IT-Unterstützung für das Beteiligungsmanagement

Kurze Beschreibung

Die Landeshauptstadt München ist an rund 200 Gesellschaften unmittelbar und mittelbar beteiligt. Der Bilanzwert dieser Beteiligungen liegt bei etwa einer Milliarde Euro, der Marktwert mehrere Milliarden Euro. Die sichtbaren Finanzhilfen betragen jährlich mehr als 100 Mio. EUR. Das Management dieser Unternehmensbeteiligungen – bestehend aus:
— Beteiligungsverwaltung,
— Mandatsbetreuung,
— Beteiligungscontrolling.
Umfasst ein breites Spektrum an Tätigkeiten und stellt hohe Anforderungen an die Administration von Daten und Dokumenten. Zudem laufen die genannten Tätigkeiten verteilt über die Stadtverwaltung. Im Zuge der Digitalisierung der Verwaltungsaufgaben benötigt die Landeshauptstadt München für das Beteiligungsmanagement eine stadtweit einheitliche IT-Unterstützung.

Beschreibung der Beschaffung

A) Lieferung einer Standardsoftware (100 Lizenzen) mit folgenden Hauptkomponenten:
1) Beteiligungsverwaltung;
2) Mandatsbetreuung;
3) Beteiligungscontrolling;
4) inkl. der Überlassung der erforderlichen Lizenzen zum Betrieb auf mindestens 4 Umgebungen (Produktions-, Test-, Schulungs- und Entwicklungsumgebung);
5) inkl. Dokumentation und Hilfefunktion.
B) Systemservice (Wartung, Service und Support)
Der Systemservice beginnt nach der Abnahme des Gesamtsystems;
C) Initiale Schulungen
Es sind insgesamt ca. 100 Mitarbeiter des BMS-Fachverfahrens durch den AN zu schulen. Die Schulungen finden in Schulungsräumen der LHM statt. Die Schulungsunterlagen sind vom Auftragnehmer übersichtlich und aussagekräftig sowie auf den Auftraggeber individuell zugeschnitten in deutscher Sprache zu erstellen;
D) Installation und Integration in die vorhandene Systemlandschaft:
1) Unterstützung bei der Installationsvorbereitung;
2) Teilnahme an einem Kick-Off- sowie Go-Life-Workshop;
3) Der AN unterstützt bei der Erstellung der initialen Konfiguration, inkl. Rollen- und Rechteberechtigungen;
4) Inbetriebnahme und Konfiguration der Schnittstellen;
5) Initiale Unterstützung bei der Erstellung der Bericht-Templates und der Anpassung des Datenerfassungstemplates (DET);
6) Durchführung der Übernahme von Altdaten aus dem Tablespace FEBIZ (ZIMAS) in das BMS;
7) Testunterstützung.
E) Datenmigration
Der AN erstellt unter Beteiligung des AG ein Konzept für die Datenmigration der Bestandsdaten ins BMS. Er unterstützt den AG mit geeigneten Ressourcen und Personal bei der Durchführung der Datenmigration mit folgenden Leistungen:
Bereitstellung von Automatisierungsmechanismen zur Datenmigration (z. B. Datenbank-Skripte oder Batch-Verarbeitungsroutinen) durch Tests der Migrationsergebnisse (ggf. die Fehlersuche und Analyse) sowie Beratung zu Fragen der Datenmigration;
F) Weitere Unterstützungsleistungen nach Aufwand
Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit: Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse im Umfang von ca. 15 PT pro Jahr. Für diese Unterstützungsleistungen besteht kein Anspruch auf Abnahme;
G) Optionale Leistungen:
Verlängerung des Systemservices und der weiteren Unterstützungsleistungen um jeweils 1 Jahr mit 3monatiger Kündigungsfrist, maximal 4 mal möglich.
Nachkauf von Lizenzen (geschätzte Menge 50 Lizenzen) inkl. Systemservice.
Es wird ein EVB-IT-Erstellungsvertrag mit einer Mindestvertragsdauer von 4 Jahren abgeschlossen. Der Vertrag (Systemservice – Service, Wartung und Support und die Unterstützungsleistungen von jährlich 15 PT) verlängert sich danach um jeweils ein Jahr, maximal viermal.
Optional können Lizenzen (geschätzt bis zu ca. 50 Stück) inkl. Systemservice (Wartung, Service und Support) nachgekauft werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag (Systemservice – Service, Wartung und Support und die Unterstützungsleistungen von jährlich 15 PT) verlängert sich um jeweils ein Jahr, maximal viermal
Optional können Lizenzen (geschätzt bis ca. 50 Stück) inkl. Systemservice (Wartung, Service und Support) nachgekauft werden.

