Externe Nachbearbeitung

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Regensburg, ggf. Ansbach oder Würzburg (Multiplikatorenschulung);
Standort des AN in Deutschland od. Mitgliedsstaat der Europäischen Union od. Vertragsstaat/Abkommen Europäischer Wirtschaftsraum

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Ausschreibungsverfahrens ist die Erbringung aller notwendigen fachlichen, technischen und organisatorischen Dienstleistungen zur teilweisen Übernahme der Antragsnachbearbeitung durch den Auftragnehmer im Bereich der Beihilfe (die Beihilfe ergänzt als Fürsorgeleistung die Krankenversicherungsleistungen für Beamte, Versorgungsempfänger und ihre Angehörigen). Der Beihilfeantrag kann unter anderem per Papier eingereicht werden und wird eingescannt, um anschließend elektronisch bearbeitet zu werden. Bestandteil des Input Managements ist dabei die OCR-Software smartFix der Firma Insiders Technologies, mit der das medizinische Beleggut für die weitere automatisierte Verarbeitung klassifiziert und alle für die Beihilfebearbeitung relevanten Daten extrahiert werden. Die in diesem Rahmen notwendige manuelle Nachbearbeitung erfolgt im Verifier von smartFix. Durch den Auftragnehmer ist die Nachbearbeitung der Datenextraktion, d. h. das Prüfen und ggf. Korrigieren von Feldinhalten oder das Nacherfassen nicht oder unsicher erkannter Felder, durchzuführen. Das aktuelle Jahresvolumen liegt bei ca. 1,6 Mio. Beihilfeerstattungsanträgen mit ca. 12,3 Mio. Dokumenten. Nach der vollständigen Einführung einer Computergestützten Rechnungsprüfung (CRP) werden geschätzt jährlich ca. 825,6 Mio. Felder ausgelesen, davon sind ca. 14 Prozent also etwa 116,4 Mio. Felder manuell nachzubearbeiten. Von diesen zu bearbeitenden Feldern sind ca. 64 Prozent also etwa 74,5 Mio. Felder nur zu bestätigen und 41,9 Mio. Felder müssen korrigiert werden. Von dem maximalen Volumen ausgehend soll der Auftragnehmer für den Zeitraum eines Kalenderjahres eine kontinuierliche Übernahme von Antragsnachbearbeitungen im Umfang von ca. 20 Prozent der gesamten Nachbearbeitung der Datenextraktion erbringen ohne Einschränkung hinsichtlich der Belegarten. Zu Beginn der Leistungsaufnahme ist allerdings erst ein Bearbeitungsumfang von ca. 15 Prozent geplant. Dieser wird ab Anfang Juli 2020 auf die geplanten 20 Prozent erhöht. Vom Auftragnehmer sind pro Jahr ca. 8,4 Mio. zu korrigierende sowie ca. 14,9 Mio. zu bestätigende Felder (Gesamt ca. 23,3 Mio.) zu erbringen.
Um flexibel bei eventuell schwankendem Antragseingang agieren zu können, muss dieser Anteil während der Vertragslaufzeit einerseits auf bis zu 10 Prozent des Gesamtvolumens reduzierbar sein. Andererseits soll bei Spitzenzeiten eine Erhöhung auf insgesamt 30 Prozent des Gesamtvolumens möglich sein. Reduzierungen bzw. Erhöhungen dieser Art werden mit einer Vorlaufzeit von 4 Wochen angekündigt. Im Vorfeld werden Mitarbeiter des Auftragnehmers, sog. Multiplikatoren, durch den Auftraggeber im Hinblick auf die durchzuführende Leistung geschult. Diese schulen anschließend die eigenen Mitarbeiter des Auftragnehmers entsprechend der Arbeitsanweisung des Auftraggebers. Die Leistungserbringung beginnt ab ca. KW 3 2020 innerhalb von 3-4 Wochen mit Durchführung der Multiplikatorenschulung an einem Standort des Landesamt für Finanzen. Im April 2020 hat die Aufnahme der Leistungen zur externen Nachbearbeitung zu erfolgen. Die Leistungsdauer umfasst 1 Jahr mit der zweimaligen Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Geben Sie den Jahresumsatz, bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand (manuelle Nachbearbeitung gescannter bzw. elektronisch übermittelter Anträge im Bereich Beihilfe und/oder privater Krankenversicherung (PKV) samt zugehöriger Belege) in Euro (brutto) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre an.
Bei Bietergemeinschaften sind diese Angaben von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert zu erbringen. Bei der Einschaltung von Unterauftragnehmern sind diese Angaben auch von sämtlichen Unterauftragnehmern gesondert erforderlich.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Bestätigen Sie, dass jegliche Korrespondenz und Arbeitsergebnisse in deutscher Sprache abgefasst werden,
