E-Kita 2.0

Kurze Beschreibung

Einführung eines trägerübergreifenden Systems zur Anmeldung, Platzvergabe, Platzverwaltung und Beitragserhebung in Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege in der Landeshauptstadt Dresden.

Beschreibung der Beschaffung

Knapp 50 000 Kinder werden in der Landeshauptstadt Dresden aktuell in Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflegestellen betreut. Unabdingbare Voraussetzung für eine effiziente und serviceorientierte Zusammenarbeit der Landeshauptstadt Dresden mit Eltern, über 80 Trägern und knapp 500 Tagespflegestellen ist eine leistungsfähige Softwarelösung. Zur Ablösung der bisher eingesetzten Verfahren beabsichtigt die Landeshauptstadt Dresden die Beschaffung einer internetfähigen Online-IT-Lösung, um den Gesamtprozess aus Platzvermittlung, Platzvergabe, Platzverwaltung und Beitragserhebung für die Dresdner Kindertagesbetreuung in Horten und Kindertagesstätten medienbruchfrei abzubilden. Grundlage des neu einzuführenden Verfahrens soll eine homogene Standardlösung sein, die sich bereits in mehreren Kommunen bewährt hat.
Eine stabil lauffähige und intuitiv bedienbare Lösung besitzt eine besonders hohe Priorität. Die Lösung muss die technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen nach Artikel 32 EU-DSGVO, welche die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Datenverarbeitung sicherstellen, beachten und umsetzen. Darüber hinaus sind im Speziellen die Anforderungen des Sächsischen Datenschutzbeauftragten zu erfüllen. Eine Anbindung an das städtische Straßenverzeichnis KIS, das Einwohnerfachverfahren VOIS, diverse HKR-/Buchhaltungsverfahren (u. a. SAP) und den Portalverbund für digitale Verwaltungsleistungen von Bund und Ländern nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) müssen ebenso gewährleistet sein, wie eine Dubletten-Prüfung eingehender Anträge. Vorausgesetzt wird weiterhin, dass Erhebung, Ermäßigung und Erlass von Elternbeiträgen auf der Grundlage des Sächsischen Kita-Gesetzes erfolgen und bei einer Ablösung der bestehenden Systeme (Beitragsberechnung über „ProKITA" und Platzvergabe/Vermittlung über Eigenentwicklung „E-Kita 1") Bestandsdaten medienbruchfrei übernommen werden können.
Es ist ein trägerübergreifendes System zur Anmeldung, Platzvergabe, Platzverwaltung und Beitragserhebung in Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege in der Landeshauptstadt Dresden mit folgenden Leistungsbestandteilen einzuführen: Modul „Verwaltung von Einrichtungen und Tagespflegestellen", Modul „Platzanmeldung und Vermittlung", Modul „Management von Betreuungsverträgen und Betreuungszeiten", Modul „Beitragsrechnung", Modul "Bedarfsermittlung für die Fach- und Bedarfsplanung", verschiedene Schnittstellen, Software für Dokumentenmanagement, IT-Lösungskonzept, Benutzerdokumentation, Schulung, Installation/Inbetriebnahme, Migration, Softwarewartung, Projektmanagement, Risikomanagement, Änderungsmanagement, Qualitätsmanagement.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Der Auftraggeber wird die fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (TA) anhand der in der vorliegenden Bekanntmachung benannten Erklärungen formal und inhaltlich prüfen und bewerten. Die Auswahl erfolgt unter den formal zulässigen TA (Nachweis der Erfüllung der geforderten Mindeststandards) anhand einer Bewertungsmatrix. Die Bewertung der Kriterien geht aus Punkt III.1.3) hervor.
Formale Prüfung der Mindeststandards:
1) Abgabefrist eingehalten;
2) Einreichen des vollständigen TA (Formular zur Eigenerklärung Eignung mit den entsprechenden Anlagen) elektronisch über die Vergabeplattform evergabe.de in Textform unterschrieben (Ausschlussgrund). Einreichung von TA per Post, E-Mail, Fax oder über Kommunikationsbereiche der Vergabeplattform ist nicht zulässig.;
3) Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer;
4) Art der Bewerbung und Funktion in der Gruppe;
5) bei Bewerbergemeinschaften (BG): geforderte Nachweise von allen Mitgliedern und Erklärung zur gesamtschuldnerischen Haftung;
6) Angabe gemäß §53 (3) VgV, ob für den Auftragsgegenstand gewerbliche Schutzrechte bestehen oder beantragt sind;
7) Vertreter des Wirtschaftsteilnehmers;
8) Inanspruchnahme Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) gemäß § 47 (1) VgV 2016,
9) bei Eignungsleihe: ausgefüllte Verpflichtungserklärung der anderen Unternehmen;
10) Mehrfachbewerbungen sind nicht zulässig. Eine Mehrfachbewerbung ist auch eine Bewerbung unterschiedlicher Niederlassungen eines Unternehmens.
