Hausmeisterleistungen beim Wasserstraßen- und Schifffahrtsamt in 39104 Magdeburg (VOEK 361-18)

Kurze Beschreibung

Durchführung von Hausmeisterleistungen für das Infrastrukturelle Gebäudemanagement auf der Liegenschaft des Wasserstraßen- und Schifffahrtsamtes Magdeburg einschließlich der darauf befindlichen Gebäude, der Außenanlagen und der Freiflächen. Der Auftragnehmer (AN) stellt die Einhaltung der Hausordnung und aller gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen im Bereich des Gebäudemanagements sicher, insbesondere der Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften. Der Leistungsumfang umfasst zum einen Grundleistungen, wie z. B. Sichtkontrolle/ Überwachung baulicher und technischer Geräte und Anlagen inkl. Fremdfirmenmanagement (Terminvereinbarung und Begleitung von Fremdfirmen), allgemeine Verwaltungsaufgaben, kleinere Reparaturen/Ausbesserungsarbeiten und Müllmanagement (Sperrmüll) und zum anderen Bedarfsleistungen und Nebenleistungen. Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis der Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Beschaffung

Das einzusetzende Personal muss als Mitarbeiter des AN optisch erkennbar sein, sicher und freundlich auftreten und mit einer einheitlichen, klar erkennbaren Berufsbekleidung und persönlichen Schutzausrüstung/-kleidung, insbesondere unter Beachtung der DIN EN 20345, ausgestattet sein. Die Berufsbekleidung muss vom AN auf dessen Kosten gestellt und gereinigt werden. Die Arbeitskräfte sind vom AN auf dessen Kosten mit einem Lichtbildausweis auszustatten, der sie als Arbeitskräfte des AN ausweist. Der Ausweis muss den Vor- und Nachnamen der Arbeitskraft und die Firma des AN enthalten. Der Ausweis ist während der Anwesenheit auf der Liegenschaft deutlich sichtbar zu tragen.
Mindestens 2 Wochen vor Beginn der Leistungserbringung hat der AN der AG eine/n Liste/Einsatzplan mit Angabe von Namen, Vornamen, Geburtsdaten des für den Einsatz vorgesehenen Personals in digitaler, für die AG weiterbearbeitbaren Form (als „.doc-Datei; “.xls-Datei) vorzulegen und fortlaufend zu aktualisieren.
Die Arbeitskräfte sind vom AN auf dessen Kosten mit einem Lichtbildausweis auszustatten, der sie als Arbeitskräfte des AN ausweist.
A) Angaben zum Objektleiter:
Alle zu erbringenden Aufgaben und Leistungen sind vom Objektleiter eigenverantwortlich zu koordinieren sowie zu überwachen und ist somit für die störungsfreie Objektbewirtschaftung nach den jeweiligen Erfordernissen verantwortlich.
Der Objektleiter muss Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift mind. analog B 2 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen oder gleichwertig aufweisen.
Zu den wesentlichen Aufgaben des Objektleiters gehören u. a.:
— Organisation, Planung und Kontrolle des störungsfreien Betriebsablaufes,
— Gewährleistung der permanenten, ordnungsgemäßen Leistungserbringung und Vertragserfüllung,
— Verantwortlichkeit für die Einhaltung eines hohen Qualitätsstandards an den baulichen und infrastrukturellen Einrichtungen sowie für die sachgerechte Sichtüberprüfungen der technischen Anlagen und korrekte Meldung an die AG,
— Ansprechpartner der AG,
— Führen regelmäßiger Gespräche i. d. R. einmal monatlich zur Abstimmung des Leistungsumfangs hinsichtlich der Bedarfspositionen und schriftliche Bestätigung der vertragsgemäßen Durchführung der Hausmeisterleistungen gegenüber der AG
— Erkennen und Korrigieren von Abweichungen in der Auftragserfüllung gegenüber seinen Mitarbeitern,
— Sicherstellung der Einhaltung von Hausordnungen und aller gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen im Bereich des Gebäudemanagements, insbesondere der Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften,
— Telefonische Erreichbarkeit in den Geschäftszeiten Montag bis Freitag (7.00 – 16.00 Uhr).
