Implementierung eines ERP-Systems

Leibniz-Institut für NUtztierbiologie

Vergabe eines Auftrages zur Implementierung eines ERP-Systems in einer außeruniversitären Forschungseinrichtung gemäß Leistungsbeschreibung, auf Grundlage eines EVB-IT Systemvertrags

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-03-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-01-30.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Mach AG

Wer?

• Leibniz-Institut für NUtztierbiologie

Wie?

Wo?

• Mecklenburg-Vorpommern › Landkreis Rostock

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-01-30	Auftragsbekanntmachung
2019-08-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-01-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
Referenznummer: X-LINFBN-2019-0002
Kurze Beschreibung:

Vergabe eines Auftrages zur Implementierung eines ERP-Systems in einer außeruniversitären Forschungseinrichtung gemäß Leistungsbeschreibung, auf Grundlage eines EVB-IT Systemvertrags

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Landkreis Rostock 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Leibniz-Institut für NUtztierbiologie
Postanschrift: Wilhelm-Stahl-Allee 2
Postleitzahl: 18196
Postort: Dummerstorf
Kontakt
Internetadresse: https://www.fbn-dummerstorf.de/ 🌏
E-Mail: fbn@fbn-dummerstorf.de 📧
Telefon: +49 38208685 📞
Fax: +49 3820868602 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsches-ausschreibungsblatt.de/VN/X-LINFBN-2019-0002 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsches-ausschreibungsblatt.de/VN/X-LINFBN-2019-0002 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-01-30 📅
Einreichungsfrist: 2019-03-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-02-04 📅
Datum des Beginns: 2019-07-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 024-053009
ABl. S-Ausgabe: 24
Zusätzliche Informationen

Zu Ziffer II.2.10 – Mindestanforderungen für Nebenangebote: Die funktionalen und technischen Vorgaben aus der Bewertungsmatrix (Pkt. 5 bis 17) sind zu erfüllen. DasBeschaffungsziel der störungsfreien Implementierung und des Betriebes eines ERP-Systems muss auch durchein etwaiges Nebenangebot erreicht werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 400 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Am Forschungsinstitut für Nutztierbiologie Dummerstorf werden derzeit mehrere Softwarelösungen zur Abbildung der Ressourcen genutzt. Die Mitarbeiter arbeiten auf einem zentralen Filesystem.

Die Software ProMaf und Profiskal werden auf eigenen Servern gehostet.

Die Server- Client- und Netzwerkstruktur entspricht den BSI -Grundschutzvorgaben.

Die Anbindung an das DVZ erfolgt über das vom DVZ betriebene Landesnetz Lavine.

Die Personalabrechnung erfolgt durch das Landesamt für Finanzen, diesbezügliche Meldungen erfolgen vom FBN per Remotezugriff über das Landesnetz Lavine mittels des Programms „BEATA“.

Im FBN werden alle Sachbestände auf 350 Benutzer registriert (zukünftig wahrscheinlich 400).

Die Publikationen der Forschung werden auf der Website veröffentlicht.

Das FBN strebt mit der Ausschreibung eine ganzheitliche Softwarelösung an, bei der alle Ressourcen Medienbruchfrei abgebildet werden könne und das die folgenden Module beinhalten soll:

— Anlagenbuchhaltung,

— Finanzbuchhaltung,

— Haushaltsrechnung,

— Kosten- und Leistungsrechnung,

— Bestellwesen,

— Berichtswesen,

— E-Rechnung,

— Personalakte und – management,

— Personalkostencontrolling,

— Organisationsstruktur,

— Reisekostenabrechnung,

— Projektplanung/Projektverwaltung.

Durch die Einführung eines ERP- Systems wird den Mitarbeitern des FBN ein effizienteres Arbeiten möglich, indem Daten aller Abteilungen jederzeit in einer Datenbank zur Verfügung stehen. Durch diese Vereinheitlichung in einem System wird die Wirtschaftlichkeit gesteigert und Verzögerungen bei bereichsübergreifenden Prozessen minimiert. Eine schnellere Bearbeitung einzelner Vorgänge wird dabei angestrebt.

Die Realisierung soll im Jahresverlauf 2020 abgeschlossen werden, wobei wir die Projektablaufplanung in der Zuständigkeit des Auftragnehmers sehen und dieser im Rahmen des Verhandlungsverfahrens abgestimmt und vertraglich fixiert wird. Der Start des Wirkbetriebes ist vorgesehen für den 1.1.2020. Als mögliche Alternativtermine könnten der 1.7.2020 oder spätestens der 1.1.2021 vereinbart werden.

