Einführung eines Seminar Management Systems

Zweites Deutsches Fernsehen

Das ZDF plant die Einführung einer neuen Software für die Unterstützung bei der Planung, Organisation, Durchführung sowie Nachbereitung von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie bei der Abwicklung von Bildungsfreistellungen (Systementscheidung).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-03-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-02-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• ecadia GmbH

Wer?

• Zweites Deutsches Fernsehen

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Rheinhessen-Pfalz › Mainz, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-02-14	Auftragsbekanntmachung
2020-02-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-02-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: ZDF-124-VV-19-003
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Zweites Deutsches Fernsehen
Postanschrift: ZDF-Straße 1
Postleitzahl: 55127
Postort: Mainz
Kontakt
Internetadresse: https://my.vergabe.rib.de 🌏
E-Mail: tem@zdf.de 📧
Telefon: +49 61317014626 📞
Fax: +49 61317019483 📠
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/3/tenderId/80171 🌏
URL der Teilnahme: https://my.vergabe.rib.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-02-14 📅
Einreichungsfrist: 2019-03-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-02-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 034-076239
ABl. S-Ausgabe: 34
Zusätzliche Informationen

1) Die Bewerbungs- und Vergabeunterlagen werden ausschließlich auf der externen Vergabe-Plattform http://www.vergabe.rib.de zum Download zur Verfügung gestellt (vgl. Link unter I.3 der Bekanntmachung). Nach dem neuen Vergaberecht 2016 darf der öffentliche Auftraggeber für den Zugang zu den Vergabeunterlagen keine Registrierung verlangen; eine freiwillige Registrierung ist jedoch zulässig. Wenn Sie sich vollständig registrieren, hat dies für Sie den Vorteil, dass Sie automatisch über eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und über Bieterfragen und Antworten zu den Bieterfragen informiert werden, sowie in Teilen auf Unterlagen in editierbarer Form zugreifen können. Registrieren Sie sich nicht, müssen Sie die v. g. Internetseite von RIB regelmäßig selbständig auf eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und Bieterfragen sowie Antworten zu den Bieterfragen kontrollieren; 2) Bewerber- bzw. Bieterfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform einzureichen bzw. zu stellen. 3) Die Einreichung der Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb sowie die spätere Angebotsabgabe ist nur elektronisch (ausschließlich über die Vergabeplattform) möglich; 4) Die geforderten Nachweise sind gegliedert nach der Aufzählung unter III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegen bzw. elektronisch einzureichen. 5) Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen von der ausschreibenden Stelle nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der Vergabestelle eingegangen sein; nach fruchtlosem Fristablauf erfolgt zwingend ein Angebotsausschluss.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Bis dato nutzt das ZDF dafür eine selbstentwickelte Hostanwendung FOBIS, die allerdings die notwendigen Arbeitsschritte nur in Teilen unterstützt. Aufgrund dessen, nutzt der Fachbereich zusätzlich eine Excel Datei, mit Hilfe derer die einzelnen Aufgaben wie Budgetverwaltung und To-Do´s zur Seminarvorbereitung nachgehalten werden. Somit entsteht in Teilen eine doppelte Datenpflege, die sehr arbeitsintensiv ist. Aufgrund dessen soll die bestehende Hostanwendung durch eine neue Software ersetzt werden. Für die Einführung eines neuen Seminar Management System ist ein fester Budgetumfang von 200 000 EUR vorgegeben. Dieser Budgetumfang stellt dabei den Investitionsanteil (Einführungsprojekt inkl. ggf. Customizing) dar. Der Betrieb der Software über den Leistungszeitraum ist davon ausgenommen. Dabei soll die Software idealerweise als Cloudservice bereitgestellt werden und standardisierte Seminarmanagement-Prozesse unterstützen.

Die Umsetzung ist geplant ab dem 1.10.2019 und soll bis Mitte 2020 im ZDF produktiv im Einsatz sein.

Der Bieter soll aufgrund seiner konkreten Erfahrungen darlegen, wie er die vorgegebene Aufgabenstellung von der Planung bis zur Produktivsetzung inhaltlich und zeitlich umsetzen würde. Er soll dazu Annahmen treffen und auf Basis seiner Erfahrungen aus vergleichbaren Aufgabenstellungen die dafür zugrundeliegenden Aspekte dokumentieren.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Das ZDF hat die einseitige Option, den Vertrag zweimal um ein Jahr zu gleichen Konditionen zu verlängern.

