Durchführung Projektmanagement inkl. Finanzmanagement

Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e. V.

Für das im Rahmen des Kooperationsprogramms Interreg V A Mecklenburg-Vorpommern/Brandenburg/Polen ein geworbene Drittmittelprojekt Projekt INT 144: LosBonasus – Crossing! Verbesserung des grenzüberschreitenden Wildtiermanagement für Wisent & Elch mit dem ZALF als Lead-Partner soll das Projektmanagement inklusive des Finanzmanagements extern vergeben werden. Dieses beinhaltet die Überwachung von Timelines und die Erinnerung an zentrale Mittel abrufe in Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Leiter. Der Auftragnehmer nimmt dabei eine Schnittstellenfunktion zum Firstlevel-Controller des ZALF ein.
Vom Auftragnehmer sind die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Leistungen zu erbringen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-07-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-06-18.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• agrathaer GmbH

Wer?

• Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e. V.

Wie?

• Dienstleistungen im Bereich Unternehmensleitung › Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten

Wo?

• Brandenburg › Märkisch-Oderland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-06-18	Auftragsbekanntmachung
2019-09-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-06-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten
Referenznummer: INT 01/19 KB
Kurze Beschreibung:

Für das im Rahmen des Kooperationsprogramms Interreg V A Mecklenburg-Vorpommern/Brandenburg/Polen ein geworbene Drittmittelprojekt Projekt INT 144: LosBonasus – Crossing! Verbesserung des grenzüberschreitenden Wildtiermanagement für Wisent & Elch mit dem ZALF als Lead-Partner soll das Projektmanagement inklusive des Finanzmanagements extern vergeben werden. Dieses beinhaltet die Überwachung von Timelines und die Erinnerung an zentrale Mittel abrufe in Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Leiter. Der Auftragnehmer nimmt dabei eine Schnittstellenfunktion zum Firstlevel-Controller des ZALF ein. Vom Auftragnehmer sind die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Leistungen zu erbringen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Brandenburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e. V.
Postanschrift: Eberswalder Straße 84
Postleitzahl: 15374
Postort: Müncheberg
Kontakt
Internetadresse: http://www.zalf.de 🌏
E-Mail: joerg.lorenz@zalf.de 📧
Telefon: +49 3343282219 📞
Fax: +49 3343282385 📠
URL der Dokumente: http://www.vergabemarktplatz.brandenburg.de 🌏
URL der Teilnahme: http://www.vergabemarktplatz.brandenburg.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-06-18 📅
Einreichungsfrist: 2019-07-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-06-21 📅
Datum des Beginns: 2019-07-15 📅
Datum des Endes: 2022-10-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 118-289692
ABl. S-Ausgabe: 118

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Vom Auftragnehmer sind die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Leistungen zu erbringen.

Geschätzter Gesamtwert: 50 500 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Vom Auftragnehmer sind folgende Leistungen zu erbringen:

Sind folgende Leistungen zu erbringen:

1) Unterstützung des Lead Partners bei der Koordinierung der Abwicklung des Projektes gegenüber dem Zuwendungsgeber (Investitionsbank des Landes Brandenburg) und der sich daraus ableitenden Maßnahmen zur Projektdurchführung, insbesondere der dazu erforderlichen Projektorganisation und -koordination sowie der erforderlichen Zusammenarbeit der Projektpartner und assoziierten Partner mit weiteren Akteuren;

2) Koordination und Management des Projektes erfolgen gemäß „Handbuch für Antragsteller und Begünstigte" in enger Abstimmung mit dem wissenschaftlichen Projektleiter am ZALF;

3) Monitoring, Steuerung und Vorbereitung der Umsetzung der Projektauflagen im Zuständigkeitsbereich des Lead-Partners;

4) Erstellung und laufende Aktualisierung eines Ablaufschemas zur Beschreibung der Zusammenarbeit des externen Projekt-/Finanzmanagements mit allen projektbeteiligten Personen bzw. Abteilungen/Einrichtungen einschließlich Zeitplanung über die gesamte Projektlaufzeit, besonders bezüglich der Zusammenarbeit mit dem Projektleiter, den relevanten Abteilungen aus Administration und Services des ZALF, dem Zuwendungsgeber, Projektträger und Prüfeinrichtungen, sowie den Partnern des Verbundprojekts;