B) Angaben zum Hausmeister:
Die erforderlichen Arbeitskräfte sind vom AN zu stellen. Der AN ist verpflichtet, nur qualifiziertes, fachkundiges, unterwiesenes und zuverlässiges Personal zu beschäftigen. Der Einsatz von Unterauftragnehmern ist möglich – Einzelheiten siehe Vertrag IGM-Hausmeisterleistungen. Zu den wesentlichen Anforderungen des Hausmeisters gehören u. a.:
— Nachweis einer abgeschlossenen Berufsausbildung in einem handwerklichen Beruf,
— eine mind. 2-jährige Berufserfahrung auf dem Gebiet Hausmeisterdienste,
— Sachkundig für die im Leistungsverzeichnis erforderlichen Aufgaben,
— Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift mind. analog B2 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen oder gleichwertig
Entsprechende Qualifizierungsnachweise sind eine Woche vor erstmaligem Arbeitseinsatz der AG vorzulegen.
Der AN muss die Arbeitszeit nach seinem Ermessen einteilen, wobei vom AN sicher zu stellen ist, dass die Ausführungsfristen eingehalten werden.
Die Leistungen sind täglich 6 Stunden in folgendem Zeitraum zu erbringen (ausgenommen Feiertage):
— Montag bis Donnerstag in dem Zeitraum von 7.00 – 16 Uhr und
— Freitag in dem Zeitraum von 7.00 – 15.00 Uhr.
Diese Arbeiten sind gemäß der jeweiligen Hausordnung und der gesetzlichen Ruhezeiten durchzuführen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag wird mit Erteilung des Zuschlags wirksam.
Der Vertrag verlängert sich, sofern die Auftraggeberin einer Fortsetzung des Vertragsverhältnisses nicht mit einer Frist von 3 Monaten vor Ablauf der Vertragsdauer schriftlich widerspricht, um jeweils ein weiteres Jahr. Die maximale Vertragsdauer beträgt 6 Jahre und endet spätesten am 31.5.2025.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde und Leistungsfähigkeit sowie zum Beleg, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegen, Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen. Für die Eigenerklärungen ist grundsätzlich der in den Vergabeunterlagen enthaltene Vordruck „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ zu verwenden.
Der Bieter kann alternativ zur „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ nach § 50 Abs. 1 VgV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Die Vergabestelle fordert die nicht mit der EEE eingereichten Unterlagen gem. § 50 Abs. 2 VgV nach.
Liegen bei einem Unternehmen Ausschlussgründe gemäß § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i. V. m. §§ 123, 124 GWB vor, wird es nicht vom Verfahren ausgeschlossen, sofern es nachweist, dass es zureichende Maßnahmen der Selbstreinigung gemäß § 125 GWB ergriffen hat.
Kann ein Bieter aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen.
Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes (Weitere Einzelheiten siehe Ziffer 9, Absatz 6 des Angebotsaufforderungsschreibens).
Die Bieter haben zum Nachweis, dass sie die zur ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags vom Auftraggeber festgelegten Eignungskriterien erfüllen, und zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen den ausgefüllten Vordruck „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Anhang II Vergabeunterlagen) zusammen mit dem Angebot einzureichen.
Die Eignung kann ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifizierungssystemen erbracht werden.
