Ganzheitliche Multifunktionslösung zum Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen

Kurze Beschreibung

Beschaffung einer ganzheitlich sicheren Multifunktionslösung zum Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen für das Ministerium für Inneres und Sport des Landes Sachsen-Anhalt und seinen Geschäftsbereich (einschl. Polizei).

Beschreibung der Beschaffung

Die Multifunktionslösung umfasst Lizenzen für das Managementsystem inklusive Wartung und Service sowie Miete von Geräten (4 Gerätetypen und 2 Produktionsmaschinen) inklusive Wartung und Service und die Lieferung von Verbrauchsmaterialien (außgenommen Papier, Strom).
Die Ausschreibung bezieht sich gegenwärtig auf insgesamt 815 Multifunktionsgeräte und Drucker in insgesamt 4 verschiedenen Leistungsklassen mit diversen Optionen und 2 Produktionsmaschinen für eine Laufzeit von 4 Jahren an verschiedenen Standorten in Sachsen-Anhalt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Bieter werden aufgefordert, folgende Eignungsnachweise vorzulegen:
— Eigenerklärung „Insolvenzverfahren/ Liquidation u. ä.“, § 124 Abs. 1 GWB i. V. m. § 48 VgV (Vordruck siehe Anhang 6),
— Bewerbererklärung nach Abschnitt 2 (Vordruck siehe Anhang 9) oder
— der Bieter erfüllt die o. g. Eignungsnachweise durch die Eintragung in eine Liste oder durch Vorlage eines Zertifikates einer durch das Ministerium für Wirtschaft und Arbeit des Landes Sachsen-Anhalt anerkannten Präqualifizierungsstelle wie das ULV der Auftragsberatungsstelle Sachsen-Anhalt bzw. IHK PQ VOL, AVPQ. Anstelle des Eintrags in eine ULV-Liste kann der Eignungsnachweis auch durch die Vorlage eines von der anerkannten Präqualifizierungsstelle ausgefertigten Zertifikates, z. B. PQ-VOL, AVPQ, geführt werden. In dem Zertifikat müssen die Eignungskriterien der Vergabebestimmungen angegeben sein, die bei der Präqualifizierung geprüft worden sind,
— weiter akzeptiert der Auftraggeber eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung nach § 50 VgV,
— Referenzliste mit mindestens 2 vergleichbaren Projekten/ Aufträgen (Diese sollen in Art und Umfang mit dem vorgesehenen Projekt vergleichbar sein und in den vergangenen 3 Jahren erbracht worden sein. Folgende Angaben werden vom Bieter abgefordert: Art des Auftrags/ Projekts, Ausführungsort, Leistungsumfang, Leistungszeitraum, Auftragsvolumen, Name des Auftraggebers, Kontaktdaten eines Ansprechpartners beim Auftraggeber). siehe auch Vordruck Anhang 11.
Die Nachforderung der o.g. Unterlagen wird zugelassen.
Die Nachweise und Erklärungen müssen auch von den Nachunternehmen erbracht und mit dem Angebot vorgelegt werden.
Darüber hinaus sind folgende Nachweise oder Erklärungen als besondere Vertragsbedingung mit dem Angebot vorzulegen:
— Erklärung zu §§ 10, 12, 13 LVG LSA „Tariftreue und Entgeltgleichheit, ILO-Kernarbeitsnormen, Nachunternehmereinsatz“ (Vordruck siehe Ausschreibungsunterlagen),
— Vereinbarung zu §§ 17, 18 LVG LSA (Kontrollen und Sanktionen (Vordruck siehe Ausschreibungsunterlagen).
Die Nachforderung dieser Unterlagen wird als besondere Vertragsbedingung ebenfalls zugelassen. Die o. g. Nachweise und Erklärungen müssen auch von den Nachunternehmen erbracht und mit dem Angebot vorgelegt werden.
Hinweise:
Für Bieter aus EU-Mitgliedsstaaten gilt:
Wird einer der geforderten Nachweise (bzw. Bescheinigungen) in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so sind gleichwertige Unterlagen vorzulegen. Nachweise bzw. Bescheinigungen in einer anderen als der deutschen Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen, um berücksichtigt werden zu können.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Darüber hinaus sind folgende technische Nachweise mit dem Angebot vorzulegen:
— die ausführende Firma muss in den geforderten Dienstleistungen ein zertifiziertes Qualitäts- und Umweltmanagement entsprechend DIN EN ISO 9001 und DIN 14001 nachweisen,
— die angebotenen Lösungen zum Managementsystem und das Lizenzmodell sind ausführlich zu beschreiben und entsprechendes Prospektmaterial sowie Systemzertifikate dem Angebot beizufügen. Die genauen Ausführungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen,
— zudem muss mit dem Angebot eine Eigenerklärung abgegeben werden, in der bestätigt wird, dass eine physische Trennung von der Fax-Schnittstelle zur LAN- Schnittstelle besteht, ausgenommen sind unterstützende Energieleistungen (z. B. Stromversorgung),
— das Datensicherheitstool für die Datenspeicher Festplatten der Multifunktionsgeräte muss den Sicherheitsstandards gem. ISO 15408 EAL (oder gleichwertige) erfüllen. Entsprechende Zertifikate sind dem Angebot beizufügen,
— der Bieter muss in Form einer Eigenerklärung bestätigen, dass sich für ersetzendes Scannen in den Poststellen ein TR RESISCAN (BSI TR-03138) kompatibles leistungsfähiges System bei Einführung der E-Akte auf Basis des Produkts VIS der Firma PDV GmbH in die Gesamtlösung integrieren lässt,
— die Datensicherheit bei Rücknahme von Altgeräten, d. h., die sichere Löschung von eventuell auf den internen Festplatten gespeicherten Kundendaten (s. a. Ziffer 2.2.2 der Leistungsbeschreibung) nach den Bedingungen der EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) muss nachgewiesen werden. Die angebotene Lösung muss nach ISO15408 (Common Criteria for Information Technology Security Evaluation) zertifiziert sein,
— die Werte gem. Ziffer 3., 3.1 ff bis 3.1.5 der Leistungsbeschreibung sind für die einzelnen Gerätetypen in der jeweiligen Tabelle der Arbeitsmappe Anhang 2 „Leistungsverzeichnis.xls“ einzutragen. Die Geräte müssen den geltenden Bestimmungen nach DIN VDE 0875 sowie den geltenden Arbeitssicherheits- und Unfallverhütungsvorschriften entsprechen (TÜV/GS Zeichen) (s. a. Leistungsbeschreibung Ziffer 3.1.5).
Die Eigenschaften der angebotenen Systeme sind durch Daten- und Produktblätter nachzuweisen. Dazu zählen vor allem (Blauer Engel nach RAL UZ 205 oder vergleichbar und der EnergyStar oder vergleichbar),
— für jedes System ist der TEC-Wert (Typical Electricity Consumption), der durchschnittliche Energieverbrauch pro Woche, anzugeben,
— es ist ein Rolloutkonzept vorzulegen, welches in die Wertung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes einfließt. Die genaue Ausführung ist der Ziffer 4.1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen,
— es ist ein schlüssiges Servicekonzept darzulegen, welches in die Wertung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes einfließt. Die genaue Ausführung ist der Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen,
— die Eigenschaften der angebotenen Systeme gem. Ziffer 3.2 der Leistungsbeschreibung sind durch Daten- und Produktblätter nachzuweisen. (Alle Geräte müssen das GS- und CE-Zeichen tragen. Die Geräte müssen nach RAL-UZ 205 mit dem Umweltzeichen „Der Blaue Engel“ oder vergleichbar ausgezeichnet sein.)
Eine Nachforderung der Unterlagen gem. § 56 Abs. 2 VgV wird durchgeführt.
Im Falle der Nichtnachlieferung bzw. verspäteten Nachlieferung wird das Angebot ausgeschlossen.
Hinweise:
Für Bieter aus EU-Mitgliedsstaaten gilt:
Wird einer der geforderten Nachweise (bzw. Bescheinigungen) in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so sind gleichwertige Unterlagen vorzulegen. Nachweise bzw. Bescheinigungen in einer anderen als der deutschen Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen, um berücksichtigt werden zu können.

