Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Kreis Steinburg vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöRGartenstraße

Ziel des Projektes beim Kreis Steinburg ist die Einführung einer modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS) Lösung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-03-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-02-25.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover

Wer?

• Kreis Steinburg vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöRGartenstraße

Wie?

• Dokumentenverwaltungssoftwarepaket › Dokumentenverwaltungssystem

Wo?

• Schleswig-Holstein › Kiel, Kreisfreie Stadt
• Schleswig-Holstein › Steinburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-02-25	Auftragsbekanntmachung
2019-08-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-02-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Kurze Beschreibung:

Ziel des Projektes beim Kreis Steinburg ist die Einführung einer modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS) Lösung.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Steinburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreis Steinburg vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöRGartenstraße
Postanschrift: Gartenstr. 6
Postleitzahl: 24103
Postort: Kiel
Kontakt
Internetadresse: http://www.gmsh.de 🌏
E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de 📧
Telefon: +49 4315991462 📞
URL der Dokumente: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-02-25 📅
Einreichungsfrist: 2019-03-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-02-28 📅
Datum des Beginns: 2019-07-01 📅
Datum des Endes: 2023-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 042-094829
ABl. S-Ausgabe: 42
Zusätzliche Informationen

Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen. 6. Anzahl der Mitarbeiter, die ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lösung tätig sind 7. Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von Projekten mit der Lösung, die angeboten werden soll 8. Personalprofil eines DMS-Beraters mit Integrationsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird 9. Personalprofil des DMS-Beraters mit Projektleitungsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird 10. Eigenerklärung über die Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von DMS-Projekten 11. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, Geschäftsführers, Mitarbeiterzahl (einschließlich der geringfügig Beschäftigten), der Anschrift, der Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail, der Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung. 12. Unternehmensdarstellung 13. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält. Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen. Im 1. Verfahrensschritt sind die geforderten Nachweise/ Erklärungen in einer Datei " Teilnahmeantrag für die Vergabe Nr. ZB-KD-19-0048000-4121.7" ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de einzureichen. 2. Verfahrensschritt,,Angebotsaufforderung" Der Entscheidungsprozess hinsichtlich der Teilnehmer für die Angebotsaufforderung wird voraussichtlich am 3.4.2019 beendet sein. Im Rahmen des Verfahrens behält sich der Kreis Steinburg vor, die Anzahl der Bieter stufenweise auf bis zu zwei Bieter zu reduzieren. Die Auswahl erfolgt anhand einer Wertung auf Grundlage der mitgeteilten Kriterien. Die verbleibenden Bieter werden zu einer Verhandlungsrunde inkl. Produktpräsentation entlang einer vorgegebenen Agenda eingeladen. Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, werden seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. Fragen zur Ausschreibung: Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/ Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind bis spätestens 18.3.2019 ausschließlich in schriftlicher Form zu richten an: Herr Ralf Krätschmann, E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de oder Fax: +49 4315991465. Eingehende Fragen werden in einem Fragen- und Antwortenkatalog beantwortet und unter www.e-vergabe-sh.de veröffentlicht.

Zusätzliche Informationen

Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen.

6. Anzahl der Mitarbeiter, die ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lösung tätig sind

7. Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von Projekten mit der Lösung, die angeboten werden soll

8. Personalprofil eines DMS-Beraters mit Integrationsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird

9. Personalprofil des DMS-Beraters mit Projektleitungsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird

10. Eigenerklärung über die Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von DMS-Projekten

11. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, Geschäftsführers, Mitarbeiterzahl (einschließlich der geringfügig Beschäftigten), der Anschrift, der Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail, der Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung.

12. Unternehmensdarstellung

13. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält.

Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.

Im 1. Verfahrensschritt sind die geforderten Nachweise/ Erklärungen in einer Datei " Teilnahmeantrag für die Vergabe Nr. ZB-KD-19-0048000-4121.7" ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de einzureichen.

2. Verfahrensschritt,,Angebotsaufforderung"

Der Entscheidungsprozess hinsichtlich der Teilnehmer für die Angebotsaufforderung wird voraussichtlich am 3.4.2019 beendet sein. Im Rahmen des Verfahrens behält sich der Kreis Steinburg vor, die Anzahl der Bieter stufenweise auf bis zu zwei Bieter zu reduzieren. Die Auswahl erfolgt anhand einer Wertung auf Grundlage der mitgeteilten Kriterien. Die verbleibenden Bieter werden zu einer Verhandlungsrunde inkl. Produktpräsentation entlang einer vorgegebenen Agenda eingeladen.

