Externer Beratungsdienst (EAP) für die Finazverwaltung Hessen 2019 ff

Beschreibung der Beschaffung

Die Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main beabsichtigt die externe Beratung bei beruflichen und privaten Problemsituationen für die gesamte Finanzverwaltung in Hessen fortzuführen. Damit wird das Ziel verfolgt, im Rahmen eines nachhaltigen Gesundheitsmanagements neben bereits vorhandenen Angeboten die Gesundheit, das Wohlbefinden, die Zusammenarbeit und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der hessischen Finanzverwaltung zu stärken.
Mit der Einrichtung eines solchen externen Beratungsdienstes soll allen Beschäftigten (zum Stichtag 1.4.2019 insgesamt 14 826 Personen) die Möglichkeit geboten werden, sich unter streng vertraulichen Rahmenbedingungen kompetenten Rat in belastenden und krankmachenden Berufssituationen zu holen.
Der externe Beratungsdienst hat mindestens folgende Leistungen im Rahmen gesundheitsfördernder Maßnahmen zu erbringen:
1) Einzelberatung;
2) Teamberatung;
3) Beratung von Anwärterinnen und Anwärtern;
4) Führungskräfte-Coaching;
5) Vermittlung externer Hilfsangebote;
6) Evaluation;
7) Unterstützung bei der Bewerbung des Beratungsangebotes.
Der externe Beratungsdienst muss sich aus Psychologen, Psychotherapeuten, Sozialpädagogen, Ärzten, Juristen und Fachkräften aus einem psychosozialen Umfeld zusammensetzen und auf diese Weise einen Kompetenzverbund bilden, der verwaltungsintern nicht vorgehalten werden kann und aus Gründen der Neutralität und Anonymität auch nicht vorgehalten werden soll. Idealerweise wird hier ein Kernteam festangestellter eigener Spezialisten bereitstehen.
Der Auftragnehmer stellt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Auftraggebers eine eigene kostenlose Hotline-Rufnummer zur Verfügung. Über diese Hotline haben die Beschäftigten der Finanzverwaltung zu jeder Tageszeit die Möglichkeit eine Beraterin oder einen Berater unmittelbar telefonisch zu konsultieren. Die telefonische Beratungsleistung ist 7 Tage die Woche und rund um die Uhr (24/7) zu erbringen. Im Rahmen der Beratung macht der Auftragnehmer im Falle des Bedarfs entsprechende Angebote oder Weitervermittlungen an andere Beratungsdienste.
Die Vergütung erfolgt pauschal pro zugangsberechtigter Person, welche beim Auftraggeber beschäftigt ist und Jahr für das gesamte Finanzressort (Gesamtpreis). Nach Ablauf der Mindestlaufzeit von 12 Monaten verlängert sich der Vertag automatisch um jeweils weitere 12 Monate, wenn nicht eine der Vertragsparteien spätestens einen Monat vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Vertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Laufzeitbeginn. Danach gilt er auch ohne gesonderte Kündigung als beendet.
Die Einhaltung der Regelungen des Datenschutzes (EU-Datenschutz-Grundverordnung, Bundesdatenschutzgesetz, Hessisches Datenschutz – und Informationsfreiheitsgesetz) ist von besonderer Bedeutung.

Zusätzliche Informationen

Nach Ablauf der Mindestlaufzeit von 12 Monaten verlängert sich der Vertag automatisch um jeweils weitere 12 Monate, wenn nicht eine der Vertragsparteien spätestens einen Monat vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Vertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Laufzeitbeginn. Danach gilt er auch ohne gesonderte Kündigung als beendet.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

— Erklärung betr. „Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen“ (Erklärung Vergabesperre; bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist diese durch den Bieter zusätzlich von jedem Unterauftragnehmer einzureichen; bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft anzugeben,
— eine vom Bieter zu erstellende Eigenerklärung, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Haftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden jeweils in Höhe von 3 000 000,00 EUR sowie für Vermögensschäden für bis zu 500 000,00 EUR je Schadensereignis Fortsetzung s. Ziffer IV. Zusätzliche Angaben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die
Erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vertragsunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt mit dem Angebot
Abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen. Für jeden schuldhaften Verstoß gegen einen sich aus der Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentgelt ergebende Verpflichtung ist eine Vertragsstrafe in Höhe von einem Prozent der Nettoauftragssumme vom Auftragnehmer zu zahlen.

Fortsetzung der Ziffer III.1.4 Objektive Teilnahmeregeln und -kriterien:
— Unternehmensdarstellung:
Der Bieter hat mit dem Angebot eine Unternehmensdarstellung einzureichen, aus der sich insbesondere folgende Angaben ergeben:
—— Sitz des Unternehmens,
—— Kurzdarstellung des Leistungsspektrums,
—— Anzahl an Mitarbeitern und deren Kompetenzbereiche (Psychologen, Psychotherapeuten, Sozialpädagogen, Ärzten, Juristen und Fachkräften aus einem psychosozialen Umfeld),
—— Personalfluktuation,
—— internes Qualitätsmanagement.
— Referenzen:
Eine Liste geeignete Referenzen über die in den letzten 3 Jahren (2017-2019) erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben: Art der Leistung, Umfang, Empfänger [(öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung inkl. Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse], Erbringungszeitraum
Referenzen sind dann geeignet, wenn diese in der Art dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen. Insbesondere müssen die Referenzen den Bereich der öffentlichen Verwaltung bzw. solche Dienstleistungsunternehmen betreffen, die von ihrer Struktur her mit der öffentlichen Verwaltung vergleichbar sind.
Mindestens eine Referenz muss die Beratung ab 13 000 zur Beratung berechtigten Personen betreffen (z. B. ein Bieter beriet ein Unternehmen mit 13 000 Mitarbeitern).
Es werden auch solche Referenzen akzeptiert, die älter als 3 Jahre jedoch nicht älter als 5 Jahre (2015-2019) sind.
— „Ende der Ergänzung Ziffer III.1.4“
— Der Bieter hat mit dem Angebot neben den in Ziffer III.1.4) genannten Unterlagen die Erklärung Unternehmensdaten, die Eigenerklärung SO-Schutzklausel sowie ein Konzept, eine schriftliche Präsentation und für die zur Auftragsausführung einzusetzenden Berater Beraterprofile einzureichen,
— Die Vergabeunterl. werden ausschließl. elektronisch über die Vergabeplattform des Landes Hessen (http:// www.vergabe.hessen.de) zur Verfügung gestellt,
— In diesem Vergabeverfahren ist ausschließlich die Abgabe elektronischer Angebote in Textform nach § 126b BGB zugelassen. Voraussetzung für die Abgabe eines elektronischen Angebotes ist die Registrierung auf der Vergabeplattform des Landes Hessen,
— Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot wird anhand der Zuschlagskriterien „Qualität Konzept und Präsentation“ (Gewichtung: 40 %), „Preis“ (Gewichtung: 30 %) sowie „Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals“ (Gewichtung: 30 %) ermittelt,
— Der maximal zur Verfügung stehende Finanzrahmen beträgt 300 000 EUR (brutto) pro Jahr. Angebote, die diese Wertobergrenze überschreiten, werden wegen unzulässiger Änderung der Vergabeunterlagen ausgeschlossen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.