Der Landkreis Hildburghausen beabsichtigt, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Kreisverwaltung in konkreten Projektstrukturen umzusetzen und flächendeckend (derzeit ca. 300 Arbeitsplätze) einzuführen. Der Projektverlauf ergibt sich aus der stufenweisen Einführung pro Fachbereich bzw. Fachdienst. Er wird unterteilt in Setup- und Betriebsphase. Die Betriebsphase und demzufolge die Gewährleistung beginnt mit dem Beginn der Betriebsphase des ersten Fachbereichs die das neue DMSSystem nutzt.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-02-22.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-01-21.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) an den Arbeitsplätzen des Landratsamtes Hildburghausen
HBN 10-EU-1/2019”
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement📦
Kurze Beschreibung:
“Der Landkreis Hildburghausen beabsichtigt, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Kreisverwaltung in konkreten Projektstrukturen umzusetzen und...”
Kurze Beschreibung
Der Landkreis Hildburghausen beabsichtigt, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Kreisverwaltung in konkreten Projektstrukturen umzusetzen und flächendeckend (derzeit ca. 300 Arbeitsplätze) einzuführen. Der Projektverlauf ergibt sich aus der stufenweisen Einführung pro Fachbereich bzw. Fachdienst. Er wird unterteilt in Setup- und Betriebsphase. Die Betriebsphase und demzufolge die Gewährleistung beginnt mit dem Beginn der Betriebsphase des ersten Fachbereichs die das neue DMSSystem nutzt.
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Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung📦
Ort der Leistung: Hildburghausen🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Landkreis Hildburghausen
Wiesenstraße 18
98646 Hildburghausen
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Leistung besteht aus einem Titel mit 2 Teilen und weiteren Unterpositionen.
Teil 1: Setupphase
1) Detailkonzeption für Prozesse;
2) Lieferung der...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Leistung besteht aus einem Titel mit 2 Teilen und weiteren Unterpositionen.
Teil 1: Setupphase
1) Detailkonzeption für Prozesse;
2) Lieferung der Software;
3) Installation;
4) Modellierung und Übernahme der Prozesse;
5) Schulungen.
Teil 2: Betriebsphase – 48 Monate
1) Servicevertrag zur Softwarepflege und Instandhaltung;
2) Rahmenvertrag zur chargenweisen Abnahme der Leistungen für Arbeitsplätze definierter Sachgebiete/Ämter.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertung der Software
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertung des Dienstleistungskonzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Preis (Gewichtung): 50
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Einmalig um bis zu 12 Monate
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Alle Unternehmen, die vollständig alle Nachweise und Erklärungen gem. Anlage 1 vorlegen”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“— Nachweis über eine Gewerbeanmeldung oder den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag oder Nachweis als
Eingetragener Verein (nicht älter als...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
— Nachweis über eine Gewerbeanmeldung oder den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag oder Nachweis als
Eingetragener Verein (nicht älter als 1.1.2018)
— Firmenprofil – Unternehmensdarstellung
A) Haupttätigkeit des Unternehmens
B) für den Auftraggeber zuständige Niederlassung
— Haftpflicht, Datenverarbeitung, Verbindlichkeit Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und
Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. für Sach- und 3 Mio. für Personenschäden je Schadensfall
— Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht älter als 1.1.2018)
— Eigenerklärung zu § 123 GWB,
— Eigenerklärung AentG,
— Eigenerklärung: Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse,
— Ergänzende Vertragsbedingungen zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 Thür VgG),
— Ergänzende Vertragsbedingungen zu,
— § 12 und §15 ThürVgG – Nachunternehmereinsatz,
— § 17 ThürVgG- Kontrollen,
— § 18 ThürVgG- Sanktionen,
— Nachunternehmererklärung zur Beachtung der ILO- Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG),
— Nachunternehmererklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10, 12 Abs. 2 und 15 Abs. 2 ThürVgG)
— Ergänzende Vertragsbedingungen zur Beachtung der ILO- Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG)
— Eigenerklärung zur Anerkennung der Informationen wegen der Erhebung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14
Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO (Verordnung [EU] 2016-679 vom 27.4.2016)
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern und Abgaben (Finanzamt und/oder Stadt),
— Eigenerklärung zu den Sozialversicherungen, bei denen die meisten...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
— Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern und Abgaben (Finanzamt und/oder Stadt),
— Eigenerklärung zu den Sozialversicherungen, bei denen die meisten Mitarbeiterinnen versichert sind (mit Formblatt 124).
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— Referenzliste
Benennung von 3 vergleichbaren Referenzprojekten zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements in
Mindestens 3 kommunalen...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
— Referenzliste
Benennung von 3 vergleichbaren Referenzprojekten zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements in
Mindestens 3 kommunalen Einrichtungen inkl. Verbände/Institutionen unter detaillierter Angabe der erbrachten
Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin mit
Telefonkontakt,
— Referenzen im fachlichen Anwendungsbereich (UVG, Bauamt. Vertragsmanagement, Personal),
— Referenzen mit H & H,
— Referenzen mit Avviso,
— Referenzen mit ProBauG,
— Referenzen mit vorhandenem Mailsystem (Outlook),
— Referenzen mit vorhandenem Groupwaresystem (MS Sharepoint 2013)
— Herstellerzertifizierungen des Unternehmens bezogen auf die angebotenen Softwarelösung (keine Vertriebszertifikate|
Zertifizierungen gem. Anforderungen/z. B. Schulungsplan des Herstellerunternehmens).
Ist das Bieterunternehmen selbst der Hersteller, entfallen diese Nachweise.
— Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Tätigkeitsprofilen und Nachweisen der fachlichen Qualifikation dieser Personen,
Idealerweise Bezug zu den Referenzprojekten. Angaben können – bis auf die vorgesehe-ne Projektleitung – anonymisiert gemacht
Werden zur Antragsabgabe. Es ist verbindlich zu erklären, dass dieses Projektteam zum Verhandlungsverfahren zur Verfügung
Steht. Diese Personen sind dann namentlich zu benennen mit Gültigkeit zum Vertragsabschluss.
— Nachweis Projekterfahrung mit digitaler Signatur (nicht notwendig aus kommunalen Bereich)
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-02-22
10:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2019-01-22 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2019-06-24 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YA6YQBL
Körper überprüfen
Name: Thüringer Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Postort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2019/S 017-036104 (2019-01-21)
Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 223674.78 💰
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertung der Dienstleistung
Kostenkriterium (Name): Angebotspreis
Kostenkriterium (Gewichtung): 50
Verfahren Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 017-036104
Auftragsvergabe
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Datum des Vertragsabschlusses: 2019-09-01 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Codia Software GmbH
Postort: Meppen
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Emsland🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 223674.78 💰