— Geben Sie geeignete produktive Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungen aus den letzten 3 Jahren an. Eine Referenz ist geeignet, wenn die Dienstleistung mit dem Auftragsgegenstand (manuelle Nachbearbeitung gescannter bzw. elektronisch übermittelter Anträge im Bereich Beihilfe und/oder privater Krankenversicherung (PKV) samt zugehöriger Belege auf der OCR-Software smartFix von Insiders Technologies) vergleichbar ist. Als produktiv gilt eine Referenz, wenn sie mindestens 6 Monaten ununterbrochen als Dienstleistung für einen Kunden erbracht wurde. Referenzen können nur berücksichtigt werden, wenn mindestens folgende Angaben gemacht werden: Angabe des Werts, Angabe des Erbringungszeitpunkts, Projektdauer, Angabe des öffentlichen oder privaten Empfängers (mit Name des Ansprechpartners und Kontaktdaten), Beschreibung des Projektes, Leistungsumfang bei Bewerbergemeinschaften oder bei Einschaltung von Unterauftragnehmern können Referenzen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft bzw. von jedem Unterauftragnehmer aufgenommen werden. In diesem Fall ist an geeigneter Stelle anzugeben, welches Unternehmen für den jeweiligen Auftrag verantwortlich war,
— Geben Sie anhand der unter lfd. Nr. 3 gemachten Angaben diejenigen Referenzen an, die für einen öffentlichen Empfänger zur manuellen Nachbearbeitung gescannter bzw. elektronisch übermittelter Anträge im Bereich Beihilfe samt zugehöriger Belege erbracht wurden,
— Nennen Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie im Bereich der Sachbearbeitung auf den Auftragsgegenstand (manuelle Nachbearbeitung gescannter Beihilfeanträge und zugehöriger Belege) bezogen beschäftigen.
Bei Bewerbergemeinschaften sind diese Angaben von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesondert zu erbringen. Bei der Einschaltung von Unterauftragnehmern sind diese Angaben auch von sämtlichen Unterauftragnehmern gesondert erforderlich,
— Seit wie vielen Jahren ist Ihre Firma / Ihr Unternehmen im auf den Auftragsgegenstand (manuelle Nachbearbeitung gescannter Beihilfeanträge und zugehöriger Belege) bezogenen Bereich tätig?
— Können Sie zusichern, dass nur Personal eingesetzt wird, dass die notwendige Verpflichtungserklärung nach § 1 VerpflG abgibt (vgl. Anlage A11)?
— Erläutern Sie welche technische und organisatorische Maßnahmen Sie ergreifen, um den Schutz der Daten des Auftraggebers zu gewährleisten (vgl. die entsprechende Verpflichtung des Auftragsverarbeiters gem. Art. 28 DSGVO)?
— Legen Sie folgende (Eigen-)Erklärungen gem. Anlage A2 vor:
a) Erklärung zu wettbewerbsbeschränkenden Absprachen;
b) Angabe über Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB;
c) Abgaben-Erklärung (Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung erfüllt);
d) Erklärung zu Insolvenzverfahren und Liquidation; Können diese Nachweise erbracht werden?
Bei Bietergemeinschaften sind diese (Eigen-) Erklärungen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert zu erbringen. Bei der Einschaltung von Unterauftragnehmern sind diese (Eigen-) Erklärungen auch von sämtlichen Unterauftragnehmern gesondert erforderlich.
— Legen Sie folgende Erklärung gem. Anlage A3 vor: Schutzerklärung (Scientology-Erklärung).
Kann dieser Nachweis erbracht werden?
Bei Bietergemeinschaften ist diese (Eigen-) Erklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert zu erbringen. Bei der Einschaltung von Unterauftragnehmern ist diese (Eigen-) Erklärung auch von sämtlichen Unterauftragnehmern gesondert erforderlich.

Angebote können ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform Deutsche eVergabe unter www.auftraege.bayern.de abgegeben werden. Unter dieser Adresse sind auch die Vergabeunterlagen vollständig verfügbar.
Bieterfragen können bis zum 17.10.2019-16.00 Uhr gestellt werden. Nach diesem Zeitpunkt gestellte Anfragen können nicht mehr berücksichtigt werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.