5) Anzeigen von finanziellen oder inhaltlichen Projektänderungen gemäß Handbuch für Antragsteller und Begünstigte, einschließlich Erstellung der notwendigen Dokumente und Sicherstellung der notwendigen Formalitäten unter Koordination von relevanten Personen und Abteilungen/Einrichtungen;

6) Monitoring des Projektfortschritts gemäß 14 Kern-Outputs;

7) Finanzmanagement: Planung, Monitoring, Steuerung und Abrechnung/Reporting aller Finanzpositionen der Eigenmittel und der Projektfinanzierung für die gesamte Projektlaufzeit für das Teilprojekt des LeadPartners, sowie Vorbereitung und Begleitung möglicher notwendiger Prüfungen durch externe Prüfinstanzen. Monitoring aller Budget- und Ausgabenpositionen des Lead Partners im Abgleich mit dem inhaltlich bewilligten Arbeitsprogramm und dem Projektfortschritt basierend auf einer zu erstellenden Budget-/Kostenübersicht in MS Office Excel-Dateiformat in der Gliederungstiefe der Finanzreports für das Gesamtprojekt;

8) Reporting: Planung, Monitoring, Steuerung und Hilfe bei der Abrechnung/Reporting aller Finanzpositionen der Eigenmittel und Projektfinanzierung für die gesamte Projektlaufzeit für den Lead Partner, sowie dessen Schulung/Information zu den genannten Aspekten; Vorbereitung der Sachberichte, Aufbereitung des Verwendungsnachweises, Erstellung Gesamtbericht deutsch-polnische Zusammenarbeit, Unterstützung bei der finanziellen Abrechnung der Projektpartner (primärer Ansprechpartner). Hierzu zählen Monitoring und Steuerung der Projektpartner bei der Erstellung der Reports zum Projektfortschritt bzw. zum Erreichen der Projektziele (Sachberichte);

9) Erstellen regelmäßiger Statusupdates (einfach, z. B. in Tabellenform) an den wissenschaftlichen Projektleiter beim Leadpartner (4-wöchentlich), sowie an alle Projektpartner;

10) Zuarbeit und nach Absprache ggf. Teilnahme an Meetings, z. B. Kick-Off -Meeting und Jahrestreffen, zur Vorbereitung/Abstimmung der Berichtspflichten mit allen Partnern.

Es gelten Berichtszeiträume von voraussichtlich jeweils 6 Monaten.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 50 500 EUR 💰
Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: Für das im Rahmen des Kooperationsprogramms Interreg V A Mecklenburg-Vorpommern/Brandenburg/Polen eingeworbene Drittmittelprojekt Projekt INT 144: LosBonasus – Crossing! Verbesserung des grenzüberschreitenden Wildtiermanagement für Wisent & Elch mit dem ZALF als Lead-Partner soll das Projektmanagement inklusive des Finanzmanagements extern vergeben werden.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e. V.

Eberswalder Str. 84

15374 Müncheberg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Telefon, Telefax, E-Mail, Internet, Gründungsdatum, Gegenstand und Leistungsspektrum des Unternehmens, Organigramm zur Unternehmensstruktur mit Darstellung der Beteiligungsverhältnisse, Hauptsitz und Niederlassungen (vgl. Vordruck Eignungsangaben Bewerber/Bieter/Unterauftragnehmer/Eignungsverleiher).

Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Herkunftsstaates, soweit eintragungspflichtig, durch Vorlage einer Kopie des Auszugs (nicht älter als 6 Monate – gerechnet ab Veröffentlichungstag der EU-Bekanntmachung) oder alternativer Nachweis zur erlaubten Berufsausübung (vgl. Vordruck Eignungsangaben Bewerber/Bieter/Unterauftragnehmer/Eignungsverleiher).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Nachweis über das Bestehen bzw. über den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungshöhe je Schadensereignis von:

— Personen- und Sachschäden: 1 000 000,00 EUR,

— Vermögensschäden: 1 000 000,00 EUR.

