Beschreibung der Beschaffung
Es sind im Wesentlichen folgende Aufgaben (Leistungsbestandteile) zu erfüllen:
Die wesentlichen Kernaufgaben richten sich an allen drei Standorten TXL, SXF und BER nach den jeweiligen Umzugsphasen. Die Aufgaben des Umzugslogistikteams umfassen alle logistischen Aufgaben hinsichtlich der operativen Unterstützung des Umzuges. Von Seiten des Auftraggebers werden alle für den Flughafenumzug notwendigen Rahmenbedingungen für die Flughafennutzer geschaffen. Diese umfassen unter anderem die Einrichtung von Ladezonen für den Gebäudeumzug (z. B. Büro, Gastro, Retail, Werkstätten) sowie von Verladezonen für den Vorfeldumzug (z. B. Bodenverkehrsdienstgeräte, Schneeräumfahrzeuge, Feuerwehr).
Zentrales Steuerungswerkzeug des Auftraggebers ist die Umzugsdatenbank mit einem zentralisierten Slotmanagement. Alle Umzugsfahrten sind durch die Nutzer anzumelden und erhalten ein passendes Zeitfenster für die Umzugsfahrt. Hier liegt ebenfalls die Schnittstelle zum Auftragnehmer, der die angemeldeten Umzugsfahrten steuern und kontrollieren muss. Weiterhin unterstützt der Auftragnehmer mit dem durch ihn einzusetzenden Mitarbeiter die operative Abwicklung des Umzuges.
Folgende 3 Haupthandlungsfelder sind wie folgt definiert:
1) Steuerung:
— Überwachung der zur Verfügung stehenden Zeitfenster der jeweiligen Umzugsnutzer sowie Konfliktmanagement bei Zeitüberschreitungen auf den Be- und Entladezonen,
— Steuerung der Vorhaltezonen - Zufahrten kontrollieren, ankommende Transporter entgegennehmen, registrieren und zu freien Ladezonen weiterleiten,
— Verkehrssteuerung zwischen Vorhalteplatz und Ladezonen (Unterstützung zur Wegfindung für Spediteure).
2) Kontrolle:
— Überwachung der Be- und Entladezonen (mit Absperrmaterial und Ausschilderung),
— Einrichtung und Anpassung der Ladezonen, insbesondere die Freigabe/Öffnen,
— Erfassung der Umzugsbewegungen jedes Umzugstransportes und Rückmeldung in die Umzugsdatenbank bzw. Umzugsleitstelle,
— Aufzugskontrolle in den Gebäuden, insbesondere FGT BER,
— Unterstützung bei dem Aufbau und Umbau der Verladezonen auf der Luftseite.
3) Unterstützung:
— Lotsendienste auf dem Flughafengelände (landseitig und luftseitig),
— Wegefindung in den Gebäuden.
Für die gesamte standortübergreifende administrative Kommunikation ist vom Auftragnehmer zu Beginn der Leistungserbringung ein Projektleiter für die Standorte TXL und SXF/ BER zur Verfügung zu stellen.
Zusätzlich sind vom Auftragnehmer zwei Koordinatoren zu stellen, die jeweils die Funktion des operativen Vor-Ort-Ansprechpartners sowie die gesamte operative Koordination der Mitarbeiter des Auftragnehmers übernimmt.
Der Flughafenumzug ist mit einem Zeitraum von voraussichtlich 13 Wochen geplant. Die Leistung wird innerhalb der Vertragslaufzeit, voraussichtlich mit einem Vorlauf von 5 Monaten vor Leistungsbeginn abgerufen, mit weiterer Detaillierung zum geforderten Personaleinsatz. 70 % der Planungsgrundlage gelten als Mindestabnahmemenge. Darüber hinaus besteht kein Anspruch auf Abruf der Leistung. Vor Leistungsbeginn wird eine Funktions- und Zeitmatrix an den AN übergeben. Diese enthält detaillierte Informationen über die zu erbringenden Aufgaben inkl. zeitlicher Abläufe.
Der genaue Einsatzbedarf des jeweiligen Folgemonats wird vom Auftraggeber spätestens zehn Tage vor Beginn des Kalendermonats im Voraus definiert und dem Auftragnehmer schriftlich übergeben.
Bereitzustellende Hilfsmittel durch den Auftragnehmer:
Zur Erbringung der operativen Aufgaben stellt der Auftragnehmer seinen Mitarbeitern bis zu 40 geeignete Fahrzeuge (Liefer- und Kleinwagen) sowie einheitliche Dienstkleidung zur Verfügung.
Die Leistung beginnt voraussichtlich 5 Monate vor dem ersten Umzugsschritt und endet mit dem vollständigen Umzug der Bestandsflughäfen.