Einführung einer Reisekostensoftware (09/PE-IT/2019)

Kurze Beschreibung

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist die befristete Überlassung einer integrativen Reisekostensoftware (Miete), deren Einführung und Pflege. Die Reisekostensoftware ist eine Cloud-Lösung, die durch den Auftragnehmer zu hosten ist. Das Hosting hat vom Auftragnehmer ausschließlich in Deutschland zu erfolgen; Serverstandort in Deutschland. Des Weiteren berät der Auftragnehmer die Auftraggeberin in der Einführung, Nutzung und Konfiguration der Software.
Der Auftragnehmer hat die Reisekosten-Software im Rahmen der Einführung auf den Prozess bei der Auftraggeberin anzupassen und zu implementieren. Als optionale Leistung ist eine Schnittstelle zu der bei der Auftraggeberin im Einsatz befindlichen Software AKDB OK.PWS vom Auftragnehmer zu programmieren. Der Auftragnehmer führt Schulungen für die Anwender- und Administratoren der Auftraggeberin zu der implementierten Reisekostensoftware durch. Die Auftraggeberin schließt mit dem Auftragnehmer einen EVB-IT Systemvertrag.

Beschreibung der Beschaffung

Die neu zu implementierende Reisekosten-Software soll eine Weiterentwicklung darstellen. Dabei wird insbesondere auf Schnittstellen zur Personalwirtschaftssoftware OK.- PWS der AKDB sowie Digitalisierung der zu der einzelnen Dienstreise zugehörigen Reisekostenbelege Wert gelegt.
Als optionale Leistung ist eine Schnittstelle zu der bei der Auftraggeberin im Einsatz befindlichen Software OK.PWS (Personalabrechnung und Personalmanagement) der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) durch den Auftragnehmer zu programmieren. Über diese Schnittstelle soll der Datenfluss und Abgleich der Daten erfolgen (Datenmigration im weiteren Sinne).
Es sollen u. a. folgende Ziele erreicht werden:
— Nutzung einer kontinuierlichen Bereitstellung der Personalstammdaten und Daten der Organisation durch eine entsprechende Schnittstelle zur Personalwirtschaftssoftware OK.- PWS der AKDB, so dass keine doppelte Datenerfassung notwendig ist,
— Weitgehende Digitalisierung der Prozesse durch Möglichkeit des Einscannen von Belegen und Anhängen an die Reisekostenabrechnung,
— Prozess-Unterstützung der Reisemittelbuchung durch ein automatisches Weiterleiten des Reisekostenantrages inklusive aller wichtigen Kriterien und Angaben zur Reisemittelbuchung Flug, Hotel, Fahrkarte DB und Mietwagen an die Reisekostenstelle,
— Verbesserung der Funktionalität und Übersichtlichkeit,
— Unterstützung des Fachbereichs durch analytische Funktionen mit Reports und aktuellen Kennzahlen,
— Nach erfolgter Abrechnung automatisierte Auszahlung an die Beschäftigten durch Erstellen einer SEPA-Datei entsprechend den Vorgaben des Unternehmensbereiches Finanzen.
Der Auftragnehmer hat zunächst ein Testsystem aufzubauen, um die Software in den für die Auftraggeberin zu konfigurierenden Workflow und Funktionalitäten sowie der Schnittstellenfunktion zu testen. Die Testumgebung ist 3 Monate vor dem Stichtag des Umstiegs zur Verfügung zu stellen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin hat das Recht, durch schriftliche Erklärung dem Auftragnehmer gegenüber bis spätestens 3 Monate vor Ende der Vertragslaufzeit, den Vertrag zweimalig um jeweils 12 Monate zu verlängern (optionale Vertragsverlängerung).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen“).
— Bietergemeinschaften haben die „Eigenerklärung Umsatz“, die „Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen“ und die „Eigenerklärung zu Ausschlussgründen“ dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
— Für Unterauftragnehmer sind die „Eigenerklärung Umsatz“ und/oder „Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen“ nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
— Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2016, 2017, 2018), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist („Eigenerklärung Umsatz“).
— Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/ Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
— Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/ Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/ Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
— Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten 3 Geschäftsjahre (2016, 2017, 2018) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).
— Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/ Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
— Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/ Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
— Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1) Es sind vom Bieter zwei Referenzaufträge anzugeben, bei dem er das Reisekostenprogramm mit Großteams mit einer Größe ab 7 000 Reisenden und größer erfolgreich eingeführt/durchgeführt hat.
2) Es sind vom Bieter 2 Referenzaufträge des öffentlichen Dienstes unter Anwendung des BRKG anzugeben.
3) Es ist vom Bieter ein Referenzauftrag anzugeben, bei dem er eine Schnittstelle zum Personalsystem erfolgreich installiert hat.
Da sich eine Referenz aus fachlicher Sicht zur Abdeckung mehrerer, der geforderten Referenzen eignen kann, kann eine Referenz auch mehrfach angeben werden. Zur Erfüllung der Mindestvoraussetzungen an Referenzen sind mindestens 2 und maximal 5 Referenzen anzugeben.

— Die Verfahrenssprache ist deutsch.
— Es gilt deutsches Recht.
— Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt „Erklärung der Bietergemeinschaft“ ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt und unterzeichnet beizufügen.
— Mit dem Angebot sind folgende weitere Erklärungen und Nachweise vorzulegen:
—— Datenschutz Auftragsverarbeitung:
——— „Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung“ (60A),
——— ein Datensicherheitskonzept, in dem der Bieter die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung" (61A)),
——— Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (62A),
——— Formblatt "Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse" (63A),
——— Formblatt „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (64A),
——— Formblatt "Datenschutzbeauftragter/ Ansprechpartner" (65A) und
——— ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird,
—— Datenschutz Fernwartung:
——— „Datenschutzvereinbarung Fernwartungsarbeiten“ (60B),
——— ein Sicherheitskonzept, in dem der Bieter die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebots darzustellen. („Sicherheitskonzept“ (61B)),
——— Formblatt „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ (62B),
——— Formblatt „Datenschutzbeauftragten/ Ansprechpartner“ (63B) und
——— ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird,
—— Eigenerklärung Angaben Gewerbezentralregisterabruf (40):
——— Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30 000 EUR (exkl. Umsatzsteuer) holt die Vergabe-stelle für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter in der „Eigenerklärung Gewerbezentralregisterabruf (40)“ anzugeben.
—— Weiterhin ist mit dem Angebot ein vom Bieter ausgefüllter Fragenkatalog zu den Mindestanforderungen und Bewertungskriterien einzureichen (Fragenkatalog (81) sowie gemäß Ziffer 3.1) der BWB).
—— Es ist mit dem Angebot eine Erklärung des Bieters über die Qualifikation des vorgesehenen Projektleiter und Projektassistenten einzureichen (EE zu vorgesehenen Projektleiter und Projektassistenten (41)).
— Mit dem Angebot ist gemäß Ziffer 4.1) der Bewerbungsbedingungen ein detaillierter Projektplan vom Bieter zu erstellen aus dem die Herangehensweise hervorgeht und der auf alle notwendigen Schritte eingeht. Ebenso sind eventuelle Mitwirkungspflichten der Auftraggeberin genau zu beschreiben und zu definieren sowie die Anzahl der Personentage in den einzelnen Phasen zu benennen.
— Abschließend sind gemäß Ziffer 3.2) der Bewerbungsbedingungen dem Angebot sind Zugangsdaten zu einer Testversion der angebotenen Software mit Internetadresse, Benutzername und Kennwort beizufügen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang.
Dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.