Ab dem 1.7.2019 besteht die Möglichkeit mit Testbetrieb und Mitarbeiterschulung zu beginnen.

Den letzten Monat vor dem „Go-Live“ soll eine Pilotierung stattfinden bei der die Key-User alltägliche Szenarien durchspielen um somit, zum einen Handlungssicherheit bekommen und zusätzlich letzte Anpassung vornehmen lassen zu können.

Der Abschluss der Pilotierung wird gleichzeitig die Abnahme der Software durch den Auftraggeber.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 400 000 EUR 💰
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 18196 Dummerstorf

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Der Auftraggeber verlangt, dass Bewerber je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats nachweisen oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen. – K.O.-Kriterium,

— Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes zu Steuern und Abgaben – K.O.-Kriterium,

— Erklärung über das Nichtvorliegen zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB und nach § 19 Mindestlohngesetz und Eigenerklärung zur Anerkennung der zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe – K.O.-Kriterium,

— Schriftliche Bestätigung des Bewerbers darüber, dass komplette Abwicklung, sowie Umsetzung des Verfahrens einschließlich des Supports in deutscher Sprache erfolgen wird. – K.O.-Kriterium

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Angaben über Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags. (brutto, je Jahr des Bewerbers bezogen auf die letzten 3 Jahre). > 10 Mio. EUR = 3 Pkt.; 3 bis 10 Mio. EUR = 2 Pkt.; < 3 Mio. EUR =1 Pkt,

— Nachweis über die Beschäftigung von Mindestens 10 Mitarbeitern – K.O.-Kriterium,

— Nachweis einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in bestimmter geeigneter Höhe(>/=1,5 Mio. EUR) – K.O.-Kriterium,

— Geschäftsstelle im Bereich M-V; S-H; H-H; BB – GS im Bereich M-V = 3 Pkt.; GS IN S-H; H-H; BB = 2 Pkt.; GS außerhalb der benannten Bereiche = 1 Pkt.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Mitarbeiter im Unternehmen – 100 MA = 3 Pkt.; 50 - 100 MA = 2 Pkt.; < 50 MA = 1 Pkt,

— Ausführung von Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar sind, mit Angabe des Werts und des Liefer-bzw. Erbringungszeitpunktes sowie des Empfängers – 20 Referenzen = 3 Pkt.; 10 - 20 Referenzen = 2 Pkt.; < 10 Referenzen = 1 Pkt,

— Referenzen von mindestens 2 Produktivsystemen an Instituten der Leibniz-Gemeinschaft mit Angabe der Ansprechpartner -innen und Kontaktdaten. – 10 Referenzen = 3 Pkt.; 5 - 10 Referenzen = 2 Pkt.; < 5 Referenzen = 1 Pkt.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

— Lösung -aus einer Hand- (Erklärung auf eigenem Geschäftspapier, dass alle zur Erfüllung der Aufgabenbeschreibung notwendigen schöpferischen Leistungen und Dienstleistungen im eigenen Unternehmen erbracht werden; Subunternehmer werden nicht als Vertragspartner des Auftraggebers akzeptiert, als Vertragspartner des Auftragnehmers sind sie zulässig),

— alle Subunternehmer sind in dem Formblatt EU-Verzeichnis der Unterauftragnehmer – L 235 – zu benennen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Kriterien und deren Gewichtung – siehe Ziffer III.1.1 bis III.1.3 Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren auch fortzuführen, wenn die Mindestanzahl von 3 Unternehmen (geeignete Interessenten/Bewerber) unterschritten werden sollte.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-03-15 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.deutsches-ausschreibungsblatt.de/VN/X-LINFBN-2019-0002 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Zu Ziffer II.2.10 – Mindestanforderungen für Nebenangebote:

Die funktionalen und technischen Vorgaben aus der Bewertungsmatrix (Pkt. 5 bis 17) sind zu erfüllen. DasBeschaffungsziel der störungsfreien Implementierung und des Betriebes eines ERP-Systems muss auch durchein etwaiges Nebenangebot erreicht werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Gesundheit M-V
Postanschrift: J.-Stelling-Str. 14
Postort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3855885160 📞
E-Mail: vergabekammer@wm.mv-regierung.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 160 GWB – Einleitung, Antrag

