Konzeption, Entwicklung und Lieferung sowie Pflege und Support der Individualsoftware „Integriertes Migrantenverwaltungssystem neu“

Kurze Beschreibung

Konzeption, Entwicklung und Lieferung sowie Pflege und Support der Individualsoftware „Integriertes Migrantenverwaltungssystem neu“ – Kurzbezeichnung: „IMVS. neu“, einer Software zur Erfassung und Verwaltung personenbezogener Daten von Migranten sowie zur Unterkunftsverwaltung und Gebührenabrechnung im Freistaat Bayern.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, § 160 Absatz 3 Satz 1 Nr. 4 GWB. Der Antrag ist zulässig, solange die Vergabestelle noch keinen wirksamen Zuschlag erteilt hat. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem die Vergabestelle die unterlegenen Bieter über die beabsichtigte Zuschlagserteilung mit den nach § 134 GWB erforderlichen Angaben informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei der Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind(§§ 134, 135 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Antragsteller die geltend gemachten Verstöße gegen Vergabevorschriften bereits vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat bzw. wenn der Antragsteller Vergabeverstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar waren, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung bzw. zur Angebotsabgabe gerügt hat. Ferner ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertagenach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160Abs. 3 GWB).

Andere zusätzliche Informationen

Ein Wechsel des AN kann vorliegend insbesondere aus wirtschaftlichen und projektorganisatorischen Gründen nicht erfolgen. Zudem brächte er erhebliche technische Schwierigkeiten mit sich und wäre mit beträchtlichen, unverhältnismäßig großen Zusatzaufwänden, auch für den AG, verbunden.

Insbesondere deswegen, weil ein neuer AN sich zunächst in den Programmcode und in das Projekt iMVS(neu) einarbeiten müsste, um auf die durch die Leistungsbeschreibung geschuldete Implementierung der funktionalen Anforderungen durch den aktuellen AN aufzusetzen.

Nach Nr. 17 des EVB-IT-Erstellungsvertrags i. V. m. Ziff. 17.1 der Erstellungs-AGB muss der AN den Quellcode der zu entwickelnden Software überdies erst nach der Abnahme der Entwicklungsleistung an den AG übergeben, so dass ein etwaiger Dritter erst im Anschluss daran mit der (erneuten) Änderung der Software beginnen könnte.

Nachdem der AN in gemeinschaftlicher Abstimmung mit dem AG die Implementierung einzelner Anforderungen (z.B. AZR-Vollintegration und Integration PIK-Funktionalität; Anbindung an GDA u.a.) auf die Zeit nach Inbetriebnahme zurückgestellt hatte, wäre eine Übergabe an einen Dritten somit erst mit einer deutlichen Verzögerung möglich.

Eine baldige Finalisierung des – mithin bereits verspäteten - Gesamtprojektes würde dadurch faktisch unmöglich, was für den AG zu erheblichen Schwierigkeiten führen könnte – insbesondere, aber nicht ausschließlich auch mit Blick auf drohende Akzeptanzverluste seitens der Anwenderinnen und Anwender im laufenden Betrieb.

Zudem ist mit Blick auf die erfolgte Inbetriebnahme im Januar 2024 festzustellen, dass ohne Umsetzung der mit dem Angebot zu beauftragenden, ergänzenden Funktionen eine Bearbeitung der anfallenden Geschäftsvorfälle bestenfalls nur mit höherem Aufwand im Einzelfall verbunden ist; dies verbunden mit allen hieraus resultierenden Konsequenzen (Einschränkung Arbeitsfähigkeit, längere Bearbeitungszeiten; öffentliche Wirkung).

Es liegt demnach zwar keine objektive technische Unmöglichkeit für den AG vor, da der Zusatzauftrag nicht als Einheit mit dem Hauptauftrag zwingend einheitlich vorgenommen werden muss. Von einer technischen Unmöglichkeit ist insoweit erst dann auszugehen, wenn sowohl die bisherigen als auch die zusätzlichen Leistungen in einem einheitlichen technologischen Vorgang erbracht werden sollen, oder in einem Teilersatz einer bisherigen Leistung erfolgen sollen.

Allerdings scheidet ein Auftragsnehmerwechsel mit Blick auf die o. g. erheblichen wirtschaftlichen und zeitlichen Auswirkungen sowie die technischen Implikationen bei einer etwaigen Einarbeitung eines anderen AN aus Gründen des § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 lit. b) GWB aus.