Folgende Angaben sind gemäß Bieterauskunft vorzulegen:
1) Angabe Einzelbieter oder Bietergemeinschaft
2.1) Allgemeine Angaben zum Unternehmen
Name, Sitz, Postanschrift, Rechtsform, Gegenstand des Unternehmens, Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde, Registergericht oder Genehmigungsbehörde, gesetzlicher Vertreter, Ansprechperson, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, ggf. zuständige Niederlassung bzw. Standort
2.2) Einzelunternehmen/Freiberufler
Zusätzliche Angaben, sofern das Unternehmen ein Einzelunternehmen oder ein Freiberufler ist (Angaben zur Inhaberin / zum Inhaber bzw. zu dem nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigten):
Vorname, Name, ggf. abweichender Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit
3) Eigenerklärung über zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB
— Eigenerklärung nach § 123 Abs. 1 GWB über Straftaten und Ordnungswidrigkeiten,
— Eigenerklärung nach § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB über die ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Abgaben und von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) für die Arbeitnehmer an die zuständigen Krankenkassen bzw. für geringfügig Beschäftigte an die Bundesknappschaft sowie an die zuständige Berufsgenossenschaft, unter Angabe der zuständigen Berufsgenossenschaft,
— Eigenerklärung nach § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde, dass sich das Unternehmen nicht in der Liquidation befindet und das Unternehmen bzw. dessen Mitglieder der Geschäftsleitung keine schweren Verfehlungen begangen haben, die die Integrität des Unternehmen infrage stellen,
— Eigenerklärung zu weiteren fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 Abs. 1 GWB,
— Eigenerklärung nach § 124 Abs. 2 GWB zu Verstößen gegen weitere Gesetze; Verstöße gegen das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und das Mindestlohngesetz (MiLoG),
— Eigenerklärung zu Gründen für den Nichtausschluss und zu Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 Abs. 2 GWB.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

4) Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung
Die Betriebshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Deckungssummen pro Schadensfall aufzuweisen: Personenschäden 1,5 Mio. EUR, Sachschäden 1,0 Mio. EUR, Vermögensschäden 250 000,00 EUR und Schäden durch den Verlust von überlassenen Schlüsseln / Codekarten 50 000,00 EUR. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen derzeit nicht erreichen oder noch keine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen sein, so ist der Bieter verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen bzw. abzuschließen.
5) Eigenerklärung zum Umsatz
Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie zum Umsatz bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

6) Eigenerklärung über die Leistungserbringung
Erklärung, dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt sowie die Anforderungen an das einzusetzende Personal gemäß der Punkte 4 bis 4.3 der Leistungsbeschreibung (Anlage 1 des Vertrages zur Durchführung von Hausmeisterleistungen für das Infrastrukturelle Gebäudemanagement) erfüllen und dem Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn auch die notwendigen Maschinen, Werkzeuge und Materialien zur Verfügung stehen, um die ausgeschriebene Leistung sachgerecht und unter Einhaltung notwendiger Sicherheitsbestimmungen ausführen zu können.
7) Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen
— Seit wann ist das Unternehmen in der ausgeschriebenen Leistungsart tätig?
— Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens,
— Anzahl der Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart,
— Anzahl der geringfügig Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart.
8) Referenzen
Eigenerklärung zu mindestens 3 vergleichbaren Referenzen pro Leistungsart (Hausmeisterleistungen) aus dem Zeitraum der letzten 3 Jahre mit Angabe von: Art des Referenzobjektes, Ausführungsort (Anschrift) des Referenzobjektes, jährlicher Leistungsumfang (Umsatz in Eurofür das benannte Referenzobjekt), Leistungszeitraum, Leistungsart, Name des Auftraggebers und Ansprechperson mit Telefonnummer.
Eine Referenz gilt hinsichtlich des jährlichen Leistungsumfangs dann als vergleichbar, wenn der zugrunde liegende Auftrag mindestens den folgenden Umsatz erreicht: 20 000,00 EUR/Jahr
Alle von der Vergabestelle befragten Referenzgeber müssen bestätigen, dass das Unternehmen keine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren Auftrages erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat, ohne dass es dabei zu einer vorzeitigen Beendigung des Vertrages, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge kommen musste. Der Bieter wird von der Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen, sobald ein Referenzgeber die erhebliche und fortdauernde mangelhafte Ausführung eines Auftrages mit oder ohne Rechtsfolgen bestätigt.