Mehrfachbewerbungen von Mitgliedern einer BG bzw. unterschiedlicher Niederlassungen eines Unternehmens haben das Ausscheiden aller Mitglieder der BG zur Folge.
11) Bestätigung des Nichtvorliegens zwingender und fakultativer Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB gemäß Punkt III.1.1);
12) Handelsregisterauszug gemäß Pkt. III.1.1);
13) Gewerbeanmeldung bzw. Gewerbeummeldung gemäß Pkt. III.1.1);
14) Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse gemäß Pkt. III.1.1);
15) Meldung Industrie- und Handelskammer gemäß Pkt. III.1.1);
16) Haftpflichtversicherung gemäß Pkt. III.1.2);
17) Referenzen gemäß § 46 (3) Nr. 1 VgV 2016, gemäß Pkt. III.1.3), siehe Anlage 3 Bewertungsbogen zum Teilnahmewettbewerb;
18) Leistungserbringung in deutscher Sprache gemäß Pkt. III.1.3);
19) Bei einer BG gemäß § 43 (2) VgV 2016 ist das Formular zur Eigenerklärung von jedem Mitglied separat vorzulegen, ausgenommen die Anlage 3 Bewertungsbogen zum Teilnahmewettbewerb. Die Anlage 3 ist von der Bewerbergemeinschaft als gemeinsame Anlage einzureichen.
20) Abschlusserklärung in Textform;

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Angaben sind im Formular zur Eigenerklärung Eignung (Anlage) zu machen.
Teil I: Angaben zum Verfahren
Teil II: Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer (WT)
A – Pflichtangaben: Angaben zum WT
— Identität des WT: Firmenbezeichnung, Postanschrift mit Straße, PLZ und Ort, Kontaktperson(en) mit Telefon, E-Mail, Fax, Internetadresse,
— Art der Bewerbung: Angabe ob Einzel- oder Gemeinschaftsbewerbung; bei BG gemäß § 43 (2) VgV 2016 Eigenerklärung von jedem Mitglied separat vorlegen; bei BG: Angabe Funktion des WT; bei BG: Erklärung zum bevollmächtigten Vertreter und zur gesamtschuldnerischen Haftung als Anlage (Formblatt im Anhang) beifügen),
— Allgemeine Angaben: gewerbliche Schutzrechte gemäß §53 (8) VgV 2016.
A – Freiwillige Angaben (zur Information für den AG, Angaben werden nicht gewertet): Angaben zum WT
— Allgemeine Angaben: Einordnung des WT gemäß beschäftigter Personen und Jahresumsatz und/oder Jahresbilanzsumme; bei BG: Einordnung des WT für jedes Mitglied; Rechtsform gemäß § 43 (1) VgV 2016.
B – Pflichtangaben: Angaben zu Vertretern des WT
— Identität des Vertretungsberechtigten (falls zutreffend) mit vollständigem Namen, Position/Beauftragt in seiner/ihrer Eigenschaft, Postanschrift mit Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail-Adresse, weitere Information zur Vertretungsberechtigung (als Anlage).
C – Pflichtangabe: Angaben zur Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen gemäße § 47 (1) VgV 2016 (Eignungsleihe)
— Angabe ob Eignungsleihe oder nicht.
Falls ja,
— ist für jedes Unternehmen separat eine Eigenerklärung mit den nach den Abschnitten A und B des Teils II und nach Teil III des Formulars zur Eigenerklärung erforderlichen Informationen ordnungsgemäß ausgefüllt und in Textform unterzeichnet einzureichen,
— Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen als Anlage (Formblatt im Anhang).
Teil III: Ausschlussgründe
A – Pflichtangaben: Gründe im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Verurteilung gemäß § 123 (1) Nr. 1 bis 10 GWB
— Angabe, ob eine rechtskräftige strafrechtliche Verurteilung des WT oder einer Person in seinem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtgremium oder einer Person, die darin Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse hat, vorliegt.
