Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-01-15.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-12-16.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems
2019-42
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦
Kurze Beschreibung:
“Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.”
Kurze Beschreibung
Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.
Die Stadt Essen plant, in der Durchführung gemeinsam mit dem Essener Systemhaus (nachfolgend auch ESH abgekürzt – https://www.esh-essen.de), die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche nach einer Testphase in einem ausgewählten Pilotbereich und 3 großen Umsetzungsprojekten schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung.
Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können (Stichwort: Digitalisierung bei der Stadt Essen).
Details sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Siehe Verfahrensbrief, Kapitel V ff
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70
Preis (Gewichtung): 30
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Siehe EVB-IT Systemvertrag (unbefristet mit jährlicher Kündigungsoption)
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Auftraggeberin zu erfüllenden Aufgabe.
Für die unter den Ziffern III.1.1) bis III.1.3)...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Auftraggeberin zu erfüllenden Aufgabe.
Für die unter den Ziffern III.1.1) bis III.1.3) gekennzeichneten Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende Bewertungsmatrix (C1_Teilnahmewettbewerb) mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb).
Mehr anzeigen Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen.”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“— Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung;...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
— Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend),
— Unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular C3_Zuverlässigkeit zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen,
— Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (C1_Teilnahmewettbewerb) zu machen.
Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren,
— der anteilige...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
— Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren,
— der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können,
— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben,
— die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.
Alle o. g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage C1_Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift,...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird anhand von Referenzen geprüft. Die Referenzen müssen aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände sowie Behörden, Ministerien und, bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet.
— Name der Referenz,
— Ansprechpartner bei der Referenz,
— Die Anwender der Referenz nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen,
— Art der Behörde/Verwaltung,
— Referenz seit (Produktivsetzung der Gesamtlösung),
— Behörden-/Verwaltungsgröße,
— Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten,
— Wird die DMS-Lösung auf virtuellen Servern betrieben,
— Integration des DMS in Fachverfahren, welche bei der genannten Referenz eingesetzt werden (die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend),
— Weitere Fachverfahren sind mit der, bei der Referenz eingesetzten DMS-Lösung integriert worden. Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet.
Alle o. g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage C1_Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist ausgeschlossen, sofern bereits eine Teilnahme an der Ausschreibung ESH/6-2 2019-29 (Ausschreibung und...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist ausgeschlossen, sofern bereits eine Teilnahme an der Ausschreibung ESH/6-2 2019-29 (Ausschreibung und Begleitung DMS Einführung) erfolgt ist.
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb).
Alle Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage C1_Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2020-01-15
12:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-12-31 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
“Hinweis:
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 6.1.2020, 12:00 Uhr und ausschließlich...”
Hinweis:
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 6.1.2020, 12:00 Uhr und ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.
Bekanntmachungs-ID: CXPSYYLY8ES
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2019/S 244-600367 (2019-12-16)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-06-17) Öffentlicher Auftraggeber Name und Adressen
Postanschrift: Kruppstr. 82 - 100
Objekt Umfang der Beschaffung
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement📦
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1182901.03 💰
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Essener Systemhaus
Kruppstr. 82 - 100
45145 Essen
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Stadt Essen plant, in der Durchführung gemeinsam mit dem Essener Systemhaus (nachfolgend auch ESH abgekürzt - https://www.esh-essen.de), die Einführung...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Stadt Essen plant, in der Durchführung gemeinsam mit dem Essener Systemhaus (nachfolgend auch ESH abgekürzt - https://www.esh-essen.de), die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS- / Archivlösung, welche nach einer Testphase in einem ausgewählten Pilotbereich und drei großen Umsetzungsprojekten schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung.
Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können (Stichwort: Digitalisierung bei der Stadt Essen).
Details sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 244-600367
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: ESH/6-2 4300010662
Titel: Einführung eines zentralen Dokumentenmanagement Systems (DMS)
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-06-09 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 3
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: codia Software GmbH
Postort: Meppen
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Emsland🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1182901.03 💰