Beschreibung der Beschaffung
Ziel ist die Einführung einer Standardsoftware (im Folgenden mit dem Arbeitstitel Förderprojekt-software bezeichnet) bei Engagement Global, welche an die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Förderprogramme angepasst werden soll. Die Lösung soll ein Portal für die Antragstellenden bieten und eine Plattform für die interne Bearbeitung durch Mitarbeitende von EG. Beides kann sowohl in einem System als auch in getrennten Systemen realisiert sein. Nicht gewünscht ist ausdrücklich die Beauftragung einer Individualentwicklung (Ausschlusskriterium). Die gewünschte Softwarelösung
— existiert als IT-Programm in seinen wesentlichen Funktionen,
— wird bei mindestens einem Kunden bereits erfolgreich für die Unterstützung der Workflows von Förderprogrammen eingesetzt, und
— kann hinsichtlich der Ausgestaltung einzelner Prozessschritte und wichtiger Funktionen durch Anpassung der Software durch den Anbieter (in der Preiskalkulation zu berücksichtigen) und später ggf. durch (geschulte) Mitarbeitende bei Engagement Global flexibel an die Anforderungen von Engagement Global angepasst werden.
Die Einführung und Anpassung dieser Standardsoftware ist durch den/die jeweiligen Auftragnehmer/in (AN) in enger Abstimmung mit Engagement Global zu konzipieren, implementieren und phasenweise in der Organisation einzuführen. Diese Einführung erstreckt sich zunächst auf eine Pilotphase mit einem Förderprogramm und soll anschließend auf weitere Förderprogramme ausgeweitet werden. Entsprechend sind weitere wichtige Ziele folgende:
— Erstellung eines detaillierten Feinkonzeptes sowie Anpassung und Konfiguration des Systems für den Pilotbetrieb,
— Erarbeitung einer Strategie zur phasenweisen Einführung des Systems in den produktiven Betrieb von EG inkl. Einführungsplanung und Schulungsleistungen,
— Teilweise Migration von vorhandenen Bestandsdaten aus den derzeit verwendeten Systemen,
— Sicherstellung der Integrationsfähigkeit der Förderprojektsoftware zu anderen bei EG eingesetzten Produkten (vor allem zu Microsoft Dynamics CRM (Kontaktverwaltung), einem noch einzuführenden Dokumentenmanagementsystem und Microsoft Office),
— Betrieb der Software durch die/den AN als „Software-as-a-Service“ (SaaS),
— Schnittstellen zu anderen eingesetzten Softwaresystemen sind durch das künftige System zu berücksichtigen.
Konkrete Leistungen:
Erstellung Betriebskonzept
Erstellung Berechtigungskonzept
Erstellung Migrationskonzept
Erstellung Testkonzept
Erstellung Schulungskonzept
Erstellung Datenschutzkonzept
Konzeptionierung und Entwicklung Schnittstelle zum DMS
Detaillierung Feinkonzept
Installation und Konfiguration Testsystem inkl. Einrichtung Datenverbindung
Installation und Konfiguration Schulungsystem inkl. Einrichtung Datenverbindung
Installation und Konfiguration Produktivsystem inkl. Einrichtung Datenverbindung
Entwicklung und Bereitstellung von Dokumentationen und Schulungsmaterialien
Durchführung Präsenz-Schulungen
Konzeptionierung und Entwicklung lesender Zugriff auf MACH
Konzeptionierung und Entwicklung Schnittstelle zum CRM
Konzeptionierung und Einrichtung der Schnittstelle zum Projektbestandssystem des BMZ
Modul Antragstellerdaten (erstmalige Mitteilung und Änderung)
Modul Projektantrag (inkl. Weiterleitungsvertrag)
Modul Änderungsanträge (inkl. Änderungsverträge)
Modul Verwendungsnachweis
Formulargestütztes programmspezifisches Reporting
Beratung und Support während der Einführung
Einführung in die Förderprogramme (sukzessiver Rollout) inkl. Detaillierung Feinkonzept, Einrichtung Formulare, Testing, Beratung und Support, Schulung, Nachbesserungen/nachträgliche Änderungen
Betrieb der Software (SaaS Modell) monatlich
Nutzung Vertragssoftware nach Gesamtabnahme für alle Nutzenden
Enthalten: Systembetrieb Produktivumgebung
Enthalten: Systembetrieb Testumgebung
Enthalten: Systembetrieb Schulungsumgebung inkl. regelm. Zurücksetzen
Enthalten: Support.