Beschreibung der Optionen

a) Verlängerung der Systemserviceleistungen um jeweils ein Jahr, maximal viermal;
b) Weitere Unterstütztungsleistungen (ca. 15 PT/Jahr) um jeweils ein Jahr, maximal viermal;
c) Nachkauf weiterer Lizenzen (geschätzt ca. 50 Stück) inkl. Systemservice (Wartung, Service und Support).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

„Hinweis: Nachfolgend sind die Eignungsanforderungen gem.§ 48 VgV aufgeführt. Die Bestätigung bzw. die Zusicherung der Erfüllung der A-Kriterien erfolgt mittels Eigenerklärung durch Unterschrift in der Erklärung „Teilnahmeantrag". Kriterien mit notwendiger textueller Erläuterung sind mit dem Wort „Text" kenntlich gemacht. Kriterien, die durch Ankreuzen im Dokument „Eignungsanforderungen" einzutragen sind, sind mit dem Wort „Ankreuzen" gekennzeichnet. Nähere Details sowie die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen und Vordrucke etc. finden sich im Dokument „Eignungsanforderungen". Dieses wird — wie die übrigen Vergabeunterlagen — unter dem in I.3) genannten Zugang zur Vergabeplattform zum Download zur Verfügung gestellt. Vorliegend handelt sich lediglich um einen Extrakt der Eignungsanforderungen, da eine Zeichenlimitierung auf 4 000 Zeichen besteht. Es gilt ausschließlich der Wortlaut aus dem Dokument „Eignungsanforderungen". Bitte berücksichtigen Sie, dass dieser Hinweis unverändert auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gilt. Dieser wird aus Platzgründen durch den Auftraggeber nur einmalig unter III.1.1) aufgenommen.“
Die in der folgenden Auflistung genannten Eigenerklärungen,
Welche ebenfalls aufgrund der Zeichenlimitierung ausschließlich unter III.1.1) aufgenommen werden, jedoch auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gelten, sind dem Teilnahmeantrag beizufügen, soweit sie einschlägig sind und sich aus den Eigenerklärungen selbst nichts anderes ergibt, diese werden ebenfalls über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt:
3.1) Bewerber-/Bieterkonstellation;
3.2) Bevollmächtigung der Bewerber-/Bietergemeinschaft;
3.3) Unterauftragsvergabe;
3.4) Eignungsleihe;
3.5) Verpflichtungserklärung und Erklärung zur gemeinsamen Haftung;
3.6) Berufshaftpflichtversicherung;
3.7) Ausschlussgründe;
3.8) Verschwiegenheit;
3.9) Zustimmung zum Einsatz externer Unterstützung;
3.10) Scientology Schutzerklärung.
3.11) Vertraulichkeitserklärung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A 2.1) Jahresumsatz (gesamt)
Die finanzielle Leistungsfähigkeit ist bei Ihnen auf Grundlage des Jahresumsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre gegeben. Geben Sie jeweils getrennt den Jahresumsatz (gesamt) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro an (Text).

A 2.1) Jahresumsatz (gesamt)
Die finanzielle Leistungsfähigkeit ist bei Ihnen auf Grundlage des Jahresumsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre gegeben. Geben Sie jeweils getrennt den Jahresumsatz (gesamt) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro an (Text).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A 3.1) Unternehmenskonstellation
Darstellung des Unternehmens und der Konstellation, in der angeboten wird. Darstellung, in welcher Konstellation die Aufgabengebiete abgedeckt werden (Text);
A 3.2) Personal (gesamt)
Die Mitarbeiterzahl beträgt mindestens pro Geschäftsjahr 10 Mitarbeiter. Geben Sie die Mitarbeiterzahl (gesamt) ihres, sowie gesondert sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Personen an. (Text);
A 3.3) Personal (auftragsbezogen)
Angabe der Mitarbeiterzahl – bezogen auf den Auftragsgegenstand – Ihres, sowie gesondert sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Personen an. (Text);
A 3.4) Personalqualifikation
Zusicherung, dass sämtliche eingesetzten Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen, diese anwenden und in sämtlichen, dem Auftraggeber zur Verfügung gestellten Dokumenten verwenden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

