Leistungen über die Erbringung von PR- und Kommunikationsdienstleistungen

IKK Südwest

Die IKK Südwest führt eine Freihändige Vergabe gemäß § 3 Abs. 5 lit. h) VOL/A durch, um Leistungen zur Unterstützung der Unternehmenskommunikation zu den Themen PR und crossmedialer Kommunikation beauftragen zu können. Die Veröffentlichung auf diesem Portal dient der Erreichung eines größeren Interessenkreises.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-07-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-06-24.

Wer?

• IKK Südwest

Wie?

• Öffentlichkeitsarbeit › Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit

Wo?

• Saarland › Regionalverband Saarbrücken

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-06-24	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2019-06-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit
Referenznummer: 2019-PA-07
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Öffentlichkeitsarbeit 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Regionalverband Saarbrücken 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: IKK Südwest
Postanschrift: Berliner Promenade 1
Postleitzahl: 66111
Postort: Saarbrücken
Kontakt
Internetadresse: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@ikk-sw.de 📧
Telefon: +49 681936964433 📞
Fax: +49 681936964413 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/749022F0-5DF5-4F01-B5E4-199D21CB62BA 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/749022F0-5DF5-4F01-B5E4-199D21CB62BA 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-06-24 📅
Einreichungsfrist: 2019-07-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-06-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 120-294474
ABl. S-Ausgabe: 120
Zusätzliche Informationen

Die zu beschaffende Leistung erfüllt die Voraussetzungen einer Freihändigen Vergabe gem. § 3 Abs. 5 lit. h) VOL/A: Zur Durchführung der Freihändigen Vergabe und besseren Marktausschöpfung bedient sich die IKK Südwest einem Verfahren, welches dem Verhandlungsverfahren nachgebildet ist. Weitergehende Anfechtungsmöglichkeiten/Nachprüfungsanträge sind jedoch ausdrücklich ausgeschlossen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die IKK Südwest möchte eine PR-Agentur für die Konzeption und Umsetzung von PR-Maßnahmen für die IKK Südwest in Deutschland gewinnen. Im Wesentlichen sind das:

—— Entwicklung von mittel- bis langfristigen PR-Strategien für die einzelnen Leistungen unter Berücksichtigung der aktuellen Positionierung, der Markenkernwerte Regional, Persönlich, Einfach und der Marktsituation in den Kernregionen Hessen, Saarland und Rheinland-Pfalz. Koordination und kontinuierliche Weiterentwicklung der PR-Strategien zusammen mit dem Referat Unternehmenskommunikation der IKK Südwest sowie der Werbe- und der Media-Agentur.

—— Entwicklung, Umsetzung und Vermarktung (online/offline) leistungs- und servicebezogenen PR-Maßnahmen für die einzelnen Leistungen und Services und das Unternehmen IKK Südwest. Dazu gehören u. a.:

— die Entwicklung, Anbahnung und Umsetzung von Medienkooperationen,

— die Recherche, Entwicklung, Abstimmung und Vermarktung PR-relevanter Themen,

— die Entwicklung, Durchführung und Vermarktung von medienwirksamen Events inklusive Betreuung und PR-Vermarktung von Teilnehmern,

— Erstellen und Verbreiten von Meldungen über Service, Leistung und anderer relevanter Unternehmensthemen,

—— Entwicklung und Bereitstellung von Presseunterlagen (PR-Bildpool, Pressemappe, Grafiken etc.) sowie Organisation und Betreuung in Abstimmung mit der Unternehmenskommunikation der IKK Südwest von Pressekonferenzen und -gesprächen, Presseaussendungen bzw. Versand von Text- und Bildmaterial an Redaktionen auf Anfrage.

