leistungsbereich(e) zur Verfügung zu stehen und im Falle der Eignungsleihe hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit gemeinsam mit dem Bewerber/Bieter für die Auftragsausführung zu haften. Die Eignung des Eignungsverleihers muss zusammen mit dem Teilnahmeantrag dargelegt werden in der Eignungsmatrix des Eignungsverleihers sind die Kriteriengruppen (KG) 1 (Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB) und 2 (Eintragung in Berufs-/Handelsregister) sowie diejenigen nachfolgenden Kriteriengruppen auszufüllen, zu denen der Eignungsverleiher dem Bewerber Eignung verleiht (also entweder wirtschaftliche -KG3- oder technische -KG4- Eignungsleihe).

Der Bewerber und alle Eignungsverleiher müssen Vorname, Name, ggf. Geburtsname, Geburtsdatum und –ort aller Geschäftsführer und Prokuristen angeben.

Der Auftraggeber behält sich insgesamt vor, geforderte Erklärungen und Nachweise, die bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe des Angebots nicht vorgelegt wurden, unter angemessener Fristsetzung nachzufordern. Die Nichtvorlage führt – vorbehaltlich einer Nachforderungsentscheidung des Auftraggebers, die in seinem pflichtgemäßen Ermessen steht – zum Ausschluss vom Verfahren.

Der Auftraggeber wird von den Bietern der engeren Wahl bzw. allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft und ggfs. der Unterauftragnehmer einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung (GewO) i. V. m. § 21 Abs. 4 Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) bzw. § 19 Mindestlohngesetz (MiLoG) beim Bundesamt für Justiz anfordern.

Im Übrigen siehe Teilnahmeunterlagen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Siehe oben Ziffer III.1.1 und nachfolgend (die Ziffern beziehen sich auf die Kriteriengruppen in der vom Bewerber auszufüllenden Eignungsmatrix):

3.1) Anteiliger Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre ausschließlich aus ECM/DMS-Leistungen (z. B. Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf ECM/DMS-Projekte bezogen werden können;

3.2) Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag für die letzten drei Geschäftsjahre nach Steuern;

3.3) Vorlage einer Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierter Jahresabschlüsse oder Gewinn- und Verlustrechnungen auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle im Hinblick auf 3.2;

3.4) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung;

3.5) Nachweis einer IT-Vermögensschaden-haftpflichtversicherung.

Im Übrigen siehe Teilnahmeunterlagen.

Erwartet werden Mindeststandards (siehe unten).

Mindeststandards:

(die Ziffern beziehen sich auf die Kriteriengruppen in der vom Bewerber auszufüllenden Eignungsmatrix):

3.1) Anteiliger Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre ausschließlich aus ECM/DMS-Leistungen (z. B. Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf ECM/DMS-Projekte bezogen werden können, in Höhe von mindestens 2 Mio. Euro;

3.4) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen für Personenschäden je Schadensereignis von jeweils mindestens 2 000 000 EUR und für Sachschäden je Schadensereignis von jeweils mindestens 2 000 000 EUR;

Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften: Nachweis für jedes Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft mit Deckungssummen für Personenschäden je Schadensereignis von mindestens 2 000 000 EUR und Sachschäden je Schadensereignis von jeweils mindestens 2 000 000 EUR;

3.5) Nachweis einer IT-Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, die Vermögensschäden versichert, die durch diesen Auftrag hervorgerufen werden können, mindestens mit Deckungssummen von 2 000 000 EUR pro Versicherungsjahr.

Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften: Nachweis für jedes Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft mit Deckungssummen von mindestens 2 000 000 EUR pro Versicherungsjahr.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Siehe oben Ziffer III.1.1 und nachfolgend (die Ziffern beziehen sich auf die Kriteriengruppen in der vom Bewerber auszufüllenden Eignungsmatrix):

4.1) Erfahrung des Bewerbers in Jahren bezüglich der anzubietenden DMS-Lösung für die anstehende Ausschreibung;

4.2) Darstellung der Stellung leistungsbezogener Dienstleistungsbereich: Welche Stellung nimmt/nehmen die angebotenen DMS-bezogenen Dienstleistung(en) im Leistungsportfolio des Bewerbers ein? Der Bewerber muss die Aufteilung des DMS-Leistungsportfolios zum heutigen Zeitpunkt einschließlich der Entwicklung der letzten 5 Jahre unter besonderer Berücksichtigung des DMS-ausschreibungsrelevanten Bereichs darstellen. Der Bewerber muss in diesem Rahmen auch eine Prognose zur weiteren Entwicklung des Unternehmens im Hinblick auf DMS-Themen abgeben;

4.3) Anzahl Beschäftigte des Bewerbers;

4.4) Deutsche Sprache;

4.6) K.o.-Referenz;

4.7) 3 weitere Referenzen (keine Doppelnennung der K. o.-Referenz) aus der kommunalen Verwaltung.

