Familienservice

Kurze Beschreibung

Vergabe eines Abruf-Rahmenvertrages mit einem Wirtschaftsteilnehmer zur Unterstützung der Mitarbeiter der MPG bei deren besonderen Herausforderungen als Sorgeberechtigte von Kindern von 0 bis 14 Jahren oder pflegebedürftiger Angehöriger.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Bundesweite, wechselnde Ausführungsorte
Zentraler Ansprechpartner:
Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung
Hofgartenstraße 8
80539 München

Beschreibung der Beschaffung

Das Vergabeverfahren erfolgt mit dem Ziel, einen kompetenten und erfahrenen Anbieter für die von dem Rahmenvertrag umfassten umfangreichen Dienstleistungen – des sog. Familienservice – zu finden. Hierzu beabsichtigt der AG die Vergabe eines Rahmenvertrages mit einem Wirtschaftsteilnehmer über die nachfolgend näher spezifizierten, qualifizierten Dienstleistungen.
Die MPG unterhält über das gesamte Bundesgebiet verteilt 86 Forschungsinstitute (vgl. Institutskarte, vorbehaltlicher zwischenzeitlicher Änderungen, unter folgendem Link www.mpg.de/institute_karte), in denen ca. 23 000 Personen tätig sind, davon etwa 14 000 Wissenschaftler, Stipendiaten, Doktoranden und Gastwissenschaftler.
Zur Verbesserung der Rahmenbedingungen ihrer Tätigkeiten sind die Beschäftigten in der MPG (insbesondere auch die Wissenschaftler) in besonderem Maße auf Hilfe bei der Betreuung ihrer Kinder (0-14 Jahre) und pflegebedürftiger Familienangehöriger (Homecare-Eldercare) angewiesen. Denn oftmals sind an oder in Nähe der jeweiligen Institute bzw. der Wohnorte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Betreuungslösungen aufgrund der Lage der Standorte oder wegen der zum Teil atypischen Arbeitszeiten der Beschäftigten schwer zu finden.
Im Interesse der besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind hier vom Arbeitgeber Fürsorgemaßnahmen erforderlich, damit die Beschäftigten ihre Tätigkeit nicht wegen fehlender Betreuungsmöglichkeiten unter- oder abbrechen müssen, wenn auch unkonventionelle Arbeitsformen und flexible Arbeitszeiten zu keiner Lösung des Problems führen.
Die Nutzer des Familienservice kommen aus allen Beschäftigungsgruppen der MPG.
Der Familienservice der MPG unterstützt seine Mitarbeiter in erster Linie durch Beratung und Vermittlung von geeigneten Betreuungsleistungen. Die Betreuung selbst ist in der Regel nicht Gegenstand des Rahmenvertrages und von den Sorgeberechtigten selbst zu tragen. Etwas anderes gilt nur, sofern dies ausdrücklich in den Vergabeunterlagen, insbesondere in der „Leistungsbeschreibung“ (Anlage VIII zu den Vergabeunterlagen) unter C. Ziffern 4, 7, 8 und 10 bis 13 als Bestandteil des Leistungskatalogs beschrieben ist.
Es wird ein bundesweites Angebot erwartet, da die AG über Standorte im gesamten Bundesgebiet, auch in Randlagen wie z. B. Greifswald oder Seewiesen (Bayern) verfügt. Die AG will ihren Beschäftigten ein möglichst störungsfreies Arbeiten ermöglichen. Daher sollen sowohl Familienbelange (Kinderbetreuung) als auch Belange mit zu pflegenden Angehörigen vom Leistungsportfolio abgedeckt werden (Eldercare). Da häufig unabkömmliche Tätigkeiten wie Dienstreisen oder zeitlich nicht abzuschätzende Versuchsdurchführungen wahrgenommen werden müssen, ist auch eine kurzfristige Notfallbetreuung unumgänglich. Diese macht jedoch nur Sinn, wenn in diesem Zusammenhang eine dauerhafte Notfallhotline eingerichtet ist, die ggf. über die normalen Servicezeiten hinausgeht. Wegen des überwiegend internationalen Publikums ist eine zweisprachige Fallbearbeitung (auch in Notfällen) unabdinglich.
Für die ausführliche Leistungsbeschreibung wird verwiesen auf die Anlage VIII der Vergabeunterlagen und dort insbesondere auf den Leistungskatalog unter C) verwiesen.
Leistungsempfänger der Beratung und Vermittlungsleistung sind die Abrufberechtigten gemäß Kapitel 1.7.3 der Vergabeunterlagen. Lediglich bei den Leistungen „Konferenzbetreuung“ und „Inhouse-Ferienbetreuung“ ist Leistungsempfänger das jeweils abrufende Institut der MPG (näheres hierzu in Anlage VIII zu den Vergabeunterlagen, dort C. Leistungskatalog Ziff. 7 und 8).