—— Laufende Analyse von Themenplänen relevanter Medien sowie proaktives Führen von Journalistengesprächen mit dem Ziel der Integration geeigneter Themen,

—— Aufbau und Pflege zielgruppenspezifischer Presseverteiler für Print-, TV-, Hörfunk- und Online-Medien,

—— Erfolgskontrolle und Bewertung der durchgeführten PR-Maßnahmen und der erfolgten Presseberichterstattung sowie Dokumentation in einem regelmäßigen Clipping-Report Es ist zwingend erforderlich, dass sämtliche Korrespondenz (auch mündlich) durch alle beteiligten Mitarbeiter des späteren Auftragnehmers und seiner Nachunternehmer bei der Durchführung sämtlicher Aktivitäten in deutscher Sprache erfolgen. Gleiches gilt für alle sonstigen Dokumente. Der Auftragnehmer muss ca. alle 2 Monate an Meetings am Standort Saarbrücken und/oder Mainz teilnehmen. Darüber hinaus findet voraussichtlich 1-2 x p. a. ein All Agency Day in Saarbrücken oder Mainz gemeinsam mit den anderen relevanten Agenturen und der IKK Südwest statt. Ziel des Verfahrens ist die Steigerung des Bekanntheitsgrades des Unternehmens, die Schaffung einer einzigartigen Markenidentität unter besonderer Berücksichtigung der Markenkennwerte „regional", „persönlich" und „einfach" und der Nutzung crossmedialer Kommunikationsinstrumente sowie die Neukundengewinnung und -Bindung für die IKK Südwest. Es soll eine Rahmenvereinbarung mit einer PR-/Kommunikations-Agentur (oder einem vergleichbaren Dienstleister) ausgeschrieben werden, deren Kernkompetenz im Bereich der Unternehmenskommunikation und crossmedialen Kommunikation liegt. Die Agentur soll ausgewiesene Kompetenzen in den Themenfeldern Gesundheitswesen, Kommunikation für öffentliche Auftraggeber und Markenkommunikation haben.

Dauer: 12 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Die IKK Südwest hat das einseitige Optionsrecht, den Vertrag dreimal um jeweils 12 Monate zu verlängern. In diesem Fall teilt die Auftraggeberin spätestens 3 Monate vor Ende der Vertragslaufzeit schriftlich mit, ob sie die Verlängerungsoption ausübt.

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: In den Vergabeunterlagen aufgeführt

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

(1) Nachweis der Eintragung in ein Handels- oder vergleichbares Register, der bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter ist als 1 Jahr (2) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Vordrucke in Teilnahmeunterlagen) Alle Nachweise müssen von jedem Bewerber und jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden. Hinweis: Bitte beachten Sie hierzu auch die Teilnahmeunterlagen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

(1) Bankerklärung, die bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter ist als 1 Jahr. Die jeweils zuständige Hausbank soll dem Unternehmen bescheinigen, dass geordnete wirtschaftliche Verhältnisse vorliegen, die schon geraume Zeit bestehen. Beispielsweise können Angaben über das regelmäßige Bedienen von Krediten oder sonstigen Verpflichtungen gemacht werden;

(2) Eigenerklärung über das Bestehen einer Vermögenshaftpflichtversicherung bzw. zum Abschluss einer Vermögenshaftpflichtversicherung bzw. zur Erhöhung einer Vermögenshaftpflichtversicherung mit dem im Vordruck angegebenen Deckungssumme (Vordruck in Teilnahmeunterlagen). Vor Zuschlagserteilung muss von dem Bieter, der für den Zuschlag vorgesehen ist, ein entsprechender Fremdnachweis des Versicherers eingereicht werden. Der Nachweis muss nach Aufforderung durch den Auftraggeber innerhalb von 6 Kalendertagen vorgelegt werden;

(3) Eigenerklärung über den jährlichen Gesamtumsatz des Unternehmens sowie über den Umsatz mit vergleichbaren Dienstleistungen in den letzten 3 Jahren (Vordruck in Teilnahmeunterlagen). Alle Nachweise müssen von jedem Bewerber und jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden. Hinweis: Bitte beachten Sie hierzu auch die Teilnahmeunterlagen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Die nachfolgend benannten Nachweise sind einmal pro Teilnahmeantrag einzureichen.

(1) Mitteilung des Projektteams (Vordruck in Teilnahmeunterlagen) mit Erklärungen zur jeweiligen Qualifikation eines jeden Projektbeteiligten, bestehend aus Informationen zum Lebenslauf, der beruflichen Laufbahn, ggf. sonstigen Qualifikationen (Fort-/Weiterbildungen), ggf. sonstigen Referenzen (Agenturerfahrung) sowie aktuellen Deutschkenntnissen gegliedert nach: Projektleiter Gesamtverantwortung (Single Point of Contact im operativen Tagesgeschäft), Stellvertreter der Projektleitung PR und Marketingkommunikation, Geschäftsführer, Mitarbeiter Beratung, Text und Medienkontakte, Texter (oder vergleichbare Funktion), Media Planer (oder vergleichbare Funktion);

