Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) an den Arbeitsplätzen des Landratsamtes Hildburghausen

Landkreis Hildburghausen

Der Landkreis Hildburghausen beabsichtigt, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Kreisverwaltung in konkreten Projektstrukturen umzusetzen und flächendeckend (derzeit ca. 300 Arbeitsplätze) einzuführen. Der Projektverlauf ergibt sich aus der stufenweisen Einführung pro Fachbereich bzw. Fachdienst. Er wird unterteilt in Setup- und Betriebsphase. Die Betriebsphase und demzufolge die Gewährleistung beginnt mit dem Beginn der Betriebsphase des ersten Fachbereichs die das neue DMSSystem nutzt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-02-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-01-21.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2019-01-21 Auftragsbekanntmachung
2019-09-17 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2019-01-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: HBN 10-EU-1/2019
Kurze Beschreibung:
Der Landkreis Hildburghausen beabsichtigt, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Kreisverwaltung in konkreten Projektstrukturen umzusetzen und flächendeckend (derzeit ca. 300 Arbeitsplätze) einzuführen. Der Projektverlauf ergibt sich aus der stufenweisen Einführung pro Fachbereich bzw. Fachdienst. Er wird unterteilt in Setup- und Betriebsphase. Die Betriebsphase und demzufolge die Gewährleistung beginnt mit dem Beginn der Betriebsphase des ersten Fachbereichs die das neue DMSSystem nutzt.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hildburghausen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Hildburghausen
Postanschrift: Wiesenstraße 18
Postleitzahl: 98646
Postort: Hildburghausen
Kontakt
Internetadresse: https://www.landkreis-hildburghausen.de/ 🌏
E-Mail: vergabe@loesungenfinden.org 📧
Telefon: +49 2271-7920204 📞
Fax: +49 2271-7920209 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YA6YQBL/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YA6YQBL 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-01-21 📅
Einreichungsfrist: 2019-02-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-01-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 017-036104
ABl. S-Ausgabe: 17
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YA6YQBL

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Leistung besteht aus einem Titel mit 2 Teilen und weiteren Unterpositionen.
Teil 1: Setupphase
1) Detailkonzeption für Prozesse;
2) Lieferung der Software;
3) Installation;
4) Modellierung und Übernahme der Prozesse;
5) Schulungen.
Teil 2: Betriebsphase – 48 Monate
1) Servicevertrag zur Softwarepflege und Instandhaltung;
2) Rahmenvertrag zur chargenweisen Abnahme der Leistungen für Arbeitsplätze definierter Sachgebiete/Ämter.
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Einmalig um bis zu 12 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Landkreis Hildburghausen
Wiesenstraße 18
98646 Hildburghausen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
— Nachweis über eine Gewerbeanmeldung oder den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag oder Nachweis als
Eingetragener Verein (nicht älter als 1.1.2018)
— Firmenprofil – Unternehmensdarstellung
A) Haupttätigkeit des Unternehmens
B) für den Auftraggeber zuständige Niederlassung
— Haftpflicht, Datenverarbeitung, Verbindlichkeit Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und
Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. für Sach- und 3 Mio. für Personenschäden je Schadensfall
— Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht älter als 1.1.2018)
— Eigenerklärung zu § 123 GWB,
— Eigenerklärung AentG,
— Eigenerklärung: Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse,
— Ergänzende Vertragsbedingungen zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 Thür VgG),
— Ergänzende Vertragsbedingungen zu,
— § 12 und §15 ThürVgG – Nachunternehmereinsatz,
— § 17 ThürVgG- Kontrollen,
— § 18 ThürVgG- Sanktionen,
— Nachunternehmererklärung zur Beachtung der ILO- Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG),
— Nachunternehmererklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10, 12 Abs. 2 und 15 Abs. 2 ThürVgG)
— Ergänzende Vertragsbedingungen zur Beachtung der ILO- Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG)
— Eigenerklärung zur Anerkennung der Informationen wegen der Erhebung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14
Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO (Verordnung [EU] 2016-679 vom 27.4.2016)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
— Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern und Abgaben (Finanzamt und/oder Stadt),
— Eigenerklärung zu den Sozialversicherungen, bei denen die meisten Mitarbeiterinnen versichert sind (mit Formblatt 124).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
— Referenzliste
Benennung von 3 vergleichbaren Referenzprojekten zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements in
Mindestens 3 kommunalen Einrichtungen inkl. Verbände/Institutionen unter detaillierter Angabe der erbrachten
Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin mit
Telefonkontakt,
— Referenzen im fachlichen Anwendungsbereich (UVG, Bauamt. Vertragsmanagement, Personal),
— Referenzen mit H & H,
— Referenzen mit Avviso,
— Referenzen mit ProBauG,
— Referenzen mit vorhandenem Mailsystem (Outlook),
— Referenzen mit vorhandenem Groupwaresystem (MS Sharepoint 2013)
— Herstellerzertifizierungen des Unternehmens bezogen auf die angebotenen Softwarelösung (keine Vertriebszertifikate|
Zertifizierungen gem. Anforderungen/z. B. Schulungsplan des Herstellerunternehmens).
Ist das Bieterunternehmen selbst der Hersteller, entfallen diese Nachweise.
— Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Tätigkeitsprofilen und Nachweisen der fachlichen Qualifikation dieser Personen,
Idealerweise Bezug zu den Referenzprojekten. Angaben können – bis auf die vorgesehe-ne Projektleitung – anonymisiert gemacht
Werden zur Antragsabgabe. Es ist verbindlich zu erklären, dass dieses Projektteam zum Verhandlungsverfahren zur Verfügung
Steht. Diese Personen sind dann namentlich zu benennen mit Gültigkeit zum Vertragsabschluss.
— Nachweis Projekterfahrung mit digitaler Signatur (nicht notwendig aus kommunalen Bereich)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Alle Unternehmen, die vollständig alle Nachweise und Erklärungen gem. Anlage 1 vorlegen
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-01-22 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-06-24 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertung der Software
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertung des Dienstleistungskonzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Preis (Gewichtung): 50

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Loesungenfinden.org
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YA6YQBL/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Thüringer Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Postort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2019/S 017-036104 (2019-01-21)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-09-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 223674.78 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Kontakt
Internetadresse: http://www.landkreis-hildburghausen.de 🌏
Fax: +49 22717920209 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-09-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-09-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 181-441385
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 017-036104
ABl. S-Ausgabe: 181

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertung der Dienstleistung
Kostenkriterium (Name): Angebotspreis
Kostenkriterium (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-09-01 📅
Name: Codia Software GmbH
Postort: Meppen
Land: Deutschland 🇩🇪
Emsland 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 223674.78 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Loesungenfinden.org GbR
Internetadresse: www.landkreis-hildburghausen.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Postanschrift: Weimarplatz 4
Postleitzahl: D-99423
Telefon: +49 3613773-7254 📞
Fax: +49 3613773-9354 📠
Quelle: OJS 2019/S 181-441385 (2019-09-17)
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