Generation Riesling Endverbraucher-Events

Deutsches Weininstitut

Auftragsgegenstand ist die Konzeption, Planung, Organisation, Bewerbung und Durchführung sowie Nachbereitung und Evaluation von Endverbraucher-Events der Generation Riesling (GR). Das Deutsche Weininstitut (DWI) bietet seit 13 Jahren der hervorragend ausgebildeten jungen Weinszene in Deutschland mit der GR eine lebendige, nationale und internationale Plattform, um den Erfolg deutscher Weine weiter voran zu treiben. Mit den Endverbraucher-Events der GR soll einer jungen und urbanen Zielgruppe das Thema Wein nähergebracht und damit das Image deutscher Weine verjüngt werden. Es kann sich sowohl um selbst kreierte Veranstaltungsformen als auch um die Einbindung der GR in bereits bestehende Veranstaltungen handeln. Der Besucher der Events soll Zeit und Muße haben, Wein in entspannter Atmosphäre zu verkosten. Ziel der Events ist es, die Bekanntheit und den Absatz heimischer Weine insbesondere außerhalb der deutschen Weinanbaugebiete in deutschen Ballungszentren weiter zu fördern.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-10-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-09-13.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Sopexa S.A. Deutschland

Wer?

• Deutsches Weininstitut

Wie?

• Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken › Werbe- und Marketingdienstleistungen

Wo?

• Rheinhessen-Pfalz › Mainz-Bingen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-09-13	Auftragsbekanntmachung
2019-10-18	Ergänzende Angaben
2019-12-11	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-09-13)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Deutsches Weininstitut
Postort: Bodenheim
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@deutscheweine.de 📧
Region: Mainz-Bingen 🏙️
URL: http://www.deutscheweine.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=281614 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=281614 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Generation Riesling Endverbraucher-Events DWI 2019-12
Produkte/Dienstleistungen: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Kurze Beschreibung:
“Auftragsgegenstand ist die Konzeption, Planung, Organisation, Bewerbung und Durchführung sowie Nachbereitung und Evaluation von Endverbraucher-Events der...”
Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 500 000 💰

1️⃣
Ort der Leistung: Deutschland 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Verschiedene Städte in Deutschland
Beschreibung der Beschaffung:
“Konzeption: — Weiterentwicklung des eingereichten Umsetzungskonzepts, — Weiterentwicklung der eingereichten Eventkonzepte. Vorbereitung und Planung: —...”

Beschreibung der Beschaffung

Konzeption:
— Weiterentwicklung des eingereichten Umsetzungskonzepts,
— Weiterentwicklung der eingereichten Eventkonzepte.
Vorbereitung und Planung:
— Erstellung eines detaillierten Maßnahmenkatalogs incl. Zeit- und Ablaufplan,
— Vertragsabschlüsse und Erstellung der Abrechnung.
— Auswahl und Buchung der Veranstaltungsstätte mit Unterbreitung von Vorschlägen und bei Bedarf Besichtigung verschiedener Alternativen, außer für Veranstaltungen für die die Location mit den eingereichten Konzepten schon feststeht:
— Organisatorische Vorbereitung der Veranstaltung, wie z. B. Bestellung der Leistungen, Einholung entsprechender Genehmigungen für den Ausschank und den Verkauf von Wein, Planung des gesamten Generation Riesling-Auftritts inkl. Licht- und Tondesign, Branding, Dekoration, Technik, Buchung des Servicepersonals, Sicherheitsdienst, Absprachen mit dem Gläserservice, etc,
— Die Gestaltung und der Druck von Werbemitteln, wie z. B. Flyer, Verkostungslisten, etc. unter Beachtung der Gestaltungsrichtlinien der Generation Riesling (GR),
— Besprechungen zur Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltungen in Bodenheim und Erreichbarkeit des Auftragnehmers während der Vertragslaufzeit für Nachfragen zu den üblichen Bürozeiten durchgängig per E-Mail und Telefon.
Durchführung der Veranstaltung:
— Präsenz der Agentur vor Ort, komplette Betreuung mit ausreichend Personal und Koordination vor Ort,
— Vorbereitung der Veranstaltungsstätte, Koordination und Überwachung des Aufbaus der gesamten Veranstaltung, bzw. des GR-Auftritts,
— Koordination und Überwachung des Abbaus der gesamten Veranstaltung, bzw. des GR-Auftritts und aller bestellten Leistungen,
— Erstellung, Beschaffung und Betreuung sowie Wartung, Lagerung, Transport, Auf- und Abbau von Equipment,
— Betreuung Facebook- und Instagram-Account unter Berücksichtigung datenschutz- und persönlichkeitsrechtlicher Belange während der Veranstaltung sowie im Rahmen dessen Verantwortung für die Live-Betreuung und das damit verbundene Community-Management.
Nachbereitung der Veranstaltung, Feedbackgespräch und Ausblick
— Evaluation der jeweiligen Veranstaltung, Darstellung von Verbesserungsmöglichkeiten, Dokumentation des Ergebnisses nach der Veranstaltung inklusive aller Belege,
— nach dem jeweiligen Aktionszeitraum Reporting, Evaluierung sowie Ausblick und Planung für das nächste Jahr
Social Media
— Erstellung Social Media Plan für die geplanten Aktionen/Events für die bereits bestehenden Generation Riesling Facebook und Instagram Seiten in Abstimmung mit dem DWI und Durchführung der Maßnahmen unter Berücksichtigung der GR-Gestaltungsrichtlinien.

Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 500 000 💰
Dauer
Datum des Beginns: 2020-01-01 📅
Datum des Endes: 2021-12-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Zweimalige Option auf Verlängerung des Vertrages für jeweils ein weiteres Jahr bis max. 31.12.2023. Es besteht keine Verpflichtung zur Inanspruchnahme der...”
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Zweimalige Option auf Verlängerung des Vertrages für jeweils ein weiteres Jahr bis max. 31.12.2023. Es besteht keine Verpflichtung zur Inanspruchnahme der...”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“— Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123,124 GWB. Bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaften ist für jedes Mitglied eine...”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— Eigenerklärung über den Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung von mindestens 1 000 000 EUR jeweils für Personen- und...”
Bedingungen für die Teilnahme

“— Eigenerklärung des Jahresumsatzes der letzten 2 abgeschlossenen Wirtschaftsjahre. Der jeweilige Jahresumsatz muss dabei mindestens 250 000 EUR netto...”
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— Eigenerklärung der durchschnittlichen Anzahl der Beschäftigten aus den letzten beiden Wirtschaftsjahren. Die Zahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten...”

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Eigenerklärung der durchschnittlichen Anzahl der Beschäftigten aus den letzten beiden Wirtschaftsjahren. Die Zahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten muss mindestens 3 betragen. Die Unterschreitung dieser Mindestanforderung führt zur Nichtberücksichtigung des Angebotes,
— Eigenerklärung über die technischen Fachkräfte oder die technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht, und zwar insbesondere derjenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt sind,
— Erklärung über sehr gute Deutschkenntnisse der technischen Fachkräfte,
— Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, insbesondere mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Es sind mindestens 2 geeignete Referenzen vorzulegen, die mit dem in der Leistungsbeschreibung genannten Auftragsgegenstand gleichwertig und damit geeignet sind.
Gleichwertig sind Referenzen, deren Gegenstand dem Ausschreibungsgegenstand zumindest nahekommt. Folgende Anforderungen werden deshalb an die Geeignetheit der Referenz und an die Gleichwertigkeit mit dem Auftragsgegenstand gestellt:
—— 1. Referenz „Tasting-/Testing-Events“:
Eine Referenz gilt als vergleichbar, wenn die Leistung aus dem Feld „Eventmarketing“ kommt, in welcher die Möglichkeit der Interaktivität und des „Ausprobierens“ von Besuchern mit dem zu bewerbenden Produkt bestand und eine Besucherzahl in einer Größenordnung von mindestens 500 bis 1 000 Besucher damit angesprochen wurde.
—— 2. Referenz „Wissensvermittlungsevents“:
Eine Referenz gilt als vergleichbar, wenn die Leistung aus dem Feld „Eventmarketing“ kommt, in welcher die persönliche Ansprache und Wissensvermittlung über das zu bewerbende Produkt bei einer kleineren Anzahl von Besuchern (bis ca. 200 Besucher) im Vordergrund stand.
— werden die Referenzen durch die Präqualifizierungsangaben abgegeben, so sind die geeigneten Referenzen hier konkret zu benennen,
— sofern die Bildung einer Bietergemeinschaft beabsichtigt ist, ist eine Erklärung hierüber vorzulegen. Alle Mitglieder der Bietergemeinschaft haben dem Angebot zudem die hier genannten Nachweise beizufügen. Dabei können die Mindestanforderungen gemeinsam erfüllt werden,
— wenn Sie Kapazitäten von Dritten (anderen Unternehmen oder freien Mitarbeitern) in Anspruch nehmen wollen, ist eine Erklärung für Unteraufträge Ihrem Angebot beizufügen. Konzernangehörige Unternehmen gelten ebenfalls als Drittunternehmen,
— Im Fall einer Eignungsleihe müssen die anderen Unternehmen mit der Abgabe des Angebots benannt werden und es sind Art und Umfang der von ihnen in Anspruch genommenen Kapazitäten anzugeben und eine durch das Unternehmen unterzeichnete Verpflichtungserklärung mit dem Angebot eingereicht werden,
— ist ein Drittunternehmen als Unterauftragnehmer ohne Eignungsleihe vorgesehen, sind spätestens vor Zuschlagserteilung die durch das Drittunternehmen unterzeichnete Verpflichtungserklärung einzureichen.

Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“— Eigenerklärung der durchschnittlichen Anzahl der Beschäftigten aus den letzten beiden Wirtschaftsjahren. Die Zahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten...”
Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-10-22 11:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2019-12-31 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2019-10-22 11:00 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4922-894990 📞
Fax: +49 4922-89499163 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber der Deutschen...”
Quelle: OJS 2019/S 179-436373 (2019-09-13)

Ergänzende Angaben (2019-10-18)

Ergänzende Informationen
Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2019/S 179-436373

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.2)
Ort des zu ändernden Textes: Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Alter Wert
Datum: 2019-10-22 📅
Zeit: 11:00
Neuer Wert
Datum: 2019-10-23 📅
Zeit: 11:00
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.7)
Ort des zu ändernden Textes: Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Alter Wert
Datum: 2019-10-22 📅
Zeit: 11:00
Neuer Wert
Datum: 2019-10-23 📅
Zeit: 11:00
Quelle: OJS 2019/S 205-500422 (2019-10-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-12-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 500 000 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Konzeption: — Weiterentwicklung des eingereichten Umsetzungskonzepts, — Weiterentwicklung der eingereichten Eventkonzepte. Vorbereitung und Planung —...”

Beschreibung der Beschaffung

Konzeption:
— Weiterentwicklung des eingereichten Umsetzungskonzepts,
— Weiterentwicklung der eingereichten Eventkonzepte.
Vorbereitung und Planung
— Erstellung eines detaillierten Maßnahmenkatalogs incl. Zeit- und Ablaufplan,
— Vertragsabschlüsse und Erstellung der Abrechnung,
— Auswahl und Buchung der Veranstaltungsstätte mit Unterbreitung von Vorschlägen und bei Bedarf Besichtigung verschiedener Alternativen, außer für Veranstaltungen für die die Location mit den eingereichten Konzepten schon feststeht,
— Organisatorische Vorbereitung der Veranstaltung, wie z. B. Bestellung der Leistungen, Einholung entsprechender Genehmigungen für den Ausschank und den Verkauf von Wein, Planung des gesamten Generation Riesling-Auftritts inkl. Licht- und Tondesign, Branding, Dekoration, Technik, Buchung des Servicepersonals, Sicherheitsdienst, Absprachen mit dem Gläserservice, etc,
— die gestaltung und der Druck von Werbemitteln, wie z. B. Flyer, Verkostungslisten, etc. unter Beachtung der Gestaltungsrichtlinien der Generation Riesling (GR),
— Besprechungen zur Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltungen in Bodenheim und Erreichbarkeit des Auftragnehmers während der Vertragslaufzeit für Nachfragen zu den üblichen Bürozeiten durchgängig per E-Mail und Telefon.
Durchführung der Veranstaltung
— Präsenz der Agentur vor Ort, komplette Betreuung mit ausreichend Personal und Koordination vor Ort,
— Vorbereitung der Veranstaltungsstätte, Koordination und Überwachung des Aufbaus der gesamten Veranstaltung, bzw. des GR-Auftritts,
— Koordination und Überwachung des Abbaus der gesamten Veranstaltung, bzw. des GR-Auftritts und aller bestellten Leistungen,
— Erstellung, Beschaffung und Betreuung sowie Wartung, Lagerung, Transport, Auf- und Abbau von Equipment,
— Betreuung Facebook- und Instagram-Account unter Berücksichtigung datenschutz- und persönlichkeitsrechtlicher Belange während der Veranstaltung sowie im Rahmen dessen Verantwortung für die Live-Betreuung und das damit verbundene Community-Management.
Nachbereitung der Veranstaltung, Feedbackgespräch und Ausblick
— Evaluation der jeweiligen Veranstaltung, Darstellung von Verbesserungsmöglichkeiten, Dokumentation des Ergebnisses nach der Veranstaltung inklusive aller Belege,
— Nach dem jeweiligen Aktionszeitraum Reporting, Evaluierung sowie Ausblick und Planung für das nächste Jahr.
Social Media
— Erstellung Social Media Plan für die geplanten Aktionen/Events für die bereits bestehenden Generation Riesling Facebook und Instagram Seiten in Abstimmung mit dem DWI und Durchführung der Maßnahmen unter Berücksichtigung der GR-Gestaltungsrichtlinien.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzungskonzept I.a)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Eventkonzept I.b)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 8
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Eventkonzept II.a)
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Eventkonzept II.b)
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Eventkonzept III.a)
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Eventkonzept III.b)
Preis (Gewichtung): 40

Verfahren
Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 179-436373

Auftragsvergabe

1️⃣
Vertragsnummer: DWI 2019-12
Titel: Generation Riesling Endverbraucher-Events
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-11-20 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 7
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 7
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Sopexa S.A. Deutschland
Postort: Düsseldorf
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 500 000 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 480 000 💰
Quelle: OJS 2019/S 241-592602 (2019-12-11)

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