Falls ja,
— Datum der Verurteilung, Art der Straftat, Gründe für die Verurteilung,
— verurteilte Personen,
— soweit unmittelbar im Urteil festgelegt: Dauer des Ausschlusszeitraums und Tatbestände,
— im Falle einer Verurteilung: Angabe ob Maßnahmen zur Selbstreinigung; falls ja: Beschreibung der Maßnahmen.
B – Pflichtangabe: Gründe im Zusammenhang mit der Entrichtung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen gemäß § 123 (4) GWB
— Angabe, ob allen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Entrichtung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen nachgekommen wurde.
C – Pflichtangabe: Gründe im Zusammenhang mit Insolvenz, Interessenkonflikten oder beruflichem Fehlverhalten gemäß § 124 (1) Nr. 1 bis 9 GWB (fakultative Ausschlussgründe)
— Angabe, ob Ausschlussgründe vorliegen; falls ja, Angabe der Gründe,
— Angabe, ob selbstreinigende Maßnahmen getroffen wurden; falls ja, Beschreibung der Maßnahmen.
Teil IV: Eignungskriterien
A – Pflichtangaben: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung gemäß §44 (1) VgV 2016
— Eintragung ins Handelsregister: Angabe, ob eingetragen; falls ja, Angabe der Handelsregister-Nummer und Sitz des Amtsgerichts; Falls nein; Begründung,
— Gewerbeanmeldung bzw. -ummeldung: Angabe, ob vorhanden; Angabe, ob Zweigstelle; falls ja, Angabe und Sitz des Unternehmens, dem die Zweigstelle zugeordnet ist,
— Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse: Angabe, ob Mitgliedschaft vorliegt; falls ja: Bezeichnung und Mitgliedsnummer,
— Meldung bei der Industrie- und Handelskammer: Angabe, ob Meldung vorliegt; falls ja, Angabe Unternehmensgegenstand.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Angaben sind im Formular zur Eigenerklärung Eignung (Anlage) zu machen.
Teil IV: Eignungskriterien
B – Pflichtangaben: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
— Erklärung zur Haftpflichtversicherung gemäß §45 (1) Nr. 3 VgV 2016 mit Angabe des Versicherers, der Art des Versicherungsschutzes und der Mindest-Deckungssumme; Für geplante Nachunternehmer muss keine Versicherungsbestätigung vorliegen.
B – Freiwillige Angaben (zur Information für den AG, Angaben werden nicht gewertet): Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
— Erklärung zum Gesamtumsatz des Wirtschaftsteilnehmers gemäß §45 (1) Nr. 1 VgV 2016 für 2016, 2017 und 2018. Bei Firmenneugründung der Umsatz des letzten Geschäftsjahres und geplanter Umsatz der 2 Folgejahre (2018, 2019, 2020) im Formular zur Eigenerklärung Eignung (Anlage).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Angaben sind im Formular zur Eigenerklärung Eignung (Anlage) und dort in der Anlage 3 „Bewertungsbogen zum Teilnahmewettbewerb" zu machen.
Teil IV: Eignungskriterien
C – Pflichtangaben: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
— Referenzen gemäß § 46 (3) Nr. 1 VgV 2016:
Projektreferenzen:
Angaben zur Projektbezeichnung; Auftraggeber; Kurzbeschreibung Projekt; Projektlaufzeit mit Meilensteinen; Auftragssumme; Subunternehmereinsatz mit Umfang und Unternehmen;
Angabe, ob jeweils Modul Stammdatenverwaltung; Anmeldung u. Vermittlung; Vertragsverwaltung; Beitrag; Planung eingeführt wurde;
Mitarbeiterreferenzen für am Projekt beteiligte Mitarbeiter:
Angabe zu Mitarbeiter mit Name; aktueller Funktion; Angabe, ob Mitarbeit in Referenzprojekt(en)
Die angegebenen Referenzen werden durch den Auftraggeber nachgeprüft.
Bei den Projektreferenzen werden bis zu 3 Referenzprojekte berücksichtigt, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind und erfolgreich abgeschlossen wurden. Für jedes Referenzprojekt können pro eingeführtes Modul 0 oder 30 Punkte erreicht werden (siehe Anlage 3 Bewertungsbogen zum Teilnahmeantrag). Für jedes Referenzprojekt werden bis zu 150 Punkte vergeben. Die maximal erreichbare Punktzahl bei den Projektreferenzen beträgt 450.