Der Nachweis erfolgt entweder durch Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung zu den oben genannten Bedingungen oder alternativ durch Eigenerklärung über den geplanten Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung zu den oben genannten Bedingungen im Auftragsfall (vgl. Vordruck Eignungsangaben Bewerber/Bieter/Unterauftragnehmer/Eignungsverleiher). Eine Kopie des Versicherungsscheins ist auf Anforderung des Auftraggebers spätestens bei Vertragsbeginn vorzulegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Geeignete Referenzen aus den letzten 3 Jahren betreffend die Beratungsleistungen mit folgenden Angaben/Beschreibungen:

— Auftraggeber mit Adresse, Ansprechpartner und Telefonnummer,

— Leistungszeitraum (MM.JJ. – MM.JJ.),

— Beschreibung der Referenzleistung,

— Auftragswert der erbrachten Leistung in Euro (netto).

Als vergleichbar gelten nur Referenzleistungen, welche die folgenden Voraussetzungen kumulativ erfüllen:

–– mehrjährige Erfahrung im Management von mehreren unterschiedlichen drittmittelgeförderten Verbundprojekten

— mit mehr als 3 Verbundpartnern

— mit Verbundpartnern/Partnerorganisationen aus Deutschland und weiteren Ländern

— mit Finanzierung über Mittel des Europäischen Rahmenprogramms für Forschung und Innovation und/oder Europäische Strukturfonds (EFRE, konkret INTERREG)

— vorzugsweise im Wissenschaftsbereich

–– Erfahrung in der Kommunikation und Zusammenarbeit mit jeweiligen.

Zuwendungsgebern und Projektträgern, sowie Prüfinstanzen mehrerer Drittmittelprojekte bezüglich der Projektabwicklung Angabe, welche Teile des Auftrags unter Umständen als Unteraufträge vergeben werden sollen (vgl. Formular 4.3 EU).

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

– Voraussetzung ist die Bereitschaft für regelmäßige Abstimmungen, und bei Bedarf Flexibilität für ad-hoc- Abstimmungen, sowohl telefonisch, in Telefonkonferenzen, persönlich vor Ort in Müncheberg, und bei Projekttreffen mit allen Projektpartnern, sowie vor-Ort bei Zuwendungsgebern, Projektträgern; mit dem wissenschaftlichen Projektleiter, den Abteilungen aus Administration und Services des ZALF, mit/bei dem Gemeinsamen Sekretariat und weiteren Verantwortlichen bzw. Anspruchsgruppen,

– Deutsch (verhandlungssicher), polnisch von Vorteil; bzw. Sicherstellung der Kommunikation mit polnischen Projektpartnern (englisch reicht hier nicht immer aus)

Das ZALF plant, die vorab geschilderte Maßnahme als öffentlichen Auftrag im Wege einer Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 8 Abs. 4 Nr. 2 UvgO, vorbehaltlich der noch ausstehenden Antragsbewilligung zu vergeben. Im Falle der Ablehnung des Antrags wird das Verfahren gemäß § 48 Abs. 1 UVgO aufgehoben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Eignungskriterien zur Begrenzung der Zahl der Bewerber:

– Bewertung der Referenzen zu erfolgreich durchgeführtem Projektmanagement einschließlich Finanzmanagement,

– Bewertung der Unternehmensstruktur hinsichtlich der voraussichtlichen personellen Ressourcen,

Als vergleichbar gelten nur Referenzleistungen, welche die folgenden Voraussetzungen kumulativ erfüllen:

–– mehrjährige Erfahrung im Management von mehreren unterschiedlichen drittmittelgeförderten Verbundprojekten:

— mit mehr als 3 Verbundpartnern,

— mit Verbundpartnern/Partnerorganisationen aus Deutschland und weiteren Ländern,

— mit Finanzierung über Mittel des Europäischen Rahmenprogramms für Forschung und Innovation und/oder Europäische Strukturfonds (EFRE, konkret INTERREG),

— vorzugsweise im Wissenschaftsbereich,

–– Erfahrung in der Kommunikation und Zusammenarbeit mit jeweiligen.

