Durchführung einer zentralen Druckdienstleistung

Beschreibung der Beschaffung

Neben der Vermeidung von Hardwarekosten (Drucker, Verbrauchsmaterialien, Wartung, Instandsetzung) sind vor allem die erheblichen Zeiteinsparungen im Druck- und Weiterverarbeitungsprozess die wesentlichen Realisierungsargumente.
Die zentrale Druckdienstleistung wird dazu genutzt, freie Kapazitäten für die Mitarbeiter zu schaffen, damit eine Konzentration auf die Kernaufgaben möglich ist. Dieser Mehrwert fließt nachhaltig in die Steigerung der Prozess- und Servicequalität ein.
Ein wichtiger Aspekt bei der Bewältigung der zukünftigen Herausforderungen ist die Reduzierung der Durchlaufzeiten und Schnittstellen, sowie die Schaffung von Transparenz in allen Kerngeschäftsprozessen.
Durch die Ablage der Sendungsinformationen in den Kernsystemen sowie die dazugehörigen Images im elektronischen Archiv lässt sich schnell und komfortabel nachvollziehen, welche Dokumente ein Geschäftspartner erhalten hat. Dies erhöht die Auskunftsfähigkeit und bietet Sicherheit für ggf. notwendige Nachweise. Des Weiteren lässt sich der Weg einer Sendung vom Auslösen des Drucks seitens des Anwenders bis hin zum Versand lückenlos nachvollziehen.
Durch die Ablage der gedruckten Dokumente im elektronischen Archiv ist eine deutliche Steigerung der Auskunftsqualität und - abhängig von der derzeitigen Prozess- und Organisationsstruktur - eine Reduzierung von Weiterleitungs- oder Rückrufquoten bei Kundenberatern möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personen-, Sach-, und Vermögensschäden bis zu 1 000 000 EUR je Schadensereignis durch Vorlage einer Kopie der Versicherungspolice oder einer entsprechenden Bestätigung des Versicherers über den Bestand der Versicherung. Es ist auch ausreichend, wenn der Bieter mit dem Angebot eine unterzeichnete Eigenerklärung vorlegt, durch die er sich verpflichtet, im Falle des Zuschlags eine den vorgenannten Anforderungen entsprechende Versicherung abzuschließen und dem Auftraggeber binnen 14 Tagen nach Zuschlag unaufgefordert durch Vorlage einer Kopie der Versicherungspolice oder einer entsprechenden Bestätigung des Versicherers nachzuweisen. In jedem Fall verpflichtet sich der Bieter mit Abgabe des Angebots, den Versicherungsschutz im Falle des Zuschlags für die Gesamtdauer des Vertrages aufrecht zu erhaltenen Betriebshaftpflichtversicherung,
— Umsatz der Druckdienstleistung für das Jahr 2018 mindestens 80 % der angebotenen jährlichen Auftragssumme,
— Wird bei mindestens 3 vergleichbaren Kunden (Finanz- oder Versicherungsbranche oder öffentliche Verwaltung/Steuerverwaltung) Ihre Druckdienstleistung eingesetzt?

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Erstellen Sie bitte eine Liste der bisher durchgeführten Druckdienstleistungsprojekte (mindestens 3 Projekte). Die Beschreibung ist auf separaten Anlagen beizufügen (maximal 8 Seiten DIN A 4 je Projekt). Folgende Mindestinhalte werden gefordert:
— Ansprechpartner beim jeweiligen Auftraggeber mit telefonischer Durchwahl,
— Druckmengen,
— Darstellung der Prozesse,
— Schnittstellen zur vorgelagerten OMS-Software,
— Datenannahme (Verschlüsselung, Formate, etc.),
— Materialmanagement,
— Beilagenmanagement,
— Konvertierung,
— Farbe,
— Qualitäts/Sicherheit,
— Verfügt der Bewerber oder der Subunternehmer über mindestens 2 für das Projekt vorgesehene Mitarbeiter, welche mit der Projektleitung der Umsetzung einer Druckdienstleistung im o. g. Referenzumfeld betraut sind ? Die Mitarbeiter sind mittels Profilen auf separaten Blättern und Nennung der Referenz-Nummer (Spalte 1) darzustellen (maximal 1 Seite DIN A 4 je Mitarbeiter),
— Verfügt der Bewerber oder der Subunternehmer über mindestens 3 für das Projekt vorgesehene Mitarbeiter, welche mit der Entwicklung und Parametrisierung der Umsetzung einer Druckdienstleistung im o. g. Referenzumfeld betraut sind ? Die Mitarbeiter sind mittels Profilen auf separaten Blättern und Nennung der Referenz-Nummer (Spalte 1) darzustellen (maximal 1 Seite DIN A 4 je Mitarbeiter),
— Verfügt der Bewerber oder der Subunternehmer über mindestens 3 für das Projekt vorgesehene Mitarbeiter, welche den Kunden für technische Rückfragen via Telefon und/oder E-Mail zur Verfügung stehen und ausreichend Kenntnisse im Bereich der Umsetzung einer Druckdienstleistung im o. g. Referenzumfeld inklusive der System- und Produktionskomponenten aufweisen, um einen „Second-Level-Support“ zu unterstützen und die nicht für die Projektleitung oder für die Parametrisierung vorgesehen sind ? Die Mitarbeiter sind mittels Profilen auf separaten Blättern und Nennung der Referenz-Nummer (Spalte 1) darzustellen (maximal 1 Seite DIN A 4 je Mitarbeiter),
— Sind die am Druckprozess beteiligten Prozessschritte (Datenannahme bis Prozessende) nach ISO / IEC 27001:2005 zertifiziert ?
— Sind die am Druckprozess beteiligten Prozessschritte (Datenannahme bis Prozessende) nach ISO EN DIN 9001:2008 zertifiziert ?
— Sind Sie bzw. die an der Vernichtung beteiligten Subunternehmer nach DIN 66399 zertifiziert?
— Beträgt Ihr Druckvolumen pro Jahr mehr als 15 Millionen Sendungen ?
— Können Sie ein Massenmailing (1-seitige Anschreiben mit einer Beilage als DIN lang-Flyer) mit 1,5 Mio Auflage innerhalb von 4 Arbeitstagen inklusive Produktionsvolauf abwickeln ?
— Verfügt der Bewerber über eine eigene Testlandschaft, in welchem die Parametrisierungen vor Übergabe an den Kunden auf Fehler geprüft werden können?
— Bieter setzt die Datenschutzmaßnahmen gem. Anhang C bzw. C1 um.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Erkennt ein am Auftrag interessiertes Unternehmen einen Verstoß gegen Vergabevorschriften im vorliegenden Vergabeverfahren, hat er dies gegenüber der im Anschreiben genannten Vergabestelle unverzüglich, spätestens innerhalb von 10 Tagen (Eingang beim Auftraggeber) zu rügen.Unabhängig davon müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die bereits aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle gerügt werden. Außerdem müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, ebenfalls innerhalb dieser Frist bei der Vergabestelle gerügt werden.Verstößt ein Bieter gegen diese Obliegenheiten, ist ein Antrag auf Nachprüfung gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr.1 bis 3 GWB unzulässig.Teilt die Vergabestelle auf eine Rüge eines interessierten Bieters mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Rügeführer hiergegen einen Antrag auf Nachprüfung bei der zuständigen Vergabekammer stellen. Der Antrag ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach dem Eingang der Mitteilung des Auftraggebers,einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).