Eventagenturleistungen für den „The Hamburg Summit: China meets Europe“

Kurze Beschreibung

Vorbereitung, Organisation und kreative Umsetzung des „The Hamburg Summit: China meets Europe“ 2020. Der von der Handelskammer Hamburg erstmals 2004 durchgeführte „Hamburg Summit“ versteht sich als eine Plattform für den Dialog zwischen Europa und China und dient der Verbesserung der Wirtschaftsbeziehungen und des gegenseitigen Verständnisses.

Beschreibung der Beschaffung

Vorbereitung, Organisation und kreative Umsetzung hisichtlich aller Teilbereiche der 2-tägigen Konferenz „The Hamburg Summit“ 2020 mit Option auf Verlängerung um 2 weitere Veranstaltungen der Reihe (in den Jahren 2022 und 2024). Es wird jeweils mit rund 500 Teilnehmern zzgl. 150 Pressevertreter gerechnet. Die Veranstaltung soll im November 2020 stattfinden. Die von der Agentur geforderten Leistungen umfassen das Teilnehmermanagement, Design und Produktion von Konferenzmaterialien, die Organisation der Teilnehmerbetreuung, das Konferenzbranding (inklusive Konzeption und Layout eines mehrjährig nutzbaren Konferenzbrandings als Weiterentwicklung des bisherigen Konferenzbrandings), Konzeption und Umsetzung eines Gala-Abends in der Handelskammer, die Organisation der Veranstaltungsinfrastruktur sowie die gesamte Projektrealisierung unter Einbindung der Auftraggeberin nebst kreativer Weiterentwicklung des Konferenzformats.

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

Projektdurchführungskonzept; zur Wertung der Qualität hat der Bieter ein Konzept vorzulegen. Für die Wertung des Konzepts und des Preises siehe die zusätzliche Angaben in VI.3)

Beschreibung der Verlängerungen

Bei erfolgreicher Durchführung des „The Hamburg Summit“ 2020 kann die Vertragslaufzeit auf den „The Hamburg Summit“ 2022 und den „The Hamburg Summit“ 2024 ausgeweitet werden.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Bei mehr als 5 geeigneten Bewerbern erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte. Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung „gut“ (5 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte größerer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung „sehr gut“ (7 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer oder größerer Komplexität durchgeführt hat und gleichzeitig solche, die besonders kreativ oder innovativ sind, erhält er die Bewertung „hervorragend“ (10 Punkte). Die 5 geeigneten Bewerber mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung von mindestens 5 Millionen EUR (vgl. § 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV).
(Zur Abgabe der Eigenerklärungen nutzen Sie bitte das Teilnahmeformular in den Vergabeunterlagen.)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Eigenerklärung über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter;
2) Angabe (Eigenerklärung oder Bescheinigung; siehe Teilnahmeformular) des Bewerbers über abgeschlossene Konferenzprojekte, die mit dem zu erbringenden Auftrag vergleichbar sind, insbesondere bzgl. Inhalt und Umfang sowie der Beteiligung des für den Auftrag vorgesehenen Projektleiters an den abgeschlossenen Projekten unter Angabe von Kontaktdaten beim Kunden (Referenzen);
3) Profil des für den Auftrag vorgesehenen Projektleiters (siehe Teilnahmeformular);
4) Profil des für den Auftrag vorgesehenen stellvertretenden Projektleiters (siehe Teilnahmeformular);
5) Eigenerklärung über China-Kompetenz (kann auch über Nachunternehmer sichergestellt werden);
(Zur Abgabe der Eigenerklärungen nutzen Sie bitte das Teilnahmeformular in den Vergabeunterlagen.)