Beschreibung der Optionen: Vgl. Ziffer II.2.7) der Bekanntmachung
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 55127 Mainz

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Fremdnachweis über die Eintragung in das Handelsregister oder ein dem Handelsregister vergleichbarem Register(nicht älter als 6 Monate).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Bonitätsbescheinigung einer Hausbank (nicht älter als 6 Monate),

— Hinsichtlich der Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Maßnahmen zur Selbstreinigung:

https://tem.zdf.de/12DW1600083_Eigenerklaerung_Nichtvorliegen_Ausschlussgruende.pdf

— Beschreibung des Unternehmens,

— Eigenerklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 Jahren (2016, 2017, 2018),

— Darstellung der Personalstruktur der letzten 3 Jahre,

— Eigenerklärung über Umsatz mit vergleichbaren Leistungen aus den letzten 3 Jahren (2016, 2017, 2018),

— Eigenerklärung des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft, dass er dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlagserteilung an ihn schriftlich den Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung eines in der Europäischen Union zugelassenen Versicherers vorlegen wird, durch die Versicherungsschutz (Deckung) für den Fall erteilt wird, dass er wegen eines in Zusammenhang mit dem Projekt „Einführung eines Seminarmanagement Systems“, von ihm selbst oder einer Person, für die er einzustehen hat, begangenen Verstoßes vom Auftraggeber oder einem anderen aufgrund gesetzlicher Haftungsbestimmungen oder vertraglicher Bestimmungen für einen Vermögens-, Sach- oder Personenschaden verantwortlich gemacht wird.

Die Eigenerklärung des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft umfasst weiter, dass die Betriebshaftpflichtversicherung im Zuschlagsfalle mit einem Versicherungsschutz:

1. in Höhe von mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Peronen- und Sachschäden besteht oder bis zum Projektstart abgeschlossen wird (keine Haftungsbeschränkung siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen).

2. in Höhe von mindestens 500 000,00 EUR pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Vermögensschäden besteht oder bis zum Projektstart abgeschlossen wird (keine Haftungsbeschränkung siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen).

3. dass die Dauer des Versicherungsschutzes für die Vertragslaufzeit aufrecht erhalten wird.

4. dass die sonstigen Bedingungen des Versicherungsschutzes den allgemeinen Bedingungen innerhalb des Großkunden- und Konzerngeschäfts der in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer entsprechen.

Hinweis:

Im Falle einer Bewerbergemeinschaft hat jedes Mitglied die vorstehenden Angaben einzureichen.

Erklärung der Bewerbergemeinschaft über die Aufteilung der Leistungen auf die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft (vgl. Formblatt 234 VHB Bund).

Im Falle der Bewerbung mit einem Unterauftragnehmer sind diejenigen Angaben des Unterauftragnehmer mit einzureichen, auf die sich der Bewerber auf die Eignung des Unterauftragnehmer beruft (vgl. Formblatt 235 VHB Bund).

— Angabe, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen; beim Einsatz von Unterauftragnehmern sind Verpflichtungserklärungen von allen Unterauftragnehmern (vgl. Formblatt 236 VHB Bund) sowie die entsprechenden Eignungsnachweise und Eignungserklärungen dem Teilnahmeantrag beizufügen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Eigenerklärung des/der Orte der Datenhaltung und Nutzung.

Eigenerklärung zur Bereitschaft des Abschlusses eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO (vgl. Muster Vergabeunterlagen).

Eigenerklärung, dass die Anwendung durchgehend auf der Oberfläche und in den Dokumentationen in deutscher Sprache einstellbar ist.

Nachweis bzw. Eigenerklärung, dass das Produkt mindestens seit 2 Jahren am Markt ist.

Nachweis bzw. Eigenerklärung, dass das Produkt bei mindestens 3 bis 5 Kunden in der Größe des ZDF im Einsatz ist.

Um eine Einschätzung der Leistungsfähigkeit in Bezug auf die Eignung vornehmen zu können, sollen zwei Referenzen aus den letzten 3-5 Jahren zu vergleichbaren Projekten vorgelegt werden. Die Referenzen müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

— Zeitraum und Ort der Leistungserbringung,

— Name und Branche des Auftraggebers,

— Beschreibung der durch den Bieter erbrachten Leistung,

— Für jede Referenz ist ein fachkundiger Ansprechpartner des Referenzunternehmens mit Kontaktadresse anzugeben.