Zusätzliche Informationen

1) Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal (siehe Kap. 1.10 der Vergabeunterlagen) zu übermitteln.
2) Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, das anhand der in den Vergabeunterlagen genannten Zuschlagskriterien und Bewertungsmethode ermittelt wird, vgl. Kap. 4.3. der Vergabeunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A)
Nachweis gem. Kap. 3.2.1 und Anlage V der Vergabeunterlage (VU).
2) Unternehmensdarstellung: (EK-02-A)
Angaben gem. Kap. 3.2.2.1 und Anlage V der VU.
3) Berufs- und Handelsregistereintragung sowie Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft: (EK-03-A)
Erklärung gem. Kap. 3.2.2.2 und Anlage V der VU.
4) Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: (EK-04-A)
Vorliegen bzw. der Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, gem. Kap. 3.2.3.1 und Anlage V der VU und Ziff.VI.3.
5) Umsatzdarstellung: (EK-05-A und EK-06-A)
Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit gemäß Kap. 3.2.3.2 und Anlage V der VU.
6) Unternehmensreferenzen: (EK-07-A)
Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit, durch geeignete Referenzen gem. Kapitel 3.2 4.1 und Anlage V sowie des Musters im Anhang zu Anlage V der VU und Ziff.VI.3.
Vgl. zu Bietergemeinschaften und zum Einsatz anderer Unternehmen auch Kap.2.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (XK-A-01):
Der künftige AN hat bei der Auftragsausführung Zugang zu vertraulichen und sensiblen personenbezogenen Daten beim AG. Vom Bieter wird bereits mit Angebotsabgabe die Vorlage der ausgefüllten Anlage zum „Vertrag zur Auftragsverarbeitung“ zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen (vgl. Anhang 6 zur RV) gefordert.
Im Falle einer beabsichtigten Zuschlagserteilung wird mit dem potentiellen Auftragnehmer der „Vertrag zur Auftragsverarbeitung“ mit technischen und organisatorischen Maßnahmen verpflichtend finalisiert und unterzeichnet.
Der AG verweist in diesem Zusammenhang außerdem auf die Informationen zur Datenverarbeitung gemäß Art. 13 DSGVO, die auf der Homepage MPG eingesehen werden können unter: https://www.mpg.de/12083493/informationen-zur-datenverarbeitung.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt max. 6 Jahre (72 Monate). Die nach § 130 GWB i.V.m. § 65 Abs. 2 VgV zulässige Regellaufzeit wird damit nicht überschritten.

Hauptmerkmale des Vergabeverfahrens

Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV i.V.m. §§ 64 ff. VgV. Vgl. zum Verfahrensablauf näher Kap. 1.6 der Vergabeunterlagen.