A 3.1) Unternehmenskonstellation
Darstellung des Unternehmens und der Konstellation, in der angeboten wird. Darstellung, in welcher Konstellation die Aufgabengebiete abgedeckt werden (Text);
A 3.2) Personal (gesamt)
Die Mitarbeiterzahl beträgt mindestens pro Geschäftsjahr 10 Mitarbeiter. Geben Sie die Mitarbeiterzahl (gesamt) ihres, sowie gesondert sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Personen an. (Text);
A 3.3) Personal (auftragsbezogen)
Angabe der Mitarbeiterzahl – bezogen auf den Auftragsgegenstand – Ihres, sowie gesondert sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Personen an. (Text)
Eine Person kann mehrere Profile abdecken.
A 3.5) Projektleitung – Ansprechpartner (SPOC) für den Auftraggeber Mind. 2 Mitarbeiter stehen zur Verfügung:
— Projektleitung bei der Erstellung und Einführung des von Ihnen angebotenen Systems,
— ist entscheidungs- und weisungsbefugt,
— verfügt über mind. 2-jährige Berufserfahrung.
A 3.6) Personal – 3rd Level Support – mind. 2 Mitarbeiter stehen zur Verfügung:
— Bereitstellung 3rd Level Support,
— Ansprechpartner für den 2nd Level Support (Auftraggeber),
— löst schwerwiegende Probleme, die im 2nd Level Support nicht gelöst werden können,
— verfügt über mind. 2-jährige Erfahrung in diesem Profil und in mit dem einzusetzenden System vergleichbaren Systemen.
A 3.7) Entwicklung/Customizing – mind. 2 Mitarbeiter stehen zur Verfügung:
— passt das einzusetzenden System an die Bedürfnisse des AG an und führt noch nicht vorhandene Produktteile ein,
— kennt das einzusetzende System und ist in der Lage, eventuell notwendiges Customizing vorzunehmen,
— entwickelt geforderte, bislang noch nicht vorhandene Produktumfänge,
— Mind. 2-jährige Erfahrung in der Softwareentwicklung und Kenntnisse mit den einzusetzenden Technologien oder vergleichbaren Systemen.
A 3.8) Schulungen – mind. 1 Mitarbeiter steht zur Verfügung:
— selbständige Durchführung der Schulungen für die Nutzer des Systems,
— Erstellung von Schulungskonzepten,
— Mind. 2-jährige Erfahrung in der Durchführung von Schulungen von IT-Systemen,
— vertiefte Kenntnisse (mind. 2 Jahre relevante Erfahrung) mit dem einzusetzenden System oder vergleichbaren Systemen.
A 3.9) Test- und Qualitätsmanagement – mind. 1 Mitarbeiter steht zur Verfügung:
— Sicherstellung der Bereitstellung des getesteten und qualitätsgesicherten vertraglich zugesicherten Systems an den Auftraggeber,
— Mind. 2-jährige Erfahrung im Testmanagement mit dem einzusetzenden System oder vergleichbaren Systemen.
A 3.10) Technische Beratung: mind. 1 Mitarbeiter:
— umfassende Kenntnisse über das anzubietende System (inkl. der verwendeten Programmiersprachen und der Entwicklungsumgebung,
— Kenntnisse und Erfahrung im Transfer der kundenindividuellen Anforderungen sowie der techn. Intregration des Produkts in die IT-Landschaft des Kunden,
— Erfahrung in der Anbindung an Datenbanken inkl. Last- und Performanceoptimierungen Fachliche Beratung – mind. 1 Mitarbeiter,
— umfassende Kenntnisse über das anzubietende System,
— Kenntnisse und Erfahrung im Erfassen, Dokumentieren und Strukturieren von Anforderungen des Kunden (z. B. in Workshops),
— Kenntnisse und Erfahrung in der Anpassung des angebotenen Produkts auf kundenindividuellen Anforderungen in das angebotene Produkt,
— Kenntnisse im Verfassen von Konzepten (z. B. Fachkonzepte, Spezifikationen, Nutzungskonzepte, Handbücher),
— Kenntnisse und Erfahrungen im Erstellen von Aufwandsschätzungen,
— Kenntnisse zu den Schnittstellen Mail, Kalender und LDAP.
A 3.11) Referenzprojekte
Nennung von mind. 2 vergleichbaren Referenzprojekten. Eine Referenz ist vergleichbar wenn sie folgende 3 Merkmale erfüllt:
— mind. 40 zu verwaltende Gesellschaften,
— Beschreibung der Integrtion der Software in die bestehende Systemlandschaft,
— Beschreibung des Schulungskonzepts f. Anwender u. Administratoren.

Bewerberfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 14.8.2019, 12.00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:
Es erfolgt keine Aufteilung in Fach- bzw. Teillose. Es liegt ein Ausnahmetatbestand gem. § 97 Abs. 4 Satz 3 GWB vor, welcher eine Gesamtvergabe rechtfertigt. Alle Leistungen beziehen sich unmittelbar auf das hauptsächlich mittels Softwareüberlassung zu beschaffende Workforce Management System. Hier können aus technischen Gründen (Sicherstellung von Interoperabilität) Customizing- und Pflegeleistungen nur von demjenigen Unternehmen durchgeführt werden, welches auch das Standardsoftwareprodukt selbst entwickelt hat. Etwas anderes ist völlig unüblich und auch nicht praktikabel. Weiterhin ist damit zu rechnen, dass Standardsoftwareprodukte angeboten werden, deren Source Code, nach den jetzigen Marktkenntnissen, nicht frei zugänglich ist. Hier bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten faktische und rechtliche Restriktionen seitens des Softwareanbieters, die eine Erbringung von Customizing- und Pflegeleistungen durch Dritte unmöglich machen. Darüber hinaus kann durch den Auftraggeber nicht beschrieben werden, welche Anpassungen an der Software vorzunehmen sind, da nicht bekannt ist, welche Softwarelösung den Zuschlag erhält. Gleiches gilt für die Frage der Kompatibilität der zu beschaffenden Erfassungsterminals mit der Software. Somit sind diese Teilbereiche unmittelbar mit der Überlassung verbunden.
Hinsichtlich der Schulungsleistungen ist von ähnlichen Restriktionen, was die Nutzung der Schulungsunterlagen durch Dritte angeht, auszugehen. Bezüglich des Dienstleistungskontingentes ist auch zu berücksichtigen, dass nur ein Auftragnehmer Änderungen in das System einbringen kann, welcher auch die Haftung für die Lauffähigkeit übernimmt.
Es ist daher weder aus wirtschaftlichen noch technischen Gründen möglich, dass ein Dritter Änderungen an dem System vornimmt.
Abweichung von der Regelvergabeart:
Gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV können Leistungen im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorherigen Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn der Auftrag aufgrund konkreter Umstände die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann.
Die aus zuschreibende Leistung soll auf einer Standardsoftware für Beteiligungsmanagement basieren. Jedoch bestehen beim Auftraggeber eine Vielzahl von spezifischen Anforderungen, die einen entsprechenden Anpassungsaufwand erfordern werden.
Der Anpassungsaufwand ist dabei aufwendig und komplex. Darüber hinaus ist eine Daten-Migration aus einem „Alt"-System (Zimas (FEBIZ)) erforderlich, deren Daten sich über einen mehrjährigen Zeitraum erstrecken.
Die genauen Vertragsinhalte hierzu können durch die Auftraggeberin noch nicht mit ausreichender Genauigkeit beschrieben werden und müssen in den Verhandlungsrunden festgesetzt werden. Die notwendigen technischen Änderungen müssen mit den Bietern erörtert bzw. verhandelt werden und in der Folge durch die Auftraggeberin im Rahmen der Leistungsbeschreibung beschrieben und konkretisiert werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind. Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu Rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).