Beschreibung der Beschaffung
1) Ausgangslage
Die Auftraggeberin Stadt Essen, vertreten durch den Oberbürgermeister, schreibt einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromöbel an über 350 Standorten verteilt im Stadtgebiet Essen aus.
2) Losaufteilung
Los 1: Mobiliar
Los 2: Bürodrehstühle
Es werden keine Teillose vergeben. Jedes Los ist immer als Gesamtheit anzusehen.
3) Allgemeiner Leistungsinhalt
Die Stadt Essen hat den Bedarf Büromobiliar zu ersetzen. Unterjährig werden bedingt durch Umzüge oder aufgrund von Verschleiß neue Büromöbel aus diesem Rahmenvertrag beauftragt. Die beauftragten Möbel sind von Auftragnehmer innerhalb einer Frist von 24 Arbeitstagen nach Absprache mit der Stadt Essen auszuliefern.
Darüber hinaus beginnt im Jahr 2019 ein Möbelaustauschprogramm bei der Stadt Essen. In einem Zeitraum bis 2024 sollen alle Verwaltungsarbeitsplätze mit einem neuen ergonomischen Bürostuhl und elektromotorischen Steh-/Sitzarbeitsplatz ausgestattet werden. Das Gesamtvolumen wird möglichst gleichmäßig auf 6 Jahre verteilt. Auch die Lieferorte werden möglichst gleichmäßig über den kompletten Zeitraum verteilt. Das jährliche Volumen wird sich auf rund 1 000 Arbeitsplätze belaufen. Aufgrund der unterschiedlichen logistischen Anforderungen ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer Koordinierungsaufgaben für diesen Austausch übernimmt. Diese sind im Detail unter Punkt 4.1 dieser Leistungsbeschreibung erläutert. Sofern ein Auftragnehmer die diesbezügliche notwendige Eignung nicht selber erbringen kann, kann er sich eines Nachunternehmers bedienen.
4) Leistungsinhalte der Lose
4.1) Für beide Lose gelten folgende Bestimmungen:
1. Koordinierungsaufgaben
Im Rahmen des Möbelaustauschprogramms sind folgende Koordinierungsaufgaben zu erbringen:
— Planung der Reihenfolge, Zeitplanerstellung unter Beteiligung der jeweiligen Fachbereiche. (Fachbereiche und Standorte werden von hier exemplarisch für das Jahr 2019 vorgegeben, siehe Anlage 6, Änderungen sind aus organisatorischen Gründen möglich),
— Kommunikation mit den Fachbereichen, Abfrage der benötigten Tische und/oder Stühle- (Anzahl, Größe, Farbe und ggfls. benötigte Ansatzplatten), des weiteren Terminabsprachen, Kontrolle Abtransport und Neulieferung,
— Mobiliar, welches über das Austauschprogramm hinausgeht, ist zwingend mit dem Fachbereich 11 abzustimmen. Der Fachbereich 11 ist über jede Bestellung zu informieren,
— Erstellen von Listen zum Austausch (Mengengerüst jedes Abschnittes mit Information an den Auftraggeber),
— Enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen,
— Fachbereich Amt für Zentralen Service hinsichtlich der Abrechnungsmodalitäten,
— Fachbereich Immobilienwirtschaft hinsichtlich Fragestellungen zur Immobilie bzw. Terminplanungen hinsichtlich anstehenden Umzügen etc.,
— Essener Systemhaus der Stadt Essen hinsichtlich notwendiger Vorarbeiten zur Technikausstattung (Ab- und Aufbau der Hardware etc.) (nur Los 1),
— Abholung und Verwertung des ausgetauschten Mobiliars,
— Abholung und Neulieferung muss an einem Tag erfolgen,
— je Fachbereich und Lieferung hat eine Abrechnung zu erfolgen, bereichsübergreifende Rechnungen sind nicht zulässig,
— der Koordinationsaufwand und die Mobiliarverwertung, -abholung sind im Preisblatt separat auszuweisen.
Weitere Details siehe Leistungsbeschreibung und Preisblatt.