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen.

Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, werden seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Fragen zur Ausschreibung:

Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/ Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind bis spätestens 18.3.2019 ausschließlich in schriftlicher Form zu richten an: Herr Ralf Krätschmann, E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de oder Fax: +49 4315991465.

Eingehende Fragen werden in einem Fragen- und Antwortenkatalog beantwortet und unter www.e-vergabe-sh.de veröffentlicht.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ziel des Projektes beim Kreis Steinburg ist die Einführung einer modernen DMS-Lösung, die im Rahmen mehrerer Projektphasen verwaltungsweit genutzt werden soll. Folgende Ziele sollen dabei u.a. erreicht werden:

— Elektronische Akten (E-Akten) sollen zukünftig führend und vollständig sein, Papier oder Hybrid-Akten sollen abgelöst werden.

— Dokumente und Akten sollen revisionssicher in der DMS-Lösung archiviert werden können.

— Dokumente und Akten sollen bereits in der Entstehungsphase im DMS abgelegt und verwaltet werden. In dieser Zeitspanne sollen die Dokumente im DMS bearbeitet werden können und automatisch (d.h. systemgetrieben) versioniert werden.

— Es soll eine strukturierte Ablage erforderlich sein. Dazu sind sowohl zentrale Ordnungsmerkmale (z.B. ein Aktenplan) jedoch auch amtsspezifische, z.B. dokumentarten- oder aktenbezogene Attribute, erforderlich.

— Redundanzen sollen soweit wie fachlich möglich reduziert und in diesem Rahmen technisch verhindert werden.

— Papierhaft eingehende Dokumente sollen, soweit fachlich sinnvoll, in einer zentralen Scanstelle (frühe Erfassung) direkt beim Kreis Steinburg digitalisiert werden

— Der Zugriff auf Dokumente, Akten und Aufgaben (Workflows) soll sowohl vom Arbeitsplatz (Windows-Client, Thin-Client, u.a.) als auch mobil und offline (via Tablet, Smartphone) möglich sein

— Die DMS-Lösung muss relevanten Office- und Fachanwendungen integrieren, so dass Dokumente aus diesen Anwendungen im DMS abgelegt und da-raus aufgerufen und ggf. auch bearbeitet werden können.

— Arbeitsprozesse sollen innerhalb der DMS-Lösung mit Hilfe von Workflows abgebildet werden können.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VgV.

Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung und dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses die Mindestdeckungssummen entsprechend abgeschlossen wurde gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV.

3. Eigenerklärung zu den Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart die Gegenstand (DMS) der Vergabe ist, getrennt nach den Jahren 2014, 2015, 2016, 2017, 2018.

4. Eigenerklärung über den Jahresabschlussbetrag von vier abgeschlossenen Geschäftsjahren

Technische und berufliche Fähigkeiten: 5. Angabe einer Referenz mit spezifischen Kriterien gem. Teilnahmematrix

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Es werden bei der Bewertung je Kriterium jeweils die in der Auswahlmatrix genannten Bewertungspunkte zum Beispiel Support, Referenzen etc. vergeben.

Zur Angebotsabgabe (Phase 2) werden diejenigen Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen, die Mindestpunktzahl (50 % der erreichbaren Punkte) erreicht haben und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze 1 bis 5 belegen. Sofern mehrere Bewerber (bspw. 5. und 6. Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet das Los über deren Platzierung. Somit werden maximal fünf Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-04-03 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-08-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept und Vorgehensweise
Qualitätskriterium (Gewichtung): 45 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungs-/Kriterien-/Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35 %
Preis (Gewichtung): 20 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Ralf Krätschmann
Internetadresse: www.gmsh.de 🌏
Dokumente URL: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen.

6. Anzahl der Mitarbeiter, die ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lösung tätig sind

7. Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von Projekten mit der Lösung, die angeboten werden soll

8. Personalprofil eines DMS-Beraters mit Integrationsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird

9. Personalprofil des DMS-Beraters mit Projektleitungsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird

10. Eigenerklärung über die Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von DMS-Projekten

11. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, Geschäftsführers, Mitarbeiterzahl (einschließlich der geringfügig Beschäftigten), der Anschrift, der Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail, der Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung.