Bei den Mitarbeiterreferenzen werden bis zu 2 ungekündigte Mitarbeiter des vorgesehenen Projektteams berücksichtigt, deren Mitarbeit im Fall eines Zuschlags an den Auftraggeber geschuldet wird. Für jeden Mitarbeiter können pro Referenzprojekt 0 oder 20 Punkte erreicht werden. Beim Referenzprojekt muss es sich um ein in „Projektreferenzen" angegebenes Projekte handeln. Für jede Mitarbeiterreferenz werden bis zu 60 Punkte vergeben. Die maximal erreichbare Punktzahl bei den Mitarbeiterreferenzen beträgt 120 Punkte.
Wird eine einzelne Projektreferenz oder Mitarbeiterreferenz beschrieben, dann ist es zwingend erforderlich, dass die Angaben zu diesen Referenzen vollständig ausgefüllt werden. Es können 0 oder 1 oder 2 oder 3 Projektreferenzen und 0 oder 1 oder 2 Mitarbeiterreferenzen angegeben werden.
Macht der Wirtschaftsteilnehmer in der Anlage 3 Bewertungsbogen zum Teilnahmeantrag keine Angaben, ist diese unausgefüllt der Eigenerklärung zur Eignung beizufügen. Die Referenzen werden dann mit null Punkten bewertet.
Die Punktzahlen werden nicht gewichtet. Es ist keine Mindestpunktzahl festgelegt. Die Rangfolge richtet sich nach der erreichten Gesamtpunktzahl. Die maximal erreichbare Gesamtpunktzahl beträgt 570. Wird die Höchstzahl von 5 Bewerbern durch Bewerber mit gleicher Punktzahl überschritten, entscheidet unter diesen das Los.
Die Angaben sind im Formular zur Eigenerklärung Eignung (Anlage) zu machen.
Teil IV: Eignungskriterien
C – Freiwillige Angaben (zur Information für den AG, Angaben werden nicht gewertet): Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
— Angabe Mitarbeiter des Unternehmens
A: Wie viele davon sind feste Mitarbeiter für Entwicklungs- und Einführungsprojekte?
B: Wie viele davon sind freie Mitarbeiter für Entwicklungs- und Einführungsprojekte?
C: Wie viele davon sind feste Mitarbeiter für Betreuung und Service?
D: Wie viele davon sind freie Mitarbeiter für Betreuung und Service?
E: Wie viele davon sind feste Mitarbeiter für Konzeptionierung?
F: Wie viele davon sind freie Mitarbeiter für Konzeptionierung?
G: Wie viele davon sind feste Mitarbeiter für Projektsteuerung?
H: Wie viele davon sind freie Mitarbeiter für Projektsteuerung?
— Angabe, ob Projektabwicklung einem Qualitätsmanagementverfahren unterliegt (Nennung und Erläuterung),
— Angabe, ob Projektabwicklung einem Sicherheitsmanagementverfahren unterliegt (Nennung und Erläuterung).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Angaben sind im Formular zur Eigenerklärung Eignung (Anlage) zu machen.
Teil IV: Eignungskriterien
C – Pflichtangaben: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
— Leistungserbringung in deutscher Sprache: Angabe, ob die Leistung in vollem Umfang gemäß dem gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen mindestens Level B abgewickelt wird.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Rechtsform von Bewerbergemeinschaften (BG):
— gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter,
— Mitglieder der BG haften gesamtschuldnerisch, auch über die Auflösung der BG hinaus,
— Benennung bevollmächtigter Vertreter,
— Vorlage Nachweis mit Abgabe der Bewerbung, siehe Anlage 1 zum Formular zur Eigenerklärung Eignung (Anlage),
— Der Auftraggeber behält sich vor, ergänzende Unterlagen abzufordern, welche die Zulässigkeit der Kooperation in Form einer BG (§ 1 GWB) belegen. Sollte sich im Laufe des Verfahrens eine bestehende BG in ihrer Zusammensetzung verändern oder ein Einzelbewerber das Verfahren in der BG fortsetzen wollen, ist dies nur mit schriftlicher Einwilligung des Auftraggebers zulässig. Diese wird nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung Auswirkungen auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit hat.