Zu III 1.4 Ziff. 4) Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung:
Gefordert wird das Vorliegen bzw. der Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, wobei die Versicherungssummen folgende Mindestdeckung aufweisen müssen:
— für Personen- und Sachschäden mind. 2 Mio. EUR (2-fach maximiert) sowie,
— für Vermögensschäden mind. 100 000 EUR (2-fach maximiert).
Mit Abgabe des Teilnahmeantrags muss der Bewerber erklären, dass:
—— er über eine entsprechende Berufs-oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt (zum Nachweis hat der Bewerber in diesem Fall eine entsprechende Bescheinigung der Versicherung oder Kopie der Versicherungspolice mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen, die Angaben zur Höhe der jeweiligen Versicherungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden enthält), oder
—— eine entsprechende Versicherbarkeit des Unternehmens besteht und der Bewerber im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot eine entsprechende Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen abschließen kann.
Vgl. zu Bietergemeinschaften und zum Einsatz anderer Unternehmen auch Kapitel 2 der Vergabeunterlagen. Im Falle einer BG hat jedes Mitglied der BG das Vorliegen der geforderten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Es ist insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.
Zu III 1.4 Ziff. 6) Unternehmensrefrenzen:
Für die Referenzen gelten folgende Mindestanforderungen:
Durch die Referenzen sind folgende Erfahrungen des Bewerbers nachzuweisen:
— Bundesweite Leistungserbringung,
— Beratung zu und Vermittlung von Kinderbetreuungsleistungen,
— Pflegeberatung im Bereich „Homecare/Eldercare“ und Beratungs- und Vermittlungsleistung im Bereich der Betreuung von Angehörigen in diesem Bereich,
— Vermittlungsleistungen im Bereich „Kurzfristige Kinderbetreuung in Notfällen“,
— Erreichbarkeit über eine eigene telefonische Hotline,
— Hoher Anteil an mehrsprachigen (mindestens auch Englisch) Beratern und Vermittlern bei den Beratungs- und Vermittlungsleistungen.
Es sind vom Bewerber hierzu in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche jeweils folgende Referenzen nachzuweisen:
— Referenzen über eine bundesweite Leistungserbringung:
—— Mindestens 2 Referenzen über eine vergleichbare Leistungserbringung eines Familienservices gegenüber einem Auftraggeber (z.B. Großunternehmen) mit bundesweit verteilten Standorten.
—— Alternativ: Mindestens 4 Referenzen über eine vergleichbare Leistungserbringung eines Familienservices für in unterschiedlichen Regionen ansässige Kunden (im Sinne einer Abdeckung des Bundesgebietes in Nord-, Süd-, Ost- und Westregion).
— Mindestens 2 Referenzen über erbrachte Beratungs- und Vermittlungsleistungen für Kinderbetreuungsleistungen
— Mindestens 2 Referenzen über erbrachte umfassende Pflegeberatung und Beratungsleistungen sowie ggf. Vermittlung von Betreuungsleistungen im Bereich „Homecare/Eldercare“.
— Mindestens 2 Referenzen über erbrachte Vermittlungsleistungen im Bereich „kurzfristige Kinderbetreuung in Notfällen“,
— Mindestens 1 Referenz über die Einrichtung und den Betrieb einer telefonische Hotline im Rahmen einer früheren Auftragsausführung,
— Mindestens 1 Referenz über ausgeführte Aufträge, bei denen die Beratungs- und Vermittlungsleistungen durch die eingesetzten Berater und Vermittler auch mehrsprachig (mindestens Englisch) erbracht wurden.
Eine Referenz kann für mehrere Leistungsbereiche genannt werden. Die Referenzen dürfen nicht älter als 6 Jahre sein, d. h. sie müssen in den 6 Jahren vor der Bekanntmachung erbracht worden sein, wobei der Projektstart vor dem genannten Zeitraum liegen darf.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bewerber hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung unter IV.2.2 genannten Frist gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bewerber/Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bewerber/Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bewerber/Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.

Titel

Rahmenvereinbarung – Beratungs- und Vermittlungsdienstleistungen im Bereich Familienservice- für die Mitarbeiter der Max-Planck-Gesellschaft
AZ 8407090206/2019/Familienservice