Danach müssen erhebliche Schwierigkeiten oder beträchtliche Zusatzkosten auf den AG zukommen, wenn er einen Wechsel des AN anstreben würde. Erforderlich ist dazu, dass die Erbringung der Zusatzleistungen durch den neuen AN entweder zu längeren Verzögerungen in der Nutzung der Hauptleistung und/oder zu komplexen technischen Anpassungsnotwendigkeiten und/oder zu laufenden Überwachungserfordernissen und/oder Mehrkosten führt, die in keinem angemessenen Verhältnis zum Wert der Zusatzleistung stehen.

Aus dem Umstand, dass ein Auftragnehmerwechsel zunächst eine Übernahme des Quellcodes durch den neuen AN voraussetzen würde (s. o.), ergeben sich erhebliche technische Anpassungsnotwendigkeiten für die zu entwickelnde Software als Gesamtsystem gemäß dem abgeschlossenen EVB-IT-Erstellungsvertrag. Dies wäre mit Überwachungserfordernissen und zusätzlichen Mehrkosten verbunden, die der AG zunächst aufbringen müsste, um die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass der neue AN mit der Ausführung der Zusatzangebote überhaupt erst beginnen könnte.

Auch die an die Projektlaufzeit anschließende Wartungsphase (4 Jahre), die mit der ursprünglichen Vergabe an den bestehenden AN vergeben wurde und welche mit Inbetriebnahme der Anwendung zwischenzeitlich begonnen hat, wäre durch eine Vergabe an einen anderen, „zweiten“ AN betroffen, denn für die durch einen neuen AN entwickelten Bestandteile der Anwendung würde und müsste der bisherige AN die Wartung nicht übernehmen, so dass hier eine Parallelstruktur aufgebaut werden müsste.

Mithin ist ein Auftragnehmerwechsel zwar nicht unmöglich, aber mit einem derart erheblichem technischem und wirtschaftlichem Aufwand sowie gravierenden, das Gesamtprojekt verzögernden und nicht akzeptablen zeitlichen Auswirkungen verbunden, die vor dem Hintergrund des technisch weitaus geringeren Aufwandes für den derzeitigen AN als unverhältnismäßig und unwirtschaftlich anzusehen sind.

Die Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 lit. a) und b) GWB liegen aus diesem Grund vor.

Nachdem das Angebot auch die normierte Wertgrenze von 50 Prozent der ursprünglichen Auftragssumme nicht übersteigt, ist eine ergänzende Beauftragung der im anliegenden Angebot zusammengefassten, notwendigen Funktionalitäten nach § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GWB möglich.

Text

Umsetzung zusätzlicher Anpassungsleistungen an der Software im Betrieb. Dies betrifft u.a. notwendige und erst nach Inbetriebnahme identifizierte Anpassungen an Prozessen zur (Wohnsitz-)Zuweisung und Verteilung, die Implementierung zusätzlicher Auswertungen, Exportmöglichkeiten und Mustervorlagen sowie die ergänzende Umsetzung zusätzlicher Anforderungen im Kontext der Anbindung verschiedener externer Schnittstellen. Die notwendigen Anpassungen an verschiedenen Stellen der Anwendung sowie systemlogische Verbesserungen dienen insbesondere einer zielgerichteten und besseren Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender bei der Abarbeitung der anfallenden Geschäftsprozesse.

Die Anbindung an die Schnittstelle der Generaldirektion der staatlichen Archive in Bayern ist aufgrund der rechtlichen Verpflichtung aus Art. 6 Abs. 1 Satz BayArchivG vorzusehen. Die Anbindung ist kein Bestandteil des originären Leistungsauftrags des AN und daher ebenfalls ergänzend zu beauftragen.

Andere zusätzliche Informationen

Im Nachgang der Inbetriebnahme der Anwendung besteht der Bedarf, das Fachverfahren kontinuierlich auf Grundlage des Nutzerfeedbacks weiterzuentwickeln und zusätzliche Anforderungen zu erfüllen. Teils resultieren diese ergänzenden Anforderungen auch aus nicht vorhersehbaren Anpassungen Dritter, u.a. durch Gesetzesänderungen oder technische Veränderungen bzw. Weiterentwicklungen an angebundenen Schnittstellen. In Abstimmung mit dem Auftragnehmer wurde hierzu auf Grundlage des bestehenden Vertrages ein sog. "Change Request"-Verfahren implementiert, mit dem notwendige Anpassungsleistungen identifiziert, analysiert und quantifiziert werden. Ein Wechsel des Auftragnehmers kann aus wirtschaftlichen Gründen nicht erfolgen und wäre mit erheblichen Schwierigkeiten sowie beträchtlichen Zusatzkosten für den Auftraggeber verbunden.