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Leibniz-Institut für Nutztierbiologie
Postanschrift: Wilhelm-Stahl-Allee 2
Postort: Dummerstorf
Postleitzahl: 18196
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 38208685 📞
E-Mail: fbn@fbn-dummerstorf.de 📧
Fax: +49 3820868602 📠
Internetadresse: https://www.fbn-dummerstorf.de/ 🌏
Quelle: OJS 2019/S 024-053009 (2019-01-30)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-08-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Vergabe eines Auftrages zur Implementierung eines ERP-Systems in einer außeruniversitären Forschungseinrichtung gemäß Leistungsbeschreibung, auf Grundlage eines EVB-IT Systemvertrags.

Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-08-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-08-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 150-370774
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 024-053009
ABl. S-Ausgabe: 150

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Leibniz – Institut für Nutztierbiologie vergibt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb die Lieferung und Implementierung eines ERP-Systems in einer außeruniversitären Forschungseinrichtung auf Grundlage eines EVB-IT Systemvertrags entsprechend dem in der folgenden Leistungsbeschreibung benannten Umfang gemäß VgV. Die Leistungsbeschreibung setzt sich zusammen aus der Bewertungsmatrix sowie der nachfolgend aufgeführten Kurzbeschreibung von Ist- und Soll-Zustand. Am Forschungsinstitut für Nutztierbiologie Dummerstorf werden derzeit mehrere Softwarelösungen zur Abbildung der Ressourcen genutzt. Die Mitarbeiter arbeiten auf einem zentralen Filesystem. Die Software ProMaf und Profiskal werden auf eigenen Servern gehostet. Die Server- Client- und Netzwerkstruktur entspricht den BSI -Grundschutzvorgaben. Die Anbindung an das DVZ erfolgt über das vom DVZ betriebene Landesnetz Lavine. Die Personalabrechnung erfolgt durch das Landesamt für Finanzen, diesbezügliche Meldungen erfolgen vom FBN per Remotezugriff über das Landesnetz Lavine mittels des Programms „BEATA“. Im FBN werden alle Sachbestände auf 350 Benutzer registriert (zukünftig wahrscheinlich 400). Die Publikationen der Forschung werden auf der Website veröffentlicht. Das FBN strebt mit der Ausschreibung eine ganzheitliche Softwarelösung an, bei der alle Ressourcen Medienbruchfrei abgebildet werden könne und das die folgenden Module beinhalten soll:

— Personalakte und -management,

— Projektplanung/Projektverwaltung Durch die Einführung eines ERP-Systems wird den Mitarbeitern des FBN ein effizienteres Arbeiten möglich, indem Daten aller Abteilungen jederzeit in einer Datenbank zur Verfügung stehen. Durch diese Vereinheitlichung in einem System wird die Wirtschaftlichkeit gesteigert und Verzögerungen bei bereichsübergreifenden Prozessen minimiert. Eine schnellere Bearbeitung einzelner Vorgänge wird dabei angestrebt. Die Realisierung soll im Jahresverlauf 2020 abgeschlossen werden, wobei wir die Projektablaufplanung in der Zuständigkeit des Auftragnehmers sehen und dieser im Rahmen des Verhandlungsverfahrens abgestimmt und vertraglich fixiert wird. Der Start des Wirkbetriebes ist vorgesehen für den 1.1.2020. Als mögliche Alternativtermine könnten der 1.7.2020 oder spätestens der 1.1.2021 vereinbart werden. Ab dem 1.7.2019 besteht die Möglichkeit mit Testbetrieb und Mitarbeiterschulung zu beginnen. Den letzten Monat vor dem „Go-Live“ soll eine Pilotierung stattfinden bei der die Key-User alltägliche Szenarien durchspielen um somit, zum einen Handlungssicherheit bekommen und zusätzlich letzte Anpassung vornehmen lassen zu können. Der Abschluss der Pilotierung wird gleichzeitig die Abnahme der Software durch den Auftraggeber.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-07-31 📅
Name: Mach AG
Postanschrift: Wielandstr. 14
Postort: Lübeck
Postleitzahl: 23558
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 451 / 70647-0 📞
E-Mail: mailbox@mach.de 📧
Land: Landkreis Rostock 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2019/S 150-370774 (2019-08-02)

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