12. Unternehmensdarstellung

13. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält.

Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.

Im 1. Verfahrensschritt sind die geforderten Nachweise/ Erklärungen in einer Datei " Teilnahmeantrag für die Vergabe Nr. ZB-KD-19-0048000-4121.7" ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de einzureichen.

2. Verfahrensschritt,,Angebotsaufforderung"

Der Entscheidungsprozess hinsichtlich der Teilnehmer für die Angebotsaufforderung wird voraussichtlich am 3.4.2019 beendet sein. Im Rahmen des Verfahrens behält sich der Kreis Steinburg vor, die Anzahl der Bieter stufenweise auf bis zu zwei Bieter zu reduzieren. Die Auswahl erfolgt anhand einer Wertung auf Grundlage der mitgeteilten Kriterien. Die verbleibenden Bieter werden zu einer Verhandlungsrunde inkl. Produktpräsentation entlang einer vorgegebenen Agenda eingeladen.

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen.

Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, werden seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Fragen zur Ausschreibung:

Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/ Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind bis spätestens 18.3.2019 ausschließlich in schriftlicher Form zu richten an: Herr Ralf Krätschmann, E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de oder Fax: +49 4315991465.

Eingehende Fragen werden in einem Fragen- und Antwortenkatalog beantwortet und unter www.e-vergabe-sh.de veröffentlicht.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 431-988-4640 📞
Fax: +49 431-988-4702 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB informiert. Voraussetzung für ein Nachprüfungsverfahren ist, dass der Verstoß gegenüber der Vergabestellegerügt wird. Ein Bieter kann seine Nichtberücksichtigung im Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammerüberprüfen lassen. Ein Antrag auf Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Nn
Postort: Nn
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Postanschrift: Gartenstraße 6
Postleitzahl: 24103
Telefon: +49 4315991462 📞
E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de 📧
Fax: +49 4315991465 📠
Quelle: OJS 2019/S 042-094829 (2019-02-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-08-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 221 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreis Steinburg vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-08-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-08-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 152-374750
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 042-094829
ABl. S-Ausgabe: 152
Zusätzliche Informationen

Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen. 6) Anzahl der Mitarbeiter, die ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lösung tätig sind 7) Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von Projekten mit der Lösung, die angeboten werden soll 8) Personalprofil eines DMS-Beraters mit Integrationsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird 9) Personalprofil des DMS-Beraters mit Projektleitungsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird 10) Eigenerklärung über die Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von DMS-Projekten 11) Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, Geschäftsführers, Mitarbeiterzahl (einschließlich der geringfügig Beschäftigten), der Anschrift, der Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail, der Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung. 12) Unternehmensdarstellung 13) Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält. Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen. Im 1. Verfahrensschritt sind die geforderten Nachweise/ Erklärungen in einer Datei " Teilnahmeantrag für die Vergabe Nr. ZB-KD-19-0048000-4121.7" ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de einzureichen. 2. Verfahrensschritt,,Angebotsaufforderung" Der Entscheidungsprozess hinsichtlich der Teilnehmer für die Angebotsaufforderung wird voraussichtlich am 03.April 2019 beendet sein. Im Rahmen des Verfahrens behält sich der Kreis Steinburg vor, die Anzahl der Bieter stufenweise auf bis zu 2 Bieter zu reduzieren. Die Auswahl erfolgt anhand einer Wertung auf Grundlage der mitgeteilten Kriterien. Die verbleibenden Bieter werden zu einer Verhandlungsrunde inkl. Produktpräsentation entlang einer vorgegebenen Agenda eingeladen. Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge/Angebote, die in Papierform eingehen, werden seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. Fragen zur Ausschreibung: Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind bis spätestens 18.3.2019 ausschließlich in schriftlicher Form zu richten an: Herr Ralf Krätschmann, E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de oder Fax: +49431-599-1465. Eingehende Fragen werden in einem Fragen- und Antwortenkatalog beantwortet und unter www.e-vergabe-sh.de veröffentlicht.

Zusätzliche Informationen

Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen.

6) Anzahl der Mitarbeiter, die ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lösung tätig sind

7) Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von Projekten mit der Lösung, die angeboten werden soll

8) Personalprofil eines DMS-Beraters mit Integrationsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird

9) Personalprofil des DMS-Beraters mit Projektleitungsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird

10) Eigenerklärung über die Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von DMS-Projekten

11) Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, Geschäftsführers, Mitarbeiterzahl (einschließlich der geringfügig Beschäftigten), der Anschrift, der Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail, der Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung.