Referenzen, Fremdnachweise und sonstige Erklärungen dürfen einen Umfang von jeweils 2 DIN-A-4 Seiten (einseitig beschrieben, Schriftart Arial, Schriftgröße 11) nicht überschreiten.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

1. Bei einer Bietergemeinschaft: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

2. Bedingung der Auftragsausführung ist die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung analog dem Erlass des Bundesministeriums des Innern vom 30.4.2014 (Az.: O4 – 11032/23#14) durch jeden Bewerber, der zum Verhandlungsverfahren zugelassen wird. Die Vertraulichkeitserklärung ist Bestandteil der Teilnahmeunterlagen und muss den übrigen Teilnahmeunterlagen zur Verfügung gestellt werden. Fehlt die Vertraulichkeitserklärung, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Vgl. Ziffer III.1.1) ff. der Bekanntmachung.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-06-23 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabe.rib.de 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/3/tenderId/80171 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

2) Bewerber- bzw. Bieterfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform einzureichen bzw. zu stellen.

3) Die Einreichung der Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb sowie die spätere Angebotsabgabe ist nur elektronisch (ausschließlich über die Vergabeplattform) möglich;

4) Die geforderten Nachweise sind gegliedert nach der Aufzählung unter III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegen bzw. elektronisch einzureichen.

5) Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen von der ausschreibenden Stelle nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der Vergabestelle eingegangen sein; nach fruchtlosem Fristablauf erfolgt zwingend ein Angebotsausschluss.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Postort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6131-16-2234 📞
Fax: +49 6131-16-2113 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Sollten Sie eine Rüge erheben, die der Auftraggeber zurückweist, muss ein auf die Rüge gestützter Nachprüfungsantrag spätestens am 15. Kalendertag nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingehen (§ 160 Abs. 3 S.1 Nr. 4 GWB). Vorsorglich wird auch auf die Fristen gemäß § 134 Abs. 1 und 2, § 135 Abs. 2 sowie § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 1 bis 3 GWB hingewiesen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Zweites Deutsches Fernsehen
Postanschrift: ZDF-Straße 1
Postleitzahl: 55127
Telefon: +49 6131-7014626 📞
Fax: +49 6131-7019483 📠
Quelle: OJS 2019/S 034-076239 (2019-02-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-02-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffungsgegenstand war die Einführung einer neuen Software für die Unterstützung bei der Planung, Organisation, Durchführung sowie Nachbereitung von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie bei der Abwicklung von Bildungsfreistellungen (Systementscheidung).

Gesamtwert des Auftrags: 221 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-02-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-02-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 033-077345
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 034-076239
ABl. S-Ausgabe: 33
Zusätzliche Informationen

Der unter Ziffer II.1.7) und V.2.4) eingetragene Wert gibt lediglich das Erreichen des Schwellenwertes an. Der genaue Auftragswert wird unter Berufung auf § 39 VI VgV nicht angegeben.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die vom ZDF genutzte und selbstentwickelte Hostanwendung FOBIS, soll durch eine neue Software ersetzt werden. Dabei soll die Software idealerweise als Cloudservice bereitgestellt werden und standardisierte Seminarmanagement-Prozesse unterstützen.

Beschreibung der Optionen:

Das ZDF hat die einseitige Option, den Vertrag zweimal um ein Jahr zu gleichen Konditionen zu verlängern.

Zusätzliche Informationen:

Der unter Ziffer II.1.7) und V.2.4) eingetragene Wert gibt lediglich das Erreichen des Schwellenwertes an. Der genaue Auftragswert wird unter Berufung auf § 39 VI VgV nicht angegeben.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): vgl. Wertungsmatrix der Vergabeunterlagen
Qualitätskriterium (Gewichtung): vgl. Matrix
Preis (Gewichtung): vgl. Matrix

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-01-02 📅
Name: ecadia GmbH
Postanschrift: Stammheimer Str. 10
Postort: Kornwestheim
Postleitzahl: 70806
Land: Deutschland 🇩🇪
Ludwigsburg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 221 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Stifstraße 9
Telefon: +49 6131162234 📞
Fax: +49 6131162113 📠
Quelle: OJS 2020/S 033-077345 (2020-02-13)

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