Einführung eines Dokumentenmanagementsystem mit Archivfunktion

WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH

Siehe Pkt. II.2.4).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-06-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-05-09.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Optimal Systems GmbH

Wer?

• WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH

Wie?

• Dokumentenverwaltungssoftwarepaket › Dokumentenverwaltungssystem

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-05-09	Auftragsbekanntmachung
2020-03-09	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-05-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: OV 2648-05-2019
Kurze Beschreibung: Siehe Pkt. II.2.4).
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Postanschrift: Dircksenstr. 38
Postleitzahl: 10178
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.wbm.de 🌏
E-Mail: vergabe@wbm.de 📧
Telefon: +49 3024714256 📞
Fax: +49 3024713670 📠
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/114223 🌏
URL der Teilnahme: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-05-09 📅
Einreichungsfrist: 2019-06-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-05-14 📅
Datum des Beginns: 2019-11-01 📅
Datum des Endes: 2024-06-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 092-221799
ABl. S-Ausgabe: 92
Zusätzliche Informationen

Zu II.2.7) Laufzeit des Vertrages: Feinkonzept & Realisierung: 1.11.2019 – 10.6.2020 Support: 10.6.2020 - 9.6.2024

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Ablösung von papiergebundenen Abläufen und Archiven,

— Verbesserung der internen und externen Zusammenarbeit,

— Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente,

— Automatisierung von Prozessen,

— Erhöhen der Effektivität und der Effizienz im Umgang mit Dokumenten.

Hierzu soll ein System eingeführt werden, das die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, die Bildung von elektronischen Akten sowie eine Prozesssteuerung mittels elektronischer Workflows ermöglichen. Neben der reinen Dokumentenverwaltung sind Funktionen der Posteingangsbearbeitung sowie der Zusammenarbeit (Collaboration) zu realisieren.

Es ist grundsätzlich eine fortwährende Weiterentwicklung des Systems, hin zum unternehmensweiten DMS angedacht.

Beschreibung der Verlängerungen: Weitere Anwendungen nach Bedarf
Zusätzliche Informationen:

Zu II.2.7) Laufzeit des Vertrages:

Feinkonzept & Realisierung: 1.11.2019 – 10.6.2020

Support: 10.6.2020 - 9.6.2024

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2) Nachweis einer gültigen Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung;

3) Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können aus den letzten 3 Geschäftsjahren. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix.

Mindeststandards:

Zu 3) mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bewerbers/ der Bewerbergemeinschaft für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen sind, aus den letzten 3 Geschäftsjahren in Höhe von 300 000 EUR.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

4) Erklärung über geeignete Referenzen aus den letzten 5 Jahren;

Nachweis von Projekterfahrung, bei denen ein DMS kundenindividuell eingeführt wird bzw. wurde, mit Angabe des Wertes, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes (Leistungszeitraum) sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers;

Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix.

5) Angabe der Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben;

6) Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers in Jahren;

7) Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens, die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren und aktuell ersichtlich ist. Weiterhin ist durch den Bewerber die Anzahl der Mitarbeiter, die ausschließlich im Geschäftsbereich DMS-Lizenzprodukte und -Dienstleistungen tätig sind zu benennen. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;

8) Erklärung einer deutschsprachigen Anwenderbetreuung und Dokumentation inkl. Support;

9) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt

Mindeststandards:

Zu 4)

Nachweis von mindestens 3 Referenzen zum Thema: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems mit Archivfunktion (DMS) (gewertet werden maximal 5 Referenzen)

Eine Referenz ist geeignet wenn:

— das Referenzprojekt aus den letzten 5 Jahren stammt,

— die DMS-Lösung des Referenzprojekts von mehr als 200 Anwendern des AG genutzt wird,

— die Referenz die Nutzung der originären DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen beinhaltet,

— bei der Referenz mindestens folgende Leistungen erbracht wurden:

— Einrichtung der DMS-Lösung inkl. DMS-Lizenzen-Lieferung sowie alle mit der DMS-Einrichtung einhergehenden Dienstleistungen,

— Von den mindestens 3 einzureichenden Referenzen müssen mindestens 2 Referenzen bis zum Ende des Bewerbungszeitraums erfolgreich abgeschlossen sein.

