Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems

Essener Systemhaus

Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-01-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-12-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Essener Systemhaus

Wie?

Wo?

• Düsseldorf › Essen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-12-16	Auftragsbekanntmachung
2020-06-17	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-12-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: 2019-42
Kurze Beschreibung:

Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Entwicklung von kundenspezifischer Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Essener Systemhaus
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Postleitzahl: 45145
Postort: Essen
Kontakt
Internetadresse: http://www.esh-essen.de 🌏
E-Mail: einkauf@esh.essen.de 📧
URL der Dokumente: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYLY8ES/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYLY8ES 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-12-16 📅
Einreichungsfrist: 2020-01-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-12-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 244-600367
ABl. S-Ausgabe: 244
Zusätzliche Informationen

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Stadt Essen plant, in der Durchführung gemeinsam mit dem Essener Systemhaus (nachfolgend auch ESH abgekürzt – https://www.esh-essen.de), die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche nach einer Testphase in einem ausgewählten Pilotbereich und 3 großen Umsetzungsprojekten schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.

Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung.

Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können (Stichwort: Digitalisierung bei der Stadt Essen).

Details sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Siehe EVB-IT Systemvertrag (unbefristet mit jährlicher Kündigungsoption)
Zusätzliche Informationen:

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Essener Systemhaus

Kruppstr. 82-100

45145 Essen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend),

— Unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular C3_Zuverlässigkeit zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen,

— Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (C1_Teilnahmewettbewerb) zu machen.

Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren,

— der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können,

— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben,

— die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.

Alle o. g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage C1_Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird anhand von Referenzen geprüft. Die Referenzen müssen aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände sowie Behörden, Ministerien und, bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet.

— Name der Referenz,

— Ansprechpartner bei der Referenz,

— Die Anwender der Referenz nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen,

— Art der Behörde/Verwaltung,

— Referenz seit (Produktivsetzung der Gesamtlösung),

— Behörden-/Verwaltungsgröße,

— Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten,

— Wird die DMS-Lösung auf virtuellen Servern betrieben,

— Integration des DMS in Fachverfahren, welche bei der genannten Referenz eingesetzt werden (die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend),

— Weitere Fachverfahren sind mit der, bei der Referenz eingesetzten DMS-Lösung integriert worden. Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist ausgeschlossen, sofern bereits eine Teilnahme an der Ausschreibung ESH/6-2 2019-29 (Ausschreibung und Begleitung DMS Einführung) erfolgt ist.

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb).

Alle Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage C1_Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Auftraggeberin zu erfüllenden Aufgabe.

Für die unter den Ziffern III.1.1) bis III.1.3) gekennzeichneten Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende Bewertungsmatrix (C1_Teilnahmewettbewerb) mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb).

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-12-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Siehe Verfahrensbrief, Kapitel V ff
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70
Preis (Gewichtung): 30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.esh-essen.de 🌏
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYLY8ES/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Hinweis:

Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 6.1.2020, 12:00 Uhr und ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.

Bekanntmachungs-ID: CXPSYYLY8ES

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2019/S 244-600367 (2019-12-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-06-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Gesamtwert des Auftrags: 1182901.03 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Kruppstr. 82 - 100

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-06-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-06-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 118-287182
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 244-600367
ABl. S-Ausgabe: 118
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPSYYLY2SE.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Stadt Essen plant, in der Durchführung gemeinsam mit dem Essener Systemhaus (nachfolgend auch ESH abgekürzt - https://www.esh-essen.de), die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS- / Archivlösung, welche nach einer Testphase in einem ausgewählten Pilotbereich und drei großen Umsetzungsprojekten schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Kruppstr. 82 - 100

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-06-09 📅
Name: codia Software GmbH
Postort: Meppen
Land: Deutschland 🇩🇪
Emsland 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1182901.03 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2020/S 118-287182 (2020-06-17)

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