Die Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 a und b GWB liegen aus diesem Grund vor.

Nachdem das Angebot auch die normierte Wertgrenze von 50 Prozent der ursprünglichen Auftragssumme nicht übersteigt (§ 132 Abs. 2 S. 2 GWB), ist die Auftragsänderung nach § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GWB möglich.

Text

Kontinuierliche Weiterentwicklung der Fachanwendung (Erbringung zusätzlicher Dienstleistungen im Umfang von notwendigen, teils auch unvorhergesehener Anpassungen an angebundenen Systemen) auf Basis eingehender Change Requests gemäß der vertraglich vereinbarten Regelungen.

Andere zusätzliche Informationen

Im Nachgang der Inbetriebnahme der Anwendung besteht der Bedarf, das Fachverfahren kontinuierlich auf Grundlage des Nutzerfeedbacks weiterzuentwickeln und zusätzliche Anforderungen zu erfüllen. Teils resultieren diese ergänzenden Anforderungen auch aus nicht vorhersehbaren Anpassungen Dritter, u.a. durch Gesetzesänderungen oder technische Veränderungen bzw. Weiterentwicklungen an angebundenen Schnittstellen. In Abstimmung mit dem Auftragnehmer wurde hierzu auf Grundlage des bestehenden Vertrages ein sog. "Change Request"-Verfahren implementiert, mit dem notwendige Anpassungsleistungen identifiziert, analysiert und quantifiziert werden. Ein Wechsel des Auftragnehmers kann
aus wirtschaftlichen Gründen nicht erfolgen und wäre mit erheblichen Schwierigkeiten sowie beträchtlichen Zusatzkosten für den Auftraggeber verbunden. Die Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 a und b GWB liegen aus diesem Grund vor. Nachdem das Angebot auch die normierte Wertgrenze von 50 Prozent der ursprünglichen Auftragssumme nicht übersteigt (§ 132 Abs. 2 S. 2 GWB), ist die Auftragsänderung nach § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GWB möglich.

Text

Kontinuierliche Weiterentwicklung der Fachanwendung (Erbringung zusätzlicher Dienstleistungen im Umfang von notwendigen, teils auch unvorhergesehener Anpassungen an angebundenen Systemen) auf Basis eingehender Change Requests gemäß der vertraglich vereinbarten Regelungen.

Andere zusätzliche Informationen

Im Nachgang der Inbetriebnahme der Anwendung besteht der Bedarf, das Fachverfahren kontinuierlich auf Grundlage des Nutzerfeedbacks weiterzuentwickeln und zusätzliche Anforderungen zu erfüllen. Teils resultieren diese ergänzenden Anforderungen auch aus nicht vorhersehbaren Anpassungen Dritter, u.a. durch Gesetzesänderungen oder technische Veränderungen bzw. Weiterentwicklungen an angebundenen Schnittstellen. In Abstimmung mit dem Auftragnehmer wurde hierzu auf Grundlage des bestehenden Vertrages ein sog. "Change Request"-Verfahren implementiert, mit dem notwendige Anpassungsleistungen identifiziert, analysiert und quantifiziert werden. Ein Wechsel des Auftragnehmers kann aus wirtschaftlichen Gründen nicht erfolgen und wäre mit erheblichen Schwierigkeiten
sowie beträchtlichen Zusatzkosten für den Auftraggeber verbunden. Die Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 a und b GWB liegen aus diesem Grund vor. Nachdem das Angebot auch die normierte Wertgrenze von 50 Prozent der ursprünglichen Auftragssumme nicht übersteigt (§ 132 Abs. 2 S. 2 GWB), ist die Auftragsänderung nach § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GWB möglich.

Text

Kontinuierliche Weiterentwicklung der Fachanwendung (Erbringung zusätzlicher Dienstleistungen im Umfang von notwendigen, teils auch unvorhergesehener Anpassungen an angebundenen Systemen) auf Basis eingehender Change Requests gemäß der vertraglich vereinbarten Regelungen.