12) Unternehmensdarstellung

13) Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält.

Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.

Im 1. Verfahrensschritt sind die geforderten Nachweise/ Erklärungen in einer Datei " Teilnahmeantrag für die Vergabe Nr. ZB-KD-19-0048000-4121.7" ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de einzureichen.

2. Verfahrensschritt,,Angebotsaufforderung"

Der Entscheidungsprozess hinsichtlich der Teilnehmer für die Angebotsaufforderung wird voraussichtlich am 03.April 2019 beendet sein. Im Rahmen des Verfahrens behält sich der Kreis Steinburg vor, die Anzahl der Bieter stufenweise auf bis zu 2 Bieter zu reduzieren. Die Auswahl erfolgt anhand einer Wertung auf Grundlage der mitgeteilten Kriterien. Die verbleibenden Bieter werden zu einer Verhandlungsrunde inkl. Produktpräsentation entlang einer vorgegebenen Agenda eingeladen.

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen.

Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge/Angebote, die in Papierform eingehen, werden seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Fragen zur Ausschreibung:

Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind bis spätestens 18.3.2019 ausschließlich in schriftlicher Form zu richten an: Herr Ralf Krätschmann, E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de oder Fax: +49431-599-1465.

Eingehende Fragen werden in einem Fragen- und Antwortenkatalog beantwortet und unter www.e-vergabe-sh.de veröffentlicht.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Elektronische Akten (E-Akten) sollen zukünftig führend und vollständig sein, Papier oder Hybrid-Akten sollen abgelöst werden,

— Dokumente und Akten sollen revisionssicher in der DMS-Lösung archiviert werden können,

— Es soll eine strukturierte Ablage erforderlich sein. Dazu sind sowohl zentrale Ordnungsmerkmale (z. B. ein Aktenplan) jedoch auch amtsspezifische, z. B. dokumentarten- oder aktenbezogene Attribute, erforderlich,

— Redundanzen sollen soweit wie fachlich möglich reduziert und in diesem Rahmen technisch verhindert werden,

— Der Zugriff auf Dokumente, Akten und Aufgaben (Workflows) soll sowohl vom Arbeitsplatz (Windows-Client, Thin-Client, u. a.) als auch mobil und offline (via Tablet, Smartphone) möglich sein,

— Die DMS-Lösung muss relevanten Office- und Fachanwendungen integrieren, so dass Dokumente aus diesen Anwendungen im DMS abgelegt und da-raus aufgerufen und ggf. auch bearbeitet werden können,

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-08-02 📅
Name: Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Postort: Hannover
Land: Deutschland 🇩🇪
Gesamtwert des Auftrags: 221 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Referenz
Zusätzliche Informationen

6) Anzahl der Mitarbeiter, die ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lösung tätig sind

7) Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von Projekten mit der Lösung, die angeboten werden soll

8) Personalprofil eines DMS-Beraters mit Integrationsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird

9) Personalprofil des DMS-Beraters mit Projektleitungsaufgaben, welcher bei der Leistung eingesetzt wird

10) Eigenerklärung über die Dauer der Erfahrung bei der Realisierung von DMS-Projekten

11) Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, Geschäftsführers, Mitarbeiterzahl (einschließlich der geringfügig Beschäftigten), der Anschrift, der Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail, der Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung.

12) Unternehmensdarstellung

13) Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält.

Der Entscheidungsprozess hinsichtlich der Teilnehmer für die Angebotsaufforderung wird voraussichtlich am 03.April 2019 beendet sein. Im Rahmen des Verfahrens behält sich der Kreis Steinburg vor, die Anzahl der Bieter stufenweise auf bis zu 2 Bieter zu reduzieren. Die Auswahl erfolgt anhand einer Wertung auf Grundlage der mitgeteilten Kriterien. Die verbleibenden Bieter werden zu einer Verhandlungsrunde inkl. Produktpräsentation entlang einer vorgegebenen Agenda eingeladen.

Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge/Angebote, die in Papierform eingehen, werden seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind bis spätestens 18.3.2019 ausschließlich in schriftlicher Form zu richten an: Herr Ralf Krätschmann, E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de oder Fax: +49431-599-1465.

Quelle: OJS 2019/S 152-374750 (2019-08-05)

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