— Bietergemeinschaften sind bereits bei Angebotsabgabe verpflichtet, alle Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie Art und Umfang des Leistungsteils des jeweiligen Mitglieds zu benennen sowie ein Mitglied als bevollmächtigten Vertreter. Bietergemeinschaften müssen sich verpflichten, im Falle der Auftragserteilung die Vertragsleistung mit den namentlich benannten weiteren Mitgliedern der Bietergemeinschaft als Arbeitsgemeinschaft auszuführen und für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten gesamtschuldnerisch zu haften. Für die Abgabe der vorgenannten Erklärungen ist die Bietergemeinschaftserklärung aus den Vergabeunterlagen zu verwenden,
— Eigenerklärung zu Unterauftragnehmerleistungen: Beschreibung der Teilleistungen mit Umfang, für die der Einsatz von Unterauftragnehmer geplant ist (im Vordruck Bieterauskunft enthalten),
— Eignungsleihe: Bezeichnung der Eignungskriterien, auf die sich die Eignungsleihe bezieht, und der Mittel und Kapazitäten, die von dritter Seite zur Verfügung gestellt werden (im Vordruck Bieterauskunft enthalten).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der Objektleiter hat alle zu erbringenden Aufgaben und Leistungen eigenverantwortlich zu koordinieren sowie zu überwachen und ist somit für die störungsfreie Objektbewirtschaftung nach den jeweiligen Erfordernissen verantwortlich.
Der Objektleiter muss Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift mind. analog B 2 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen oder gleichwertig aufweisen.
Der Hausmeister muss eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem handwerklichen Beruf und mind. eine 2-jährige Berufserfahrung auf dem Gebiet Hausmeisterdienste nachweisen, sachkundig für die im Leistungsverzeichnis erforderlichen Aufgaben sein und Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift mind. analog B2 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen oder gleichwertig besitzen.

Für das Angebot ist das in den Vergabeunterlagen enthaltene Preisblatt zu verwenden. Fehlende oder unzutreffende Preisangaben oder Änderungen und Ergänzungen im Preisblatt führen grundsätzlich zum Ausschluss des Angebots. Vorgaben aus dem Mindestlohn- bzw. Arbeitnehmerentsendegesetz und Vorgaben aus für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen sind zwingend bei der Angebotskalkulation zu berücksichtigen. Ist das nicht der Fall, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.
Nimmt der Bieter Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch (Unterauftragnehmer, Eignungsleihe), ist er verpflichtet, diesen Unternehmen die Informationsquelle zur Datenschutzerklärung der Auftraggeberin „www.bundesimmobilien.de/datenschutz“ vor Angebotsabgabe zu übermitteln. In gleicher Weise sind die Ansprechpersonen der Referenzgeber vom Bieter vorab zu informieren.
Es gelangen nur vollständige und fristgerecht eingegangene Angebote in die Wertung. Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richtet sich nach dem § 56 VgV. Hierbei setzt die Auftraggeberin eine angemessene Frist von mindestens 3 Werktagen und übt ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bieter nicht.
Angebote, die eines der Ausschlusskriterien des § 57 Abs. 1 VgV erfüllen, werden nicht gewertet.
Die Auftraggeberin prüft die Auskömmlichkeit der Angebote gem. § 60 VgV und verlangt vom Bieter Aufklärung, wenn der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig sind. Vom Bieter ist das in den Vergabeunterlagen enthaltene Formular „Grundlagen der Angebotskalkulation“ auszufüllen, das für eine erste Prüfung herangezogen wird. Bei weiterem Aufklärungsbedarf fordert die Auftraggeberin den Bieter unter Setzung einer angemessenen Frist von mindestens 3 Werktagen auf, die Auskömmlichkeit des Angebots eingehend zu erläutern. Wenn der Bieter die Zweifel an der Auskömmlichkeit nicht oder nicht fristgerecht ausräumt, darf sein Angebot ausgeschlossen werden.
Fragen zu den Vergabeunterlagen sind unter Nennung der Vergabenummer VOEK 361-18 über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 11.3.2019, 12.00 Uhr, bei der e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) eingehen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gemäß Ziffer IV.2.2) gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).