Im Übrigen siehe Teilnahmeunterlagen.

Erwartet werden Mindeststandards (siehe unten).

Mindeststandards:

4.1) Erfahrung des Bewerbers in Jahren bezüglich der anzubietenden DMS-Lösung für die anstehende Ausschreibung mindestens 2 Jahre;

4.3) Anzahl Beschäftigte des Bewerbers mindestens 10 Beschäftigte;

4.4) Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung eingesetzten Personen beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift (entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER));

4.6) KO Referenz – Referenz (ab 1.1.2012) einer kreisfreien Stadt, einer Stadt oder eines Landkreises/Kreises mit mehr als 250 Beschäftigten im Verwaltungsbereich, bei der der Bewerber im Rahmen der Erstellung des Gesamtsystems mindestens ein Fachverfahren in die DMS-Lösung integriert hat und die Einführung des Gesamtssystems bereits abgeschlossen wurde;

4.7) 3 weitere Referenzen (keine Doppelnennung der KO-Referenz) aus der kommunalen Verwaltung, bei denen die Einführung des Gesamtssystems bereits abgeschlossen wurde. Kommunale Rechenzentren werden nicht als Referenz gewertet, da diese keine kommunale Verwaltung mit entsprechenden Verwaltungsaufgaben darstellen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Der Auftrag wird auf der Grundlage eines EVB-IT Systemvertrages erteilt. Details ergeben sich aus den zusammen mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes versandten Vergabeunterlagen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Von den nach Prüfung der Eignung geeignetsten Unternehmen werden diejenigen, die auf Rang 1 bis 5 liegen, zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Rangfolge ergibt sich aus den erreichten Eignungspunktzahlen aus der Eignungsmatrix (siehe Anlage B.2.1 Eignungsmatrix und B.2.2 Fragen an den Referenzkunden in Datei „0287 Erklärungen des Bewerbers", unmittelbar zugänglich unter dem in Ziffer I.3 (Kommunikation) angegebenen Link). Bei Punktgleichheit auf Rang 5 werden alle auf Rang 5 liegenden Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-06-11 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-10-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabeverfahrenstelle
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabe.bayern.de 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/163482 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Zur Erstellung des Teilnahmeantrages ist das Paket der Teilnahmeunterlagen zu verwenden, das auf der Vergabeplattform www.vergabe.bayern.de (iTWO tender) zum download bereitsteht. Dafür ist eine Bewerbung bei dem Teilnahmewettbewerb notwendig; diese ist kostenfrei möglich unter dem in Ziffer I.3 genannten Link, setzt jedoch voraus, dass der Bieter bereits Zugangsdaten für iTWO tender hat.

Für die Erstellung und Abgabe von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten ist eine (kostenlose) Registrierung auf www.vergabe.bayern.de über ITWO tender https://www.meinauftrag.rib.de/public/ register Company erforderlich, soweit diese noch nicht erfolgt ist. Da unter iTWO tender verschiedene E-Vergabe-Plattformen betrieben werden, ist von dort eine Verknüpfung mit der Vergabeplattform Bayern erforderlich. Erst mit der Verknüpfung hat der iTWO tender Zugang den Zugriff auf alle Funktionen der Vergabeplattform Bayern und nur dann ist die Teilnahme bei dem Teilnahmewettbewerb möglich. Unter „Alle Ausschreibungen“ ist die Bewerbung auf die gewünschte Ausschreibung möglich. Dort können die bearbeitbaren Teilnahmeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb in digitaler Form von der Vergabeplattform auf den eigenen Rechner heruntergeladen und nach Bearbeitung wieder hochgeladen werden.

Mögliche Unklarheiten in den Teilnahmeunterlagen sind dem Auftraggeber als Bewerberfragen unverzüglich vor Ende der Teilnahmefrist mitzuteilen. Bewerberfragen sind vorrangig über das Fragen-Antworten-Tool bei dem Teilnahmewettbewerb auf www.vergabe.bayern.de zustellen. Bewerberfragen, die nach dem 23.4.2019, 12.00 Uhr eingehen, werden nicht mehr beantwortet.