Zuwendungsgebern und Projektträgern, sowie Prüfinstanzen mehrerer Drittmittelprojekte bezüglich der Projektabwicklung.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-07-16 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-07-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Beratungskonzepts
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70 %
Preis (Gewichtung): 30 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Forschungsunternehmen
Kontakt
Kontaktperson: Kaufmännische Beschaffung
Internetadresse: www.zalf.de 🌏
Dokumente URL: www.vergabemarktplatz.brandenburg.de 🌏
URL der Teilnahme: www.vergabemarktplatz.brandenburg.de 🌏
URL der Dokumente: www.vergabemarktplatz.brandenburg.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2019/S 118-289692 (2019-06-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-09-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Für das im Rahmen des Kooperationsprogramms Interreg V A Mecklenburg-Vorpommern/ Brandenburg/ Polen eingeworbene Drittmittelprojekt Projekt INT 144: LosBonasus - Crossing! Verbesserung des grenzüberschreitenden Wildtiermanagement für Wisent & Elch mit dem ZALF als Lead-Partner soll das Projektmanagement inklusive des Finanzmanagements extern vergeben werden. Dieses beinhaltet die Überwachung von Timelines und die Erinnerung an zentrale Mittelabrufe in Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Leiter. Der Auftragnehmer nimmt dabei eine Schnittstellenfunktion zum Firstlevel-Controller des ZALF ein. Vom Auftragnehmer sind die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Leistungen zu erbringen.

Gesamtwert des Auftrags: 50 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-09-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-09-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 183-446083
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 118-289692
ABl. S-Ausgabe: 183

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

2) Koordination und Management des Projektes erfolgen gemäß „Handbuch für Antragsteller und Begünstigte“ in enger Abstimmung mit dem wissenschaftlichen Projektleiter am ZALF

4) Erstellung und laufende Aktualisierung eines Ablaufschemas zur Beschreibung der Zusammenarbeit des externen Projekt-/ Finanzmanagements mit allen projektbeteiligten Personen bzw. Abteilungen/ Einrichtungen einschließlich Zeitplanung über die gesamte Projektlaufzeit, besonders bezüglich der Zusammenarbeit mit dem Projektleiter, den relevanten Abteilungen aus Administration und Services des ZALF, dem Zuwendungsgeber, Projektträger und Prüfeinrichtungen, sowie den Partnern des Verbundprojekts.

6) Monitoring des Projektfortschritts gemäß 14 Kern-Outputs.

7) Finanzmanagement: Planung, Monitoring, Steuerung und Abrechnung/ Reporting aller Finanzpositionen der Eigenmittel und der Projektfinanzierung für die gesamte Projektlaufzeit für das Teilprojekt des LeadPartners, sowie Vorbereitung und Begleitung möglicher notwendiger Prüfungen durch externe Prüfinstanzen. Monitoring aller Budget- und Ausgabenpositionen des Lead Partners im Abgleich mit dem inhaltlich bewilligten Arbeitsprogramm und dem Projektfortschritt basierend auf einer zu erstellenden Budget-/ Kostenübersicht in MS Office Excel-Dateiformat in der Gliederungstiefe der Finanzreports für das Gesamtprojekt;

8) Reporting: Planung, Monitoring, Steuerung und Hilfe bei der Abrechnung/ Reporting aller Finanzpositionen der Eigenmittel und Projektfinanzierung für die gesamte Projektlaufzeit für den Lead Partner, sowie dessen Schulung/ Information zu den genannten Aspekten; Vorbereitung der Sachberichte, Aufbereitung des Verwendungsnachweises, Erstellung Gesamtbericht deutsch-polnische Zusammenarbeit, Unterstützung bei der finanziellen Abrechnung der Projektpartner (primärer Ansprechpartner). Hierzu zählen Monitoring und Steuerung der Projektpartner bei der Erstellung der Reports zum Projektfortschritt bzw. zum Erreichen der Projektziele (Sachberichte);

10) Zuarbeit und nach Absprache ggf. Teilnahme an Meetings, z. B. Kick-Off -Meeting und Jahrestreffen, zur Vorbereitung/ Abstimmung der Berichtspflichten mit allen Partnern.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-09-18 📅
Name: agrathaer GmbH
Postanschrift: Eberswalder Str. 84
Postort: Müncheberg
Postleitzahl: 15374
Land: Deutschland 🇩🇪
Märkisch-Oderland 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 50 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2019/S 183-446083 (2019-09-18)

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