Zu 6) Mindestens 5 der zum Einsatz kommenden Mitarbeiter weisen Projekt- und Implementierungserfahrung mit DMS-Lösungen von mindestens 3 Jahren nach.

Zu 7) aktuell mindestens 5 Beschäftigte im Geschäftsbereich DMS-Lizenzprodukte und -Dienstleistungen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden abdeckt, mit einer Deckungssumme je Schaden von mindestens 3 000 000 EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung sowie eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20 000 EUR und der Versicherungsschutz nachdem Umweltschadensgesetz zu erbringen.

Der Auftrag wird auf der Grundlage eines EVB-IT Systemvertrages erteilt. Details ergeben sich aus den zusammen mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes versandten Vergabeunterlagen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Auf Grundlage der Teilnahmeanträge wird die Eignung aller Bewerber geprüft und die Auswertung dokumentiert. Damit werden die Bewerber, die geeignet sind und in der Reihenfolge der Wertung auf den ersten 5 Plätzen im Teilnahmewettbewerb als erste Verfahrensstufe des Ausschreibungsverfahrens liegen, ermittelt. Wenn mehrere Bewerber geeignet sind und die gleiche Punktzahl haben, wird gelost.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-06-25 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-09-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: landeseigenes wohnungswirtschaftliches Unternehmen
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/114223 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1) Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3) der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen;

2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 10.6.2019, 10.00 Uhr, schriftlich ausschließlich per E-Mail an vergabe@wbm.de oder über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten, zum Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren täglich folgenden Link zu nutzen;

http://output67.rssinclude.com/output?type=direct&id=384132&hash=89b205ac71b8f3f09c871188ae9fc68f

3) Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind spätestens zur Angebotsabgabe einzureichen;

4) Der Bewerber muss sämtliche Angaben zwingend auf dem Bewerberbogen machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen;

5) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen (Bewerberbogen_Eignungsleihe);

6) Die Angaben zum Umsatz und Referenzen von Bewerbern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft können addiert werden;

7) Die Angebote (einschließlich aller Unterlagen und Dokumente) sind in deutscher Sprache einzureichen;

8) Bieter, die ihren Sitz nicht in Deutschland haben, können die abgeforderten Nachweise, Erklärungen und Qualifikationen für natürliche und juristische Personen in vergleichbarer Form nach den Erfordernissen ihres Herkunftslandes nachweisen. Der Nachweis hat in deutscher Sprache zu erfolgen, ggf. sind Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist zu beglaubigen;

9) Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den Eigenerklärungen einzureichen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2019/S 092-221799 (2019-05-09)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-03-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufbauen. Dieses soll die Digitalisierung und Ablösung papiergebundener Geschäftsprozesse unterstützen. Ziele des Projektes sind: — Ablösung von papiergebundenen Abläufen und Archiven; — Verbesserung der internen und externen Zusammenarbeit; — Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente; — Automatisierung von Prozessen; — Erhöhen der Effektivität und der Effizienz im Umgang mit Dokumenten. Hierzu soll ein System eingeführt werden, das die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, die Bildung von elektronischen Akten sowie eine Prozesssteuerung mittels elektronischer Workflows ermöglichen. Neben der reinen Dokumentenverwaltung sind Funktionen der Posteingangsbearbeitung sowie der Zusammenarbeit(Collaboration) zu realisieren. Es ist grundsätzlich eine fortwährende Weiterentwicklung des Systems, hin zum unternehmensweiten DMS angedacht.

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 051-120690
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 092-221799
ABl. S-Ausgabe: 51

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Ablösung von papiergebundenen Abläufen und Archiven;

— Verbesserung der internen und externen Zusammenarbeit;

— Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente;

— Automatisierung von Prozessen;

Siehe Punkt II.1.4

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kriterienkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept und Präsentation
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 40

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-02-28 📅
Name: Optimal Systems GmbH
Postanschrift: Cicerostr. 26
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10709
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagenergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

Quelle: OJS 2020/S 051-120690 (2020-03-09)

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