(2) Mitteilung Referenz (Vordruck in Teilnahmeunterlagen): Angaben und Arbeitsproben zu Referenzprojekten aus den Jahren 2015-2019 mit den Schwerpunkten PR-Strategie und PR-Maßnahmen (online/offline) mit folgenden Aufgabenstellungen:

a) PR-Kampagne für ein erklärungsbedürftiges Consumer-Produkt oder eine erklärungsbedürftige Dienstleistung

b) PR-Kampagne für ein Produkt aus der Gesundheitsbranche

c) PR-Kampagne für einen öffentlichen Event inkl. Medialisierung. Es müssen alle Bereiche a), b) und c) durch mindestens eine Referenz abgedeckt werden, um in der Wertung zu bleiben. Gewertet werden maximal die 3 am besten geeignetsten Referenzen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

1) Erklärung gem. § 3 Abs. 4 STTG (Vordruck in Teilnahmeunterlagen). Der Bewerber verpflichtet sich zur Einhaltung des Saarländischen Tariftreuegesetzes (STTG vom 21.3.2013) und reicht mit den Teilnahmeantrag die unterschriebene Verpflichtungserklärung ein.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Auf Basis der Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs wird seitens der Vergabestelle eine Reduzierung auf 5 Teilnehmer herbeigeführt, die die zweite Verfahrensstufe erreichen. Neben Ausschlusskriterien (A) werden dazu die Bewertungskriterien (B) herangezogen. Diese 5 Bieter erhalten zusätzlich zu den hinsichtlich der zweiten Verfahrensstufe bereits zur Verfügung gestellten Dokumenten weitere Informationen über die IKK Südwest und werden zu einem Präsentationstermin eingeladen. In diesem Termin besteht die beiderseitige Möglichkeit zur Klärung von Fragen zum Auftrag.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-08-12 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2019-12-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/749022F0-5DF5-4F01-B5E4-199D21CB62BA 🌏
Telefon: +49 68193696-4423 📞
Fax: +49 68193696-4413 📠
Land: Regionalverband Saarbrücken 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

(1) Fragen und Hinweise zum Vergabeverfahren sind ausschließlich in Textform über die elektronische Vergabeplattform zu stellen. Zur Gleichbehandlung werden die Fragen und Antworten von allgemeiner Bedeutung allen Teilnehmern in anonymisierter Form über die elektronische Vergabeplattform zugänglich gemacht. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht rechtzeitig eingehende Fragen nicht zu beantworten;

(2) Jeder Bieter hat die Vertraulichkeit seines Teilnahmeantrags einschließlich aller Anlagen sicherzustellen;

(3) Der Teilnahmeantrag muss den Anforderungen des Vergaberecht uneingeschränkt entsprechen. Entspricht ein Teilnahmeantrag diesen Anforderungen nicht, so wird es vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Die Vergabestelle weist darauf hin, dass bereits die Beifügung der Allgemeinen Geschäfts- und Lieferbedingungen durch den Bieter eine Änderung der Vergabeunterlagen und somit einen Ausschlussgrund darstellt;

(4) Der Auftraggeber wird eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung über die eventuelle Nachforderung von dem Teilnahmeantrag nicht beigefügten Nachweisen und Erklärungen treffen. Erfolgt eine Nachforderung, müssen fehlende Erklärungen oder Nachweise innerhalb einer Frist von 6 Kalendertagen nach Aufforderung durch den Auftraggeber vorgelegt werden. Nach fruchtlosem Fristablauf wird der Teilnahmeantrag zwingend ausgeschlossen;

(5) Die Auftraggeberin behält sich vor, ab einer Auftragssumme von 30 000 EUR für den Bewerber, der den Zuschlag erhalten soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anzufordern.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Ministerium für Soziales, Gesundheit, Frauen und Familie
Postanschrift: Ursulinenstraße 8-16
Postort: Saarbrücken
Postleitzahl: 66111
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 68150100 📞
E-Mail: presse@soziales.saarland.de 📧
Fax: +49 6815013169 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Bei der unter VI.4.1) benannten Behörde
Quelle: OJS 2019/S 120-294474 (2019-06-24)

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