Beschreibung der Beschaffung

Abruf-Rahmenvereinbarung für die individuelle Beratung und Information der Mitarbeiter sowie die Vermittlung von Unterstützungs- und Betreuungsleistungen innerhalb Deutschlands nach Maßgabe des Vertrags.
Die MPG unterhält über das gesamte Bundesgebiet verteilt 86 Forschungsinstitute (vgl. Institutskarte,vorbehaltlicher zwischenzeitlicher Änderungen, unter folgendem Link www.mpg.de/institute_karte), in denen ca. 23 000 Personen tätig sind, davon etwa 14 000 Wissenschaftler, Stipendiaten, Doktoranden und Gastwissenschaftler.
Zur Verbesserung der Rahmenbedingungen ihrer Tätigkeiten sind die Beschäftigten in der MPG (insbesondere auch die Wissenschaftler) in besonderem Maße auf Hilfe bei der Betreuung ihrer Kinder (0-14 Jahre) und pflegebedürftiger Familienangehöriger (Homecare-Eldercare) angewiesen. Denn oftmals sind an oder in Nähe der jeweiligen Institute bzw. der Wohnorte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Betreuungslösungen aufgrund der Lage der Standorte oder wegen der zum Teil atypischen Arbeitszeiten der Beschäftigten schwer zu finden.
Im Interesse der besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind hier vom Arbeitgeber Fürsorgemaßnahmen erforderlich, damit die Beschäftigten ihre Tätigkeit nicht wegen fehlender Betreuungsmöglichkeiten unter- oder abbrechen müssen, wenn auch unkonventionelle Arbeitsformen und flexible Arbeitszeiten zu keiner Lösung des Problems führen.
Die Nutzer des Familienservice kommen aus allen Beschäftigungsgruppen der MPG.
Der Familienservice der MPG unterstützt seine Mitarbeiter in erster Linie durch Beratung und Vermittlung von geeigneten Betreuungsleistungen. Die Betreuung selbst ist in der Regel nicht Gegenstand des Rahmenvertrages und von den Sorgeberechtigten selbst zu tragen. Die AG will ihren Beschäftigten einmöglichst störungsfreies Arbeiten ermöglichen. Daher sind sowohl Familienbelange (Kinderbetreuung) als auch Belange mit zu pflegenden Angehörigen vom Leistungsportfolio abgedeckt (Eldercare). Da häufig unabkömmliche Tätigkeiten wie Dienstreisen oder zeitlich nicht abzuschätzende Versuchsdurchführungen wahrgenommen werden müssen, ist auch eine kurzfristige Notfallbetreuung und dauerhafte Einrichtung einer Notfallhotline unumgänglich.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt max. 6 Jahre (72 Monate). Die nach § 130 GWB i. V. m. § 65 Abs.2 VgV zulässige Regellaufzeit wird damit nicht überschritten.

Beauftragt wird nunmehr die Zusatzleistung „Themenspezifische Webinare und Informationsveranstaltungen“ für einen Zeitraum von maximal 2 Jahren bis zum 31.12.2021:
Bei Vertragsgegenstand und der Erweiterung handelt es sich um eine sog. soziale/ andere besondere Dienstleistung im Bereich der administrativen Dienstleistungen im Sozial-, Bildungs-, Gesundheits- und kulturellem Bereich im Sinne der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates (vgl. Anhang XIV) (CPV85312300= „Anhang XIV-Leistungen).
Durch die Corona-Krise werden die speziellen Webinare seitens des Familienservices nun mit vertragsinhaltlich einschlägigen Themen massiv weiter ausgebaut und sehr nachgefragt. Insbesondere werden im Moment mit Nachdruck Corona-spezifische Themen wie z. B. „Home-Office mit Kind zu Hause“, oder Webinare zu speziellen Führungsthemen wie z. B. „Wie führe ich in der Krise (wenn alle Mitarbeiter im Home-Office sind)“ ausgearbeitet und zeitnah eingestellt.
Die Buchung dieser Zusatzleistung erfolgt vor diesem Hintergrund nicht für die Gesamtlaufzeit des Vertrages (6 Jahre), sondern für die Basislaufzeit des Vertrages von 2 Jahren bis zum 31.12.2021.
Das Programm der Webinare steht nach Anmeldung zum Abruf auf der Webseite bereit. Für die einmalige jährliche Zahlung erhalten alle Mitarbeiter die Möglichkeit, für ein Jahr kostenfrei am Bildungsprogramm über Webinare teilzunehmen.
Diese Vertragserweiterung ist gemäß § 132 Abs. 2 Nr. 3 GWB ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens notwendig und zulässig. Die Wertgrenze von 50 % des ursprünglichen Auftragswertes sowie der einschlägige Schwellenwert von 750 000,00 EUR wird nicht erreicht.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit der Auftragsvergabe nach § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB ist unzulässig, soweit mehr als 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union vergangen sind (§ 135 Abs. 2 Satz 2 GWB).