Zuschlagskriterien und Angebotswertungssystem für die Angebotsphase lauten im Einzelnen wie folgt:
Preis und Leistung werden nach der Formel „Leistung-durch-Preis“ (L/P=Z) gewertet. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten „Z“ aufweist.
Preis: Der Wertungspreis setzt sich zusammen aus dem Pauschalpreisangebot (netto). Hinzuaddiert werden die für zusätzliche Leistungen angebotenen Tagessätze für die Positionen „Geschäftsführer Beratung“, „Geschäftsführer Kreation“, „Strategischer Planer“, „Kundenberater“, jeweils multipliziert mit einem fiktiven Aufwand in Höhe von XXX [wird in Angebotsphase ergänzt].
Leistung: Zur Wertung des Leistungsangebots ist ein Projektdurchführungskonzept vorzulegen. Dieses wird nach 3 Unterkriterien gewertet:
1) Kreativkonzept;
2) Kostenüberwachungs- und Kommunikationskonzept;
3) Veranstaltungsmanagement- und Verlegungskonzept. Für jedes Unterkriterium kann der Bieter 0, 1, 5 oder 10 Punkte erhalten. Das Projektdurchführungskonzept kann also mit mindestens 0 und höchstens 30 Punkten bewertet werden. 0 Punkte erhält das Angebot für jedes Unterkriterium, zu dem Ausführungen gänzlich fehlen.
Zu 1= Beim Kreativkonzept kommt es der Auftraggeberin zum einen darauf an, dass das Angebot neue Ideen für das Konferenzformat erkennen lässt. Insbesondere geht es ihr um ergänzende Panelformate zu den bestehenden Diskussionspanels, Interaktivität mit den Teilnehmern (z. B. durch Live Voting Tools), die Social Media Integration und den verstärkten Einsatz von Videotechnik. Zum anderen geht es ihr um neue Ideen, das aktuelle Konferenzbranding weiterzuentwickeln. Geht der Bieter auf alle genannten Aspekte ein und lassen seine Ausführungen kreative Ideen erkennen, erhält er für das Kreativkonzept 5 Punkte. Fehlen Aspekte oder enthält das Kreativkonzept nur wenige oder keine kreativen Ideen, erhält er hierfür nur 1 Punkt. Mit 10 Punkten wird das Unterkriterium bewertet, wenn es auf sämtliche Aspekte eingeht und besonders viele oder außergewöhnlich kreative Ideen enthält oder ganz neue Vorschläge zum Konferenzformat enthält oder in besonderem Maße auf die Besonderheiten des konkreten Projekts eingeht.
Zu 2) Beim Kostenüberwachungs- und Kommunikationskonzept soll der Bieter zum einen seine Strategie zur Vermeidung von Preissteigerungen und entsprechenden wirtschaftlichen Risiken darlegen. Zum anderen soll er darstellen, wie er eine möglichst effiziente Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin gewährleistet, sodass er sie einerseits möglichst von Koordinationsaufgaben für das Projekt entlastet, andererseits ihren bestmöglichen Informationsstand gewährleistet. Geht der Bieter auf alle genannten Aspekte ausführlich und ideenreich ein und sind seine Ausführungen schlüssig und überzeugend, erhält er hier 5 Punkte. Fehlen Aspekte oder sind seine Ausführungen nur äußerst knapp oder unschlüssig, erhält er hier nur 1 Punkt. Mit 10 Punkten wird das Unterkriterium bewertet, wenn es auf sämtliche Aspekte ausführlich eingeht und es auf eine außergewöhnlich gute Zusammenarbeit oder besondere Wirtschaftlichkeit schließen lässt.
Zu 3) Beim Veranstaltungsmanagement- und Verlegungskonzept erhält der Bieter 5 Punkte, wenn er einen aus Sicht der Auftraggeberin ausreichenden Personalansatz darstellt, ein schlüssiges Konzept zur Sicherstellung der Qualität des Personals sowie ein schlüssiges Ausfall- und Verlegungskonzept darlegt. Fehlen Aspekte oder sind seine Ausführungen nur äußerst knapp oder unschlüssig, erhält er hier nur 1 Punkt. Sind die Ausführungen vollständig, besonders ausführlich und lassen sie eine qualitativ besonders hochwertige Personalausstattung oder ein besonders agiles oder innovatives Ausfall- und Verlegungskonzept erkennen, erhält das Angebot hier 10 Punkte.