Die Funktionalität und Kompatibilität der Lösung muss vor der Zuschlagserteilung vom Erstplatzierten der Rangfolge in dem durch den Auftraggeber vorgegebenem System (IT-Umgebung und Transponder) in einer Teststellung nachgewiesen werden. Die Teststellung umfasst die Grundinstallation und Grundkonfiguration des anzubietenden Systems, die Vorführung der geforderten Funktionalitäten sowie Test mindestens je eines Gerätes der einzelnen in der Ausschreibung geforderten Gerätetypen (1-4).
Nach Ermittlung der Rangfolge entsprechend der einfachen Richtwertmethode werden im Rahmen einer Testung die Geräte des erstplatzierten Angebotes auf Einhaltung der Anforderungen der Leistungsbeschreibung überprüft. Die Testgeräte müssen nach Aufforderung durch die PIZD LSA innerhalb von 2 Wochen für eine Teststellung für den Zeitraum von mindestens 2 Wochen bereitgestellt werden. Für den Zeitraum der Teststellung benennt der Anbieter einen fachlichen Ansprechpartner, der Fragen zu Funktionalität und Leistungsfähigkeit beantwortet, die während der Teststellung entstehen.
Bei einem unbegründeten Lieferverzug nach dem gesetzten Termin erfolgt der Ausschluss des Angebotes. Die Testgeräte müssen den angebotenen Produkten entsprechen.
Sollten die Geräte des erstplatzierten Angebotes nicht den technischen Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen erfolgt der Ausschluss des Angebotes. Danach erfolgt eine Testung des zweitplatzierten Angebotes. Sollte dieses Angebot ebenfalls ausgeschlossen werden müssen, geht die Testung entsprechend der Rangfolge weiter bis ein geeignetes Testergebnis ermittelt werden kann.
Die Testung erfolgt beim Landesverwaltungsamt Halle, Ernst-Kamieth-Str. 2 in 06112 Halle (Saale). Die Testgeräte sind nach Aufforderung durch die PIZD LSA innerhalb von 2 Wochen an das Landesverwaltungsamt in Halle zu liefern.
Die ausführende Firma muss in den geforderten Dienstleistungen ein zertifiziertes Qualitäts- und Umweltmanagement entsprechend DIN EN ISO 9001 und DIN 14001 nachweisen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).