Die Teilnahmeanträge sind elektronisch in Textform gemäß § 126 b BGB oder mit fortgeschrittener elektronischer oder qualifizierter elektronischer Signatur über die e-Vergabeplattform www.vergabe.bayern.de abzugeben. Die Zusendung von Angeboten per Fax oder E-Mail ist nicht zulässig. Ebeno ist eine schriftliche Abgabe unzulässig.

Weitere Teilnahmebedingungen ergeben sich aus der Datei „0287 Teilnahmebedingungen" der Teilnahmeunterlagen, unmittelbar unter dem in Ziffer I.3 genannten Link einsehbar.

Hinweise für die spätere Abgabe eines Angebotes:

Im Falle der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes können die bearbeitbaren Vergabeunterlagen in digitaler Form über den Bieterclient ava-sign von der Vergabeplattform auf den eigenen Rechner heruntergeladen werden. Die gesamten Vergabeunterlagen sind in einer Paket-Datei gespeichert und werden beim Öffnen mit ava-sign in einer übersichtlichen Baumstruktur dargestellt. Die elektronische Übermittlung des Angebotes erfolgt ausschließlich über ava-sign. ava-sign ermöglicht eine einfache und komfortable Bearbeitung der Vertragsunterlagen (Angebot) und eine vergaberechtskonforme Abgabe (elektronisch signiert oder in Textform und danach verschlüsselt) von digitalen Angeboten bei Ausschreibungen.

Beabsichtigt der Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39, München
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 892176-2411 📞
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Fax: +49 892176-2847 📠
Internetadresse: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/behoerde/mittelinstanz/vergabekammer/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Zur Überprüfung des Vergabeverfahrens kann ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer gestellt werden.

Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)),

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB),

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB),

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB),

5) mehr als 15 Tage nach Absendung der Information gemäß § 134 GWB in Briefform bzw. mehr als 10 Kalendertage nach deren Absendung per Fax oder E-Mail vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB).

Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Rosenheim/Vergabeverfahrensstelle
Postanschrift: Königstraße 24
Postort: Rosenheim
Postleitzahl: 83022
Telefon: +49 80313658302 📞
E-Mail: vvs@rosenheim.de 📧
Fax: +49 80313658898310 📠
Internetadresse: www.rosenheim.de 🌏
Quelle: OJS 2019/S 060-138363 (2019-03-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-02-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Erstellung eines Dokumentenmanagementsystems auf der Grundlage einer Standardsoftware inklusive Konfiguration, Beratung, Einführungsunterstützung, und kundenspezifischer Anpassung dieser Standardsoftware an die Anforderungen der Stadt Rosenheim inklusive Systemservice nach der Abnahme. Zu letzterem Punkt gehören z. B. das Erstellen von Schnittstellen für die Anbindung von Fachsystemen, die Migration des alten Archivsystems der Firma Comarch usw., das Erstellen diverser Scripte für die kundenspezifische Anpassung.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +49 80313658301 📞
Fax: +49 80313658898310 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-02-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-02-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 042-099027
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 060-138363
ABl. S-Ausgabe: 42

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Standardsoftware inklusive Konfiguration, Beratung, Einführungsunterstützung, und kundenspezifischer Anpassung dieser Standardsoftware an die Anforderungen der Stadt Rosenheim inklusive Systemservice nach der Abnahme. Siehe auch oben II.1.4).

Beschreibung der Optionen: Weiterentwicklung des Gesamtsystems nach der Abnahme.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Stadtverwaltung Rosenheim

Königstr. 24

83022 Rosenheim

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept mit Projektplan und Projektteam
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Fragenkatalog
Preis (Gewichtung): 40 %

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-01-21 📅
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Nödiker Straße 118
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 593193980 📞
E-Mail: info@codia.de 📧
Land: Emsland 🏙️
Internetadresse: www.codia.de 🌏
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Stadt Rosenheim, Vergabeverfahrensstelle

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postleitzahl: 80534
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Unwirksamkeit eines Vertrages nach § 135 Abs. 1 GWB kann nach § 135 Abs. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Daneben endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union.

Quelle: OJS 2020/S 042-099027 (2020-02-26)

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