Für den Teilnahmewettbewerb (TNW) wurden das Leistungsverzeichnis (LV), der EVB-IT Vertrag, die Anlagen A bis F zum Leistungsverzeichnis, die Verpflichtungserklärung zum Datenschutz, die Besonderen Vertragsbedingungen und die Bürgschaftserklärung nur zur Information beigelegt. Diese Unterlagen beschreiben den Leistungsgegenstand. Sie sind erst in der 2. Stufe (Verhandlungsverfahren) nach Aufforderung von den zum Verhandlungsverfahren ausgewählten Bietern zu bearbeiten. Im TNW sind keine Eintragungen im Leistungsverzeichnis zu machen. Erfolgen Eintragungen im LV oder Angaben zu den Dokumenten durch die Bewerber, werden diese nicht gewertet. In Stufe 1 werden nur Angaben zum TNW gewertet.
Kommunikation im Vergabeverfahren:
Die Kommunikation für Verfahren mit ausschließlicher elektronischer Abgabe der Angebote und TA erfolgt nur über die Plattform eVergabe.de! Informationen über Änderungen der Bekanntmachungen/Vergabeunterlagen sowie sämtliche nach der Öffnung der Angebote und TA folgende Kommunikation (z. B. Nachforderungen von Unterlagen, Bieterinformationen, Auftragsschreiben) werden elektronisch über eVergabe.de bereitgestellt. Achtung! Ab sofort MÜSSEN auch die Bieteranfragen zu den Vergabeunterlagen elektronisch über eVergabe.de bzw. dem Bietercockpit gestellt werden. Deren Beantwortung erfolgt ebenfalls elektronisch über eVergabe.de. Informationen zu den technischen Anforderungen erhalten Sie unter eVergabe.de.
Hinweis zur Abgabe elektronischer Angebote: Die bearbeiteten Leistungsverzeichnisse werden nur in dem Format *.aidf aus der Rubrik Angebotsunterlagen des Bietercockpits akzeptiert. Elektronische Angebote, die ausschließlich ein ausgefülltes Leistungsverzeichnis im pdf-Format enthalten, werden von der Angebotswertung ausgeschlossen.
Die Bewerber erklären, dass die von ihnen angegebenen Informationen in der von ihnen eingereichten Eigenerklärung genau und korrekt sind und sie sich der Konsequenzen einer schwerwiegenden Täuschung bewusst sind. Die Bewerber erklären, dass sie in der Lage sind, die Bescheinigungen und andere genannte dokumentarische Nachweise unverzüglich auf Anfrage beizubringen.
Für die Teilnahme am Bewerbungsverfahren ist das Formular zur Eigenerklärung Eignung (Anlage) einzureichen. Die Eigenerklärung umfasst die Ziffern III.1), III.2) und III.3) dieser Bekanntmachung. Zusätzlich kann die Anlage 3 Bewertungsbogen zum Teilnahmewettbewerb zu Ziffer III.1.3) ausgefüllt und eingereicht werden.
Nicht fristgerecht elektronisch eingereichte Unterlagen werden nicht berücksichtigt. Der Auftraggeber (AG) behält sich nach § 56 (2) bis (4) VgV vor, fehlende Nachweise und Erklärungen nachzufordern. Bewerbungen, die nicht alle geforderten Angaben, Nachweise und Referenzen enthalten, werden ausgeschlossen, sofern diese auf Anforderung nicht innerhalb einer gesetzten Frist nachgeliefert werden. Kopien von Nachweisen werden anerkannt, sofern sie keinen Anlass zu Zweifeln an der Übereinstimmung mit dem Original geben.
Nicht deutschsprachige Nachweise müssen als beglaubigte Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden (Mindestanforderung). Allgemeine Werbebroschüren und weitere Unterlagen zur Vorstellung des Bewerbers sowie zusätzliche Angaben, die über die geforderten hinausgehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
Für die Ausarbeitung der Bewerbungs- und Angebotsunterlagen werden keine Kosten erstattet.
Enthalten die Bekanntmachung oder die Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb Unklarheiten, Widersprüche oder verstoßen diese nach Auffassung des Bewerbers gegen geltendes Recht, so hat der Bewerber den Auftraggeber unverzüglich schriftlich darauf hinzuweisen. Erfolgt dies nicht, ist der Bewerber mit diesen Einwendungen präkludiert

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag nach § 160 (3) GWB unzulässig ist, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.